Proces księgowości

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

1. Dokładne przedstawienie sytuacji finansowej firmy w sprawozdaniach finansowych.
2. Ewidencja aktywów firmy.
3. Terminowe regulowanie wszystkich zobowiązań, w tym także publiczno - prawnych.

Cele związane z polepszeniem tego procesu:

1. Wprowadzenie do końca roku 2008 prowadzenia ksiąg tylko w wersji elektronicznej.
2. Do końca roku 2009 pełna komputeryzacja procesów w przedsiębiorstwie, tak by nie trzeba było sporządzać żadnych raportów na papierze oraz nosić ich do księgowości.
3. Za pomocą podpisu elektronicznego wprowadzenie elektronicznych rozliczeń z US, czas realizacji - do końca roku 2008.

Charakterystyka procesu

Rachunkowość jest systemem obserwacji pomiaru grupowania rejestracji prezentacji majątku i zmian w nim zachodzących oraz sytuacji finansowej podmiotu gospodarczego.

Przyjęte zasady rachunkowości:

1. Prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym systematycznym.
2. Okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
3. Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego.
4. Sporządzanie sprawozdań finansowych.
5. Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

5. Zasoby (dane wejściowe)

Uczestnicy procesu

1. kierownik jednostki (odpowiedzialny za całą politykę rachunkowości, a także za błędy związane z jej prowadzeniem)
2. główny księgowy
   • wymagania: status głównego księgowego, zdolność do prowadzenia ksiąg rachunkowych - odpowiednia licencja, duże doświadczenie, minimum 5 lat na stanowisku księgowego oraz 2 lata na stanowisku głównego księgowego, wykształcenie wyższe, ekonomiczne o specjalności finanse, rachunkowość lub rewizja finansowa, niekarany za przestępstwa finansowe
3. księgowy
   • wymagania: wykształcenie wyższe ekonomiczne, specjalność związana z rachunkowością, minimum 2 lata na stanowisku księgowego, niekarany za przestępstwa finansowe
4. młodszy księgowy
   • wymagania: wykształcenie wyższe ekonomiczne lub student
5. asystent księgowego:
   • wymagania: co najmniej ukończone liceum ekonomiczne

Zasoby informacyjne

1. spis z natury (środki trwałe, raport magazynowy, raport z produkcji)
2. faktury dotyczące sprzedaży/zakupu towarów, produktów
3. rozchód materiałów (wydanie z magazynu do produkcji)
4. raport z działu kadr o zatrudnieniu, ilość przepracowanych godzin przez poszczególnych pracowników
5. raport kasowy (sprzedaż z VAT, zwolniona, informacje z poszczególnych komórek odnośnie sprzedaży
6. ustawa o rachunkowości, o podatku dochodowym
7. analizy zarządu
8. tabele amortyzacji

Narzędzia, metody i techniki

1. program do prowadzenia rachunkowości oraz sporządzania potrzebnych raportów (np. Sage Symfonia lub CDN Optima)
2. program do rozliczeń z ZUS (płatnik)
3. sprzęt komputerowy z oprogramowaniem (niestety z Windows, ponieważ program płatnik działa tylko z windowsem)

Opis procesu

1. Sporządzenie oraz odpowiedzialność za dogodną dla jednostki politykę rachunkowości (np. wybór odpowiedniej metody rozliczania zapasów, dobór roku obrotowego do profilu prowadzonej działalności).

Odpowiedzialność za politykę rachunkowości ponosi kierownik jednostki (zgodnie z ustawą o rachunkowości). Sporządzenie i ustalenie zasad polityki rachunkowości jest w gestii głównego księgowego, który najlepiej zna spółkę od tej strony i potrafi dostosować wszystkie zasady do jej potrzeb. Efektem poprawnie sporządzonych zasad polityki rachunkowości firmy będzie poprawienie płynności finansowej, odsunięcie w czasie zapłaty z tytułu podatku dochodowego (np. gdy firmę cechują nieregularne, przychody, których wielkość wzrasta sezonowo) oraz jak najwierniejsze odzwierciedlenie obrazu firmy w wyniku finansowy (np. poprzez odpowiednią dla firmy ewidencję zapasów, dostosowaną do sytuacji ekonomicznej panującej w kraju oraz profilu działalności spółki).

2. Ewidencja towarów oraz materiałów.

Ewidencja odbywa się na podstawie dowodów księgowych otrzymanych z magazynu (przyjęcie zewnętrzne, wydanie zewnętrzne, rozchód wewnętrzny).

Za zadanie odpowiada księgowy, za nadzór odpowiedzialny jest główny księgowy.

Efektem zadania jest rzetelnie wycenione zużycie materiałów oraz ilość wydanych towarów oraz dobra kontrola nad aktywami obrotowymi firmy.

