Portal korporacyjny

Portal korporacyjny
Polecane artykuły
Intranet Aplikacje mobilne Internet rzeczy System informacji logistycznej Baza wiedzy Marketing automation Zarządzanie dokumentami Zarządzanie informacją Dystrybucja informacji

Portal korporacyjny to platforma informatyczna, która integruje systemy i technologie informatyczne, dane, informację i wiedzę, funkcjonujące w organizacji oraz jej otoczeniu, w celu umożliwienia użytkownikom spersonalizowanego i wygodnego dostępu do danych, informacji, wiedzy, stosownie do wynikających z ich zadań potrzeb, w dowolnym miejscu i czasie, w bezpieczny sposób i poprzez jednolity interfejs. Za twórców koncepcji portali korporacyjnych uważa się C.Shilakesa i J. Tylmanna z firmy Merrill Lynch.

TL;DR

Portal korporacyjny to platforma informatyczna, integrująca systemy i technologie w organizacji, umożliwiająca spersonalizowany dostęp do danych i informacji. Może służyć pracownikom, partnerom biznesowym i klientom. Portal powinien mieć integrację danych i aplikacji, dostarczać informacji, być łatwy w obsłudze i personalizowany. Wymaga ciągłego działania, bezpieczeństwa i aktualności informacji. Architektura portalu składa się z warstw personalizacji, wyszukiwania, bezpieczeństwa i integracji. Korzyści z jego stosowania to szybki dostęp do informacji, organizacja pracy i zmniejszenie kosztów. Może być wykorzystywany wewnętrznie (np. kontrola dokumentów, planowanie urlopów) i zewnętrznie (np. sprzedaż online, sprawdzanie salda).

Definicja

Według definicji J. Gołuchowskiego "portal korporacyjny organizacji to interfejs służący jego użytkownikom do korzystania z wiedzy, usług i aplikacji organizacji w środowisku WWW w sposób zintegrowany" (J. Gołuchowski 2007).

Portal korporacyjny obsługuje stanowisko pracy oraz jest narzędziem integrującym inne systemy wdrożone w przedsiębiorstwie. Z jego pomocą można uruchamiać aplikacje systemu ERP, ale pozwala również na np. udział w szkoleniach dedykowanych całej organizacji, często rozproszonej po świecie. Można go zatem zdefiniować jako "globalną platformę zapewniającą spersonalizowany dostęp z przeglądarki do różnorodnych, istotnych z punktu widzenia działalności przedsiębiorstwa treści i aplikacji w internecie, intranecie czy ekstranecie oraz agregację pozyskiwanych tym sposobem danych i usług z wielu źródeł na potrzeby użytkownika" (Lamek A 2013, s. 191).

Portal korporacyjny jest narzędziem kierowanym do pracowników, a także partnerów biznesowych oraz klientów (K. Smoląg 2007, s. 171).

Portal korporacyjny może być rozumiany jako (M. Sikorski 2014, s. 14):

• centralny interfejs dostępowy – umożliwiający dostęp przez przeglądarkę WWW do wszystkiego, co w innym przypadku byłoby rozproszoną informacją,
• informacyjny portal korporacyjny – wewnętrzny serwis WWW, który jest jedynym dostępem do wiedzy i informacji dla pracowników i partnerów biznesowych,
• jednolita platforma usługowa – pozwalająca na wgląd pracowników do potrzebnych danych i funkcjonalności bez względu na czas i miejsce.

Cechy portalu korporacyjnego

Cechy jakimi powinien charakteryzować się portal korporacyjny:(C.M.Olszak, E.Ziemba 2007, s. 346)

• integracja heterogenicznych danych, ustrukturalizowanych i nieustruklturalozwanych, pochodzących z organizacji i jej otoczenia,
• integracja niejednorodnych aplikacji,
• dostarczanie informacji użytkownikom, zarówno automatycznie do uprawnionych użytkowników jak i każdorazowo na ich życzenie,
• dostosowanie interfejsu portalu do do indywidualnych potrzeb,
• dostarczanie szczegółowych informacji i wiedzy dotyczących bardzo konkretnych dziedzin poszczególnym użytkownikom i grupom użytkowników,
• stworzenie możliwości komunikacji, wymiany informacji i współpracy pomiędzy poszczególnymi użytkownikami lub grupami użytkowników,
• kategoryzowanie danych, informacji oraz wiedzy dostępnych za pośrednictwem portalu,
• publikacja i dystrybucja informacji i wiedzy oraz ich rozpowszechnianie wśród pracowników.

