Informatyczne wspomaganie zarządzania wiedzą

Eksploracja powiązań pomiędzy zapisanymi w bazach danych informacjami, wiedzą ukrytą i doświadczeniem pracowników, pozwala na wykorzystanie zasobów wiedzy w przedsiębiorstwie dla uzyskania istotnej i trwałej przewagi konkurencyjnej. Funkcje systemu zarządzania wiedzą, które dzięki zastosowaniu systemów informatycznych w szczególny sposób poprawiają jego efekty przedstawiono na poniższym rysunku.

Wykorzystanie wiedzy w systemie informacji menedżerskiej

Efektywny system informacji menedżerskiej powinien w swojej strukturze uwzględniać procedury pozwalające zachowywać powstającą w organizacji wiedzę. Informacja - najważniejszy zasób organizacji - powstaje poprzez transformację i konwersję danych, którym nadaje się określone znaczenia zgodnie z ich przeznaczeniem. Ta transformacja wymaga wiedzy, w tym wiedzy specjalistycznej ludzi definiujących algorytmy przetwarzania zgodnie z potrzebami kierownictwa.

Celowym wydaje się tutaj przytoczenie tezy P. Druckera, który stwierdził, że "aby przedsiębiorstwo było konkurencyjne i aby przetrwało na rynku, musi przekształcić się w organizację specjalistów - pracowników wiedzy" (P.F. Drucker 1998, s. 11). Powiązanie kompetencji i wiedzy pracowników w sprawny system informacyjny przedsiębiorstwa, jest obecnie ułatwione dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii informatycznych i komunikacyjnych.

Rola technologii informatycznych

Wspomaganie informatyczne zarządzania wiedzą odnosi się do szerokiego spektrum zastosowań dostępnych nowoczesnych technologii informatycznych do realizacji wyżej wymienionych funkcji.

Można z pozytywnym skutkiem wykorzystać dostępne powszechnie systemy baz danych, aplikacji biurowych, systemów przechowywania i klasyfikacji dokumentów, można też skorzystać ze specjalistycznego oprogramowania stworzonego specjalnie z myślą o wspomaganiu zarządzania wiedzą (przykładem może być tutaj oprogramowanie Lotus Discovery Server, Lotus K-Station, Portale korporacyjne, tzw. Bazy wiedzy - Knowledgebases)

Metody identyfikacji i gromadzenia wiedzy

Wywiady z pracownikami jako metoda identyfikacji wiedzy . Wywiady z pracownikami są skuteczną metodą identyfikacji wiedzy w organizacji. Aby przeprowadzić skuteczny wywiad, należy zadawać odpowiednie pytania, które pozwolą na pozyskanie istotnych informacji. Ważne jest również stosowanie odpowiednich technik, takich jak aktywne słuchanie i zadawanie pytań otwartych, które umożliwią pracownikom wyrażenie swoich pomysłów i doświadczeń. Wywiady można przeprowadzać zarówno indywidualnie, jak i w grupach, w zależności od potrzeb organizacji.

Analiza dokumentów jako sposób gromadzenia wiedzy . Analiza dokumentów stanowi kolejny sposób gromadzenia wiedzy w organizacji. Istnieje wiele rodzajów dokumentów, które można analizować, takich jak raporty, procedury, instrukcje czy dokumenty projektowe. Analiza tych dokumentów pozwala na wyciągnięcie cennych informacji, które mogą być wykorzystane do doskonalenia procesów i podejmowania decyzji. Istnieją również narzędzia, takie jak systemy zarządzania dokumentacją, które ułatwiają analizę i wyszukiwanie informacji w dokumentach.

Obserwacja procesów biznesowych . Obserwacja procesów biznesowych jest kolejną metodą identyfikacji wiedzy. Poprzez obserwację procesów można zidentyfikować problemy, bariery oraz najlepsze praktyki w organizacji. Istnieje wiele technik obserwacji, takich jak analiza pracy, obserwacja bezpośrednia czy shadowing. W trakcie obserwacji należy zbierać odpowiednie dane, które pozwolą na dokładne zrozumienie procesów i identyfikację wiedzy ukrytej w organizacji.

