Intranet

Intranet
Polecane artykuły
Portal korporacyjny System informacyjny Aplikacje mobilne Zarządzanie dokumentami Systemy EDI Marketing automation Informatyczne narzędzia wspomagania zarządzania Wirtualizacja Baza wiedzy

Intranet to jedna z odmian sieci wewnętrznej w organizacji, która opiera się na technologii internetowej i upraszcza komunikację pomiędzy pracownikami przy wykorzystaniu sieci Internet. Daje możliwość łatwego dostępu do informacji w przedsiębiorstwie, łączy systemy informatyczne i infrastrukturę komputerową (sprzęt, sieć, istniejące systemy baz danych), które już istnieją w przedsiębiorstwie oraz wzbogaca je o dodatkowe narzędzia jak np. platformę e-learningową. (K. Bednarz 2009, s. 30)

Największą zaletą wykorzystywania intranetu jest to, że daje on możliwość zdalnego dostępu do właściwych zbiorów informacyjnych przez uprawnionego pracownika. W czasach kiedy wiele organizacji nie posiada stacjonarnych biur, a pracownicy świadczą pracę w sposób zdalny, takie rozwiązanie daje nieprawdopodobnie dużą swobodę działania oraz stanowi kluczową przesłankę uzyskania przewagi konkurencyjnej. Wykorzystanie intranetu umożliwia łatwy, szybki i prosty sposób dotarcia do istotnych i wiarygodnych informacji wewnątrz organizacji, co zaś zapewnia wzrost wydajności pracy. (I. Chomiak-Orsa 2016, s. 48) Wdrożenie intranetu wpływa nie tylko na usprawnienie realizowanych procesów, ale umożliwia też znaczną poprawę elastyczności organizacji w realizacji procesów wewnętrznych jak i zewnętrznych. (R. Serafin 2009, s. 385-390)

Nazwa intranet stosowana jest od około 1995 roku jako "wewnątrzorganizacyjny odbiorca Internetu". W Polsce pojęcia tego zaczęto powszechnie używać od 1996 roku. Czasem używane jest równanie dzielące Internet na in- i ekstranet (Internet=intranet+ekstranet), co jednak wydaje się być daleko idącym uproszczeniem. Intranet zawsze wyposażony jest w przeglądarkę, która ma za zadanie komunikować się z wybranym serwerem i ściągnąć z niego określone informacje. Dzieje się to dzięki hipertekstowym odnośnikom, które pozwalają na przejście do innych pokrewnych stron. (J. Bogdanienko 2010, s. 284)

Istota intranetu

Głównym założeniem rozwiązania technicznego jakim jest intranet jest umożliwienie wszystkim jednostkom sieci organizacyjnej równoczesnego, niezakłóconego i równorzędnego dostępu do arsenału informacyjnego organizacji.

Pierwotnie istotą rozwiązania intranetowego miało być wspomaganie obszaru zarządzania dokumentami, przepływy informacyjne między działami (takimi jak księgowość i sprzedaż, handel czy magazyny). Obecnie jednak dąży się co całkowitego i kompleksowego zintegrowania przepływów informacyjnych pomiędzy wszystkimi jednostkami organizacyjnymi, ponieważ jedynie takie rozwiązania dają szansę uzyskania całkowitej integralności zbiorów informacyjnych pozyskiwanych, przetwarzanych i przechowywanych w organizacji. (I. Chomiak-Orsa 2016, s. 48)

Intranet jako innowacja

Przedsiębiorstwa często traktują wdrożenie intranetu jako zabieg innowacyjny w obszarze doskonalenia rozwiązań procesowych i organizacyjnych, ponieważ daje on możliwość współdziałania z dotychczasowymi systemami informatycznymi i aplikacjami, a wręcz pomaga w ich integracji. (I. Chomiak-Orsa 2016, s. 48)

Korzyści ze stosowania intranetu

• integracja i przyspieszenie obiegu informacji w przedsiębiorstwie,
• wyświetlenie zawartości informacyjnej dokumentów na różnych platformach,
• dostęp do istniejących danych,
• bezproblemowy dostęp do Internetu
• możliwość dostępu z zewnątrz przez serwis internetowy, do baz danych firmy,
• niskie wstępne koszty inwestycji, którą jest wprowadzenie intranetu

(J. Bogdanienko 2010, s. 284)

Cechy intranetu

• heterogeniczność- czyli po pierwsze łączenie komputerów różnych producentów, pracujących pod różnymi systemami operacyjnymi, a po drugie łączenie ich na różne sposoby, np. kablami, światłowodami
• rozproszenie- w intranecie zwykle nie wyróżnia się centralnego komputera, który kierowałby działaniem pozostałych komputerów sieci
• łatwość umieszczania informacji- praktycznie każdy użytkownik intranetu może udostępniać w nim określone informacje. Dodatkowo czynność ta jest nieskomplikowana i nie wymaga przygotowania informatycznego

(W. Wiczerzycki 2013, s. 23)

Funkcje intranetu

Według modelu nadawca-odbiorca informacji:

• zarządzanie zasobami informacyjnymi organizacji,
• zarządzanie informacjami o profilu pracownika,
• zarządzanie zadaniami i projektami,
• zarządzanie wewnętrznymi procesami rozliczania dokumentów transakcji handlowych,
• organizacja tablic ogłoszeń,
• Udostępnianie określonych zasobów informacyjnych przez nadanie uprawnień do intranetu klientom, partnerom biznesowym oraz przedstawicielom handlowym,

Według modelu nadawca-odbiorca-nadawca:

• inicjowanie relacji z nowymi pracownikami przez wciąganie ich na listy dyskusyjne,
• kreowanie wizerunku firmy,
• tworzenie kultury organizacyjnej przez sieć wzajemnych relacji.

(I. Chomiak-Orsa 2016, s. 50)

Zastosowanie intranetu w firmie

• rozpowszechnienie zarządzeń wśród wszystkich pracowników,
• użycie danych personalnych z bazy danych systemu do ograniczenia ilości dokumentów kadrowych,
• umożliwienie swobodnego dostępu do ksiąg rachunkowych, a także innych dokumentów finansowych wszystkim osobom uprawnionym,
• tworzenie sieci informacyjnej dla działów kontaktu z kontrahentem,
• tworzenie automatycznych zamówień towarów bądź usług w sieci,
• budowa produktywnych narzędzi, które wspomagają zapewnienie jakości.

(J. Bogdanienko 2010, s. 285)

Intranet - przykłady

• Intranet firmowy – Intranet firmowy to sieć komputerowa wykorzystywana w środowisku przedsiębiorstwa, która pozwala na skuteczną i bezpieczną komunikację pomiędzy pracownikami i współpracownikami oraz udostępnianie informacji wewnątrz organizacji. Intranet firmowy może mieć różne formy, w zależności od potrzeb. Może to być zwykła strona internetowa, grupa dyskusyjna, platforma e-learningowa lub portal społecznościowy. Przykładem intranetu firmowego jest np. system informacji pracowniczej stosowany w dużych zakładach pracy, który zawiera informacje dotyczące zasad pracy, wynagrodzeń, wakacji, szkoleń itp.
• Intranet w opiece zdrowotnej – Intranet w opiece zdrowotnej to sieć komputerowa, która ułatwia pracownikom służby zdrowia dostęp do informacji medycznych i wykorzystuje technologię sieciową do wspomagania diagnostyki i terapii. Sieci te zapewniają dostęp do różnych narzędzi diagnostycznych, danych pacjenta i systemu informacji medycznej. Intranet w opiece zdrowotnej zapewnia również pacjentom bezpieczne i wygodne sposoby komunikacji z lekarzem lub innym personel medycznym. Przykładem takiego systemu jest np. system opieki zdrowotnej oparty o chmurę, który umożliwia lekarzom i pacjentom wymianę informacji i komunikowanie się bezpośrednio przez Internet.
• Intranet szkolny – Intranet szkolny to sieć komputerowa dedykowana dla szkół i uczelni. Intranet szkolny umożliwia studentom i nauczycielom dostęp do informacji, narzędzi, systemów zarządzania i innych usług świadczonych przez szkołę lub uczelnię. Intranet szkolny jest często wykorzystywany do tworzenia platform e-learningowych, które umożliwiają uczniom i nauczycielom wymianę materiałów edukacyjnych i komunikację za pośrednictwem Internetu. Przykładem intranetu szkolnego jest np. platforma e-learningowa zawierająca narzędzia do współpracy, systemy zarządzania treścią i narzędzia do tworzenia quizów i testów.

