Komunikowanie interpersonalne

Komunikowanie interpersonalne - komunikacja interpersonalna jest to porozumiewanie się, przekazywanie myśli i podawanie wiadomości. W literaturze możemy znaleźć określenie komunikacji interpersonalnej jako:

• cykliczny proces dawania i otrzymywania informacji,
• proces dawania i otrzymywania informacji w tym samym czasie,
• alienujący lub wyzwalający proces sprzężenia zwrotnego.

Narzędziem komunikacji jest język oraz zachowania niewerbalne, gesty, mimika, pantomimika, nieartykułowane dźwięki, uściski dłoni, sposób ubierania się, makijaż, pewne formy zachowania się itp. Funkcją komunikacji jest przekazywanie stanów psychicznych jednej osoby lub grupy za pośrednictwem uzgodnionego kodu innej osobie lub grupom. Celem komunikowania się jest wywieranie na siebie wzajemnego, zamierzonego lub nie, wpływu.

Mechanizm komunikowania się posiada trzy podstawowe elementy: nadawca, komunikat, odbiorca. Nie może brakować żadnego z tych elementów, ponieważ wtedy komunikat nie wystąpi. Przykładem może być popularne w naszych czasach komunikowanie się za pomocą esemesów. Jeżeli wyślemy taki komunikat, a odbiorca go nie odczyta, wtedy komunikacja nie nastąpi. Składnikami procesu komunikowania się są: nadawca, kodowanie, komunikat, kanał, odbiorca, dekodowanie i sprzężenie zwrotne. Nadawca - jest to osoba, od której zaczyna się komunikowanie, osoba, która ma informację potrzebną, chęć i cel, aby przekazać je innym osobom. W przedsiębiorstwach nadawcą jest kierownik, który przekazuje informacje o ważnych terminach realizacji zadania, aby motywować swoich pracowników do szybkiego działania.

Kodowanie - to proces przekazywania informacji różnymi gestami i symbolami. Głównym celem kodowania jest porozumiewanie się, czyli dobieranie do siebie odpowiednich gestów i słów, które mają to samo znaczenie. Dlatego główną przyczyną nieporozumień lub braku komunikacji jest brak wspólnoty gestów i słów.

Komunikat - to fizyczna forma kodowania informacji. Przyjmuje ona każdą postać, którą możemy odczytać i zrozumieć np.: mowę słyszymy, słowa pisane przeczytamy, a ruch możemy zobaczyć.

Kanał - to środek przekazywania informacji od jednej osoby do drugiej, jest on nieodłączną formą komunikatu. Gdy chcemy, aby komunikacja była sprawna i skuteczna musimy wybrać odpowiedni kanał. Czasami wybór takiego kanału jest zależny od upodobań lub przyzwyczajeń nadawcy np.: jedna osoba chce przekazać informacje posługując się telefonem z tego powodu że nie lubi pisać, a druga osoba pisze swoje notatki ręcznie, a mogłaby to zrobić na komputerze. Każda z tych metod może być odpowiednia w określonych przypadkach. Jeśli mamy do przekazania jakiś komunikat musimy zastanowić się, jaka forma będzie najlepsza.

Odbiorca - jest to osoba, dla której przeznaczony jest komunikat. Na różnych spotkaniach, na których występuje duża liczba odbiorców notatka jest przekazywana nie do jednego słuchacza, ale do wszystkich zebranych. Natomiast, gdy uczestniczymy w spotkaniu "w cztery czy" wtedy komunikat jest adresowany tylko do jednej konkretnej osoby.

Dekodowanie - jest to inaczej interpretowanie komunikatu i przetwarzanie go w sposób dla nas zrozumiały. Jest to działanie dwu etapowe: odbiorca musi najpierw otrzymać komunikat, a następnie go przetworzyć. Na dekodowanie mają wpływ: doświadczenia, własna ocena symboli i gestów, oczekiwania i wzajemność znaczeń z nadawcą. Możemy powiedzieć, że komunikacja jest dopiero skuteczna wtedy, kiedy odpowiada odbiorcy i zamierzonemu komunikatowi nadawcy.

Sprzężenie zwrotne - jest to reakcja odbiorcy na komunikat nadawcy. Sprzężenie zwrotne obejmuje takie same etapy jak pierwotne komunikowanie się. W organizacjach sprzężenie zwrotne przyjmuje różne formy: od bezpośredniego, jak proste, ustne potwierdzenie przyjęcia komunikatu, do sprzężenia pośredniego wyrażającego się działaniami lub dokumentacją.

TL;DR

Komunikacja interpersonalna jest procesem przekazywania informacji za pomocą języka i zachowań niewerbalnych. Składa się z nadawcy, komunikatu, kanału i odbiorcy. Istnieją różne rodzaje komunikacji interpersonalnej, takie jak frazeologiczna, tautologiczna, termostatowa i inne. Barierami skutecznego komunikowania się są m.in. filtorwanie, selektywna percepcja, przeciążenie informacyjne i emocje. Przezwyciężanie tych barier wymaga m.in. korzystania ze sprzężenia zwrotnego, upraszczania języka i słuchania aktywnego. Mowa ciała jest ważnym aspektem komunikacji interpersonalnej i obejmuje gestykulację, mimikę twarzy, spojrzenia i dotyk.

Podział komunikacji wg Michaela Fleischera

Michael Fleischer rozróżnia następujące rodzaje komunikacji interpersonalnej:

• Frazeologiczna - polega na transportowaniu znaczeń już wynegocjowanych w celu ich dalszego utrwalania,
• Tautologiczna - prezentowane są wypowiedzi, powielające poprzednią wypowiedź, ale w językowo odmiennej formie,
• Termostatowa - nie znosi wątpliwości, podawania w wątpliwość, wychodzenia poza ramy przesłanek generujących wypowiedzi,
• Diagnostyczna - nie chodzi oto, co się mówi, lecz oto, jak się mówi, oraz oto, co ja chcę usłyszeć,
• Działaniowa - produkcja wypowiedzi jako elementu działania w danej sytuacji społecznej, w celu podtrzymania tej sytuacji za pomocą komunikacji (small talk),
• Autystyczna - nie ma procesu negocjacji znaczeń, lecz tylko manifestowanie znaczeń przy braku zainteresowania semantyką reprezentowaną przez odbiorcę,
• Eufemistyczna - czyli jak powiedzieć coś tak, by nadawca miał przekonującą możliwość twierdzenia, że tego, co przez odbiorcę zostało zrozumiane, wcale nie mówił,
• Indeksalna - wypowiedź nie oznacza tego, co zostało wypowiedziane, lecz wskazuje na coś, co nie jest zawarte w wypowiedzi, a jedynie ją w tym celu wykorzystuje,
• Kooperatywna - w centrum produkcji wypowiedzi stoi negocjowanie znaczeń, tworzonych w trakcie samego aktu komunikacji, wspólnie przez wszystkich; wypowiedź powstaje ze współdziałania aktywnych i równouprawnionych, nie-hierarchicznych w danej sytuacji osób,
• Subwersywna - pokazujemy ludziom ich poglądy (które nie są naszymi), a oni obrażają się na nas, zamiast zastanowić się nad sobą.

Bariery skutecznego komunikowania się i sposoby ich przezwyciężania

Komunikowanie się jest procesem złożonym. Symbole, którymi posługujemy się w komunikacji są często nieprecyzyjne. Przykładem może być słowo "praca", które może oznaczać wiele, np.: roznoszenie gazet lub kierowanie przedsiębiorstwem i wiele innych czynności. Dlatego nieprecyzyjność języka jest jednym z powodów, dla których uzyskanie doskonałej komunikacji jest trudne a czasami niemożliwe.

Klasyfikacje barier skutecznego komunikowania się

• Filtrowanie - zamierzone manipulowanie informacją, żeby odbiorcy wydawała się korzystniejsza.
• Selektywna percepcja - odbieranie komunikatów na podstawie tego, co się selektywnie widzi i słyszy w zależności od swoich potrzeb, motywacji, doświadczenia, pochodzenia i innych cech osobistych.
• Przeciążenie informacyjne - kiedy ilość informacji, z która dana osoba ma do czynienia, przekracza jej zdolność przetwarzania.
• Emocje - komunikaty są często różnie interpretowane w zależności od tego, czy jest się wesołym, czy smutnym w chwili odebrania komunikatu.
• Język - słowa mają różne znaczenie dla różnych ludzi. Odbiorcy będą się posługiwać własnymi definicjami komunikatów.
• Niepokój komunikacyjny - nadmierny niepokój odczuwany przy konieczności kontaktów twarzą w twarz.

Inna klasyfikacja barier to:

• niezdecydowanie co do zawartości komunikatu,
• nieznajomość sytuacji odbiorcy,
• konflikty emocjonalne,
• trudności w wyrażaniu myśli,
• zakłócenia fizyczne, nadmiar i interferencja sygnałów, sprzeczne komunikaty,
• zakłócenia w odbiorze, brak uwagi, skupienia,
• trudności w zrozumieniu spowodowane odmiennością kulturową, złą interpretacją słów, odmiennością reakcji emocjonalnych,
• złożoność komunikatu,
• utrudnienia w transmisji i przyjęcia komunikatu,
• różnice (dystans) między nadawcą i odbiorcą.

Ważnymi elementami, które również mogą stanowić bariery komunikacji są:

• kategoryczność - unikamy mówienia: zawsze, nigdy, wcale, zupełnie itp., słów które sugerują wiedzę absolutną i niepodważalna;
• reakcje emocjonalne - bądźmy świadomi odczuć, emocji jakie budzą się w nas, starajmy się nad nimi panować,
• wygląd - starajmy się wyglądać schludnie i czysto, kiedy mamy w zamiarze przekazać wiadomość; nie zwracajmy za wiele uwagi na wygląd innych, gdyż może to zakłócić odbiór ich komunikatów,
• trema - wystąpienie przed (dużą) grupą ludzi może powodować tremę; w przypadku dużej grupy starajmy się zainteresować możliwie najwięcej słuchaczy, wręcz spisać kluczowe fragmenty wypowiedzi,
• nadmiar informacji - za wiele informacji to równie źle ca za mało; nadmiar powoduje zmniejszenie zdolności percepcji i wyłapania istotnych wiadomości,
• brak sprzężenia zwrotnego - zadawajmy pytania, słuchajmy uważnie i okazujmy swoje reakcje,
• zła organizacja - planujmy wystąpienie, rozmowę itp.; starajmy się uporządkować przyjmowane komunikaty.

