Etapy outsourcingu - Rozpoznanie stanu podaży usług

Rozpoznania możliwości rynkowych dotyczących zakresów świadczonych usług można dokonać poprzez zgromadzenie odpowiednich informacji od potencjalnych usługodawców. Do każdej z takich jednostek powinno zostać skierowane odpowiednie zapytanie, określane z języka angielskiego skrótem RFI (Request For Information). Koniecznym jest bowiem rozpoznanie aktualnego stanu ofert rynkowych usług w rozpatrywanym zakresie, aby możliwości usługodawców uwzględnić w zamierzeniach przyszłego zleceniodawcy. Na podstawie sporządzonej listy usługodawców zawierającej informacje o usługach dostępnych na rynku można dokonać korekty (zazwyczaj redukcji, ale czasem rozszerzenia) zakresów zadań, które powinny zostać powierzone kooperantom.

W dalszej kolejności wspomniana lista jednostek, do których skierowano zapytania powinna zostać poddana analizie mającej na celu wyeliminowanie takich przedsiębiorstw, których dotychczasowe osiągnięcia, dotyczące zwłaszcza zakresu usług lub niewielkiego doświadczenia w najmniejszym stopniu odpowiadają potrzebom zleceniodawcy. Ograniczenie ilości potencjalnych usługodawców oraz dokładne zapoznanie się z pozyskanymi informacjami o ich umiejętnościach umożliwia także uściślenie wymagań dotyczących już nie tylko zakresów zlecanych zadań, ale przede wszystkim sposobów ich realizacji oraz oczekiwanego poziomu jakości wykonania. Wymagania te powinny zostać przedstawione wspomnianym usługodawcom stanowiąc kolejne kryteria ich selekcji. Podstawowym celem na tym etapie jest bowiem wyodrębnienie grupy jednostek, które są w stanie zaspokajać wymagania zleceniodawcy w długim okresie. W następstwie wyboru usługodawców, którzy ze względu na dotychczasowe osiągnięcia oraz złożone deklaracje zostaną w dalszym etapie uwzględnieni jako potencjalni kooperanci można opracować ich ranking, prezentujący przewidywaną zdolność poszczególnych jednostek do realizacji celów outsourcingu określonych przez zleceniodawcę. Ranking ułatwia późniejsze opracowanie listy kooperantów rezerwowych po dokonaniu wyboru głównych usługodawców.

Proces selekcji usługodawców

1. Określenie kryteriów oceny usługodawców. Przed przystąpieniem do procesu outsourcingu, konieczne jest określenie kryteriów, które będą służyć do oceny potencjalnych usługodawców. Wśród tych kryteriów należy uwzględnić:

• Doświadczenie w branży i zakresie usług - istotne jest, aby usługodawca posiadał doświadczenie i wiedzę w dziedzinie, w której zamierzamy zlecić mu wykonanie usług;
• Referencje od innych klientów - warto sprawdzić opinie innych klientów, którzy korzystali z usług danego dostawcy;
• Zdolności finansowe i stabilność firmy - istotne jest, aby usługodawca był finansowo stabilny i miał wystarczające zasoby, aby wykonać powierzone mu zadania;
• Dostępność zasobów i infrastruktury technologicznej - należy upewnić się, że usługodawca posiada odpowiednie zasoby i infrastrukturę technologiczną, aby zapewnić wysoką jakość usług;
• Zgodność z wymaganiami prawno-regulacyjnymi - usługodawca powinien spełniać wszystkie obowiązujące przepisy prawne i regulacje dotyczące danej branży.

2. Przeprowadzenie analizy i oceny ofert złożonych przez usługodawców. Po określeniu kryteriów oceny, należy przeprowadzić analizę i ocenę ofert złożonych przez potencjalnych usługodawców. W ramach tej analizy, warto uwzględnić następujące aspekty:

• Analiza ofert pod względem zakresu usług, ceny, jakości i terminów realizacji - należy dokładnie przeanalizować oferty i porównać je między sobą, biorąc pod uwagę wymienione kryteria;
• Sprawdzenie, czy oferta odpowiada potrzebom zleceniodawcy - ważne jest, aby oferta usługodawcy spełniała nasze oczekiwania i potrzeby;
• Ocena zdolności usługodawcy do spełnienia wymagań technicznych i jakościowych - warto sprawdzić, czy usługodawca posiada odpowiednie umiejętności i zasoby, aby zrealizować powierzone mu zadania na wymaganym poziomie technicznym i jakościowym.

