Płatnik

Program Płatnik został stworzony dla płatników składek przez firmę Asseco Poland SA. Celem programu jest zapewnienie pełnej obsługi dokumentów ubezpieczeniowych i wymiany informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Aktualnie zarządzanie przedsiębiorstwem byłoby niemożliwe bez zintegrowania programów informatycznych. Płatnik współpracuje z większością nowoczesnych programów kadrowo - płacowych. Pozwala na takie dysponowanie zasobami, aby osiągnąć jak najlepsze cele ekonomiczne z punktu widzenia zarządzania. Ręczne wypełniane dokumentów jest czasochłonne i zawiera w sobie duże ryzyko popełnienia błędu. Ponadto Zadłąd Ubezpieczeń Społecznych przy zatrudnieniu ponad 5 pracowników nakłada na firmy obowiązek elektronicznego rozliczania się za pomocą Płatnika. Sporządzane w Płatniku dokumenty są w dużej mierze weryfikowane co pozwala uniknąć wielu błędów. Program jest bezpłatny, dostępny w oddziałach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub na stronie internetowej www.zus.gov.pl. Program działa tylko dla systemu Microsoft Windows

TL;DR

Program Płatnik stworzony przez Asseco Poland SA służy do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych i wymiany informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Program pozwala na automatyczne wypełnianie dokumentów, weryfikację, tworzenie raportów i drukowanie. Jest bezpłatny i dostępny dla systemu Windows. Program ma różne funkcje i jest przeznaczony dla różnych typów płatników. Wymaga minimalnej konfiguracji sprzętowej.

Funkcje

Program pozwala na manualną rejestrację danych do dokumentów ubezpieczeniowych, import danych z systemu kadrowo-płacowego, automatyczne wykorzystanie danych płatnika do przygotowania dokumentów ubezpieczeniowych, wykorzystanie przy tworzeniu nowych dokumentów zgłoszeniowych danych identyfikacji ubezpieczonych, które przechowywane są w kartotece, utrzymanie danych historycznych osób ubezpieczonych, weryfikację przygotowanych dokumentów ubezpieczeniowych oraz przygotowanie raportu o wynikach weryfikacji, tworzenie dokumentów rozliczeniowych na podstawie dokumentów z innego miesiąca, wyliczanie wartości w poszczególnych dokumentach rozliczeniowych, wyświetlanie zawartości elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych, drukowanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych wraz z numerem wersji zamieszczonych w nagłówku, drukowanie przelewów bankowych i dokumentów wpłaty, przygotowanie przelewów bankowych w formacie pliku tekstowego, automatyczne tworzenie i drukowanie raportów miesięcznych dla ubezpieczonego zawierającego m.in. informacji o oddziale NFZ, do którego odprowadzania jest składka na ubezpieczenie zdrowotne, przygotowanie i weryfikację zestawów dokumentów ubezpieczeniowych, wysyłkę i potwierdzenie zestawów dokumentów, uzyskanie i obsługę certyfikatów niezbędnych do elektronicznej wymiany dokumentów z ZUS

Kartoteka i rejestr płatnika

Kartoteka płatnika - jest to zbiór dokładnych informacji o płatniku, na przykład jego dane umożliwiające identyfikacje w każdym ubezpieczeniowym dokumencie. W kartotece płatnika są także gromadzone dane do korespondencji (adresowe), składki na wypadkowe ubezpieczenie, identyfikacyjne dane historyczne a także numery kont bankowych.

Rejestr płatników - jest to zbiór wszystkich ważnych informacji o zarejestrowanych w programie osób będących płatnikami. Rejestr płatników to cała pula kartotek płatników. Program Płatnik umożliwia zarejestrowanie dużej ilości osób będących płatnikami, ale bieżąca praca dotyczy tylko jednego. Dzięki rejestrowi możliwy jest dobór kontekstu pracy oraz dodawanie a w wyjątkowych przypadkach usuwanie danych oraz modyfikacja danych płatników.

Podział użytkowników programu Płatnik

• płatnik mały - jest to osoba, która rozlicza składki samodzielnie albo zatrudnia niedużą liczbę pracowników. Płatnik ten nie używa systemu kadrowo - płacowego do rozliczania.
• płatnik średni i duży - jest to osoba korzystająca z systemów kadrowo płacowych. Głównym celem wykorzystania programu Płatnik jest weryfikacja i wysyłanie dokumentów do ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych).
• płatnik, który posiada dużą liczbę oddziałów - w tym przypadku dokumenty przygotowywane są na poziomie oddziałów; dokumentacja jest przekazywana do ZUS z firmowej centrali, po wcześniejszym wykonaniu weryfikacji w całym obszarze. Biuro rachunkowe jest podmiotem upoważnionym do rozliczania składek za tych płatników.

Dla małego płatnika schemat pracy z programem Płatnik kształtuje się w następujących etapach:

1. Pierwszym krokiem jest zaktualizowanie danych osobowych płatnika oraz komponentów tego programu i informacji o ubezpieczeniu za pomocą dokumentów znajdujących się w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)
2. Drugi krok to stworzenie w rejestrze ubezpieczonych kartotek ubezpieczonych
3. Trzecim krokiem jest stworzenie ubezpieczeniowych dokumentów
4. Krok czwarty to poprawa błędów oraz weryfikacja dokumentów
5. Przyłączenie do zestawu dokumentów oraz weryfikacja tego zestawu i poprawa ewentualnych błędów, które pojawiły się w zestawie
6. Wysłanie zestawu (dokumenty są drukowane albo wysyłane drogą elektroniczną)
7. Potwierdzenie wysłania (gdy dokumenty były wydrukowane - ręczne, natomiast przy wysyłce elektronicznej - automatyczne)

Wykonanie w programie innej funkcji:

• użycie kreatora dokumentów rozliczeniowych,
• użycie kreatora, który tworzy dokument - Informacja dla osoby ubezpieczonej (może być miesięczna albo roczna),
• użycie kreatora dokumentów płatniczych,
• użycie kreatora dokumentu ZSWA, ZUS,
• realizacja innej operacji w programie,
• użycie opcji administracyjnych programu,
• archiwizacja danych.

Płatnik — artykuły polecane

Zarządzanie dokumentami — POP3 — Archiwizacja dokumentacji — Wspomaganie pracy grupowej — Sieć komputerowa — Szyfrowanie — Automatyczna indeksacja — E-deklaracje — ASP.NET

Bibliografia

• Infor (2014), Program Płatnik wersja 9.01.001A. Materiał szkoleniowy, Infor, Warszawa
• Józefiok A. (2006), Płatnik. Przewodnik, Helion, Gliwice
• Prokom Software (1999), Program Płatnik. Emisja dokumentów ubezpieczeniowych, Warszawa

Autor: Kamil Roman Mróz, Karolina Ścisło