Obieg informacji w projekcie: Różnice pomiędzy wersjami

Z Encyklopedia Zarządzania
m (Infobox update)
 
m (cleanup bibliografii i rotten links)
 
(Nie pokazano 17 wersji utworzonych przez 3 użytkowników)
Linia 1: Linia 1:
{{infobox4
'''Obieg informacji w projekcie''' - to [[komunikacja]] w [[zespół projektowy|zespole projektowym]], która spełnia funkcje przekazu [[informacja|informacji]] wewnątrz grupy projektowej dzięki czemu umożliwia rozpoznawanie a także ocenę poszczególnych rozwiązań prowadząc do podjęcia najlepszej [[podejmowanie decyzji|decyzji]]. Procesy i działania jakie występują w zarządzaniu komunikacją w projekcie formułują pomiędzy jednostkami, które są zaangażowane w [[przedsięwzięcie]], siec połączonych ze sobą informacji niezbędnych do poprawnej realizacji projektu. W przekazie informacji ważny jest odpowiedni dobór kanałów oraz środków komunikacji, a także jasne formułowanie komunikatów, utrzymanie stałego przepływu informacji przy tworzeniu spotkań, raportów, konferencji wirtualnych oraz maili czy telefonów.
|list1=
<ul>
<li>[[Komunikacja z interesariuszami]]</li>
<li>[[Zarządzanie komunikacją wg PMBOK]]</li>
<li>[[Kanał komunikacyjny]]</li>
<li>[[Jakość informacji]]</li>
<li>[[Serwis internetowy]]</li>
<li>[[Plan komunikacji w projekcie]]</li>
<li>[[Plan reakcji na ryzyko]]</li>
<li>[[Przesyłka pocztowa]]</li>
<li>[[Ewaluacja projektu]]</li>
</ul>
}}


==TL;DR==
Komunikacja w projekcie to przekazywanie informacji w zespole projektowym, mające na celu umożliwienie podjęcia najlepszych decyzji. Proces zarządzania komunikacją obejmuje planowanie komunikacji, dystrybucję informacji, sprawozdawczość wyników oraz zamknięcie administracyjne. Metody przekazu informacji to komunikacja pisemna, ustna i elektroniczna. Istnieje wiele wymiarów komunikacji, a także różne narzędzia tradycyjne i współczesne do przekazywania informacji.


==Schemat procesu komunikacji==
W procesie komunikacji [[nadawca informacji|nadawca]] posiadający wyznaczony cel, wysyła wiadomość odbiorcy w formie informacji nadanej kanałem informacyjnym. Forma przekazu musi być dopasowana do specyfiki adresata, który odbierając [[informacje]] musi ją odkodować oraz zinterpretować, zrozumieć, a także odpowiednio na nią zareagować. Taka reakcja nazywana jest sprzężeniem zwrotnym dzięki któremu [[proces]] komunikacji zapętla się, a [[nadawca]] jest pewny, że jego komunikat do adresata został zrozumiany. Na [[jakość]] przekazu informacji mają wpływ: [[kompetencje]] uczestników, otoczenie i występujące szumy informacyjne (zewnętrzne zakłócenia). Zakłócenia mogą zniekształcić wiadomość i są nie zależne od uczestników. W schemacie komunikacji występuję również kanał przekazu, który jest środkiem transportu komunikatu i powinien być dostosowany do specyfiki projektu, potrzeb, panujących w nim zasad oraz możliwości nadawcy jak i [[odbiorca informacji|odbiorcy]]. Wyróżnia się trzy formy kanałów informacyjnych: wizualne, werbalne i pisemne.
[[Plik: Schemat procesu komunikacji.png|300px|right|thumb|Rys. 1 Schemat procesu komunikacji <ref>Major P., Spałek S. (2017), s. 3 </ref>]]