3. Wybór usługodawców spełniających wymagania zleceniodawcy. Na podstawie przeprowadzonej analizy i oceny ofert, należy dokonać wyboru usługodawców, którzy spełniają najważniejsze kryteria oceny. W tym celu warto:

• Porównać i ocenić oferty różnych usługodawców, biorąc pod uwagę wcześniej określone kryteria;
• Wybrać usługodawców, którzy spełniają najważniejsze kryteria oceny;
• Ustalić listę preferowanych usługodawców oraz kooperantów rezerwowych, którzy mogą być wykorzystani w przypadku konieczności.

4. Przygotowanie umów i dokumentacji. Po dokonaniu wyboru usługodawców, należy przystąpić do przygotowania umów i dokumentacji, które będą regulować współpracę. W ramach tego etapu, należy:

• Opracować umowy, które precyzyjnie określają zakres usług, ceny, terminy oraz inne istotne warunki współpracy;
• Ustalić warunki umowy, takie jak odpowiedzialność stron, gwarancje jakości, postanowienia dotyczące poufności;
• Sporządzić dokumentację, w tym umowy SLA (Service Level Agreement) oraz inne dokumenty regulujące szczegóły współpracy.

5. Podpisanie umów i formalności. Ostatnią fazą tego etapu jest podpisanie umów i załatwienie wszelkich formalności związanych z rozpoczęciem współpracy. W ramach tego procesu, należy:

• Przygotować dokumenty do podpisu, uwzględniając wcześniej ustalone warunki umowy;
• Przeprowadzić negocjacje warunków umowy i finalizować szczegóły;
• Podpisać umowy i zapewnić zabezpieczenie prawne dla obu stron;
• Zrealizować wszelkie formalności związane z rozpoczęciem współpracy.

Wdrożenie outsourcingu

1. Przygotowanie planu wdrożenia outsourcingu. Przed rozpoczęciem wdrożenia outsourcingu, konieczne jest przygotowanie planu, który określi etapy i harmonogram wdrożenia. W ramach tego etapu, należy:

• Określić etapy wdrożenia oraz ustalić harmonogram prac;
• Wybrać zespół odpowiedzialny za koordynację wdrożenia;
• Ustalić zadania i odpowiedzialności w ramach wdrożenia.

2. Koordynacja działań pomiędzy zleceniodawcą a usługodawcami w celu przejęcia zadań. Po przygotowaniu planu wdrożenia, konieczne jest skoordynowanie działań pomiędzy zleceniodawcą a usługodawcami w celu przejęcia zadań. W ramach tego etapu, należy:

• Przekazać usługodawcom niezbędne informacje i dokumentację, która umożliwi rozpoczęcie pracy;
• Monitorować postęp i jakość pracy usługodawców;
• Rozwiązywać ewentualne problemy i zapewniać płynność procesu wdrożenia.

3. Monitorowanie procesu wdrożenia i rozwiązywanie ewentualnych problemów. Kolejnym etapem jest monitorowanie procesu wdrożenia i rozwiązywanie ewentualnych problemów. W ramach tego etapu, warto:

• Regularnie raportować postępy i wyniki wdrożenia;
• Identyfikować ewentualne problemy i podejmować bieżące działania naprawcze;
• Koordynować działania pomiędzy zleceniodawcą a usługodawcami w celu rozwiązania problemów.

4. Testowanie i ocena efektów wdrożenia. Po zakończeniu procesu wdrożenia, konieczne jest przeprowadzenie testów i ocena efektów. W ramach tego etapu, należy:

• Przetestować wykonane usługi i zweryfikować jakość ich wykonania;
• Oceniać efekty wdrożenia i porównać je z oczekiwaniami;
• Zweryfikować zgodność z umową i spełnienie postawionych wymagań.

5. Ostateczne dostosowanie i optymalizacja współpracy z usługodawcami. Ostatnim etapem jest ostateczne dostosowanie i optymalizacja współpracy z usługodawcami. W ramach tego etapu, warto:

• Doprecyzować umowy i SLA na podstawie wyników wdrożenia;
• Identyfikować obszary do poprawy i wprowadzać zmiany;
• Optymalizować współpracę i doskonalić procesy outsourcingowe.

Etapy outsourcingu - Rozpoznanie stanu podaży usług — artykuły polecane

Etapy outsourcingu - Wybór dostawców usług — Koło strategii — Zapytanie o informację — Credit scoring — Metoda XYZ — Ocenianie pracowników — Relacje między zleceniodawcą i usługodawcą — Testowanie produktów — Sukces przedsiębiorstwa - determinanty

Bibliografia

• Małkus T. (2001), Kryteria oceny outsourcingu w logistyce, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu, nr 916