Metoda 5S

Nazwa 5S pochodzi od pierwszych liter pięciu japońskich słów:

SEIRI (selekcja, porządek) to etap, na którym dokonuje się rozróżnienia przedmiotów potrzebnych od przedmiotów, które nie są potrzebne i wyeliminowania tych zbędnych. Jest to przyjęcie zarządzania obszarem oparte na rzeczach zasadniczych. Za pomocą tzw. Czerwonych kartek przeprowadza się inwentaryzację wszystkiego tego, co jest do wyrzucenia lub jest aktualnie zbędne.

SEITON (systematyka, organizacja) to określenie sposobu i odpowiedniego miejsca składowania wszystkiego tego, co potrzebne jest w danej jednostce (narzędzia, środki transportu, materiały, surowce, półprodukty...) czyli postępowanie w taki sposób, aby w razie potrzeby każda rzecz była dostępna łatwo i w ilościach koniecznych w tej chwili. Celem jest stworzenie uporządkowanych i zadbanych miejsc pracy, stworzenie funkcjonalnego systemu rozmieszczania przedmiotów oraz wzrost wydajności dzięki dostępności produktów, narzędzi, dokumentacji itp. Na tym etapie szczególny nacisk kładziemy na "intensywne ulepszanie", czyli walkę z wszelkiego typu stratami i doskonalenie wszystkich procesów i działań zachodzących w fabryce.

SEISO (sprzątanie, czystość) - to eliminacja brudu, kurzu, wiórów i innych zanieczyszczeń, uczynieniu miejsc pracy i urządzeń doskonale czystymi. Oznacza Sprzątanie przy pomocy personelu inspekcyjnego, demonstrowanie związku pomiędzy stratami, brudem i anomaliami funkcjonowania oraz usunięcie pierwszych przyczyn strat lub brudu. W praktyce jest to dokładne i kilkakrotne czyszczenie / sprzątanie przy pełnym postoju, stworzenie harmonogramów czyszczenia codziennego oraz prowadzenie operacji czyszczenia wraz z przeglądem urządzania / obszaru.

SEIKETSU (Schludność, utrzymanie czystości) to określenie warunków, które umożliwiłyby stabilizację w czasie wdrożonych zachowań organizacyjnych, porządku i czystości. To ustanowienie standardów trzech zrealizowanych "S". stworzenie struktury i metody autokontroli, określenie sposobu dochodzenia do przyczyn nieprawidłowości. Korzystamy tutaj szeroko ze środków "Zarządzania Wzrokowego", tworzonych planów sprzątania i inspekcji oraz przyjętych chęci list poszczególnych stanowisk / obszarów.

SHITSUKE (Samodyscyplina, przestrzeganie wszelkich zasad) ma na celu osiągnięcie skrupulatnego przestrzegania zasad czterech poprzednich "S" i uczynienie z porządku i czystości zwyczajowych praktyk. Na tym etapie należy stworzyć warunki pozwalające na uniknięcie degradacji, "...a niech tam.."., osobistych i redukcyjnych interpretacji metodyki "5S" przy jednoczesnej tolerancji w stosunku do sytuacji wyjątkowych.

TL;DR

Metoda 5S to systematyczne podejście do zarządzania miejscem pracy, oparte na pięciu japońskich słowach: SEIRI (sortowanie), SEITON (systematyzacja), SEISO (czyszczenie), SEIKETSU (standardyzacja) i SHITSUKE (samodyscyplina). Metoda ta ma na celu zapewnienie porządku, czystości i efektywności w miejscu pracy. Wdrożenie 5S wymaga szkolenia pracowników, motywacji i zaangażowania ze strony zarządu. Praktyki 5S przynoszą korzyści, takie jak poprawa jakości, obniżenie kosztów, zwiększenie efektywności i bezpieczeństwa. Wprowadzenie 5S wymaga ustalenia harmonogramu i konsekwentnego wdrażania zasad. Metoda 5S jest kluczowym elementem w doskonaleniu zarządzania i poprawy produktywności.

