Niekompletność kontraktów

Niekompletność kontraktów jest jednym z fundamentalnych problemów występujących w zarządzaniu. Polega ona na sytuacji, gdy umowa między dwiema stronami nie obejmuje wszystkich możliwych warunków i szczegółów dotyczących realizacji danego zadania.

W praktyce biznesowej niekompletność kontraktów może prowadzić do licznych trudności i konfliktów. Każda strona może mieć różne oczekiwania i interpretacje dotyczące umowy, co może prowadzić do nieporozumień i sporów. Ponadto, niekompletność kontraktów może prowadzić do niewłaściwego przypisania odpowiedzialności za wykonanie poszczególnych zadań, co z kolei może wpływać na efektywność działań i osiągane rezultaty.

Zawierając określone kontrakty w działalności przedsiębiorstwa należy zwrócić uwagę na utrudnienia związane z zapewnieniem ich kompletności. Wśród zasadniczych przyczyn takich utrudnień wyróżnić można przede wszystkim:

• nieprzewidywalność niektórych przyszłych warunków działania (będąca zazwyczaj skutkiem ograniczonej racjonalności),
• niewłaściwe działania dostosowawcze pomimo przewidywania możliwości wystąpienia zmian uwarunkowań,
• nadmierne koszty związane z wyjaśnianiem i uzgadnianiem zasad dostosowania do nowych warunków współdziałania,
• trudności w zabezpieczeniu wykonania postanowień kontraktu.

Nawiązując do teorii kosztów transakcyjnych można potraktować wyróżnione uwarunkowania przede wszystkim jako skutki występowania ograniczonej racjonalności oraz oportunizmu.

W działalności przedsiębiorstwa jednym z najbardziej charakterystycznych przykładów kontraktu niekompletnego jest umowa o pracę. Uwzględnia ona możliwość zmiany warunków zatrudnienia, ale określa przede wszystkim tryby wprowadzania odpowiednich zmian. Inny przykład kontraktu niekompletnego w działalności przedsiębiorstwa dotyczy sytuacji, w której następuje oddzielenie własności przedsiębiorstwa od kompetencji związanych z zarządzaniem taką jednostką. Kontrakt ten znany jest w teorii i praktyce zarządzania jako kontrakt menedżerski. Pozostawiają one szeroki zakres swobody decyzyjnej menedżerom, którzy powinni działać na rzecz udziałowców, ale występuje jednak zagrożenie przedkładania własnych celów nad celami przedsiębiorstwa. Jest to jeden z przejawów problemu rozbieżności interesów różnych grup interesariuszy i związanego z tym zróżnicowania w preferencjach dotyczących celów przedsiębiorstwa, co akcentował w swoich pracach min. uznany autorytet w dziedzinie zarządzania P. Drucker [1994]. Cechą charakterystyczną kontraktów menedżerskich jest także ich indywidualny charakter, w przeciwieństwie do np. wypracowywanych zbiorowo umów o pracę. Związane jest to z potrzebą dostosowania warunków zatrudnienia nie tylko do warunków działania konkretnego przedsiębiorstwa, ale do aktualnej sytuacji wewnętrznej takiej jednostki. Również formy zabezpieczenia możliwe do wykorzystania przez pozyskiwanych menedżerów zazwyczaj kształtują się odmiennie od rozwiązań dostępnych dla zatrudnionych pracowników i nie są zorganizowane formalnie. Warto także zwrócić uwagę na zróżnicowane formy zabezpieczenia, wśród których można wyróżnić: zasady wynagradzania, członkostwo w organach kontrolnych, zakres swobody decyzyjnej, czy także procedury opracowane dla potrzeb ewentualnych roszczeń określonego menedżera [O. E. Williamson, 1998, s. 315-322].

Odrębny problem w działalności przedsiębiorstwa stanowi inny przykład kontraktu niekompletnego, jakim są umowy zawierane z jednostkami zewnętrznymi, którym zleceniodawca powierza wykonanie określonych zakresów usług. Specyfika takich umów związana jest przede wszystkim z wpływem czynników występujących w otoczeniu zleceniodawcy i usługodawcy na dotrzymanie warunków umów pomiędzy tymi jednostkami, ale także wynika z występujących często zależności przyczynowo - skutkowych pomiędzy działaniami usługodawcy i zleceniodawcy.

Regulacje warunków współpracy pomiędzy wymienionymi jednostkami zawierają zazwyczaj tzw. plany awaryjne, które uwzględniają postanowienia dotyczące uprawnień i zobowiązań partnerów oraz zasad działania w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych, co jest przejawem dążenia do redukcji ryzyka związanego ze współpracą. Cechą charakterystyczną takich umów jest jednak uwzględnienie możliwości renegocjowania warunków współpracy i obustronnego dostosowania w sytuacjach, których nie da się przewidzieć. Dodatkowe utrudnienie w nawiązywaniu współpracy z usługodawcami stanowi zazwyczaj konieczność odrębnego potraktowania każdego usługodawcy, a tym samym regulacji dotyczących warunków współpracy.

Przyczyny niekompletności kontraktów

Ograniczona racjonalność

Ograniczona racjonalność odnosi się do sytuacji, gdy strony umowy nie są w stanie dokładnie przewidzieć wszystkich zdarzeń i konsekwencji, które mogą wystąpić w trakcie trwania kontraktu. Czynniki takie jak niepełne informacje, złożoność procesów decyzyjnych, ograniczona zdolność przewidywania przyszłości czy też błędy poznawcze mogą wpływać na podejmowane decyzje i prowadzić do niekompletności kontraktów.

W przypadku ograniczonej racjonalności, strony umowy mogą nie znać wszystkich możliwych scenariuszy i warunków, które mogą mieć wpływ na realizację kontraktu. Mogą również zaniedbać uwzględnienie pewnych klauzul czy zapisów, które byłyby korzystne dla nich w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności. Przykładem może być sytuacja, w której strona nie przewidziała konieczności wprowadzenia klauzuli o zmianie warunków w przypadku wystąpienia określonych zdarzeń, co może prowadzić do konfliktów i niezgodności interesów.

Opportunizm

Opportunizm odnosi się do sytuacji, gdy strona umowy wykorzystuje niekompletność kontraktu w celu osiągnięcia własnych korzyści kosztem drugiej strony. Strona może celowo zaniechać wykonania określonych zobowiązań lub wykonać je w sposób niezgodny z intencjami drugiej strony, co prowadzi do konfliktów i niespełnienia oczekiwań.

Opportunizm może wynikać z niewystarczających mechanizmów egzekwowania kontraktu lub z braku sankcji za niewykonanie zobowiązań. Może również wynikać z niejasności lub braku precyzji w samej umowie, co daje możliwość interpretacji i wykorzystania luk w kontrakcie. Strony umowy mogą dążyć do maksymalizacji swoich korzyści, nawet kosztem drugiej strony, co prowadzi do niekompletności kontraktów.

Asymetria informacji

Asymetria informacji polega na sytuacji, gdy jedna ze stron umowy ma większą wiedzę lub dostęp do informacji niż druga strona. Może to prowadzić do niekompletności kontraktów, ponieważ strona posiadająca większą wiedzę może celowo ukrywać pewne informacje lub nieudostępniać ich drugiej stronie, co wpływa na równowagę negocjacyjną i prowadzi do niezgodności interesów.

Asymetria informacji może mieć miejsce zarówno przed podpisaniem kontraktu, jak i w trakcie jego realizacji. Strona posiadająca większą wiedzę może wykorzystać swoją przewagę informacyjną w celu osiągnięcia lepszych warunków umowy lub uniknięcia odpowiedzialności za niezgodne z intencjami drugiej strony działania. Asymetria informacji może prowadzić do niekompletności kontraktów, ponieważ strony nie są w stanie uwzględnić wszystkich istotnych informacji i zdarzeń w umowie.

Zmienność otoczenia biznesowego

Zmienność otoczenia biznesowego może wpływać na niekompletność kontraktów. W dynamicznych i nieprzewidywalnych branżach, gdzie warunki rynkowe, technologiczne czy polityczne mogą ulegać szybkim zmianom, trudno jest uwzględnić wszystkie możliwe scenariusze i zdarzenia w umowie.

Zmienność otoczenia biznesowego może prowadzić do konieczności wprowadzania zmian w kontrakcie w trakcie jego realizacji. Strony umowy mogą nie przewidzieć wszystkich możliwych zmian, które mogą pojawić się w otoczeniu biznesowym i nie uwzględnić odpowiednich klauzul czy zapisów, które umożliwiłyby dostosowanie kontraktu do nowej sytuacji. To z kolei prowadzi do niekompletności kontraktów.

Brak zaufania między stronami umowy

Brak zaufania między stronami umowy może prowadzić do niekompletności kontraktów. Gdy strony nie ufają sobie nawzajem, mogą zabezpieczać się poprzez wprowadzanie nadmiernie restrykcyjnych klauzul czy zapisów, które mają na celu minimalizację ryzyka i ochronę własnych interesów.