Wymogi funkcjonalne

Portal korporacyjny powinien spełniać szereg wymagań funkcjonalnych. Należą do nich (Sołtysik - Piorunkiewicz A. i In., 2015, s. 111):

• ciągłość działania – możliwość dostępu przez 24 godziny, 7 dni w tygodniu,
• bezpieczeństwo – ochrona informacji udostępnianych przez portal,
• aktualność, rzetelność i wiarygodność informacji – tak aby można było na ich podstawie podejmować właściwe decyzje,
• szybkość i wygoda aktualizacji danych – informacje dostępne na portalu powinny być uaktualniane na bieżąco,
• łatwość użycia – portal powinien być przystępną pomocą w rozwiązywaniu zadań organizacji,
• personalizacja – udostępniana wiedza powinna być prezentowana w sposób dostosowany do użytkownika,
• skalowalność – efektywność użytkowników tego portalu powinna być niezależna od ich liczby,
• rozszerzalność – struktura portalu powinna być otwarta, umożliwiać dodawanie nowych elementów.

Architektura portali korporacyjnych

W skład ogólnej architektury portali wchodzą:

• warstwa prezentacji i personalizacji: definiuje sposoby dostepu poszczególnych użytkowników do zasobów i usług portalu,
• warstwa taksonomii i wyszukiwania: od tej warstwy zależy łatwość i szybkość dotarcia do poszukiwanej informacji,
• warstwa bezpieczeństwa: bardzo ważny element architektury. Portal musi posiadać wbudowane mechanizmy kontroli, które skutecznie zabezpieczą dane, wiedzę, informacje i aplikacje przed dostępem osób niepowołanych,
• warstwa integracji: umożliwia dostęp do danych istniejących w organizacji oraz w jej otoczeniu. Portal integruje aplikacje i zasoby, aby ułatwić dostęp do nich.

Korzyści stosowania portali korporacyjnych

Do najważniejszych korzyści płynących ze stosowania portali korporacyjnych należy zaliczyć:

• szybki dostęp do kluczowych informacji niezbędnych w procesie podejmowania decyzji,
• zmniejszenie czasu poszukiwania niezbędnych informacji,
• dostęp do wiedzy bez względu na lokalizację użytkowników,
• dobra organizacja pracy dzięki zintegrowanemu dostępowi do informacji,
• zmniejszenie kosztów dystrybucji informacji, głównie zmniejszenie wydatków na połączenia telefoniczne i papier.

Zastosowanie portali korporacyjnych

Wyróżnia się dwie grupy zastosowań dla portali korporacyjnych: wewnętrzne i zewnętrzne. Do pierwszej grupy należą (M. Trzaska, 2011, s. 85-86):

• jedna baza klientów dla całej organizacji,
• narzędzie wykorzystywane w celu kontroli obiegu dokumentów,
• baza pracowników i narzędzie stosowane do planowania urlopów,
• składanie zamówień artykułów, które są potrzebne w przedsiębiorstwie,
• wsparcie w zakresie rezerwacji transportu, sal konferencyjnych itp.,
• planowanie spotkań,
• udostępnianie biuletynu firmowego, zawierającego informacje dla pracowników.

Do zewnętrznych zastosowań zaliczamy:

• katalog produktów wraz z cennikiem,
• możliwość składania zamówień online,
• sprzedaż internetowa,
• możliwość sprawdzenia salda i płatności przez klientów.

Bibliografia

• Fazlagić J., Sikorski M., Sala A. (2014). Portale intranetowe. Zarządzanie wiedzą, kapitał intelektualny, korzyści dla pracowników i organizacji, Politechnika Gdańska 2014
• Gołuchowski J. (2007), Technologie informatyczne w zarządzaniu wiedzą w organizacji, Wydawnictwo AE, Katowice
• Lamek A. (2013) Narzędzia wsparcia zarządzania we współczesnych organizacjach: ERP a BMS – porównanie, Zeszyty naukowe WSOWL, nr 1 (167) 2013
• Olszak M. C. (red.), Ziemba E. (red.) (2007). Strategie i modele gospodarki elektronicznej, Wydawnictwo Naukowe PWN
• Smoląg K. (2007). Zastosowanie portalu korporacyjnego w przedsiębiorstwie "Zarządzenie przepływem i ochroną informacji" Krakowska Szkota Wyższa im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego Kraków 2007
• Sołtysik – Piorunkiewicz A., Furmankiewicz M., Ziuziański P. (2015). "Spersonalizowany kokpit menedżerski jako przykład podejścia kontekstowego w zarządzaniu wiedzą", Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, Informatyka i Ekonometria 1, nr 216, 2015
• Trzaska M. (2011). Korporacyjne zarządzanie treścią, "Zarządzenie treścią", Wydawnictwo PJWSTK, Warszawa 2011, s. 84 - 90

Autor: Małgorzata Kołodziejczyk, Magdalena Gieracka