Sterowanie Etapem

Sterowanie Etapem
Polecane artykuły
Zarządzanie kosztami wg PMBOK Zamykanie projektu Procesy kontroli wg PMBOK Fazy projektu wg PRINCE2 Proces projektowania aplikacji informatycznych Wdrażanie systemu zarządzania projektami Procesy realizacji wg PMBOK Kontrola w projekcie Zarządzanie komunikacją wg PMBOK

Sterowanie etapem (SE) jest głównym mechanizmem w projektach zarządzanych zgodnie z PRINCE2. Właścicielem procesu, w którym wykonuje się większość działań związanych z bieżącym zarządzaniem projektu, jest kierownik projektu. Cały etap powinien być realizowany jako ciągły cykl składający się z:

• SE1 - Zgoda na wykonanie grupy zadań - jest głównym narzędziem kierownika projektu do przekazywania prac jak i elementem bieżącego sterowania, który odpowiada za przygotowanie, wydanie i uzgodnienie grup zadań. Prace do wykonania są przekazywane kierownikom zespołów lub bezpośrednio pracownikom przy pomocy grup zadań, na których zgodę wydaje kierownik.
• SE2 - Ocena postępów - to etap zbierania informacji o aktualnym stanie prac i przekazywanie ich do procesu "Dokonywanie przeglądu stanu etapu". Informacje potrzebne do uaktualnienia zatwierdzonego etapu zarządczego pochodzą z:
  • raportów z punktów kontrolnych
  • kart pracy
  • zagadnień projektowych
• SE3 - Rejestrowanie zagadnień projektowych - polega na rejestracji pojawiających się zmian i podejmowania odpowiednich decyzji. Wszystkie zmiany traktowane są jako zagadnienia projektowe, które mogą być zgłoszone przez dowolną osobę związaną z projektem.
• SE4 - Analizowanie zagadnień projektowych - polega na analizie wszystkich zagadnień projektowych i skutków. Zagadnienia projektowe powinny być badane z perspektywy klienta, biznesu czy dostawcy. Odpowiedzialność spoczywa na kierowniku.
• SE5 - Dokonywanie przeglądu stanu etapu - proces ten zapewnia regularne sprawdzanie stanu realizacji etapu zarządczego w zestawieniu z zatwierdzonym planem.
• SE6 - Raportowanie o ważnych zdarzeniach - jest to raportowanie komitetowi sterującemu o ważnych zdarzeniach w sposób regularny (co miesiąc). Celem jest dostarczenie komitetowi sterującemu sumarycznych informacji.
• SE7 - Podejmowanie działań korygujących - umożliwia kierownikowi projektu dokonywania niewielkich korekt realizowanych prac w ramach uzgodnionej tolerancji. Projekty nie zmieniają się w sposób dramatyczny a za te działania odpowiedzialny jest kierownik projektu, wspomagany przez zespół zarządzania projektem.
• SE8 - Przenoszenie zagadnień projektowych na wyższy szczebel - po stwierdzeniu, że etap zarządczy może wykroczyć poza granice tolerancji, kierownik projektu musi powiadomić o tym komitet sterujący poprzez złożenie raportu o odchyleniach.
• SE9 - Odbieranie wykonanej grupy zadań - polega na odnotowywaniu pomyślnie wykonanej grupy zadań i przekazaniu jej organizacji realizującej projekt w sposób ustalony. Wyniki procesu są używane do oceny postępu prac poprzez dokonanie zapisu o wykonaniu zadania i aktualizacji zapisów dotyczących etapu zarządczego i projektu.

Monitorowanie i kontrola postępów

Monitorowanie postępów projektu jest kluczowym elementem procesu sterowania etapem. Pozwala ono na bieżące śledzenie realizacji celów i zadań projektowych, identyfikację ewentualnych opóźnień lub problemów oraz podejmowanie odpowiednich działań korygujących. Dzięki monitorowaniu możliwe jest utrzymanie kontroli nad projektem i zapewnienie jego zgodności z założeniami i wymaganiami.

Do monitorowania postępów projektu można wykorzystać różne metody i narzędzia. Przykładami takich narzędzi mogą być systemy informatyczne, które umożliwiają zarządzanie harmonogramem, kontrolę zużycia zasobów, a także generowanie raportów i wskaźników postępu. Istotnym narzędziem jest też raportowanie postępów, które pozwala na przekazywanie informacji o aktualnym stanie projektu i ewentualnych problemach.

Częstotliwość monitorowania postępów projektu zależy od jego charakteru i stopnia skomplikowania. W przypadku projektów o wysokim stopniu ryzyka lub dużym zakresie prac, monitorowanie powinno odbywać się regularnie, nawet na codziennym lub tygodniowym poziomie. W innych przypadkach, częstotliwość może być dostosowana do potrzeb i wymagań projektu, jednak zaleca się monitorowanie przynajmniej raz na miesiąc.

Zebrane informacje dotyczące postępów projektu powinny być poddane analizie w celu oceny, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z planem. Analiza powinna uwzględniać porównanie osiągniętych wyników z założeniami projektowymi, identyfikację ewentualnych odchyleń oraz ocenę wpływu tych odchyleń na dalszy przebieg projektu. Na podstawie analizy można podjąć decyzje dotyczące korekty działań i wprowadzenia ewentualnych zmian w planie projektu.