Ważne terminy: spis z natury - na początek działalności oraz przynajmniej raz do roku, na zakończenie roku obrotowego w celu ustalenia wielkości zapasów do sporządzenie bilansu. W celu kontroli lub podejrzenia, któregoś z pracowników o kradzież spisu można dokonać częściej.

3. Ewidencja liczby produktów ukończonych, produkcji w toku.

Raporty z produkcji dostarczane są przez kierownika produkcji. Zadanie ma na celu ustalenie ilości produktów przekazanych do magazynu w celu sprzedaży, ustalenie wielkości produkcji niezakończonej. Oprócz tego raport z produkcji powinien zawierać także dane o wielkości zużytych materiałów pobranych z magazynu. Ma to na celu kontrolę czy wielkość wydanych materiałów zgadza się z danymi pochodzącymi z magazynu.

Efektem są dane statystyczne dla kierownictwa firmy o tym ile w każdym miesiącu firma zdołała wyprodukować, ile wynosi produkcja w toku. Dzięki temu kierownictwo może ustalić optymalną wielkość produkcji, dopasować dostawy materiałów do ich rzeczywistego zużycia, tak aby nie zalegały one w magazynie lub ich nie brakło. Daje to także informacje o efektywności pracy działu produkcyjnego, a także pozwala ustalić cenę jednostkową wyrobu.

Za ten proces odpowiada księgowy. Nadzór pełni główny księgowy.

Ważne daty: ewidencja oraz dekretacja na podstawie raportów z produkcji - codziennie, sporządzenie miesięcznego zestawienia odnośnie wielkości wyprodukowanych produktów oraz produkcji w toku. Na koniec roku obrotowego sporządzenie rocznego raportu.

4. Naliczanie pensji dla pracowników oraz wszelkich świadczeń pracowniczych im przysługujących (socjalnych, delegacji, ryczałtów), a także odprowadzenie odpowiednich składek (do ZUSu, Urzędu Skarbowego).

Zadanie odbywa się na podstawie raportu z działu kadr (o ilości przepracowanych godzin przez każdego pracownika).

Odpowiedzialnym za to zadanie jest księgowy.

Efektem jest przekazanie raportu dotyczącego wielkości wypłaty wynagrodzeń do kasy, odprowadzenie należnych składek.

Terminy: co miesiąc, nie później niż do 1 dnia następnego miesiąca.

5. Na podstawie tabel amortyzacji oraz polityki rachunkowości wybór optymalnej metody amortyzacji, obliczanie i sporządzanie odpisów amortyzacyjnych.

Terminy: Comiesięczne sporządzenie odpisów amortyzacyjnych, do 20 następnego miesiąca (tak aby zdążyć rozliczyć się z US), wybór metody amortyzacji - za każdym razem gdy mamy do czynienia z przyjęciem środka podlegającego amortyzacji.

6. Zbieranie, dekretowanie oraz rozliczanie faktur.

Za dekretację odpowiada księgowy, natomiast za zbieranie i rozliczanie faktur odpowiada jego asystent.

Zadania ma na celu prowadzenie i monitorowanie na bieżąco stanu zobowiązań oraz należności. Sprawdzanie czy nasi klienci płacą terminowo swoje zobowiązania wobec nas.

Efekt: terminowa zapłata zobowiązań oraz wykaz regulowania należności, ostrzeżenie przed opóźnieniami w spłacie należności.

7. Sporządzenie spisu z natury, okresowego remanentu, porównanie stanu rzeczywistego ze stanem w księgach.

Kontrola i nadzór należą do księgowego, natomiast sam spis z natury i remanent może przeprowadzić młodszy księgowy wraz z osobą materialnie odpowiedzialną za rzeczy w magazynie lub też w sklepie przyfabrycznym.

Zadanie ma na celu kontrolę nad przepływem towarów i materiałów w firmie oraz okresowym sprawdzeniem czy to co jest zaewidencjonowane w księgach jest zgodne ze stanem faktycznym.

8. Sporządzenie bilansu na koniec roku obrotowego, rachunku zysków i strat, sprawozdaniaz rachunku przepływu środków pieniężnych.

Za wykonanie zadania odpowiedzialny jest główny księgowy. Pomagają mu księgowy oraz asystent. Odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Terminy: Na dzień bilansowy - zazwyczaj 31.12., chyba że firma wybierze inny rok obrotowy. Sporządzenie musi się odbyć nie później niż do 3 miesięcy od dnia bilansowego (art. 52 ust. o rachunkowości).

Efekt - rachunek zysków i strat pokazuje rentowność przedsiębiorstwa przy zachowaniu zasady memoriałowej, sprawozdanie z rachunku przepływów pieniężnych pokazuje także rentowność przedsiębiorstwa, ale z zachowaniem zasady kasowej, natomiast bilans mówi o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Sprawozdania muszą być zbadane przez biegłego rewidenta, a później zatwierdzone przez zarząd spółki nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. o rachunkowości).