'''Obieg informacji w projekcie''' – to [[komunikacja]] w [[zespół projektowy|zespole projektowym]], która spełnia funkcje przekazu [[informacja|informacji]] wewnątrz grupy projektowej dzięki czemu umożliwia rozpoznawanie a także ocenę poszczególnych rozwiązań prowadząc do podjęcia najlepszej [[podejmowanie decyzji|decyzji]]. Procesy i działania jakie występują w zarządzaniu komunikacją w projekcie formułują pomiędzy jednostkami, które są zaangażowane w przedsięwzięcie, siec połączonych ze sobą informacji niezbędnych do poprawnej realizacji projektu. W przekazie informacji ważny jest odpowiedni dobór kanałów oraz środków komunikacji, a także jasne formułowanie komunikatów, utrzymanie stałego przepływu informacji przy tworzeniu spotkań, raportów, konferencji wirtualnych oraz maili czy telefonów.
<google>n</google>
==Schemat procesu komunikacji==
W procesie komunikacji [[nadawca informacji|nadawca]] posiadający wyznaczony cel, wysyła wiadomość odbiorcy w formie informacji nadanej kanałem informacyjnym. Forma przekazu musi być dopasowana do specyfiki adresata, który odbierając informacje musi ją odkodować oraz zinterpretować, zrozumieć, a także odpowiednio na nią zareagować. Taka reakcja nazywana jest sprzężeniem zwrotnym dzięki któremu proces komunikacji zapętla się, a nadawca jest pewny, że jego komunikat do adresata został zrozumiany. Na jakość przekazu informacji mają wpływ: [[kompetencje]] uczestników, otoczenie i występujące szumy informacyjne (zewnętrzne zakłócenia). Zakłócenia mogą zniekształcić wiadomość i są nie zależne od uczestników. W schemacie komunikacji występuję również kanał przekazu, który jest środkiem transportu komunikatu i powinien być dostosowany do specyfiki projektu, potrzeb, panujących w nim zasad oraz możliwości nadawcy jak i [[odbiorca informacji|odbiorcy]]. Wyróżnia się trzy formy kanałów informacyjnych: wizualne, werbalne i pisemne.
<google>t</google>
[[Plik: Schemat procesu komunikacji.png|300px|right|thumb|Rys. 1 Schemat procesu komunikacji <ref>Major P., Spałek S. (2017), [http://www.ptzp.org.pl/files/konferencje/kzz/artyk_pdf_2017/T1/t1_200.pdf''Schemat procesu komunikacji]'',(red.) R. Knosala, ''Innowacje w zarządzaniu i inżynierii produkcji'', Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Tom I, Opole, s. 3 </ref>]]


==Model efektu dobrej komunikacji w projekcie==
==Model efektu dobrej komunikacji w projekcie==
Model H. Cottermana, K. Forsberga i H. Mooz przedstawia efekt dobrej komunikacji w projekcie łącząc ze sobą czterech czynników (uczestnicy, technicy, środowiska projektów i język). Czynniki te mogą ułatwiać bądź tez utrudniać proces komunikacji w zespole projektowym. Brak standardów, destruktywna krytyka czy też nadmierna rywalizacja mogą spowodować, że komunikacja będzie bardzo trudna przez co praca będzie mniej wydajna i skomplikowana co prowadzi do generowania zbędnych [[koszt|kosztów]].
[[Model]] H. Cottermana, K. Forsberga i H. Mooz przedstawia efekt dobrej komunikacji w projekcie łącząc ze sobą czterech czynników (uczestnicy, technicy, środowiska projektów i język). Czynniki te mogą ułatwiać bądź tez utrudniać proces komunikacji w zespole projektowym. Brak standardów, destruktywna krytyka czy też nadmierna [[rywalizacja]] mogą spowodować, że komunikacja będzie bardzo trudna przez co [[praca]] będzie mniej wydajna i skomplikowana co prowadzi do generowania zbędnych [[koszt|kosztów]].
[[Plik: Model efektu dobrej komunikacji w projekcie.png|300px|right|thumb|Rys. 1 Model efektu dobrej komunikacji w projekcie <ref>Źródło: H. Cotterman, K. Forsberg, H. Mooz. (2003) ''Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering'', John Wiley and Sons, New York, s. 3. </ref>]]
[[Plik: Model efektu dobrej komunikacji w projekcie.png|300px|right|thumb|Rys. 1 Model efektu dobrej komunikacji w projekcie <ref>Źródło: H. Cotterman, K. Forsberg, H. Mooz. (2003), s. 3. </ref>]]


