Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami

Analiza interesariuszy w projekcie - obejmuje identyfikację wszystkich grup interesariuszy, na które może mieć wpływ dany projekt, zidentyfikowanie oraz przeanalizowanie ich interesów. Wskazuje kogo projekt będzie bezpośrednio dotyczyć oraz określa sposób wpływania na konkretne osoby.

TL;DR

Analiza interesariuszy w projekcie polega na identyfikacji grup, które mogą mieć wpływ na projekt i analizie ich interesów. Ważne jest zarządzanie komunikacją z interesariuszami i dostosowanie strategii do ich potrzeb. Analiza interesariuszy jest istotna w różnych metodykach zarządzania projektami, takich jak PMBOK, PRINCE2 i PCM. Matryca logiczna i zogniskowany wywiad grupowy są narzędziami stosowanymi w analizie interesariuszy.

Pojęcie interesariuszy

Interesariusze (ang. stakeholders) - są to wszystkie osoby (lub grupa osób), posiadające określony interes w realizacji danego projektu oraz przed którymi stawia się wymóg określonego wkładu w realizację tego projektu. Mogą oni pośrednio lub bezpośrednio oraz pozytywnie lub negatywnie wpływać lub być pod wpływem procesu oraz rezultatów projektów lub programów. Często podczas analizy dzieli się ich na różne podgrupy.

Oprócz podstawowego podziału na zewnętrznych i wewnętrznych, możemy wyróżnić następujące rodzaje interesariuszy:

• interesariusze aktywni - są świadomi swojego uczestnictwa w projekcie, często jest to grupa zlecająca wykonanie projektu
• interesariusze bierni - znajdują się pod wpływem projektu, ale nie mają na wpływu na jego rezultat

Informacje, których najczęściej oczekują interesariusze

• Jakiego wkładu oczekuje od danego interesariusza zespół projektowy?
• Jak interesariusz może zakomunikować swoje potrzeby?
• Jaki jest termin ukończenia projektu?
• Jak projekt wpłynie na interesariusza?
• Czy interesariusz zostanie zastąpiony kimś innym?
• W jaki sposób interesariusz dowie się jak korzystać z rezultatów projektu?

Jednym z zadań Project Managera jest poznanie wszystkich grup interesariuszy i odpowiednia komunikacja z nimi. Aby projekt był udany, jego kierownik i kluczowi interesariusze muszą wiedzieć, co chcą osiągnąć w efekcie. Kierownik projektu musi umieć powiązać te rozwiązania z terminami, scenariuszami i warunkami panującymi w firmie w sposób zrozumiały dla wszystkich interesariuszy.

Charakterystyka analizy interesariuszy

Przeprowadzenie analizy interesariuszy polega na zidentyfikowaniu następujących obszarów związanych z interesariusza:

• Cele i interesy
• Władza/wpływ
• Obawy
• Mocne i słabe strony (profil)
• Możliwe strategie działania interesariuszy podczas realizacji projektu

Analiza interesariuszami obejmuje następujące etapy:

1. Identyfikacja interesariuszy
2. Ocena interesariuszy
3. Zarządzanie interesariuszami

1. Identyfikacja interesariuszy - wykorzystywane narzędzia:

• burza mózgów,
• benchmarking,
• media - zwłaszcza lokalne,
• rejestry organizacji,
• grupy interesów,
• organizacje,
• własne i cudze doświadczenia.

2. Ocena interesariuszy - dokonuje się jej pod kątem oceny dwóch następujących czynników:

• Zainteresowanie/Prawdopodobieństwo konfliktu - rozumiane jako zainteresowanie sukcesem/porażką danego projektu
• Wpływ - rozumiany jako siły oddziaływania interesariusza na dany projekt.

Obrazowo ocenę tą można przeprowadzić w oparciu o macierz. Cztery obszary na które podzielona jest macierz oznaczają odpowiednio:

• Wysoki wpływ, Wysokie prawdopodobieństwo konfliktu: grupa ta stanowić może źródło ryzyka dla naszego projektu - należy nią zarządzać dość intensywnie w celu zapewnienia wysokiego poziomu jej satysfakcji,
• Wysoki wpływ, niskie prawdopodobieństwo konfliktu: grupę tą należy utrzymywać w ciągłej satysfakcji - można ją wykorzystać do zarządzania innymi grupami interesariuszy,
• Niski wpływ, Niskie prawdopodobieństwo konfliktu: należy monitorować tą grupę interesariuszy oraz informować o postępach w realizacji projektu,
• Niski wpływ, Wysokie prawdopodobieństwo konfliktu: monitoruj ta grupę interesariuszy, grupa ta stanowi czasami źródło informacji o wymaganiach produktu końcowego

3. Zarządzanie interesariuszami Zgodnie z krokiem powyżej odpowiednimi grupami interesariuszy należy zarządzać wykorzystując narzędzia i techniki optymalne dla odpowiednich grup. Niektóre grupy wystarczy tylko monitorować i przesyłać im - zgodnie z planem komunikacji - informacje na temat projektu. Innymi, a w szczególności grupą o wysokim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie konfliktu powinno się starannie zarządzać.