Aby nasz komunikacja była usprawniona powinnyśmy przygotowywać nasze rozmowy starannie, zwracać większą uwagę na cel i słuchacza, ale nie zapominać również o temacie naszej rozmowy. Przed rozpoczęciem naszej rozmowy powinniśmy uprzedzić słuchacza o tym, czego może się spodziewać na naszym spotkaniu. Gdy chcemy zachęcić naszego słuchacza do wysłuchania tego, co mamy do przekazania i gdy chcemy, aby był zadowolony i wyniósł coś ze spotkania powinniśmy byś konkretni, precyzyjni, używać bezpośrednich odniesień, w miarę możliwości również ilustracji oraz przykładów liczbowych. Lecz najważniejsze jest tu, aby trzymać się konkretnego tematu i na zakończenie zrobić podsumowanie najważniejszych rzeczy.

Ważną rzeczą jest również stwarzanie okazji udzielenia odpowiedzi, co pozwoli na sprawdzenie poprawności i trafności przekazu oraz wyjaśnienie nieścisłości. Przewidujemy również wątpliwości odbiorców i możliwości odpowiedzi na nie. Możemy również naszym słuchaczom pomóc włączyć się do rozmowy. Poniższa tabela prezentuje sposoby przezwyciężania barier w komunikacji.

Przezwyciężanie barier w skutecznej komunikacji

• Korzystaj ze sprzężenia zwrotnego - sprawdzaj dokładność tego, co przekazano, albo tego, co Ci się wydaje że usłyszałeś.
• Upraszczaj język - posługuj się słowami zrozumiałymi dla twoich słuchaczy.
• Słuchaj aktywnie - słuchaj, aby odebrać pełne znaczenie komunikatu bez przedwczesnych osadów lub interpretacji i bez myślenia o tym, co powiesz w odpowiedzi.
• Panuj nad emocjami - uświadom sobie, czy nie odczuwasz zbyt silnych emocji. Jeżeli tak jest, nie komunikuj się do chwili odzyskania spokoju.
• Zwracaj uwagę na sygnały niewerbalne - zdawaj sobie sprawę z tego, że czyny mówią głośniej niż słowa. Zapewnij ich zgodność.

Mowa ciała, jako ważny aspekt komunikacji interpersonalnej

Emocje przekazywane za pomocą mowy ciała są definiowane kulturowo. Te same zachowania mogą mieć inne znaczenie i odmiennie być interpretowane w różnych kulturach. Większość przejawów mowy ciała jest tak samo rozumiana w każdej szerokości geograficznej, jednak niektóre jej elementy są charakterystyczne dla konkretnych narodów czy regionów.

Do mowy ciała zaliczane są:

• kinezjetyka, czyli gestykulacja: ruch rąk, palców, nóg, stóp, głowy, ramion oraz pozycja ciała w trakcie rozmowy,
• mimika twarzy,
• spojrzenia i ich wymiana,
• haptyka, czyli dotyk i kontakt fizyczny.

Pozostałe elementy komunikacji niewerbalnej to:

• wygląd fizyczny, atrakcyjność fizyczna,
• ubiór,
• parajęzyk, czyli dźwięki paralingwistyczne, np. westchnienia, pomruki;także kanał wokalny, np. barwa głosu, akcentowanie, szybkość mówienia,
• dystans fizyczny między rozmówcami (intymny, osobisty, społeczny, publiczny), którym zajmuje się proksemika, badająca wykorzystanie przestrzeni przez rozmówców
• organizacja otoczenia,
• wykorzystanie czasu

Komunikowanie interpersonalne — artykuły polecane

Zasady komunikowania werbalnego — Przeszkoda w komunikacji — Warunki efektywnej komunikacji — Manipulacja językowa — Styl komunikacji w zespole — Bariery komunikacyjne — Komunikacja — Mowa ciała — Komunikacja interpersonalna

Bibliografia

• Bieleń I. (2013), Mowa ciała jako element wykorzystywany w mediacji w sferze publicznej, Przegląd Administracji Publicznej, nr 1
• Osuch W. (2011), Kompetencje w zakresie komunikacji interpersonalnej w dobie postępujących procesów globalizacji, Przedsiębiorczość-Edukacja, 7
• Romanowska M. (2002), Podstawy organizacji i zrządzania, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Stankiewicz J. (2006), Komunikowanie się w organizacji, Wydawnictwo Astrum, Wrocław
• Stoner J., Wankel C. (1992), Kierowanie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wszołek M. (red.) (2013), Komunikacje w rozmowie 2, Wrocław

Autor: Patryk Bora, Dominika Porcja