==Proces zarządzania komunikacją w projekcie==
==Proces zarządzania komunikacją w projekcie==
Głównym celem procesu zarządzania komunikacją jest dbanie o to, aby odpowiednie informacje przekazane przez odpowiedniego nadawcę zostały zręcznie dostarczone do właściwego odbiorcy. W zakresie procesu zarzadzania komunikacją według Project Management Institutle można wyróżnić cztery procesy:
Głównym celem procesu zarządzania komunikacją jest dbanie o to, aby odpowiednie informacje przekazane przez odpowiedniego nadawcę zostały zręcznie dostarczone do właściwego odbiorcy. W zakresie procesu zarządzania komunikacją według Project Management Institute można wyróżnić cztery procesy:


'''1. Planowanie komunikacji''' stworzenie planu komunikacji jest niezbędne do efektywnej komunikacji. Narzędziami służącymi do przygotowania planu jest analiza interesariuszy, która określa ich potrzeby komunikacyjne oraz wskazuje ustalenia preferowanych metod komunikacji częstotliwość kontaktów i ich formy. Po wykonaniu analizy następuje tworzenie [[plan|planu]] komunikacyjnego, który wymienia oraz wyjaśnia rodzaje komunikacji funkcjonujące w trakcie realizacji projektu. Niezwykle istotny jest fakt, że plan komunikacyjny może ewoluować. W razie wykrycia wad, luk wprowadzane są korekty niektórych kanałów komunikacyjnych. W konstrukcji planu komunikacji ważne jest określenie odpowiedniego czasu na odpowiedź co ułatwia pracę.
'''1. [[Planowanie]] komunikacji''' - stworzenie planu komunikacji jest niezbędne do efektywnej komunikacji. Narzędziami służącymi do przygotowania planu jest [[analiza interesariuszy]], która określa ich [[potrzeby]] komunikacyjne oraz wskazuje ustalenia preferowanych metod komunikacji - częstotliwość kontaktów i ich formy. Po wykonaniu analizy następuje tworzenie [[plan|planu]] komunikacyjnego, który wymienia oraz wyjaśnia rodzaje komunikacji funkcjonujące w trakcie realizacji projektu. Niezwykle istotny jest fakt, że [[plan]] komunikacyjny może ewoluować. W razie wykrycia wad, luk wprowadzane są korekty niektórych kanałów komunikacyjnych. W konstrukcji planu komunikacji ważne jest określenie odpowiedniego czasu na odpowiedź co ułatwia pracę.


'''2. Dystrybucja informacji w projekcie''' dostarczanie [[interesariusze|interesariuszom]] informacji w założonym czasie w [[plan|planie]] komunikacji. W dystrybucji informacji można użyć różnych metod. Do from komunikacji ustnej można zaliczyć: wideokonferencje, konferencje, rozmowy telefoniczne. Natomiast formy pisemne obejmują m.in.: dostęp do elektronicznej bazy danych, kontrakty, formularze, plany projektu, mail, czat wewnętrznych.
'''2. [[Dystrybucja]] informacji w projekcie''' - dostarczanie [[interesariusze|interesariuszom]] informacji w założonym czasie w [[plan|planie]] komunikacji. W dystrybucji informacji można użyć różnych metod. Do from komunikacji ustnej można zaliczyć: [[wideokonferencje]], konferencje, rozmowy telefoniczne. Natomiast formy pisemne obejmują m.in.: dostęp do elektronicznej bazy danych, kontrakty, formularze, plany projektu, mail, czat wewnętrznych.


'''3. Sprawozdawczość wyników''' gromadzenie oraz rozpowszechnianie [[informacja|informacji]] o wynikach projektu. Celem tego jest informowanie interesariuszy projektu o sposobie wykorzystania zasobów w celu dotychczasowej realizacji projektu. Informacje przekazywane są w postaci:  
'''3. Sprawozdawczość wyników''' - gromadzenie oraz rozpowszechnianie [[informacja|informacji]] o wynikach projektu. Celem tego jest informowanie interesariuszy projektu o sposobie wykorzystania zasobów w celu dotychczasowej realizacji projektu. Informacje przekazywane są w postaci:
* raportów stanu określające obecną sytuacje realizacji projektu oraz wykonane zadania.
* raportów stanu - określające obecną sytuacje realizacji projektu oraz wykonane zadania.
* raport postępu informacje dotyczące zespołu i jego osiągnięć
* raport postępu - informacje dotyczące zespołu i jego osiągnięć
* prognozy przewidywane działania związane z realizacją projektu.
* prognozy - przewidywane działania związane z realizacją projektu.