Brak zaufania może wynikać z wcześniejszych negatywnych doświadczeń, różnic kulturowych czy też z nieznajomości drugiej strony. Strony mogą również obawiać się, że druga strona wykorzysta niekompletność kontraktu w celu osiągnięcia własnych korzyści kosztem drugiej strony. Brak zaufania prowadzi do niekompletności kontraktów, ponieważ strony starają się zabezpieczyć przed możliwymi negatywnymi skutkami braku zaufania.

Strategie negocjacyjne

Strategie negocjacyjne, które strony umowy przyjmują podczas negocjacji, mogą również prowadzić do niekompletności kontraktów. Strony mogą dążyć do maksymalizacji swoich korzyści, niezależnie od rzeczywistych potrzeb drugiej strony. Mogą również celowo przemilczać pewne informacje lub manipulować nimi w celu osiągnięcia lepszych warunków umowy.

Strategie negocjacyjne, takie jak twarda negocjacja, czyli dążenie do osiągnięcia jak najkorzystniejszych warunków umowy dla siebie, mogą prowadzić do niekompletności kontraktów. Strony mogą skupiać się na swoich interesach i zaniedbywać uwzględnienie potrzeb i oczekiwań drugiej strony. To z kolei prowadzi do niespójności i niezgodności interesów, które mogą skutkować niekompletnościami w kontraktach.

Skutki niekompletności kontraktów

Trudności w zabezpieczeniu wykonania postanowień kontraktu

Niekompletność kontraktów może prowadzić do trudności w zabezpieczeniu wykonania postanowień umownych przez strony. Głównym problemem jest brak precyzyjnych i jasnych zapisów, które mogą prowadzić do niejednoznaczności i różnych interpretacji. W takiej sytuacji, strony mogą mieć trudności w ustaleniu, jakie dokładnie obowiązki mają w ramach umowy, co może prowadzić do nieprawidłowego wykonania lub nawet do całkowitego uniknięcia wykonania umowy przez jedną ze stron.

Dodatkowo, brak konkretnych zapisów w kontrakcie może utrudniać kontrolę i monitorowanie wykonania umowy. Bez precyzyjnych kryteriów i wskaźników, które miałyby być spełnione, trudno jest ustalić, czy strony dostosowują się do postanowień umownych. To z kolei prowadzi do większego ryzyka naruszenia umowy i utraty zaufania między stronami.

Nadmierne koszty związane z dostosowaniem

Niekompletność kontraktów może prowadzić do nadmiernych kosztów związanych z dostosowaniem się do zmieniających się warunków. Gdy umowa nie obejmuje wszystkich możliwych scenariuszy i sytuacji, które mogą wystąpić w trakcie jej trwania, strony mogą być zmuszone do podejmowania dodatkowych działań i negocjacji w celu dostosowania się do nowych okoliczności.

Nadmierne koszty mogą wynikać z konieczności wynajęcia dodatkowych ekspertów lub konsultantów, którzy pomogą w interpretacji niejasnych zapisów umownych i ustaleniu, jakie działania należy podjąć. Dodatkowo, strony mogą być zmuszone do ponoszenia kosztów związanych z przedłużaniem terminów realizacji umowy, jeśli niekompletność kontraktu wpływa na możliwość jej terminowego wykonania. W rezultacie, niekompletność kontraktów może negatywnie wpływać na rentowność i efektywność działań firm.

Konflikty i spory między stronami umowy

Najbardziej oczywistym skutkiem niekompletności kontraktów są konflikty i spory między stronami umowy. Brak jasnych i precyzyjnych zapisów umownych może prowadzić do różnych interpretacji, co z kolei może prowadzić do niezgody i nieporozumień. Strony mogą mieć różne oczekiwania i rozumienie, co do zakresu obowiązków i warunków umownych, co rodzi konflikty i prowadzi do sporów.

Konflikty mogą prowadzić do kosztownych procesów sądowych, które mogą trwać długie lata i być obciążające zarówno dla finansów, jak i dla reputacji firm. Dodatkowo, spory te mogą wpływać na relacje biznesowe między stronami, co z kolei może negatywnie wpływać na dalszą współpracę oraz na wizerunek firm.

Niekompletność kontraktów — artykuły polecane

Etapy outsourcingu - Określenie warunków umowy — Przedsiębiorstwo jako wiązka kontraktów — Outsourcing kontraktowy — Transakcje wewnątrz struktury organizacyjnej — Etapy outsourcingu - Przekazanie zadań usługodawcy — Rodzaje kosztów transakcyjnych — Teoria agencji — Źródła kosztów transakcyjnych — Etapy outsourcingu - wprowadzanie zmian warunków umowy

Bibliografia

• Drucker P. (1994), Strategia konkurencji, PWE, Warszawa
• Williamson O. (1998), Instytucje ekonomiczne kapitalizmu, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa

Autor: Tomasz Małkus