Mapa korzyści

Z Encyklopedia Zarządzania

Mapa korzyści (ang. benefits map) pokazuje powiązania pomiędzy działaniami w projekcie, a jego celami. Wiąże każde działanie z korzyściami, a te z celami. Mapa korzyści może pomóc w dobrym zdefiniowaniu zakresu projektu. Pozwala także na lepsze powiązanie projektu z celami portfela (celami strategicznymi). Mapa korzyści to wizualna reprezentacja celów twojego projektu i sposób, w jaki zakładasz, że te cele zostaną osiągnięte. Mapa korzyści zawiera różne poziomy. Może być stosowana w różnych formach, w których niektóre poziomy mogą być pominięte lub zmienione. Mapa powinna wskazywać także ewentualne straty wynikające z podejmowanych działań, bo rzadko każda zmiana prowadzi tylko do korzyści (Why every... 2016).

Zalety mapy korzyści

Bardzo dużą zaletą mapy korzyści jest to, że pomaga jasno sformułować cele. Ze względu na swój wizualny charakter, bardzo łatwo jest śledzić wszystkie działania prowadzące do określonego celu. Ważne jest, aby założenia były otwarte oraz, aby mogły zostać ewentualnie zakwestionowane. Jeśli istnieją wątpliwości co do założenia, powinny zostać weryfikowane na przykład poprzez ankietę lub głosowanie. Zaletą mapy korzyści jest również to, że pokazuje ona, jakie są cele związane z projektem, a także, że można je ukazać w jednym miejscu dla wszystkich interesariuszy. Dzięki powyższym zaletom łatwiej jest ustalać priorytety w zarządzaniu projektem oraz można uniknąć nieuzasadnionych dyskusji na temat aspektów, które nie przyczyniają się do głównych celów. Jeżeli interesariusz postępuje zgodnie z własnym i odmiennym planem dotyczącym projektu, zawsze można skorzystać z mapy korzyści, aby ponownie wszyscy mieli taki sam punkt widzenia (Why every... 2016).

Jak narysować mapę korzyści

Mapa korzyści zaczyna się od pewnego pomysłu na cel organizacji, a zespół programowy próbuje znaleźć rozwiązanie w jaki sposób osiągnąć ten cel. Najczęściej kierownik projektu, lub kierownik programu tworzy pierwszy szkic mapy. Mapy myśli (mind maps) są doskonałym sposobem szybkiego uzyskiwania ciekawych pomysłów od członków zespołu projektowego. Łatwo jest przejść z mapy myśli do sieci niezbędnej dla mapy korzyści. Następnie menedżer projektu/programu udoskonala mapę ze znaczącymi interesariuszami i sponsorami w warsztatach. Sponsorzy projektu to osoby, które będą chciały brać czynny udział w tworzeniu mapy korzyści, a więc te osoby, które chętnie wezmą udział w warsztatach. Poprzez zadawanie wielu pytań można dojść do odpowiednich korzyści, innowacyjnych zmian w przedsiębiorstwie i wspólnie poprawić mapę korzyści. Te pytania pozwalają przetestować, czy istnieją odpowiednie pola i prawidłowe połączenia między polami (Benefits Map... 2013).

Przy każdym polu na mapie korzyści można zadać pytanie (Benefits Map... 2013):

  • Dlaczego to robimy?
  • Do czego innego (pozytywnego lub negatywnego) może ta zmiana doprowadzić?
  • Jaki to ma wpływ i efekt?
  • Co to powoduje?
  • Jak to robimy?
  • Co jest niezbędne, aby tak się wydarzyło?

Składniki mapy korzyści

Uwzględnianie korzyści i strat w mapie korzyści

Mapa korzyści jest narzędziem, które pozwala na wizualizację i analizę korzyści i strat związanych z projektem lub przedsięwzięciem. W skład mapy korzyści wchodzą różne składniki, które pomagają w lepszym zrozumieniu i ocenie potencjalnych wyników.

Pierwszym składnikiem mapy korzyści jest identyfikacja korzyści. Polega to na określeniu, jakie pozytywne zmiany mogą wyniknąć z realizacji projektu. Korzyści mogą być różne, na przykład zwiększenie efektywności, oszczędności finansowe, poprawa jakości usług czy zwiększenie zadowolenia klientów. Ważne jest, aby korzyści były konkretnie określone i możliwe do zmierzenia.

Drugim składnikiem jest uwzględnienie strat. Wraz z korzyściami należy również uwzględnić potencjalne straty, jakie mogą wyniknąć z realizacji projektu. Straty mogą być zarówno finansowe, jak i niematerialne, na przykład utrata miejsc pracy, negatywny wpływ na środowisko czy zmniejszenie konkurencyjności. Warto uwzględnić zarówno korzyści, jak i straty, aby uzyskać pełny obraz sytuacji.

Zalety mapy korzyści

Mapa korzyści ma wiele zalet, które przyczyniają się do skutecznej realizacji projektu. Jedną z głównych zalet jest jasne sformułowanie celów. Dzięki mapie korzyści można precyzyjnie określić, jakie korzyści mają zostać osiągnięte dzięki projektowi. To ułatwia zrozumienie celów przez wszystkie zaangażowane strony i umożliwia skoncentrowanie działań na ich realizacji.

Kolejną zaletą mapy korzyści jest łatwość śledzenia działań. Mapa korzyści umożliwia wizualizację, jakie działania są podejmowane w celu osiągnięcia określonych korzyści. Dzięki temu można monitorować postęp projektu i w razie potrzeby wprowadzać korekty. Jest to szczególnie ważne w przypadku dużych i skomplikowanych projektów, gdzie śledzenie działań może być trudne bez odpowiedniego narzędzia.

Rola mapy korzyści w ustalaniu priorytetów

Mapa korzyści odgrywa istotną rolę w procesie ustalania priorytetów. Dzięki niej można określić, które korzyści są najważniejsze i które działania powinny być realizowane w pierwszej kolejności. Mapa korzyści pozwala na zdefiniowanie hierarchii celów i skoncentrowanie się na tych, które przynoszą największe korzyści. Jest to szczególnie istotne w przypadku ograniczonych zasobów, gdzie trzeba dokonać wyboru, na co warto je przeznaczyć.

Dodatkowo, mapa korzyści pomaga uniknąć niepotrzebnych dyskusji na temat aspektów, które nie przyczyniają się do głównych celów projektu. Dzięki jasno określonym korzyściom można skoncentrować uwagę na tym, co najważniejsze i uniknąć rozpraszania się na mniej istotne kwestie. To pozwala na większą efektywność i skuteczność działania.

Jasny punkt widzenia dla wszystkich interesariuszy projektu

Ostatnim składnikiem mapy korzyści jest jej zdolność do zapewnienia jednego punktu widzenia dla wszystkich interesariuszy projektu. Mapa korzyści pozwala na przedstawienie korzyści w sposób obiektywny i zrozumiały dla wszystkich zaangażowanych stron. Dzięki temu można uniknąć nieporozumień i konfliktów, które mogą wynikać z różnych interpretacji korzyści.

Jednoznaczne określenie korzyści w mapie korzyści umożliwia lepszą komunikację i współpracę między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Dzięki temu można skuteczniej zarządzać oczekiwaniami i dostosować działania do potrzeb i oczekiwań interesariuszy. W rezultacie projekty realizowane z wykorzystaniem mapy korzyści mają większe szanse na sukces i osiągnięcie zamierzonych celów.

Proces tworzenia mapy korzyści

Proces tworzenia mapy korzyści zwykle rozpoczyna się od identyfikacji grup interesariuszy, które mogą odnieść korzyści z projektu. Następnie, podczas warsztatów z tymi grupami interesariuszy i sponsorami projektu, można przeprowadzić sesje burzy mózgów, dyskusje i analizę, aby zidentyfikować konkretne korzyści, które mogą być związane z projektem.

Podczas tych warsztatów można wykorzystać narzędzia takie jak mapa myśli lub diagram Venna, aby zorganizować i wizualizować różne korzyści. Uczestnicy mogą wspólnie omawiać i dodawać korzyści do mapy, a także identyfikować zależności między różnymi korzyściami.

W trakcie warsztatów można również przeprowadzić analizę kosztów i korzyści, aby ocenić wartość poszczególnych korzyści i ich wpływ na projekt. Analiza ta może pomóc w określeniu priorytetów w zakresie korzyści oraz w podjęciu decyzji dotyczących alokacji zasobów.

Proces tworzenia mapy korzyści nie jest jednorazowym wydarzeniem, ale może być kontynuowany i udoskonalany w trakcie trwania projektu. W miarę postępu projektu, nowe korzyści mogą być identyfikowane, a istniejące korzyści mogą być modyfikowane lub usuwane.


Mapa korzyści — artykuły polecane
Spotkanie konfrontacyjne — Subprojekt — Zadania lidera — Scrum of scrums — Struktura zespołów projektowych — Large-scale scrum — Delegowanie uprawnień — Facylitacja — RACI

Bibliografia


Autor: Piotr Wyżga


Źródło: „https://mfiles.pl/pl/index.php?title=Mapa_korzyści&oldid=204772”