Zarządzanie przez projekty

Zarządzanie przez projekty - zestaw działań obejmujący planowanie, podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie tj. kierowanie ludźmi i kontrolowanie, skierowanych na projekty i wykorzystywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny.

Zarządzanie przez projekty stało się współcześnie bardzo popularnym narzędziem zarządzania wykorzystywanym w organizacjach.Umożliwiło to wykreowanie odpowiednich technik w zakresie organizacji, controllingu, systemów motywacyjnych, które poparte odpowiednią kulturą organizacyjną dało efektywne instrumentarium, dzięki któremu poszerzono zakres działania z pojedynczych projektów na ich większą liczbę, zatem z zarządzania projektami na zarządzanie przez projekty, które stało się koncepcją zarządzania zorientowaną na klienta, widoczną we wszystkich funkcjach zarządzania: planowaniu, organizowaniu, kierowaniu ludźmi i kontroli. Stosowanie tej koncepcji przez przedsiębiorstwo przystosowuje go lepiej do zmiennych warunków działania i niepewnego otoczenia zwłaszcza w czasach jego dynamicznego rozwoju.

Techniki zarządzania projektami pozwalają nakierowanie zasobów firmy (dzięki właściwemu wyborowi i wydajnej realizacje projektów), na potrzeby klienta. W organizacji zarządzanej przez projekty, techniki te są stosowane świadomie, a działalność prowadzona jest w formie projektów. Zatem zarządzanie przez projekty nie jest tylko wydajnym instrumentem, ale koncepcją zarządzania, która jest stosowana w całym systemie zarządzania w danym przedsiębiorstwie. Zadania wynikające z tej koncepcji:

• przedsiębiorstwo zarządzane przez projekty powinna optymalnie wspierać kierownika projektu,
• przedsiębiorstwo zarządzane przez projekty powinna optymalnie wspierać kierownictwo projektu.

TL;DR

Zarządzanie przez projekty to zestaw działań mających na celu osiągnięcie celów organizacji poprzez efektywne i skuteczne zarządzanie projektami. Organizacja zarządzana przez projekty może być zorientowana na portfele, programy lub niezależne projekty. W takiej organizacji ważne jest planowanie, organizowanie, kierowanie, kontrola oraz rozwój strategii i portfela projektów. Ważne elementy to motywacja pracowników, szkolenia, dobra komunikacja, kontrola i kultura organizacyjna.

Organizacja zarządzana przez projekty

Organizacja zarządzana przez projekty realizuje mniej lub bardziej powiązane i działać w warunkach mniej lub bardziej zmiennego otoczenia. Organizacja projektowa może być podzielona na trzy rodzaje, uwzględniając przy tym różne strategie organizacyjne (P. Cabała, 2018, s. 18)

1. strategia zorientowana na portfele
2. strategia zorientowana na programy
3. orientacja na niezależne projekty

Projekty w organizacji odgrywają kluczową rolę, jednak ich wartość określana jest przez ich zróżnicowanie oraz przyjmowane założenia strategiczne.

Planowanie w przedsiębiorstwie zarządzanym przez projekty

1. Planowanie projektu - gdzie planuje się realizację pojedynczych projektów i które zawiera cele terminowe, kosztowe, jakościowe i konieczne do realizacji środki.
2. Planowanie multi-projektowe, zajmujące się grupami projektów ważnymi ze względu na strategie firmy. Planuje portfel projektów, by wykorzystując zasoby przedsiębiorstwa, efektywnie realizować jego cele strategiczne i operacyjne.

Organizowanie w przedsiębiorstwie zarządzanym przez projekty

1. Grupowanie zadań i zasobów w przedsiębiorstwie zarządzanym przez projekty powinno mieć na uwadze wysokie umieszczanie projektów w hierarchii organizacji.
2. Przedsiębiorstwo zarządzane przez projekty buduje elastyczną strukturę organizacji procesowej, która wykonuje zadania nietypowe i innowacyjne.(np według indywidualnych potrzeb klienta)

Kierowanie w przedsiębiorstwie zarządzanym przez projekty

1. Motywacja pracowników (by praca w zespole projektowym była atrakcyjna i ciekawa). Motywowanie pracowników to jeden z kluczowych elementów zarządzania organizacją. Wyróżnia się trzy poziomy motywacji: podporządkowanie, identyfikacja, zaangażowanie. Według przeprowadzonych badań, niezwykle ważny jest stopień motywacji pracownika. Do klasyfikacji czynników motywacyjnych w organizacji zaliczyć można: płacowe czynniki motywacyjne, płacę zasadniczą, premię, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy.
2. Konieczne szkolenia pracowników w zakresie instrumentów i technik wykorzystywanych w zarządzaniu projektami, bowiem narzędzia te stosowane w codziennej pracy.
3. Szkolenia dotyczące, pracy w zespołach projektowych, w celu zwiększenia wydajności pracy w dynamicznych grupach projektowych. Szkolenia są uważane za znaczną inwestycję. Przeprowadzać można szkolenia indywidualne oraz grupowe. Grupowe szkolenia mogą podnieść jakość pracy w grupie projektowej oraz znacząco rozwinąć współpracę pomiędzy pracownikami.

Strategia i portfel projektów w przedsiębiorstwie

Rozwój organizacji warunkuje realizacja poszczególnych projektów, których rezultatami są produkty lub usługi. Realizacja projektów jest konieczna do rozwoju organizacji, nie jest jednak wystarczająca. Wszystkie inicjatywy, przedsięwzięte przez organizację, powinny być spójne i tworzyć uzupełniającą się całość. By tak się stało, potrzebna jest odpowiednia strategia. Portfelem nazywa się zasób określonych i planowanych działań lub zadań. Portfel projektów umożliwia organizacji realizowanie jej założonej wcześniej misji i strategii. Jest on zbiorem komponentów, przypominającym strukturę fraktalną. Portfel stanowi całość, składającą się z różnych działań, powiązanych ze sobą w różny sposób (P. Cabała, 2018, s. 17)

Ważnym elementem strategii organizacji jest projektowanie swojej przyszłości. Kierunek rozwoju organizacji można zaprojektować na wiele sposobów, jednak można wyróżnić dwa ogólne, lecz skrajne podejścia: strategię wzrostu oraz strategię rozwoju.

1. strategia wzrostu - oznacza dążenie do koncentracji i specjalizacji. Tym samym zwiększa się również potencjał działalności organizacji.
2. strategia rozwoju - rozszerzanie działalności organizacji jest dokonywane poprzez różnicowanie jej aktywności.

Kultura w przedsiębiorstwie zarządzanym przez projekty

1. Umiejętność przystosowywania do zmian
2. Umiejętność pracy w zespole.
3. Tolerancja dla pojedynczych błędów.
4. Dobra komunikacja.
5. Poczucie odpowiedzialności zbiorowej za projekt.
6. Ponoszenie odpowiedzialności przez pracowników.
7. Instrumenty zarządzania projektami są podstawowymi narzędziami pracy.

Kontrola w przedsiębiorstwie zarządzanym przez projekty

Kontrola ma istotne znaczenie dla powodzenia projektu. Realizuje się ją głównie za pomocą właściwego systemu informacyjnego, który wspomaga zarówno zarządzanie pojedynczymi projektami jak i ich grupami.

Controlling spełnia wymagania wynikające funkcji kontroli. Do zadań controllingu należy:

• koordynacja działań pomiędzy poszczególnymi projektami,
• umieszczenie poszczególnych projektów w strategii organizacji,
• nakierowanie instrumentów zarządzania projektami na wspieranie projektów,
• zabezpieczenie informacji niezbędnych do zidentyfikowania projektu, a tym samym jego realizacji i rozdziale zasobów.

Zarządzanie przez projekty — artykuły polecane

Zarządzanie personelem — Wirtualizacja zarządzania kadrami — Controlling personalny — Proces zarządzania — Funkcje zarządzania — Strategia personalna — System zarządzania — Implementacja strategii — Kultura organizacyjna a zarządzanie projektami

Bibliografia

• Cabała P. (2018), Zarządzanie portfelem projektów w organizacji. Koncepcje i kierunki badań. Mfiles.pl, Kraków
• Gareis, R. (1989). "Management by projects": the management approach for the future. International Journal of Project Management, 7(4), 243-249
• Gareis, R. (1991). Management by projects: the management strategy of the "new" project-oriented company. International Journal of Project Management, 9(2), 71-76
• Hamilton A. (1997), Management by projects: achieving success in a changing world, Thomas Telford
• Matejek, P. (2014). Szkolenia pracownicze w nowoczesnej organizacji. Eksplorator, Siedlce, nr 100
• Mazur M. (2013), Motywowanie pracowników jako istotny element zarządzania organizacją, Social Sciences, Wrocław, 2(8)

Autor: Joanna Brzezińska