Analiza interesariuszy wg PMBOK

Zarządzanie interesariuszami projektu wg PMBOK obejmuje następujące etapy: 1. Identyfikacja interesariuszy Jest to proces identyfikacji ludzi, grup lub organizacji, które mogą mieć wpływ i na które mogą wpływać decyzje, działania oraz produkt końcowy projektu. Obejmuje ona analizę istotnych informacji dotyczących potrzeb interesariuszy, ich zaangażowania oraz potencjalnego wpływu na sukces projektu.

2. Zaplanowanie zarządzania interesariuszami Jest to proces wprowadzania i doskonalenia właściwych strategii w celu efektywnego zaangażowania interesariuszy w poszczególne fazy cyklu projektu. Proces ten bazuje na wynikach wspomnianej wcześniej analizy.

3. Zarządzanie zaangażowaniem interesariuszy Jest to proces komunikacji i współpracy z interesariuszami, którego celem jest określenie ich oczekiwań oraz omówienie problemów, które mogły wystąpić. Istotne jest tu odpowiednie dopasowanie zaangażowanych interesariuszy do poszczególnych elementów cyklu życia projektu.

4. Kontrola zaangażowania interesariuszy Jest to proces monitorowania relacji z interesariuszami projektu oraz korygowania strategii i planów dotyczących ich zaangażowania.

Analiza interesariuszy w PRINCE2

Wpływ osób trzecich na projekt jest bardzo istotny dla jego powodzenia. Dlatego też zespół zarządzania projektem nie może pozwolić sobie na zlekceważenie tego problemu. Efektywna komunikacja z kluczowymi interesariuszami może przyczynić się w dużej mierze do sukcesu projektu.

Zaangażowanie interesariuszy w projekt powinno zostać udokumentowane jako część Strategii Zarządzania Komunikacją i zawierać następujące informacje:

• przedstawienie rodzajów interesariuszy,
• wskazanie pożądanych relacji,
• opis kluczowego przesłania,
• charakterystyka strategii komunikacji,
• oraz metod oceny powodzenia łączności zachodzącej pomiędzy projektem a jego interesariuszami.

Analiza interesariuszy a metodyka PCM

Analiza interesariuszy jest jedną z faz etapu analizy realizowanego w metodyce PCM. Etap ten analizuje istniejącą sytuację, aby opracować wizję sytuacji pożądanej w przyszłości i wybrać odpowiednie strategie, które pomogą nam to osiągnąć. Podstawą jest założenie, że projekty / programy mają być adresowane do grup docelowych (beneficjentów).

Analiza interesariuszy obejmuje identyfikację wszystkich grup interesariuszy, na które może mieć wpływ (pozytywny lub negatywny) proponowana interwencja, identyfikacja oraz analiza ich interesów, problemów oraz potencjału itd. Mówi ona nam, kogo projekt będzie bezpośrednio dotyczyć, oraz określa sposób wpływania na konkretne osoby. Wnioski z analizy są następnie uwzględniane podczas opracowywania projektu. Ważne jest, aby analiza interesariuszy miała miejsce w początkowym etapie projektu w fazie identyfikacji i oceny wstępnej projektu.

Matryca logiczna

W sytuacji idealnej projekt należy opracować podczas warsztatów planistycznych, w których udział brać będą przedstawiciele głównych interesariuszy. Wynikiem pracy jest powstanie matrycy logicznej uwzględniającej różne etapy projektu. Macierz Logiczna etapu analizy obejmuje:

1. Analizę interesariuszy.
2. Analizę problemu.
3. Analizę celów.
4. Analizę strategii.

Zawsze, gdy matryca logiczna jest ponownie analizowana podczas życia projektu, należy ponownie zbadać pierwotną analizę interesariuszy. Analiza interesariuszy wiąże się silnie z analizą problemów. Bez opinii innych osób na dany problem, jasny nie będzie jego charakter, potrzeby, ani końcowe rozwiązania.

Zogniskowany wywiad grupowy

Zogniskowany wywiad grupowy stanowi jest jednym z rodzajów analizy interesariuszy. Interesariusze biorą udział w dyskusji na temat jakiejś szansy, bądź danego problemu. W dyskusji oprócz interesariuszy bierze udział bezstronny moderator, który prowadzi dyskusję oraz protokolant, który zapisuje przebieg spotkania. Dzięki takiemu zapisowi możliwe jest późniejsze przeanalizowanie wyników danego spotkania. W zogniskowanym wywiadzie grupowym bierze udział zazwyczaj od 6 do 12 osób. Skład grupy nie musi być heterogeniczny, co oznacza iż może się ona składać z osób o podobnych cechach (np. sami sprzedawcy).

Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami — artykuły polecane

Plan zarządzania interesariuszami — Zarządzanie interesariuszami wg PMBOK — Procesy w projekcie — Rejestr interesariuszy — Analiza interesariuszy (Zarządzanie strategiczne) — Rozpoczynanie projektu — Karta projektu — Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — Plan projektu

Bibliografia

• Bukowska U. (2006), Interesariusze a zarządzanie zasobami ludzkimi, Zeszyty Naukowe Akademii Ekonomicznej w Krakowie, nr 711
• Hinde D. (2012), PRINCE2 Study Guide, John Wiley & Sons
• Knosala R. (red.) (2010), Komputerowo zintegrowane zarządzanie, Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Opole
• Phillips J. (2011), Zarządzanie projektami IT, Helion, Gliwice
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Rudnicka A. (2012), CSR - doskonalenie relacji społecznych w firmie, Wolters Kluwer, Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Małgorzata Delimata