Adresowalność informacji

Adresowalność informacji to cecha mówiąca o tym, że każda informacja powinna być skierowana do konkretnego odbiorcy i dostosowana do jego indywidualnych potrzeb pod względem zakresu przedmiotowego, dokładności i aktualności [Gryncewicz s. 78]. Polega na tym, że określone informacje powinny być dostarczane odpowiednim odbiorcom w właściwym czasie i w właściwej formie, oraz w sposób, który będzie dostosowany do stopnia zaawansowania i kompetencji odbiorców. Adresowalność informacji oznacza również, że informacje muszą być dostarczane w taki sposób, aby odbiorcy mogli je wykorzystać w praktyce.

Adresowalność pojedynczej informacji można ocenić w skali 0-5 odpowiadając na następujące pytania.

• czy znane są cel, rodzaj decyzji oraz odbiorca informacji
• czy dostarczona informacja jest wystarczająca i czy nie zawiera informacji nadmiarowej
• czy określone jest kiedy decyzja musi być podjęta
• czy nadawca informacji zna cele i decyzje do jakich wykorzystywana jest informacja
• czy odbiorca informacji potwierdza nadawcy, że dostarczona informacja jest zgodna z oczekiwaniami

Adresowalność zbioru informacji można określić wzorem:

$A={\frac {\sum _{i=1}^{N}{Ai}}{N}}$

gdzie

N - ilość informacji,

Ai - adresowalność i-tej informacji

Znaczenie adresowalności informacji

Znaczenie adresowalności informacji w zarządzaniu sprowadza się do:

• Ułatwienia procesu komunikacji między pracownikami, dostawcami i klientami za pośrednictwem odpowiednio dobranych kanałów komunikacji,
• Ułatwienia wzajemnego porozumienia się i wykonywania zadań,
• Ułatwienia wyboru właściwego sposobu dostarczania informacji, aby były one jak najbardziej dostępne i przydatne,
• Ułatwienia dostosowywania informacji do indywidualnych potrzeb odbiorców.

Adresowalność informacji jest ważna dla organizacji, ponieważ pozwala zapewnić, że informacje są dostarczane w właściwy sposób, co z kolei pozwala na wykorzystanie ich w celu zwiększenia efektywności i skuteczności działania organizacji.

Wykorzystanie technologii w adresowalności informacji

Technologia odgrywa kluczową rolę w procesie dostarczania informacji do odpowiednich odbiorców. Istnieje wiele narzędzi i systemów, które mogą wspierać adresowalność informacji, takich jak systemy zarządzania treścią, CRM (Customer Relationship Management), narzędzia do personalizacji treści. Dzięki nim możliwe jest automatyzowanie procesu dostarczania informacji, personalizowanie treści w zależności od potrzeb odbiorców oraz lepsze monitorowanie efektywności.

Wykorzystanie technologii w procesie dostarczania informacji przynosi wiele korzyści. Automatyzacja pozwala na efektywniejsze i bardziej skoordynowane działania, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów. Personalizacja treści pozwala na dostosowanie informacji do preferencji odbiorców, co zwiększa ich zaangażowanie i skłonność do interakcji. Dodatkowo, dzięki możliwości monitorowania efektywności, organizacje mogą lepiej rozumieć, jakie działania przynoszą najlepsze rezultaty i w razie potrzeby wprowadzać zmiany w swoich strategiach.

Wybór odpowiednich narzędzi i systemów do wspierania adresowalności informacji

Przy wyborze narzędzi i systemów do wspierania adresowalności informacji należy wziąć pod uwagę kilka kryteriów. Przede wszystkim, narzędzia powinny być dostosowane do specyficznych potrzeb organizacji. Warto również sprawdzić funkcjonalność narzędzi, czyli czy oferują one wszystkie niezbędne funkcje, takie jak personalizacja treści, automatyzacja czy monitorowanie efektywności. Koszty związane z wdrożeniem i utrzymaniem narzędzi również powinny być brane pod uwagę. Ważne jest również, aby narzędzia były zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Na rynku dostępnych jest wiele różnych opcji narzędzi i systemów do wspierania adresowalności informacji. Warto porównać ich funkcjonalność, koszty oraz opinie innych użytkowników przed podjęciem decyzji. Dobrze dobrany system lub narzędzie może znacząco zwiększyć efektywność procesu dostarczania informacji i przyczynić się do osiągnięcia lepszych wyników.

Trendy i nowości w wykorzystaniu technologii w adresowalności informacji

Na rynku ciągle pojawiają się nowe trendy i innowacje w dziedzinie wykorzystania technologii w dostarczaniu informacji do odpowiednich odbiorców. Jednym z takich trendów jest wykorzystanie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego w celu personalizacji treści i automatyzacji procesu dostarczania informacji. Dzięki tym technologiom możliwe jest jeszcze dokładniejsze dopasowanie treści do preferencji odbiorców oraz automatyzacja procesów komunikacyjnych.

Innym trendem jest rozwój narzędzi do analizy danych, które pozwalają na lepsze zrozumienie odbiorców i ich potrzeb. Dzięki analizie danych można identyfikować trendy i preferencje, co umożliwia lepsze dostosowanie treści.

Wprowadzenie nowych technologii w proces dostarczania informacji wiąże się jednak z pewnymi wyzwaniami. Konieczne jest zarządzanie danymi w sposób zgodny z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, a także odpowiednie szkolenie pracowników w zakresie korzystania z nowych narzędzi.

Sposoby zapewnienia adresowalności informacji

• Wykorzystywanie różnych kanałów komunikacji, w tym e-maila, poczty tradycyjnej, stron internetowych, bezpośrednich połączeń telefonicznych i spotkań twarzą w twarz,
• Ustalenie konkretnych celów komunikacji,
• Tworzenie zaawansowanych planów komunikacji dostosowanych do potrzeb odbiorców,
• Dostarczanie informacji w odpowiednim czasie,
• Utrzymywanie aktualnych informacji,
• Używanie jasnego i zrozumiałego języka,
• Używanie precyzyjnych słów i wyrażeń,
• Zbieranie informacji zwrotnych od odbiorców i wykorzystywanie ich do ulepszania komunikacji.

Adresowalność informacji — artykuły polecane

Przetwarzalność informacji — Jakość informacji — Tablica decyzyjna — Funkcje informacji — Plan komunikacji w projekcie — Badanie pilotażowe — Rodzaje informacji — Etapy outsourcingu - Rozpoznanie stanu podaży usług — Wpływ informacji na proces decyzyjny

Bibliografia

• Flakiewicz W. (1990), Informacyjne systemy zarządzania, Podstawy budowy i funkcjonowania, PWE, Warszawa
• Gryncewicz W., Doskonalenie jakości informacji w jednostkach administracji skarbowej. Podejście infologiczne., Praca doktorska, AE Wrocław Wydział Zarządzania i Informatyki, Wrocław 2007
• Obora H., Metoda QFD w doskonaleniu jakości informacji. Rozprawa doktorska, AE Kraków, Kraków 2005

Autor: Kornel Masłowski