9. Ewidencja przychodów, sprzedaży oraz rozliczenia VAT.

Za zadanie odpowiedzialny jest młodszy księgowy.

Zadanie odbywa się na podstawie codziennych raportów kasowych otrzymywanych z przyzakładowego sklepu oraz z działu sprzedaży jeśli chodzi o sprzedaż hurtową.

Efektem jest rzetelnie prowadzona ewidencja oraz terminowo opłacane składki do US.

Terminy: ewidencja odbywa się na bieżąco, chronologicznie do występowania zdarzeń, comiesięczne zestawienia potrzebne do rozliczenia z US

10. Prowadzenie comiesięcznych rozliczeń z US.

Odpowiedzialność za rozliczanie ponosi księgowy, natomiast młodszy księgowy dostarcza mu danych.

Rozliczenie odbywa się na podstawie danych za ostatni miesiąc dotyczących sprzedaży towarów, a także wszelkiego rodzaju faktur dokumentujących zakup towarów, materiałów itp.

Efekt - prawidłowo regulowane zobowiązania wobec urzędu skarbowego

Termin: do 25 dnia następnego miesiąca

11. Wprowadzanie wszystkich danych (faktur, i innych dowodów księgowych) do systemu informatycznego.

Po opisaniu każdego dowodu księgowego przez głównego księgowego bądź też przez księgowego, wszystkie dane są wprowadzane do systemu przez asystenta księgowego.

Efekt: prowadzenie całej księgowości za pomocą komputera.

Wprowadzanie odbywa się zgodnie z chronologią zdarzeń, zaraz po zadekretowaniu i opisaniu dowodu księgowego.

12. Prowadzenie nadzoru nad dekretacją, ewidencją i obiegiem dokumentów finansowo-księgowych w firmie.

Zadanie należy do księgowego, ma ono na celu sprawowanie pieczy nad rzetelnym prowadzeniem całej księgowości, pomoc w rozwiązywaniu niejasności, problemów wynikających z ewidencji, braku znajomości zasad rachunkowości przez osoby zajmujące się na co dzień czymś innym (np. magazynier).

13. Badanie legalności, rzetelności i prawidłowości dokumentów finansowo - księgowych.

Główny księgowy sprawdza czy wszystkie dokumenty spełniają wymagane stawiane przez obecne prawo. W razie wątpliwości odsyła je do poprawki (np. faktura korygująca do dostawcy)

14. Dostarczenie informacji potrzebnych do sporządzenia rachunku kosztów zmiennych oraz informacji potrzebnych do kalkulacji jednostkowego kosztu wytworzenia produktu.

Na wniosek zarządu bądź rady nadzorczej główny księgowy sporządza wszystkie dane potrzebne do powyższych raportów. Polega to na odpowiedniej selekcji wybranych informacji zawartych w całej księdze głównej oraz analityce do niej prowadzonej.

Wyjścia (dane wyjściowe)

1. rachunek zysków i strat
2. deklaracje, płatności z US, pracownikami oraz ZUS
3. bilans otwarcia, zamknięcia
4. zestawienie zmian w kapitale własnym
5. sprawozdanie z działania jednostki
6. rachunek przepływów pieniężnych

Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Zadanie (numer)	Uprawniony do	Odpowiada za
Główny księgowy	1	- ma wgląd do wszystkich firmowych dokumentów zwłaszcza finansowych w celu dostosowania odpowiedniej polityki rachunkowości.	- dogodne i terminowe sporządzenie polityki rachunkowości dla firmy
	2	- wgląd oraz poprawianie wszelkich dowodów księgowych - dostęp do wszystkich operacji na księdze głównej oraz na księgach pomocniczych	- dokładny, sumienny, terminowy, nadzór nad ewidencją towarów oraz materiałów
	3	- poprawa zadekretowanych operacji - operacje na księdze głównej oraz księgach pomocniczych - możliwość zmian (poprawy) już zadekretowanych dowodów, błędów wprowadzonych do ksiąg	- dokładny, sumienny, terminowy, nadzór nad ewidencją produkcji w toku oraz wyrobów gotowych
	8	- zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany rok	- wyczerpujące, zgodne z zasadami rachunkowości i prawem, terminowe, sporządzenie oraz przedłożenie zarządowi RZiS, bilansu oraz sprawozdania z rachunku przepływu środków pieniężnych
	13	- wgląd we wszystkie dokumenty- funkcja administratora systemu finansowo - księgowego	- skrupulatne, sumienne badanie legalności, rzetelności i prawidłowości dokumentów finansowo - księgowych.
	14	- dostęp do analiz zarządu- udział w posiedzeniach zarządu	- terminowe dostarczenie wyczerpujących danych potrzebnych zarządowi do podejmowania kluczowych decyzji związanych z finansami firmy
Księgowy	2	- dekretacji, przeglądu dowodów księgowych oraz ich opisania - operacji na księdze głównej dotyczących danego procesu, bez możliwości zmian już zadekretowanych dowodów	- skrupulatna, sumienna, zgodna ze stanem rzeczywistym, niezwłoczna, dokładna ewidencja towarów oraz materiałów
	3	- pobranie raportu z produkcji za dany miesiąc - dekretacji, przeglądu dowodów księgowych oraz ich opisania - operacji na księdze głównej dotyczących danego procesu, bez możliwości zmian już zadekretowanych dowodów	- skrupulatna, sumienna, zgodna ze stanem rzeczywistym, niezwłoczna, dokładna ewidencja produkcji w toku, przekazania produktów gotowych z produkcji do magazynu skrupulatna, sumienna, zgodna ze stanem rzeczywistym, niezwłoczna, dokładna ewidencja przeniesienia produktów gotowych z magazynu do przyfabrycznego sklepu
	4	- pobrania raportu dotyczącego płac z działu kadr	- dokładne, na czas, poufne obliczenie i zadekretowanie wszystkich płac oraz wszelkich zobowiązań wobec pracowników
	5	- wgląd w zestawienie dotychczasowych metod amortyzacji wykorzystywanych w firmie - wgląd raporty z produkcji, napraw, konserwacji środków trwałych w celu wyboru najdogodniejszego sposobu amortyzacji	- poprawny, zgodny z prawem i zasadami rachunkowości wybór optymalnej metody amortyzacji
	6	- dostęp do wszelkich danych w programie finansowo księgowym (możliwość zapisywania danych na "czysto", a nie tylko "do bufora")	- ciągła, niezwłoczna, zgodna z metoda chronologii dekretacja faktur
	7	- nadzorowania prac nad spisem	- sumienna, szczegółowa kontrola nad sprawnym przeprowadzeniem spisu z natury
	8	- zebrania wszystkich dokumentów potrzebnych do przeprowadzenia zadania	- uprzejma, wyczerpująca pomoc w sporządzeniu raportów
	10	- wysłania w imieniu firmy deklaracji to US	- zgodne z prawem, sumienne, uczciwe, właściwe prowadzenie comiesięcznych rozliczeń z US
	12	- kontroli poprawności wykonywania zadań dotyczących rachunkowości w innych działań	- skrupulatne, dokładne, wyczerpujące, terminowe prowadzenie nadzoru nad dekretacją, ewidencją i obiegiem dokumentów finansowo-księgowych w firmie
Młodszy księgowy	5	- wgląd w tabele amortyzacji oraz dane o środkach trwałych itp.	- szybkie, właściwe obliczanie i sporządzanie odpisów amortyzacyjnych
	6	- dostęp do programu finansowo - księgowego - możliwość operacji na księdze głównej oraz pomocniczych (zapis tylko "do bufora") - pobieranie faktur ze wszystkich działów	- sumienne zbieranie oraz rozliczanie faktur - szybkie, skrupulatne, terminowe wpisywanie wszystkich danych do systemu
	7	- zebrania dokumentów dotyczących spisu z natury	- terminowe, sumienne, dokładne, zgodne ze stanem rzeczywistym sporządzenie spisu z natury - wyczerpujący raport ze spisu z natury
	8	- segregacja dokumentów, wyszukiwanie potrzebnych danych	- pomoc w sporządzeniu raportów
	9	- pobierania raportów kasowych - wprowadzania danych dotyczących procesu do programu księgowego	- skrupulatna, sumienna, zgodna ze stanem rzeczywistym, niezwłoczna, dokładna ewidencję przychodów, sprzedaży oraz rozliczenia VAT
	10	- wyboru oraz dostarczenia wszelkich dowodów księgowych dotyczących rozliczeń z US	- terminowe dostarczenie ich księgowemu
Asystent księgowego	3	- pobranie potrzebnych raportów z produkcji	- terminowe, stałe udzielenie informacji wykonującemu proces
	4	- pobranie potrzebnych raportów z działu kadr	- terminowe, stałe udzielenie informacji wykonującemu proces
	11	- dostęp do programu finansowo księgowego, funkcji związanych z wprowadzaniem danych bez możliwości operacji na tych danych	- terminowe wprowadzanie danych do systemu

Diagram procesu

Zadania/ Uczestnicy	Kierownik jednostki	Główny księgowy	Księgowy	Młodszy księgowy	Asystent księgowego	Zarząd
1	Z	W
2			W
3	No	N	W		I
4	No	N	W		I
5		N	I	W
6		N	W	I
7		Z	N	W
8		W	O			Z
9	Z	Z		W
10	Z	N	W	I
11			N		W
12		N	W
13		W
14		W

Autor: Roman Ciepiela, Grzegorz Brucki