'''4. Zamknięcie administracyjne''' weryfikacja i dokumentacja wyników realizacji projektu służącej do akceptacji przez sponsora, przełożonych bądź klienta danego przedsięwzięcia w celu akceptacji. Zamknięcie administracyjne projektu wymaga zgromadzenia wyników, sprawdzenie czy zamierzone cele zostały zrealizowane oraz zarchiwizować wyniki dla potrzeb przyszłych działań.
'''4. Zamknięcie administracyjne''' - weryfikacja i [[dokumentacja]] wyników realizacji projektu służącej do akceptacji przez sponsora, przełożonych bądź klienta danego przedsięwzięcia w celu akceptacji. Zamknięcie administracyjne projektu wymaga zgromadzenia wyników, sprawdzenie czy zamierzone [[cele]] zostały zrealizowane oraz zarchiwizować wyniki dla potrzeb przyszłych działań.


==Metody przekazu informacji w zespole projektowym==
==Metody przekazu informacji w zespole projektowym==
Podstawową metodą przekazu informacji w zespołach projektowych jest komunikacja werbalna. Dzieli się ona na pisemną, ustna i elektroniczną.
Podstawową metodą przekazu informacji w zespołach projektowych jest [[komunikacja werbalna]]. Dzieli się ona na pisemną, ustna i elektroniczną.


'''Komunikacja pisemna''' wykorzystywana do porozumiewania się przy pomocy notatek, sprawozdań i raportów, listów. Zaletą korzystania z komunikacji w formie pisemnej jest większa precyzja oraz skuteczność przekazywania informacji po której zawsze zostaje trwały ślad zapisu. Wadą natomiast jest czas oczekiwania na [[informacja zwrotna|informację zwrotną]].
'''Komunikacja pisemna''' - wykorzystywana do porozumiewania się przy pomocy notatek, sprawozdań i raportów, listów. Zaletą korzystania z komunikacji w formie pisemnej jest większa precyzja oraz [[skuteczność]] przekazywania informacji po której zawsze zostaje trwały ślad zapisu. Wadą natomiast jest czas oczekiwania na [[informacja zwrotna|informację zwrotną]].


'''Komunikacja ustna''' odbywa się podczas bezpośrednich rozmów czy też dyskusji telefonicznych. Zaletą tej wymiany informacji jest bezpośredni kontakt co wiąże się z szybką wymiana opinii. Natomiast [[wada|wadą]] w przypadku wymiany szczegółowych informacji jest ryzyko nie zapamiętania wszystkich detali w przekazywanej wiadomości.
'''Komunikacja ustna''' - odbywa się podczas bezpośrednich rozmów czy też dyskusji telefonicznych. Zaletą tej wymiany informacji jest bezpośredni kontakt co wiąże się z szybką [[wymiana]] opinii. Natomiast [[wada|wadą]] w przypadku wymiany szczegółowych informacji jest [[ryzyko]] nie zapamiętania wszystkich detali w przekazywanej wiadomości.


'''Komunikacja elektroniczna''' jest to połączenie ustanej i pisemnej komunikacji za pomocą niewerbalnych sygnałów. W tym sposobie porozumiewania należy także wyróżnić komunikacje niewerbalną przy której używa się środki pozajęzykowe (ton głosu, wyraz twarzy, mowa ciała oraz wygląd zewnętrzny). Niewerbalna metoda to dopełnienie werbalnej wymiany informacji w projekcie, ponieważ pomaga ona w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji, wpływa na kontrolowanie interakcji. Używanie werbalnych komunikatów służy do przekazywania informacji a niewerbalne sygnały pomagają w ich interpretacji.
'''Komunikacja elektroniczna''' - jest to połączenie ustnej i pisemnej komunikacji za pomocą niewerbalnych sygnałów. W tym sposobie porozumiewania należy także wyróżnić komunikacje niewerbalną przy której używa się środki pozajęzykowe (ton głosu, wyraz twarzy, [[mowa ciała]] oraz wygląd zewnętrzny). Niewerbalna [[metoda]] to dopełnienie werbalnej wymiany informacji w projekcie, ponieważ pomaga ona w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji, wpływa na [[kontrolowanie]] interakcji. Używanie werbalnych komunikatów służy do przekazywania informacji a niewerbalne sygnały pomagają w ich interpretacji.