Wdrażanie

Przed wprowadzeniem praktyk 5S należy przeprowadzić szkolenie pracowników ukierunkowane na:

• Pokazanie, że poprawa czystości i porządek oraz samodyscyplina jest prostym ale skutecznym sposobem poprawiania organizacji pracy i zwiększenia jej efektywności.
• Przedstawieniu im sprawdzonych sposobów skutecznego wprowadzania w życie praktyk 5S oraz przykładów rozwiązań organizacyjnych i praktycznych które zainspirują pracowników.

Ważna jest też motywacja pracowników i zachęcanie ich do praktyk poprzez np. ogłaszanie nowości 5S wprowadzanych na terenie zakładu w formie gazetki lub na tablicy ogłoszeń, publiczne nagrody dla pracowników wykazujących zaangażowanie, rozwieszanie sloganów na terenie zakładów propagujących metodę, rozdawanie znaczków mówiących o wdrażaniu 5S, przeprowadzanie raz w miesiącu dnia 5S, organizowanie konkursów, organizowanie wycieczek do wzorowej fabryki stosującej 5S, wizyty dyrektorów oraz sporządzanie na bieżąco dokumentacji wraz ze zdjęciami z wdrażania metody 5S.

Wdrożenie metody 5S wymaga zgody obydwu stron: dyrektorów i każdej innej osoby w organizacji. Jest bardzo ważne aby wybrać lidera 5S dla całej organizacji, który będzie wdrażał metodę krok po kroku

• Krok 1:

SELEKCJA - celem pierwszego kroku jest jasne i zdecydowane rozróżnienie przedmiotów, które są potrzebne i wyeliminowanie tych, które nie są potrzebne. Podstawowe zasady:

• tylko to, co jest potrzebne,
• tylko tyle, ile potrzeba,
• tylko wtedy, kiedy potrzeba,
• tylko tam, gdzie jest wymagane.

Tutaj bardzo ważnym jest moment, w którym dochodzi do głosu nasza mentalność: "TO KIEDYŚ MOŻE SIĘ JESZCZE PRZYDAĆ…". Słowem kluczowym podczas pierwszego kroku jest słowo: "USUŃ". Podczas pracy powinniśmy pamiętać o zadawaniu sobie pytań np.: do czego to służy, kto tego używa, kiedy ostatni raz to użyłem? Jednym z najczęściej stosowanych narzędzi w kroku pierwszym są tzw. Czerwone Kratki.

• Krok 2:

SYSTEMATYKA - realizacja tego kroku polega na takiej organizacji oraz oznaczeniu wszystkich elementów stanowiska pracy (materiały, narzędzia, przyrządy, instrukcje, dokumenty itp.), aby były one łatwe do użycia i odłożenia na swoje miejsce, jak również do odnalezienia i identyfikacji przez każdego pracownika. Zasady systematyki:

• Jasne wytyczone granice obszarów oraz wyznaczenie osób za nich odpowiedzialnych.
• Wyznaczone i widoczne pola odkładcze, miejsca parkingowe, regały na narzędzia itp.
• Zdefiniowane stany maksymalne oraz minimalne zasobów, narzędzi, materiałów itp.
• Dostępność narzędzi (narzędzia przypisanie do stanowiska, nie do pracownika).
• Wyznaczone i przejezdne drogi transportowe, drogi ewakuacyjne itp.
• Jasne i widoczne opisy (stanowiska, szafy, szafki, regały, pojemniki, szuflady

pojemniki, szuflady, pojemniki, włączniki itp.).

• Zarządzanie wizualne (zdjęcia wyposażenia szafek, oznaczenie kolorami określonych
• surowców, materiałów, zakresów mierników itp.).
• Organizacja wyposażenia stanowiska zgodnie z częstotliwością używania

(im częściej, tym bliżej - im rzadziej, tym dalej).

