Sterowanie Etapem
Sterowanie etapem (SE) jest głównym mechanizmem w projektach zarządzanych zgodnie z PRINCE2. Właścicielem procesu, w którym wykonuje się większość działań związanych z bieżącym zarządzaniem projektu, jest kierownik projektu. Cały etap powinien być realizowany jako ciągły cykl składający się z:
- SE1 - Zgoda na wykonanie grupy zadań - jest głównym narzędziem kierownika projektu do przekazywania prac jak i elementem bieżącego sterowania, który odpowiada za przygotowanie, wydanie i uzgodnienie grup zadań. Prace do wykonania są przekazywane kierownikom zespołów lub bezpośrednio pracownikom przy pomocy grup zadań, na których zgodę wydaje kierownik.
- SE2 - Ocena postępów - to etap zbierania informacji o aktualnym stanie prac i przekazywanie ich do procesu "Dokonywanie przeglądu stanu etapu". Informacje potrzebne do uaktualnienia zatwierdzonego etapu zarządczego pochodzą z:
- raportów z punktów kontrolnych
- kart pracy
- zagadnień projektowych
- SE3 - Rejestrowanie zagadnień projektowych - polega na rejestracji pojawiających się zmian i podejmowania odpowiednich decyzji. Wszystkie zmiany traktowane są jako zagadnienia projektowe, które mogą być zgłoszone przez dowolną osobę związaną z projektem.
- SE4 - Analizowanie zagadnień projektowych - polega na analizie wszystkich zagadnień projektowych i skutków. Zagadnienia projektowe powinny być badane z perspektywy klienta, biznesu czy dostawcy. Odpowiedzialność spoczywa na kierowniku.
- SE5 - Dokonywanie przeglądu stanu etapu - proces ten zapewnia regularne sprawdzanie stanu realizacji etapu zarządczego w zestawieniu z zatwierdzonym planem.
- SE6 - Raportowanie o ważnych zdarzeniach - jest to raportowanie komitetowi sterującemu o ważnych zdarzeniach w sposób regularny (co miesiąc). Celem jest dostarczenie komitetowi sterującemu sumarycznych informacji.
- SE7 - Podejmowanie działań korygujących - umożliwia kierownikowi projektu dokonywania niewielkich korekt realizowanych prac w ramach uzgodnionej tolerancji. Projekty nie zmieniają się w sposób dramatyczny a za te działania odpowiedzialny jest kierownik projektu, wspomagany przez zespół zarządzania projektem.
- SE8 - Przenoszenie zagadnień projektowych na wyższy szczebel - po stwierdzeniu, że etap zarządczy może wykroczyć poza granice tolerancji, kierownik projektu musi powiadomić o tym komitet sterujący poprzez złożenie raportu o odchyleniach.
- SE9 - Odbieranie wykonanej grupy zadań - polega na odnotowywaniu pomyślnie wykonanej grupy zadań i przekazaniu jej organizacji realizującej projekt w sposób ustalony. Wyniki procesu są używane do oceny postępu prac poprzez dokonanie zapisu o wykonaniu zadania i aktualizacji zapisów dotyczących etapu zarządczego i projektu.
Monitorowanie i kontrola postępów
Monitorowanie postępów projektu jest kluczowym elementem procesu sterowania etapem. Pozwala ono na bieżące śledzenie realizacji celów i zadań projektowych, identyfikację ewentualnych opóźnień lub problemów oraz podejmowanie odpowiednich działań korygujących. Dzięki monitorowaniu możliwe jest utrzymanie kontroli nad projektem i zapewnienie jego zgodności z założeniami i wymaganiami.
Do monitorowania postępów projektu można wykorzystać różne metody i narzędzia. Przykładami takich narzędzi mogą być systemy informatyczne, które umożliwiają zarządzanie harmonogramem, kontrolę zużycia zasobów, a także generowanie raportów i wskaźników postępu. Istotnym narzędziem jest też raportowanie postępów, które pozwala na przekazywanie informacji o aktualnym stanie projektu i ewentualnych problemach.
Częstotliwość monitorowania postępów projektu zależy od jego charakteru i stopnia skomplikowania. W przypadku projektów o wysokim stopniu ryzyka lub dużym zakresie prac, monitorowanie powinno odbywać się regularnie, nawet na codziennym lub tygodniowym poziomie. W innych przypadkach, częstotliwość może być dostosowana do potrzeb i wymagań projektu, jednak zaleca się monitorowanie przynajmniej raz na miesiąc.
Zebrane informacje dotyczące postępów projektu powinny być poddane analizie w celu oceny, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z planem. Analiza powinna uwzględniać porównanie osiągniętych wyników z założeniami projektowymi, identyfikację ewentualnych odchyleń oraz ocenę wpływu tych odchyleń na dalszy przebieg projektu. Na podstawie analizy można podjąć decyzje dotyczące korekty działań i wprowadzenia ewentualnych zmian w planie projektu.
Kierownik projektu ma kluczową rolę w monitorowaniu i kontroli postępów projektu. To on odpowiada za zapewnienie odpowiedniego narzędzi i procedur monitorowania, analizy zebranych informacji oraz podejmowania działań korygujących. Kierownik projektu powinien być świadomym bieżącego stanu projektu i być gotowym do reagowania na ewentualne problemy czy opóźnienia. Ponadto, kierownik projektu pełni rolę lidera i powinien umiejętnie komunikować się z członkami zespołu projektowego oraz innymi interesariuszami w celu utrzymania efektywnej kontroli nad postępami projektu.