==Wymiary komunikacji==
==Wymiary komunikacji==
* wewnętrzne (odbywające się w ramach projektu) oraz zewnętrzne ([[komunikacja]] z interesariuszami, klientami)
* wewnętrzne (odbywające się w ramach projektu) oraz zewnętrzne ([[komunikacja]] z interesariuszami, klientami)
* formalne (raporty, baza danych, dokumentacja projektu) oraz nieformalne (email, wiadomości)
* formalne (raporty, [[baza danych]], dokumentacja projektu) oraz nieformalne (email, wiadomości)
* pionowe (rzesza hierarchii organizacji) i poziome (między współpracownikami)
* pionowe (rzesza hierarchii organizacji) i poziome (między współpracownikami)
* oficjalne (o charakterze prawnym) oraz nieoficjalne (niezobowiązujące dyskusje)
* oficjalne (o charakterze prawnym) oraz nieoficjalne (niezobowiązujące dyskusje)
Linia 59: Linia 47:
* zaplanowane (okresowe spotkania) a także niezaplanowane (sporadyczne, wynikające z nieoczekiwanych zdarzeń)
* zaplanowane (okresowe spotkania) a także niezaplanowane (sporadyczne, wynikające z nieoczekiwanych zdarzeń)


==Narzędzia tradycyjnych i współczesnych kanałów przekazu informacji<ref> Major P., Spałek S. (2017), [http://www.ptzp.org.pl/files/konferencje/kzz/artyk_pdf_2017/T1/t1_200.pdf''Schemat procesu komunikacji]'',(red.) R. Knosala, ''Innowacje w zarządzaniu i inżynierii produkcji'', Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Tom I, Opole, s. 6.</ref>==
==Narzędzia tradycyjnych i współczesnych kanałów przekazu informacji<ref> Major P., Spałek S. (2017), s. 6.</ref>==
{| border="1" cellspacing="0"
{| border="1" cellspacing="0"
! Tradycyjne metody komunikacji
! Tradycyjne metody komunikacji
! Współczesne metody komunikacji
! Współczesne metody komunikacji
|-
|-
|  
|
* Spotkania
* Spotkania
* Rozmowy i kontakt telefoniczny
* Rozmowy i kontakt telefoniczny
* Dokumentacja papierowa
* Dokumentacja papierowa
* Tablice ścierne
* Tablice ścierne
|  
|
* Poczta elektroniczna
* [[Poczta elektroniczna]]
* Komunikatory
* Komunikatory
* Audiokonferencje
* Audiokonferencje
Linia 80: Linia 68:
|}
|}


==Przypisy==  
{{infobox5|list1={{i5link|a=[[Komunikacja z interesariuszami]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Zarządzanie komunikacją wg PMBOK]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Kanał komunikacyjny]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Jakość informacji]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Serwis internetowy]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Plan komunikacji w projekcie]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Plan reakcji na ryzyko]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Przesyłka pocztowa]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Ewaluacja projektu]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Cech rzemiosł różnych]]}} }}
 