Intranet - mocne strony

Intranet oferuje szereg korzyści dla organizacji. Oto niektóre z nich:

• Intranet zapewnia bezpieczny dostęp do informacji i zasobów wewnątrz organizacji, jednocześnie ograniczając dostęp z zewnątrz. Umożliwia to zarówno przechowywanie danych, jak i dostęp do nich.
• Intranet umożliwia łatwy i szybki dostęp do wszystkich informacji potrzebnych do wykonania określonych zadań. Pracownicy mogą w łatwy sposób uzyskać dostęp do aktualnych informacji i aktualizacji bez potrzeby przeglądania zasobów zewnętrznych.
• Intranet ułatwia komunikację wewnątrz organizacji, poprzez udostępnianie wspólnych narzędzi do komunikacji, takich jak wiadomości e-mail, czaty, fora dyskusyjne i systemy do zarządzania projektami.
• Intranet oferuje wszechstronne usługi, w tym rozbudowany system do tworzenia i edycji treści, który umożliwia pracownikom tworzenie, edytowanie, publikowanie i udostępnianie dokumentów.
• Intranet oferuje możliwości personalizacji, dzięki czemu pracownicy mogą dostosować stronę do własnych potrzeb i preferencji.

Intranet - ograniczenia

Intranet może mieć wiele zalet, ale jego ograniczenia i słabe strony także są dość zauważalne. Oto lista głównych słabych stron Intranetu:

• Ograniczony zasięg - intranet jest zwykle używany tylko w określonej lokalizacji, co oznacza, że ​​nie można go używać zdalnie.
• Wysokie ryzyko bezpieczeństwa - jeśli intranet nie jest poprawnie zabezpieczony, może być podatny na włamania.
• Niezgodność technologiczna - wykorzystanie starej technologii lub wprowadzenie nowej, może spowodować problemy z kompatybilnością.
• Brak elastyczności - większość intranetów jest zazwyczaj trudna lub nawet niemożliwa do zmiany.
• Kosztowne utrzymanie - ponieważ intranet wymaga stałej obsługi, może być dość kosztowny w utrzymaniu.

Intranet - inne związane podejścia

Intranet to sieć wewnętrzna organizacji, która daje jej możliwość komunikacji wewnętrznej, dostępu do informacji w przedsiębiorstwie oraz wykorzystuje technologie internetowe. Począwszy od tradycyjnych form komunikacji, istnieją również inne metody i podejścia, które mogą być wykorzystane wraz z intranetem. Obejmują one:

• Systemy do zarządzania treścią (CMS): Systemy do zarządzania treścią są używane do tworzenia i zarządzania stronami internetowymi w przedsiębiorstwie. CMS umożliwia przechowywanie, organizowanie i udostępnianie treści w intranecie.
• Systemy do zarządzania procesami biznesowymi (BPM): Systemy BPM są zazwyczaj wykorzystywane do modelowania, wdrażania i monitorowania procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Pozwalają one lepiej zarządzać procesami w organizacji.
• Serwery aplikacji: Serwery aplikacji są wykorzystywane do hostowania aplikacji biznesowych oraz innych aplikacji wewnętrznych. Umożliwiają one pracownikom dostęp do aplikacji w intranecie.
• Systemy do zarządzania relacjami z klientem (CRM): Systemy CRM są używane do zarządzania relacjami z klientami i umożliwiają organizacjom lepsze zrozumienie potrzeb klientów.

Podsumowując, Intranet to sieć wewnętrzna organizacji, która daje jej możliwość komunikacji wewnętrznej, dostępu do informacji w przedsiębiorstwie oraz wykorzystuje technologie internetowe. Istnieją inne metody i podejścia, które mogą być wykorzystane wraz z intranetem, w tym systemy do zarządzania treścią, systemy BPM, serwery aplikacji i systemy CRM.

Bibliografia

• Bednarz K. (2009), Podejście procesowe w komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa, "Prace naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu" nr 52 Podejście procesowe w organizacjach 23-33
• Bogdanienko J. (2010), Organizacja i zarządzanie w zarysie, Wydawnictwo Naukowe Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego, Warszawa
• Chomiak-Orsa I. (2016), Informatyka ekonomiczna, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Wrocław
• Materska K. (2009), Rozwiązania intranetowe a potrzeby informacyjne różnych grup użytkowników, Uniwersytet Warszawski
• Serafin R. (2009), Wykorzystanie sieci intranet do zarządzania wiedzą w małych i średnich przedsiębiorstwach, "Zarządzanie przedsiębiorstwem", Oficyna Wydawnicza PTZP 385-390
• Wieczerzycki W. (2013), "E-logistyka" wyd. PWE, Warszawa

Autor: Izabela Nosek