Kierownik projektu ma kluczową rolę w monitorowaniu i kontroli postępów projektu. To on odpowiada za zapewnienie odpowiedniego narzędzi i procedur monitorowania, analizy zebranych informacji oraz podejmowania działań korygujących. Kierownik projektu powinien być świadomym bieżącego stanu projektu i być gotowym do reagowania na ewentualne problemy czy opóźnienia. Ponadto, kierownik projektu pełni rolę lidera i powinien umiejętnie komunikować się z członkami zespołu projektowego oraz innymi interesariuszami w celu utrzymania efektywnej kontroli nad postępami projektu.

Zarządzanie ryzykiem w kontekście sterowania etapem

W kontekście projektów zarządzanych zgodnie z prince2, ryzyko definiowane jest jako niepewność, która może mieć wpływ na osiągnięcie celów projektu. Ryzyko jest integralną częścią procesu sterowania etapem, ponieważ pozwala na identyfikację i zarządzanie potencjalnymi zagrożeniami oraz wykorzystanie szans, które mogą wpływać na projekt.

Proces identyfikacji ryzyka w ramach sterowania etapem polega na identyfikacji i ocenie potencjalnych zagrożeń oraz szans, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu. W ramach tego procesu należy zbierać informacje od członków zespołu projektowego, interesariuszy oraz korzystać z dostępnych narzędzi i technik, takich jak analiza SWOT czy analiza PESTEL. Istotne jest również dokumentowanie zidentyfikowanych ryzyk w celu późniejszego monitorowania i zarządzania nimi.

Ocena i analiza ryzyka w kontekście sterowania etapem mają na celu określenie potencjalnego wpływu ryzyka na projekt oraz prawdopodobieństwa wystąpienia danego zagrożenia lub szansy. Istnieje wiele metod i technik oceny i analizy ryzyka, takich jak analiza prawdopodobieństwa i skutków, metoda punktowa czy analiza scenariuszy. Wybór konkretnej metody powinien być dostosowany do charakteru projektu i potrzeb zespołu projektowego.

Planowanie reakcji na ryzyko w procesie sterowania etapem polega na opracowaniu strategii i działań mających na celu minimalizację negatywnych skutków ryzyka oraz maksymalizację korzyści wynikających z szans. W ramach tego procesu należy określić priorytety ryzyka, opracować plan działania na wypadek wystąpienia ryzyka oraz przypisać odpowiedzialność za monitorowanie i reagowanie na ryzyko. Plan reakcji na ryzyko powinien być elastyczny i dostosowywany w miarę postępu projektu.

Kierownik projektu odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu ryzykiem w kontekście sterowania etapem. To on odpowiada za identyfikację i ocenę ryzyka, planowanie reakcji na ryzyko oraz monitorowanie i kontrolę ryzyka w trakcie realizacji projektu. Kierownik projektu powinien być odpowiedzialny za zapewnienie odpowiednich narzędzi i procedur zarządzania ryzykiem oraz podejmowanie działań w celu minimalizacji negatywnych skutków ryzyka. Ponadto, kierownik projektu powinien być gotowy do reagowania na ewentualne zmiany w zakresie ryzyka i podejmowanie decyzji dotyczących celów projektu.

Komunikacja w procesie sterowania etapem

Komunikacja odgrywa kluczową rolę w procesie sterowania etapem. Jest to niezbędne narzędzie do przekazywania informacji o postępach projektu, ewentualnych problemach, decyzjach i zmianach. Poprzez efektywną komunikację możliwe jest utrzymanie zaangażowania członków zespołu projektowego, współpraca z interesariuszami oraz rozwiązywanie ewentualnych konfliktów czy problemów.

W kontekście sterowania etapem istnieją określone wymagania komunikacyjne, które powinny być spełnione. Należy określić, kto, kiedy i w jaki sposób powinien otrzymywać informacje dotyczące postępów projektu. Wymagania komunikacyjne mogą obejmować raportowanie postępów, organizację regularnych spotkań, udostępnianie dokumentacji projektowej czy komunikację za pomocą narzędzi elektronicznych.

W procesie sterowania etapem można wykorzystać różne narzędzia i techniki komunikacji. Mogą to być narzędzia elektroniczne, takie jak e-mail, systemy komunikacji internetowej czy platformy do współpracy online. Istotne jest również wykorzystanie spotkań, zarówno osobistych, jak i wirtualnych, które umożliwiają bezpośrednią interakcję i dyskusję na temat postępów projektu. Ponadto, istnieje wiele technik komunikacji, takich jak feedback, prezentacje czy raportowanie, które mogą być stosowane w procesie sterowania etapem.

Komunikacja z interesariuszami odgrywa istotną rolę w procesie sterowania etapem. Interesariusze są osobami lub organizacjami, które mają wpływ na projekt lub są przez niego dotknięte. Komunikacja z interesariuszami powinna być regularna i uwzględniać ich oczekiwania, potrzeby oraz informowanie ich o postępach projektu. Istotne jest także uwzględnienie feedbacku i opinii interesariuszy w procesie sterowania etapem.

Komunikacja wewnątrz zespołu projektowego odgrywa kluczową rolę w procesie sterowania etapem. Efektywna komunikacja między członkami zespołu projektowego pozwala na koordynację działań, rozwiązywanie problemów, wymianę informacji oraz utrzymanie motywacji i zaangażowania. Wewnątrz zespołu projektowego powinny być wypracowane odpowiednie procedury komunikacji, takie jak regularne spotkania, raportowanie postępów czy wykorzystanie narzędzi elektronicznych, które umożliwiają efektywną komunikację.

Bibliografia

• Bradley K., Podstawy metodyki Prince2, s. 97-108
• Strona internetowa: www.prince2.org.uk

Autor: Małgorzata Dróżdż