Wykorzystanie technologii eksploracji danych w identyfikacji wiedzy . Technologie eksploracji danych są coraz częściej wykorzystywane do identyfikacji wiedzy w organizacjach. Istnieje wiele technik eksploracji danych, takich jak analiza statystyczna, drzewa decyzyjne czy algorytmy uczenia maszynowego. Te techniki pozwalają na analizę dużych ilości danych i odkrywanie wzorców, które mogą być wartościowe dla organizacji. Jednakże, należy pamiętać o zaletach i ograniczeniach tych technik oraz o odpowiednim wyborze danych do analizy.

Rola analizy sieci społecznościowych w identyfikacji wiedzy . Analiza sieci społecznościowych może być użytecznym narzędziem do identyfikacji wiedzy w organizacji. Poprzez analizę sieci społecznościowych można zidentyfikować ekspertów oraz liderów w organizacji, którzy posiadają cenną wiedzę i doświadczenie. Istnieją różne narzędzia dostępne do analizy sieci społecznościowych, które pozwalają na zrozumienie struktury sieci, identyfikację kluczowych graczy oraz analizę relacji i interakcji między nimi.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w zarządzaniu wiedzą

Systemy wyszukiwania oparte na algorytmach uczenia maszynowego . Systemy wyszukiwania oparte na algorytmach uczenia maszynowego są coraz częściej stosowane w zarządzaniu wiedzą. Działają one na podstawie analizy dużych zbiorów danych i nauczone są rozpoznawać wzorce oraz związki między danymi. Dzięki temu, takie systemy są w stanie dostarczać bardziej trafne i spersonalizowane wyniki wyszukiwania w porównaniu do tradycyjnych systemów wyszukiwania. Przykłady zastosowania systemów wyszukiwania opartych na sztucznej inteligencji można znaleźć w różnych dziedzinach, takich jak medycyna, e-commerce czy usługi finansowe.

Automatyczne generowanie raportów przy użyciu sztucznej inteligencji . Automatyczne generowanie raportów przy użyciu sztucznej inteligencji to kolejna innowacyjna metoda zarządzania wiedzą. Dzięki zastosowaniu odpowiednich algorytmów i modeli, systemy sztucznej inteligencji są w stanie automatycznie generować raporty na podstawie dostępnych danych. Metoda ta ma wiele zalet, takich jak oszczędność czasu i eliminacja błędów ludzkich. Jednakże, należy pamiętać o ograniczeniach takiego podejścia i konieczności odpowiedniego przeszkolenia modeli oraz zapewnienia jakości danych wejściowych.

Rekomendacje oparte na analizie danych . Rekomendacje oparte na analizie danych są coraz bardziej popularne w zarządzaniu wiedzą. Dzięki analizie dużych zbiorów danych, systemy sztucznej inteligencji są w stanie generować rekomendacje dotyczące różnych dziedzin, takich jak rekomendacje produktów, rekomendacje dotyczące rozwoju kariery czy rekomendacje dotyczące optymalizacji procesów. Przykłady wykorzystania rekomendacji można znaleźć w takich branżach, jak handel elektroniczny, marketing czy usługi streamingowe.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji w automatycznym rozpoznawaniu obrazów . Wykorzystanie sztucznej inteligencji w automatycznym rozpoznawaniu obrazów ma wiele zastosowań w zarządzaniu wiedzą. Metody rozpoznawania obrazów pozwalają na automatyczną identyfikację obiektów, osób czy zjawisk na podstawie analizy zdjęć czy nagrań wideo. Wykorzystanie takiej technologii może być wartościowe w takich dziedzinach, jak monitorowanie procesów produkcji, analiza obrazów medycznych czy identyfikacja niebezpiecznych sytuacji w monitoringu miejskim. Jednakże, wykorzystanie tej technologii wiąże się również z wyzwaniami i ograniczeniami, takimi jak dokładność rozpoznawania czy ochrona prywatności.