==Przypisy==
<references />
<references />


==Bibliografia==
==Bibliografia==
* Cotterman H., Forsberg K., Mooz H. (2003). ''Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering'', John Wiley and Sons, New York
<noautolinks>
* Grucza B. (2012). ''Zarzadzanie komunikacją w projekcie'' (red.) Trocki M. ''Nowoczesne zarządzanie projektami'', Polskie wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
* Cotterman H., Forsberg K., Mooz H. (2003), ''Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering'', John Wiley and Sons, New York
* Major P., Spałek S. (2017). [http://www.ptzp.org.pl/files/konferencje/kzz/artyk_pdf_2017/T1/t1_200.pdf''Schemat procesu komunikacji]'',(red.) R. Knosala, ''Innowacje w zarządzaniu i inżynierii produkcji'', Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Tom I, Opole
* Grucza B. (2012), ''Zarządzanie komunikacją w projekcie'' [w:] Trocki M. (red.) ''Nowoczesne zarządzanie projektami'', Polskie wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
* Muszyńska K. (2008) ''[http://www.pszw.edu.pl/images/publikacje/t017_pszw_2008_muszynska_-_zarzadzanie_komunikacja_w_projekcie_w_wybranych_metodykach_zarzadzania_projektami.pdf Zarządzanie komunikacją w projekcie w wybranych metodach zarządzania projektami]'' "Polskie stowarzyszenie zarządzanie wiedzą", nr 17
* Major P., Spałek S. (2017), ''Omówienie tradycyjnych i współczesnych metod komunikacji w zespołach projektowych'', Wydział Organizacji i Zarządzania, Politechnika Śląska
* Woźniak K. (2016). ''Informatyczne wspomaganie komunikacji w zespole projektowym'' (red.) Paweł Cabała ''Metody doskonalenia procesów zarządzania projektami w organizacji'', Difin, Warszawa
* Muszyńska K. (2008), ''Zarządzanie komunikacją w projekcie w wybranych metodach zarządzania projektami'', Polskie stowarzyszenie zarządzanie wiedzą, nr 17
* Wróbel B. (2007) ''[http://www.ejournals.eu/sj/index.php/ZP/article/viewFile/1023/1019 Rola komunikacji w zarządzaniu projektem]'', "Zarządzanie publiczne" Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagielońskiego, nr 3
* Woźniak K. (2016), ''Informatyczne wspomaganie komunikacji w zespole projektowym'' [w:] Cabała P. (red.) ''Metody doskonalenia procesów zarządzania projektami w organizacji'', Difin, Warszawa
* Wysocki K.R. (2013). ''Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne.'', Helion, Gliwice
* Wróbel M. (2007), ''Rola komunikacji w zarządzaniu projektami'', Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, nr 3
* Wysocki R. (2013), ''Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne'', Helion, Gliwice
</noautolinks>


{{a|Paulina Skomro}}
{{a|Paulina Skomro}}
[[Kategoria:Zarządzanie projektami]]
[[Kategoria:Zarządzanie projektami]]
{{#metamaster:description|Komunikacja w projekcie - przekaz i ocena rozwiązań. Zarządzanie komunikacją i dobór kanałów.}}

Aktualna wersja na dzień 22:16, 14 sty 2024

Obieg informacji w projekcie - to komunikacja w zespole projektowym, która spełnia funkcje przekazu informacji wewnątrz grupy projektowej dzięki czemu umożliwia rozpoznawanie a także ocenę poszczególnych rozwiązań prowadząc do podjęcia najlepszej decyzji. Procesy i działania jakie występują w zarządzaniu komunikacją w projekcie formułują pomiędzy jednostkami, które są zaangażowane w przedsięwzięcie, siec połączonych ze sobą informacji niezbędnych do poprawnej realizacji projektu. W przekazie informacji ważny jest odpowiedni dobór kanałów oraz środków komunikacji, a także jasne formułowanie komunikatów, utrzymanie stałego przepływu informacji przy tworzeniu spotkań, raportów, konferencji wirtualnych oraz maili czy telefonów.

TL;DR

Komunikacja w projekcie to przekazywanie informacji w zespole projektowym, mające na celu umożliwienie podjęcia najlepszych decyzji. Proces zarządzania komunikacją obejmuje planowanie komunikacji, dystrybucję informacji, sprawozdawczość wyników oraz zamknięcie administracyjne. Metody przekazu informacji to komunikacja pisemna, ustna i elektroniczna. Istnieje wiele wymiarów komunikacji, a także różne narzędzia tradycyjne i współczesne do przekazywania informacji.