• Krok 3:

SPRZĄTANIE - trzeci etap metody 5S pozwala na określenie częstotliwości i metody sprzątania stanowiska pracy, jak również dokładne wyznaczenie standardu poprawnego sprzątania oraz przypisanie określonych obszarów i niezbędnych zasobów z tym związanych. Sprzątanie dotyczy nie tylko pracowników produkcyjnych ale także biurowych

• Krok 4:

STANDARYZACJA - wprowadzone standardy prezentują najlepszą i najbardziej bezpieczną metodę pracy. Są gwarancją stabilizacji procesu oraz pewności, że operacje na danym stanowisku będą wykonywane według tych samych kroków, doprowadzając do osiągania tych samych efektów. Dlatego nie są ustalane raz na zawsze, lecz ulegają modyfikacji wraz z przemianami w zakładzie i rozwojem pomysłów pracowniczych. Zaangażowanie pracowników w etap standaryzacji jest bardzo ważny, ponieważ ludzie chętniej stosują się do zasad, które zostały wypracowane przez nich samych niż zasad narzuconych odgórnie

• Krok 5:

SAMODYSCYPLINA - dotyczy utrzymywania standardów, wcześniejsze 4S muszą być przestrzegane za ścisłą dyscypliną, dzień po dniu.

• Ten ostatni krok można zdefiniować jako wykonywanie przez pracownika powierzonych czynności, zgodnie z ustalonymi wcześniej standardami, bez konieczności kontroli ze strony przełożonego.

Odnosi się do naszych przyzwyczajeń i naszych starań, aby ustandaryzowane stanowisko pracy wyglądało zawsze tak samo schludnie.

Korzyści z wdrożenia 5S

Celem 5S jest zaprowadzenie i utrzymanie porządku i dyscypliny w miejscu (na stanowisku) pracy. Praktyki 5S są jednym z fundamentów tworzenia środowiska pracy sprzyjającego działaniom projakościowym, harmonijnej pracy i ciągłemu doskonaleniu stosunków ludzkich, co przekłada się na efektywność organizacji. 5S" jest jednym z najważniejszych elementów dobrego zarządzania. Są to podstawowe działania na rzecz:

• ulepszania pracy
• zapewniające odpowiednią jakość produktów
• niskie koszty wytwarzania
• właściwą dostawę wyrobów gotowych
• bezpieczeństwo
• czyste i schludne stanowiska pracy firmie tworzą dobrą reputację firmy
• zredukowanie ukrytych odpadów w firmie

Metoda działa w taki sposób, aby:

• stanowisko pracy było zorganizowane w sposób możliwie ergonomiczny,
• czas czynności do wykonania zadań na stanowisku pracy był jak najkrótszy,
• następowała optymalizacja wykorzystania powierzchni pracy,
• następowała redukcja (zminimalizowanie) czasu czynności nieprzynoszących bezpośrednio wymiernych korzyści,
• wyposażenie - w tym produkcyjne i biurowe - było jak najlepiej wykorzystane

Schemat (proponowany przez Japończyków) przedstawia hierarchię praktyk zarządzania, które wprowadza się kolejno w toku rozwoju firmy realizując kolejne programy poprawy produktywności. Praktyki 5S stanowią podstawę na której wznosi się gmach nowoczesnego i skutecznego zarządzania. Następnym poziomem jest system zapewniania jakości. Wraz z wprowadzaniem praktyki 5S możemy także wprowadzać działalność małych grup pracowniczych np. kół jakości lub zastosowanie cyklu Deminga do ciągłego ulepszania. Upowszechnianie tych 3 elementów oznacza że wszyscy w zakładzie znają i stosują wewnątrzzakładowe normy i procedury służące utrzymaniu już osiągniętych podwyższonych standardów. W ten sposób powstają zaczątki systemu ciągłego ulepszania - Keizen.

Na następnym poziomie poprawę produktywności osiąga się przez wdrożenia kompleksowych i totalnych systemów zarządzania.

Poprawa produktywności

Po wprowadzeniu praktyk 5S możemy się spodziewać znacznego usprawnienia pracy. Przy skrzętnym gospodarowaniu sprawność pracy podnosi się gdyż zmniejsza się straty czasu na przygotowanie czynności. Jakość poprawia się w czystych warunkach. Awaryjność maszyn zmniejszyć utrzymując je produktywnie poprzez dobre czyszczenie. Natomiast bezpieczeństwo poprawia się gdyż pracownicy naobierają pozytywnego stosunku do pracy.

Naczelni dyrektorzy w Japonii uważają, że 5S jest podstawowym elementem usprawniania zarządzania. Bez czystego i schludnego środowiska nie jesteśmy w stanie wprowadzić ogólnozakładowego systemu np. Kompleksowego Sterowania Jakością. Wdrożenie ruchu 5S ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia długookresowych zysków przedsiębiorstwa. Jest to klucz do pomyślnego wdrażania poprawy produktywności.