Rola chatbotów w zarządzaniu wiedzą . Chatboty są coraz popularniejsze w zarządzaniu wiedzą i udzielaniu odpowiedzi na pytania pracowników. Chatboty są programami komputerowymi, które mogą komunikować się z użytkownikami w sposób zbliżony do człowieka. Dzięki temu, mogą pomagać w szybkim udzielaniu odpowiedzi na pytania, zapewnianiu wsparcia technicznego czy udostępnianiu informacji. Chatboty mają wiele zalet, takich jak dostępność 24/7 i oszczędność czasu pracowników. Jednakże, należy pamiętać o ograniczeniach takich systemów i konieczności odpowiedniego przeszkolenia chatbotów oraz dbania o ich jakość i spójność odpowiedzi.

Wyzwania związane z bezpieczeństwem i prywatnością w zarządzaniu wiedzą

Ochrona poufności informacji . Ochrona poufności informacji jest jednym z kluczowych wyzwań związanych z zarządzaniem wiedzą. Organizacje muszą stosować odpowiednie metody i procedury, aby chronić poufność informacji przed nieuprawnionym dostępem. Bezpieczne praktyki dotyczące dostępu do informacji, takie jak kontrola dostępu, autoryzacja czy szyfrowanie, są niezbędne w procesie ochrony poufności. Wyzwaniem jest również zapewnienie odpowiedniej świadomości pracowników w zakresie poufności informacji oraz odpowiednie egzekwowanie polityk bezpieczeństwa.

Zabezpieczenie przed utratą danych . Zabezpieczenie przed utratą danych jest kolejnym istotnym wyzwaniem w zarządzaniu wiedzą. Organizacje muszą stosować odpowiednie metody zabezpieczania danych przed różnymi zagrożeniami, takimi jak awarie sprzętu, cyberataki czy błędy ludzkie. Ważne jest również regularne tworzenie kopii zapasowych danych oraz testowanie procedur przywracania danych. Przykłady zagrożeń dla bezpieczeństwa danych to utrata danych w wyniku awarii sprzętu czy kradzież danych przez cyberprzestępców.

Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych . Zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych jest istotnym aspektem zarządzania wiedzą. Organizacje muszą przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak RODO, oraz zapewnić odpowiednie zabezpieczenia i procedury związane z przetwarzaniem danych osobowych. Naruszenie tych przepisów może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak kary finansowe czy utrata zaufania klientów.

Bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych . Bezpieczeństwo sieci i systemów informatycznych jest kluczowym wyzwaniem w zarządzaniu wiedzą. Organizacje muszą stosować odpowiednie metody ochrony przed atakami cybernetycznymi, takie jak firewall, antywirusy czy systemy wykrywania intruzów. Ważne jest również szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa sieci i systemów oraz stosowanie bezpiecznych praktyk, takich jak silne hasła czy regularna aktualizacja oprogramowania.

Edukacja pracowników w zakresie bezpieczeństwa i prywatności . Edukacja pracowników w zakresie bezpieczeństwa i prywatności odgrywa istotną rolę w zarządzaniu wiedzą. Pracownicy powinni być świadomi zagrożeń związanych z bezpieczeństwem i prywatnością oraz znać odpowiednie praktyki, które powinny stosować w codziennej pracy. Organizacje powinny uwzględniać tematy związane z bezpieczeństwem i prywatnością w swoich programach szkoleniowych oraz zapewnić odpowiednie narzędzia edukacyjne, takie jak kursy online czy warsztaty praktyczne.

Informatyczne wspomaganie zarządzania wiedzą — artykuły polecane

Wpływ technologii informatycznych na zarządzanie wiedzą — Funkcje zarządzania wiedzą — Wirtualizacja zarządzania kadrami — Informatyczne narzędzia zarządzania wiedzą — System zarządzania wiedzą — Zarządzanie informacją — System informacyjny — Intranet — Zarządczy aspekt informacji

Bibliografia

• Drucker P. (1998), The Coming of the New Organization, [w:] Harvard Business Review on Knowledge Management, Harvard Business School Press, Boston, MA
• Lech P. (2003), Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERP II. Wykorzystanie w biznesie, wdrażanie, Difin, Warszawa
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków