Rezerwa menedżerska

Rezerwa menedżerska to pojęcie, które odnosi się do specjalnego zasobu, który jest tworzony i zarządzany przez menedżerów w celu zapewnienia elastyczności i zdolności do reagowania na nieprzewidywalne zdarzenia oraz wyzwania, które mogą pojawić się w trakcie prowadzenia działalności. Rezerwa menedżerska jest często stosowana jako narzędzie zarządzania ryzykiem, które ma na celu minimalizowanie potencjalnych strat i zapewnienie trwałej stabilności organizacji. Koncertuje się na niespodziewanych pracach tzw. "unknown-uknowns". Stosowana jest do wszelkich dodatkowych prac, w ramach dozwolonego zakresu prac jak również stosowana do zmian stawek za przyszłe prace (Project Management Institute, 2013).

Zastosowania

Rezerwa menedżerska jest nieodłącznym elementem skutecznego zarządzania, ponieważ umożliwia elastyczność i zdolność do adaptacji w dynamicznym i nieprzewidywalnym środowisku biznesowym. Dzięki rezerwie menedżerskiej organizacja może szybko reagować na zmiany i kryzysy, minimalizując tym samym negatywne konsekwencje dla jej funkcjonowania. Jest to szczególnie istotne w obecnych czasach, gdy świat biznesu jest poddawany wielu niepewnościom, takim jak zmienne warunki gospodarcze, zmieniające się preferencje klientów, szybki rozwój technologiczny czy nawet pandemie.

Rezerwa menedżerska nie tylko zapewnia organizacji stabilność finansową, ale również pozwala na strategiczne inwestowanie i rozwój. Dzięki posiadaniu rezerwy menedżerskiej, menedżerowie mogą podejmować ryzyko w celu realizacji ambitnych projektów, które mogą przynieść długoterminowe korzyści. Jednocześnie, dzięki rezerwie menedżerskiej, organizacja ma również możliwość minimalizowania strat związanych z niepowodzeniem takich projektów.

Teorie rezerwy menadżerskiej

W teorii istnieją trzy sposoby określenia rezerwy menadżerskiej; nieuczestnicząca (nonparticipative), partycypacyjnej (participative) lub kombinacje tych dwóch (Gould K, 1995):

• budżet nieuczestniczący - rozwój rezerwy menadżerskiej jest budżetowany przez kierownictwo wyższego szczebla poprzez podział budżetu. Termin ten jest również znany jako podejście odgórne (top-down).
• budżet partycypacyjny - jest realizowany na niższych szczeblach. Odbywa się to poprzez budżetowanie w umowie budżetowej, jest dokładnie określone, co należy wykonać, aby zrealizować projekt. Nadwyżka budżetowa, która powstaje podczas określenia punktu wydajności jest przekazana na rezerwę menadżerską.
• podejście łączone - jest to sytuacja, w której kierownictwo wyższego i niższego szczebla negocjuje wspólnie uzgodnienia budżetu. W tym przypadku kierownik projektu ustaliłby wstępny szacunek budżetu, a menadżerowie indywidualnie negocjowali i uzasadniali zwiększenie bądź zmniejszenie budżetu rezerwy menadżerskiej, której potrzebują, aby wykonać poszczególne zadania w projekcie

Istota i zasady rezerwy menedżerskiej

Rezerwa menedżerska jest jednym z kluczowych narzędzi używanych przez menedżerów do skutecznego zarządzania projektami. Jest to kwota pieniędzy, która jest przydzielana na potrzeby kontroli zarządczej oraz na pokrycie nieprzewidzianych prac i wydarzeń, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu. Rezerwa menedżerska ma na celu zapewnienie elastyczności i możliwość reagowania na zmienne warunki i sytuacje, które mogą wpłynąć na projekt.

W praktyce, rezerwa menedżerska może być używana do:

• pokrycia dodatkowych kosztów związanych z rozwiązaniem problemów i wyzwań, które nie były uwzględnione w pierwotnym planie projektu;
• finansowania dodatkowych zadań, które mogą się pojawić w trakcie realizacji projektu;
• dostosowywania harmonogramu projektu w przypadku opóźnień lub problemów;
• zabezpieczenia przed nieoczekiwanymi zmianami w otoczeniu projektu, takimi jak zmiany w przepisach lub technologii.

Rezerwa menedżerska jest odpowiedzią na niepewność i ryzyko związane z realizacją projektu. Daje menedżerowi pewną elastyczność i możliwość podjęcia szybkich decyzji w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji.

Różnica między rezerwą menedżerską a budżetem projektu

Ważne jest zrozumienie różnicy między rezerwą menedżerską a budżetem projektu. Budżet projektu to planowane wydatki na poszczególne etapy i zadania projektu. Jest to kwota pieniędzy, która jest przydzielana na podstawie szacunkowych kosztów i czasu realizacji projektu.

Z kolei rezerwa menedżerska jest dodatkową kwotą pieniędzy, która jest przeznaczana na nieprzewidziane wydatki i sytuacje. Rezerwa menedżerska jest elastycznym narzędziem, które umożliwia menedżerowi dostosowanie się do zmian w trakcie realizacji projektu. Jest to zabezpieczenie przed nieoczekiwanymi kosztami i problemami, które mogą się pojawić w trakcie projektu.

Określanie wielkości rezerwy menedżerskiej w zależności od niepewności projektu

Wielkość rezerwy menedżerskiej jest zależna od stopnia niepewności związanej z projektem. Im większe ryzyko i niepewność, tym większa powinna być rezerwa menedżerska.

Określanie wielkości rezerwy menedżerskiej jest procesem, który wymaga oceny ryzyka i niepewności związanych z projektem. Istnieją różne metody i techniki, które mogą być stosowane do szacowania rezerwy menedżerskiej, takie jak analiza Monte Carlo, analiza ryzyka czy metoda Pareto (80/20).

Jednym z kluczowych czynników, które wpływają na określanie wielkości rezerwy menedżerskiej, jest stopień niepewności dotyczącej czasu i kosztów realizacji projektu. Im większa niepewność, tym większa powinna być rezerwa menedżerska. Zwykle jest to od 5 do 15% wartości budżetu (Nowak E., Nieplowicz M., 2013).

Wykorzystanie rezerwy menedżerskiej

Rezerwa menedżerska jest narzędziem zarządzania ryzykiem w projektach, które ma na celu zapewnienie elastyczności i umożliwienie menedżerom projektu podejmowania decyzji w przypadku nieprzewidzianych sytuacji. Zakres wykorzystania rezerwy menedżerskiej obejmuje różne aspekty projektu, takie jak budżet, harmonogram, zagrożenia czy zmiany w zakresie projektu.

Wykorzystanie rezerwy menedżerskiej powinno odbywać się zgodnie z określonymi wytycznymi, aby zapewnić odpowiednie zarządzanie środkami rezerwowymi i uniknąć nadużyć. Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych wytycznych dotyczących korzystania z rezerwy menedżerskiej:

• Niewykorzystywanie rezerwy menedżerskiej do rekompensowania przekroczenia budżetu. Rezerwa menedżerska powinna być przeznaczona wyłącznie na pokrycie nieprzewidzianych kosztów lub ryzyk projektowych. Nie powinna być używana do rekompensowania przekroczeń budżetu spowodowanych błędnym szacowaniem lub zarządzaniem kosztami. Przekroczenia budżetu powinny być rozważane oddzielnie i w sposób odpowiedni.
• Niewykorzystywanie rezerwy menedżerskiej podczas korzystania z techniki kompresji harmonogramów. Technika kompresji harmonogramów, takie jak skracanie czasu trwania poszczególnych etapów projektu, może prowadzić do większego ryzyka wystąpienia nieprzewidzianych problemów. W takich przypadkach nie powinno się korzystać z rezerwy menedżerskiej, aby zapewnić odpowiednie środki na rozwiązanie tych problemów.
• "Pozłacanie" i plan awaryjny finansowane z innych źródeł. Rezerwa menedżerska nie powinna być przeznaczona na "pozłacanie" projektu i plan awaryjny lub na przewidziane ryzyka projektowe.
• Finansowanie zmian w zakresie projektu z rezerwy menedżerskiej. Jeśli w trakcie realizacji projektu pojawią się zmiany w zakresie, które wymagają dodatkowych środków finansowych, rezerwa menedżerska może być wykorzystana na ich pokrycie. Jednak decyzja o wykorzystaniu rezerwy menedżerskiej powinna być podejmowana w sposób rozważny i uzasadniony.

Monitorowanie i aktualizacja stanu rezerwy menedżerskiej

Stan rezerwy menedżerskiej powinien być monitorowany na bieżąco, aby upewnić się, że jest ona odpowiednio wykorzystywana. Komitet sterujący lub sponsor powinien regularnie aktualizować informacje dotyczące rezerwy menedżerskiej i informować zespół projektowy o ewentualnych zmianach w jej stanie. Monitorowanie stanu rezerwy menedżerskiej pozwala na skuteczne zarządzanie ryzykiem i podejmowanie odpowiednich decyzji w trakcie realizacji projektu.

Przestrzeganie powyższych wytycznych dotyczących korzystania z rezerwy menedżerskiej jest kluczowe dla skutecznego zarządzania projektami. Zapewnia to odpowiednie wykorzystanie środków rezerwowych i minimalizuje ryzyko nadużyć. Rezerwa menedżerska stanowi ważne narzędzie dla menedżerów projektów, które pozwala na elastyczność i skuteczne reagowanie na nieprzewidziane sytuacje.

Proces podejmowania decyzji dotyczących rezerwy menedżerskiej

W procesie podejmowania decyzji dotyczących rezerwy menedżerskiej kluczową rolę odgrywa komitet sterujący lub sponsor. Skład powinien być starannie dobrany i obejmować osoby posiadające odpowiednie kompetencje zarządcze oraz wiedzę na temat specyfiki projektu.

Kolejnym istotnym elementem procesu podejmowania decyzji dotyczących rezerwy menedżerskiej jest uwzględnienie priorytetów i ryzyka projektu. Rezerwa menedżerska powinna być alokowana zgodnie z priorytetami projektu, czyli obszarami, które są kluczowe dla jego sukcesu. W przypadku wystąpienia zagrożeń lub problemów, rezerwa menedżerska może być wykorzystana na ich rozwiązanie, przy minimalnym wpływie na harmonogram i budżet projektu.

Zarządzanie ryzykiem jest również istotne przy podejmowaniu decyzji dotyczących rezerwy menedżerskiej. Każdy projekt wiąże się z pewnym stopniem ryzyka, które może wpływać na jego przebieg i rezultat. Rezerwa menedżerska powinna uwzględniać możliwość wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji i być odpowiednio rozdzielana w zależności od stopnia ryzyka. Dzięki temu możliwe jest szybkie reagowanie na problemy i minimalizowanie ich negatywnego wpływu na projekt.

Rezerwa menedżerska powinna być elastyczna i dostosowywana do postępu projektu oraz pojawiających się zagrożeń. W miarę jak projekt się rozwija i osiąga kolejne etapy, może okazać się, że niektóre obszary wymagają większej rezerwy menedżerskiej, natomiast inne mogą być mniej narażone na ryzyko. Dlatego ważne jest regularne monitorowanie postępu prac i dostosowywanie alokacji rezerwy menedżerskiej do aktualnych potrzeb projektu.

Pojawiające się zagrożenia również mogą mieć wpływ na rezerwę menedżerską. Jeżeli pojawia się ryzyko, które wymaga dodatkowych działań lub zasobów, rezerwa menedżerska może zostać wykorzystana na pokrycie tych dodatkowych potrzeb. W przypadku wystąpienia poważnych zagrożeń, konieczne może być nawet zwiększenie rezerwy menedżerskiej w celu zabezpieczenia projektu przed ewentualnymi stratami.

Skuteczne zarządzanie rezerwą menedżerską

Skuteczne zarządzanie rezerwą menedżerską ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu projektu. Rezerwa menedżerska to dodatkowy czas, zasoby lub budżet, które są zarezerwowane na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń lub opóźnień w projekcie. Jej skuteczne wykorzystanie może zapewnić, że projekt zostanie zakończony na czas i zgodnie z założeniami.

Menedżerowie projektu powinni być w stanie rozpoznać sygnały ostrzegawcze i podejmować odpowiednie działania w celu minimalizacji wpływu tych zagrożeń na projekt. W przypadku wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń, rezerwa menedżerska może zostać wykorzystana do skompensowania opóźnień lub problemów, zapewniając kontynuację projektu bez większych zakłóceń.

Ponadto, skuteczne wykorzystanie rezerwy menedżerskiej wymaga również umiejętności planowania i alokacji zasobów. Menedżerowie projektu muszą być w stanie odpowiednio rozdzielić rezerwę menedżerską w zależności od priorytetów i potrzeb projektu. Ważne jest, aby zapewnić, że rezerwa menedżerska jest używana w sposób efektywny i zgodnie z celami projektu.

Większa rezerwa menedżerskia dla projektów o wysokim stopniu niepewności

Projekty o wysokim stopniu niepewności są bardziej narażone na wystąpienie nieprzewidzianych zdarzeń i opóźnień. Dlatego ważne jest, aby przewidzieć większą rezerwę menedżerską dla takich projektów. Większa rezerwa menedżerska pozwoli na elastyczność i dostosowanie się do zmieniających się warunków, minimalizując ryzyko opóźnień i niepowodzeń.

Przy przewidywaniu większej rezerwy menedżerskiej dla projektów o wysokim stopniu niepewności, kluczowe jest dokładne oszacowanie ryzyka i przewidywanie potencjalnych problemów. Menedżerowie projektu powinni uwzględnić wszystkie czynniki, które mogą wpływać na realizację projektu i odpowiednio dostosować rezerwę menedżerską.

Rezerwa menedżerska — artykuły polecane

Rezerwy w projekcie — Fast tracking — Technika MoSCoW — Portfel projektów — Optymalizacja czasu zadań (crashing) — Metodyka Ten Step — Proces zarządzania projektem — Cykl życia projektu — Żelazny trójkąt

Bibliografia

• Christensen D., Templin C. (2000), An analysis of management reserve budger on defense acquisition contract
• Elzink C. (2012), Contingency Reserve and Uncertainty, Melbourne
• Gould K. (1995), An Analysis of the purpose and development of management reserve, Ohio
• Lipke W. (1999), Applying Management Reserve to Software Project Management, Software Engineering Technology, Oklahoma
• Nowak E., Nieplowicz M. (2013), Rachunkowość a controlling, Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu, Wrocław
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management

Autor: Natalia Woźniczka