5S jest niezbędna do osiągnięcia i utrzymania bezpieczeństwa i sprawności operacji. Nieporządne miejsce pracy wywiera negatywny wpływ nie tylko na jakość produktów a także na terminowość dostaw oraz koszty. Jeśli np. procent braków jest wysoki z powodu bałaganu w warsztacie firma musi zlecić pracownikom więcej napraw i poprawek. Personel odpowiedzialny za planowanie produkcji musi zmieniać swoje plany gdyż plan oryginalny uległ rozregulowaniu z powodu nieoczekiwanych opóźnień. Wszystko to prowadzi do wzrostu kosztów produkcji.

Cykl wdrażania

Aby utrzymać systematyczne rozwój ruchu 5S, użyteczne jest ustalenie harmonogramu skrzętnego gospodarowania jak to pokazuje cykl "PDCA".

• (P) PLAN - ZAPLANUJ
  • Przygotuj go grupowo a nie indywidualnie
  • Wyznacz osoby oceniające i promotorów
• (D) DO - ZRÓB
  • Ustal kryteria dla wyników skrzętnego gospodarowania
  • Przypisz każdej grupie odpowiedzialność za określony obszar prac
  • Każdemu obszarowi prac przypisz osobę z grupy odpowiedzialną za niego
• (C) CHECK - SPRAWDŹ
  • Wdrażanie:
  • Włącz do tego całe kierownictwo
  • Ocena:
  • Ocena postępu regularnie
  • Ustal kryteria oceny
  • Nagradzanie:
  • Rozważ przyznawanie nagród każdorazowo w okresie oceniania
  • Ustanów specjalną nagrodę roczną
• (A) ACTION - ZASTOSUJ
  • Ustanowienie nowych standardów pracy
  • W celu utrzymania schludnych warunków ustal standardy pracy w oparciu o osiągnięte pozytywne rezultaty ruchu.

Sposoby wprowadzania

Przed wprowadzeniem praktyk 5S należy przeprowadzić szkolenie pracowników ukierunkowane na:

• Pokazanie, że poprawa czystości i porządek oraz samodyscyplina jest prostym ale skutecznym sposobem poprawiania organizacji pracy i zwiększenia jej efektywności.
• Przedstawieniu im sprawdzonych sposobów skutecznego wprowadzania w życie praktyk 5S oraz przykładów rozwiązań organizacyjnych i praktycznych które zainspirują pracowników.

Ważna jest też motywacja pracowników i zachęcanie ich do praktyk poprzez np. ogłaszanie nowości 5S wprowadzanych na terenie zakładu w formie gazetki lub na tablicy ogłoszeń, publiczne nagrody dla pracowników wykazujących zaangażowanie, rozwieszanie sloganów na terenie zakładów propagujących metodę, rozdawanie znaczków mówiących o wdrażaniu 5S, przeprowadzanie raz w miesiącu dnia 5S, organizowanie konkursów, organizowanie wycieczek do wzorowej fabryki stosującej 5S, wizyty dyrektorów oraz sporządzanie na bieżąco dokumentacji wraz ze zdjęciami z wdrażania metody 5S. Wdrożenie metody 5S wymaga zgody obydwu stron: dyrektorów i każdej innej osoby w organizacji. Jest bardzo ważne aby wybrać lidera 5S dla całej organizacji, który będzie

W celu szybkiego i skutecznego uporządkowania przedsiębiorstwa należy:

• Określić obszar przeprowadzenia akcji porządkowej.Jednym z ważniejszym elementem jest wybór obszaru, w którym będziemy wdrażać 5S. Nie wdrażajmy tej metody od razu w całym zakładzie, tylko np. w wybranej brygadzie lub odcinku. Zastanówmy się, gdzie możemy najlepiej wprowadzić zmiany, gdzie mamy pracowników, którzy są przygotowani do zmian i się tego podejmą.
• Wykonać zdjęcia miejsc, które wymagają uporządkowania.
• Przeprowadzić akcję czerwonych etykiet. Czyli zaznaczanie czerwonymi kartkami rzeczy które są niepotrzebne w celu ich usunięcia z zakładu do magazynu.
• Starannie oczyścić miejsce zwolnione.
• Wprowadzić kolorowe oznaczenie np. dla dróg komunikacyjnych, miejsc niebezpiecznych itp.
• Wprowadzić oznakowanie umożliwiające identyfikację wszystkich miejsc w zakładzie.
• Ułożyć wszystkie rzeczy potrzebne wedle takich zasad aby każdy wiedział gdzie co jest i mógł je szybko znaleźć i odłożyć.
• Wprowadzić oznaczenie regałów, półek i magazynów.
• Wprowadzić otwarty system przechowywania narzędzi, gwarantujący łatwy dostęp.
• Przeprowadzić generalne czyszczenie narzędzi, maszyn i urządzeń.
• Podjąć działania zmierzające do wyeliminowani zanieczyszczeń w miejscu ich powstawania.
• Dokonać podziału zadań utrzymania czystości między pracowników.
• Rozmieścić przybory do utrzymania czystości w miejscach łatwo dostępnych i oznakować je.
• Zainicjować wspólne działania i wzajemna pomoc pracowników przy czyszczeniu i porządkach.
• Przygotować i wprowadzić do użytku listy pytań kontrolnych które mają umożliwić pełną realizację ustalonych zasad utrzymania porządku i czystości.
• Wprowadzić konstruktywny krytycyzm i egzekwowanie przez nadzór przestrzegania czystości i porządku, jako pierwszy krok na drodze podnoszenia morale pracowników i dyscypliny.

To, czego nauczymy się w poprzednim kroku, może mieć wpływ na kolejny. Z tej przyczyny Toyota dąży ku stanowi docelowemu małymi, szybkimi krokami, ucząc się i wprowadzając po drodze odpowiednie korekty. Odpowiada to stawianiu jednej stopy przed drugą, wykonywaniu jednego kroku naraz i ciągłemu dostosowywaniu się do obecnej sytuacji [Rother 2010, s. 140].

5S wydaje się bardzo prosta. Być może dlatego z powodu tej prostoty jest istniej w przemyśle silna tendencja do lekceważenia tej metody. Każdy przecież może powiedzieć ze już to zna. Jednak co innego wiedzieć a co innego robić Wiele przedsiębiorstw podejmuje działania zmierzające do uzyskania certyfikatu dla swoich systemów zapewnienia jakości (np. ISO 90001 lub 9002). Wdrożenie praktyk 5S bardzo ułatwia ten proces i powinno być traktowane jako pierwszy i podstawowy krok na drodze do uzyskania certyfikatu. Podczas praktyki 5S zachodzi prawdziwa przemiana mentalności pracownika. Pracownik staje się kimś kto zarządza swoim miejscem pracy. 5S ma zredukować koszty i czas produkcji przy zwiększeniu zysku. Podsumowując, powodzenie wdrożenia 5S w zakładzie jest uwarunkowane stosowaniem kilku najważniejszych zasad: 1. Konieczne jest zaangażowanie naczelnego kierownictwa. 2. Należy jasno zdefiniować wymagania związane z 5S. 3. Konieczna jest konsekwencja we wdrażaniu zasad. 4. Wszystkie elementy powinny zostać zwizualizowane [Krasiński 2014, s. 37]

Metoda 5S — artykuły polecane

Lean production — Metoda WCM — Joseph Juran — Jidoka — 5xS — Kaizen — Zarządzanie przez cele — Six sigma — Just in time

Bibliografia

• Hamrol A., Mantura W. (2002), Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Krasiński M. (2014), Kulturowe uwarunkowania wykorzystywania japońskich koncepcji, metod i technik zarządzania, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Wrocław
• Masaaki I. (2006), Gemba Kaizen. Zdroworozsądkowe, niskokosztowe podejście do zarządzania, Wydawnictwo MT Biznes, Warszawa
• Ratyński W. (2005), Zarządzanie jakością, Wydawnictwo SIGMA, Skierniewice
• Rother M. (2009), Toyota Kata, LEI Polska, Warszawa

Autor: Edyta Baranek, Sławomir Zdżyłowski