Schemat procesu komunikacji

W procesie komunikacji nadawca posiadający wyznaczony cel, wysyła wiadomość odbiorcy w formie informacji nadanej kanałem informacyjnym. Forma przekazu musi być dopasowana do specyfiki adresata, który odbierając informacje musi ją odkodować oraz zinterpretować, zrozumieć, a także odpowiednio na nią zareagować. Taka reakcja nazywana jest sprzężeniem zwrotnym dzięki któremu proces komunikacji zapętla się, a nadawca jest pewny, że jego komunikat do adresata został zrozumiany. Na jakość przekazu informacji mają wpływ: kompetencje uczestników, otoczenie i występujące szumy informacyjne (zewnętrzne zakłócenia). Zakłócenia mogą zniekształcić wiadomość i są nie zależne od uczestników. W schemacie komunikacji występuję również kanał przekazu, który jest środkiem transportu komunikatu i powinien być dostosowany do specyfiki projektu, potrzeb, panujących w nim zasad oraz możliwości nadawcy jak i odbiorcy. Wyróżnia się trzy formy kanałów informacyjnych: wizualne, werbalne i pisemne.

Rys. 1 Schemat procesu komunikacji [1]

Model efektu dobrej komunikacji w projekcie

Model H. Cottermana, K. Forsberga i H. Mooz przedstawia efekt dobrej komunikacji w projekcie łącząc ze sobą czterech czynników (uczestnicy, technicy, środowiska projektów i język). Czynniki te mogą ułatwiać bądź tez utrudniać proces komunikacji w zespole projektowym. Brak standardów, destruktywna krytyka czy też nadmierna rywalizacja mogą spowodować, że komunikacja będzie bardzo trudna przez co praca będzie mniej wydajna i skomplikowana co prowadzi do generowania zbędnych kosztów.

Rys. 1 Model efektu dobrej komunikacji w projekcie [2]

Proces zarządzania komunikacją w projekcie

Głównym celem procesu zarządzania komunikacją jest dbanie o to, aby odpowiednie informacje przekazane przez odpowiedniego nadawcę zostały zręcznie dostarczone do właściwego odbiorcy. W zakresie procesu zarządzania komunikacją według Project Management Institute można wyróżnić cztery procesy:

1. Planowanie komunikacji - stworzenie planu komunikacji jest niezbędne do efektywnej komunikacji. Narzędziami służącymi do przygotowania planu jest analiza interesariuszy, która określa ich potrzeby komunikacyjne oraz wskazuje ustalenia preferowanych metod komunikacji - częstotliwość kontaktów i ich formy. Po wykonaniu analizy następuje tworzenie planu komunikacyjnego, który wymienia oraz wyjaśnia rodzaje komunikacji funkcjonujące w trakcie realizacji projektu. Niezwykle istotny jest fakt, że plan komunikacyjny może ewoluować. W razie wykrycia wad, luk wprowadzane są korekty niektórych kanałów komunikacyjnych. W konstrukcji planu komunikacji ważne jest określenie odpowiedniego czasu na odpowiedź co ułatwia pracę.

2. Dystrybucja informacji w projekcie - dostarczanie interesariuszom informacji w założonym czasie w planie komunikacji. W dystrybucji informacji można użyć różnych metod. Do from komunikacji ustnej można zaliczyć: wideokonferencje, konferencje, rozmowy telefoniczne. Natomiast formy pisemne obejmują m.in.: dostęp do elektronicznej bazy danych, kontrakty, formularze, plany projektu, mail, czat wewnętrznych.

3. Sprawozdawczość wyników - gromadzenie oraz rozpowszechnianie informacji o wynikach projektu. Celem tego jest informowanie interesariuszy projektu o sposobie wykorzystania zasobów w celu dotychczasowej realizacji projektu. Informacje przekazywane są w postaci:

  • raportów stanu - określające obecną sytuacje realizacji projektu oraz wykonane zadania.
  • raport postępu - informacje dotyczące zespołu i jego osiągnięć
  • prognozy - przewidywane działania związane z realizacją projektu.

4. Zamknięcie administracyjne - weryfikacja i dokumentacja wyników realizacji projektu służącej do akceptacji przez sponsora, przełożonych bądź klienta danego przedsięwzięcia w celu akceptacji. Zamknięcie administracyjne projektu wymaga zgromadzenia wyników, sprawdzenie czy zamierzone cele zostały zrealizowane oraz zarchiwizować wyniki dla potrzeb przyszłych działań.

Metody przekazu informacji w zespole projektowym

Podstawową metodą przekazu informacji w zespołach projektowych jest komunikacja werbalna. Dzieli się ona na pisemną, ustna i elektroniczną.