Zarządzanie ryzykiem w kontekście sterowania etapem
W kontekście projektów zarządzanych zgodnie z prince2, ryzyko definiowane jest jako niepewność, która może mieć wpływ na osiągnięcie celów projektu. Ryzyko jest integralną częścią procesu sterowania etapem, ponieważ pozwala na identyfikację i zarządzanie potencjalnymi zagrożeniami oraz wykorzystanie szans, które mogą wpływać na projekt.
Proces identyfikacji ryzyka w ramach sterowania etapem polega na identyfikacji i ocenie potencjalnych zagrożeń oraz szans, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu. W ramach tego procesu należy zbierać informacje od członków zespołu projektowego, interesariuszy oraz korzystać z dostępnych narzędzi i technik, takich jak analiza SWOT czy analiza PESTEL. Istotne jest również dokumentowanie zidentyfikowanych ryzyk w celu późniejszego monitorowania i zarządzania nimi.
Ocena i analiza ryzyka w kontekście sterowania etapem mają na celu określenie potencjalnego wpływu ryzyka na projekt oraz prawdopodobieństwa wystąpienia danego zagrożenia lub szansy. Istnieje wiele metod i technik oceny i analizy ryzyka, takich jak analiza prawdopodobieństwa i skutków, metoda punktowa czy analiza scenariuszy. Wybór konkretnej metody powinien być dostosowany do charakteru projektu i potrzeb zespołu projektowego.
Planowanie reakcji na ryzyko w procesie sterowania etapem polega na opracowaniu strategii i działań mających na celu minimalizację negatywnych skutków ryzyka oraz maksymalizację korzyści wynikających z szans. W ramach tego procesu należy określić priorytety ryzyka, opracować plan działania na wypadek wystąpienia ryzyka oraz przypisać odpowiedzialność za monitorowanie i reagowanie na ryzyko. Plan reakcji na ryzyko powinien być elastyczny i dostosowywany w miarę postępu projektu.
Kierownik projektu odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu ryzykiem w kontekście sterowania etapem. To on odpowiada za identyfikację i ocenę ryzyka, planowanie reakcji na ryzyko oraz monitorowanie i kontrolę ryzyka w trakcie realizacji projektu. Kierownik projektu powinien być odpowiedzialny za zapewnienie odpowiednich narzędzi i procedur zarządzania ryzykiem oraz podejmowanie działań w celu minimalizacji negatywnych skutków ryzyka. Ponadto, kierownik projektu powinien być gotowy do reagowania na ewentualne zmiany w zakresie ryzyka i podejmowanie decyzji dotyczących celów projektu.
Komunikacja w procesie sterowania etapem
Komunikacja odgrywa kluczową rolę w procesie sterowania etapem. Jest to niezbędne narzędzie do przekazywania informacji o postępach projektu, ewentualnych problemach, decyzjach i zmianach. Poprzez efektywną komunikację możliwe jest utrzymanie zaangażowania członków zespołu projektowego, współpraca z interesariuszami oraz rozwiązywanie ewentualnych konfliktów czy problemów.
W kontekście sterowania etapem istnieją określone wymagania komunikacyjne, które powinny być spełnione. Należy określić, kto, kiedy i w jaki sposób powinien otrzymywać informacje dotyczące postępów projektu. Wymagania komunikacyjne mogą obejmować raportowanie postępów, organizację regularnych spotkań, udostępnianie dokumentacji projektowej czy komunikację za pomocą narzędzi elektronicznych.
W procesie sterowania etapem można wykorzystać różne narzędzia i techniki komunikacji. Mogą to być narzędzia elektroniczne, takie jak e-mail, systemy komunikacji internetowej czy platformy do współpracy online. Istotne jest również wykorzystanie spotkań, zarówno osobistych, jak i wirtualnych, które umożliwiają bezpośrednią interakcję i dyskusję na temat postępów projektu. Ponadto, istnieje wiele technik komunikacji, takich jak feedback, prezentacje czy raportowanie, które mogą być stosowane w procesie sterowania etapem.
Komunikacja z interesariuszami odgrywa istotną rolę w procesie sterowania etapem. Interesariusze są osobami lub organizacjami, które mają wpływ na projekt lub są przez niego dotknięte. Komunikacja z interesariuszami powinna być regularna i uwzględniać ich oczekiwania, potrzeby oraz informowanie ich o postępach projektu. Istotne jest także uwzględnienie feedbacku i opinii interesariuszy w procesie sterowania etapem.
Komunikacja wewnątrz zespołu projektowego odgrywa kluczową rolę w procesie sterowania etapem. Efektywna komunikacja między członkami zespołu projektowego pozwala na koordynację działań, rozwiązywanie problemów, wymianę informacji oraz utrzymanie motywacji i zaangażowania. Wewnątrz zespołu projektowego powinny być wypracowane odpowiednie procedury komunikacji, takie jak regularne spotkania, raportowanie postępów czy wykorzystanie narzędzi elektronicznych, które umożliwiają efektywną komunikację.
Bibliografia
- Bradley K. (2003), Podstawy metodyki PRINCE2, Centrum Rozwiązań Menedżerskich, Warszawa
- Strona internetowa: www.prince2.org.uk
Autor: Małgorzata Dróżdż