Komunikacja pisemna - wykorzystywana do porozumiewania się przy pomocy notatek, sprawozdań i raportów, listów. Zaletą korzystania z komunikacji w formie pisemnej jest większa precyzja oraz skuteczność przekazywania informacji po której zawsze zostaje trwały ślad zapisu. Wadą natomiast jest czas oczekiwania na informację zwrotną.

Komunikacja ustna - odbywa się podczas bezpośrednich rozmów czy też dyskusji telefonicznych. Zaletą tej wymiany informacji jest bezpośredni kontakt co wiąże się z szybką wymiana opinii. Natomiast wadą w przypadku wymiany szczegółowych informacji jest ryzyko nie zapamiętania wszystkich detali w przekazywanej wiadomości.

Komunikacja elektroniczna - jest to połączenie ustnej i pisemnej komunikacji za pomocą niewerbalnych sygnałów. W tym sposobie porozumiewania należy także wyróżnić komunikacje niewerbalną przy której używa się środki pozajęzykowe (ton głosu, wyraz twarzy, mowa ciała oraz wygląd zewnętrzny). Niewerbalna metoda to dopełnienie werbalnej wymiany informacji w projekcie, ponieważ pomaga ona w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji, wpływa na kontrolowanie interakcji. Używanie werbalnych komunikatów służy do przekazywania informacji a niewerbalne sygnały pomagają w ich interpretacji.

Wymiary komunikacji

  • wewnętrzne (odbywające się w ramach projektu) oraz zewnętrzne (komunikacja z interesariuszami, klientami)
  • formalne (raporty, baza danych, dokumentacja projektu) oraz nieformalne (email, wiadomości)
  • pionowe (rzesza hierarchii organizacji) i poziome (między współpracownikami)
  • oficjalne (o charakterze prawnym) oraz nieoficjalne (niezobowiązujące dyskusje)
  • pisemne (sprawozdania, notatki), ustne (rozmowy telefoniczne, osobiste)
  • werbalna i niewerbalna
  • komunikacja za pomocą zdalnego dostępu np. Internet oraz komunikacja wymagająca obecności (zebrania, spotkania)
  • zaplanowane (okresowe spotkania) a także niezaplanowane (sporadyczne, wynikające z nieoczekiwanych zdarzeń)

Narzędzia tradycyjnych i współczesnych kanałów przekazu informacji[3]

Tradycyjne metody komunikacji Współczesne metody komunikacji
  • Spotkania
  • Rozmowy i kontakt telefoniczny
  • Dokumentacja papierowa
  • Tablice ścierne
  • Poczta elektroniczna
  • Komunikatory
  • Audiokonferencje
  • Wideokonferencje
  • Blogi projektowe
  • Portal projektu
  • Kalendarz grupowy
  • Wirtualne tablice


Obieg informacji w projekcieartykuły polecane
Komunikacja z interesariuszamiZarządzanie komunikacją wg PMBOKKanał komunikacyjnyJakość informacjiSerwis internetowyPlan komunikacji w projekciePlan reakcji na ryzykoPrzesyłka pocztowaEwaluacja projektuCech rzemiosł różnych

Przypisy

  1. Major P., Spałek S. (2017), s. 3
  2. Źródło: H. Cotterman, K. Forsberg, H. Mooz. (2003), s. 3.
  3. Major P., Spałek S. (2017), s. 6.

Bibliografia

  • Cotterman H., Forsberg K., Mooz H. (2003), Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering, John Wiley and Sons, New York
  • Grucza B. (2012), Zarządzanie komunikacją w projekcie [w:] Trocki M. (red.) Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
  • Major P., Spałek S. (2017), Omówienie tradycyjnych i współczesnych metod komunikacji w zespołach projektowych, Wydział Organizacji i Zarządzania, Politechnika Śląska
  • Muszyńska K. (2008), Zarządzanie komunikacją w projekcie w wybranych metodach zarządzania projektami, Polskie stowarzyszenie zarządzanie wiedzą, nr 17
  • Woźniak K. (2016), Informatyczne wspomaganie komunikacji w zespole projektowym [w:] Cabała P. (red.) Metody doskonalenia procesów zarządzania projektami w organizacji, Difin, Warszawa
  • Wróbel M. (2007), Rola komunikacji w zarządzaniu projektami, Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, nr 3
  • Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice


Autor: Paulina Skomro