Zadania kierownika projektu

Zadania kierownika projektu
Polecane artykuły


Kierownik projektu (PM - Project Manager) – to członek zespołu projektowego, który jest specjalistą z dziedziny zarządzania projektami. Project Manager posiada odpowiednio wysokie przygotowanie merytoryczne oraz doświadczenie zawodowe. Odgrywa najważniejszą rolę w zarządzaniu projektami i budowie zespołów realizatorskich. Jest osobą mającą największy wpływ na powstanie, realizację oraz efekt końcowy projektu. Ciąży na nim odpowiedzialność za jego sukces. Jako lidera przedsięwzięcia, głównym zadaniem jest kontrola i utrzymanie przyjętych założeń dotyczących: budżetu, komunikacji w zespole, liczby zasobów, harmonogramu oraz utrzymania równowagi pomiędzy przyjętymi założeniami. Kierownik projektu powinien posiadać odpowiednie cechy charakteru – charyzmę, siłę przebicia i poczucie odpowiedzialności za powierzone zadania – warunkujące efektywne zarządzanie projektem. (M.Trocki 2012, s. 122-123)

Zadania kierownika projektu wynikające z roli w projekcie

Do zadań kierownika projektu, wynikających z jego roli w projekcje należą:

  • Monitoring otoczenia. PM powinien jak najszybciej wykrywać sygnały o możliwościach oraz zagrożeniach swojej działalności. Ważną umiejętnością jest przekształcanie zagrożeń w możliwości.
  • Inspiracja pracowników. Kierownik projektu musi umieć wyzwalać ludzką energię i pozytywne cechy charakteru oraz rozumieć, iż sukces zależy od wszystkich pracowników.
  • Stworzenie misji. Powinien byś twórcą odważnej misji, która da bodziec do przebudowy i opracowania długofalowej strategii.
  • Szybkie działania. Project Manager musi być osobą zdecydowaną i potrafiącą szybko podejmować decyzje. Szybsze działanie, czasem powodujące również pomyłki, daje lepsze efekty, niż dokładność - spowalniająca działanie. Koszty opóźnionego działania bywają wyższe niż sporadyczne pomyłki. Najważniejsze, by dostrzec relacje pomiędzy różnymi czynnikami i podjąć optymalne decyzje. (J. Kisielnicki, 2014, s. 185)

Zadania kierownika na poszczególnych etapach projektu

Cykl zarządzania projektem obejmuje kilka etapów. W każdym z nich kierownik projektu pełni inną rolę.

Na etapie planowania projektu kierownik ma za zadanie:

  • zdefiniować cel i założenia projektu
  • wyznaczyć zakres projektu
  • określić skutki projektu
  • opracować harmonogram i budżet projektu
  • przeanalizować ryzyko projektu

Na etapie tworzenia zespołu projektowego:

  • przeprowadzić analizę wymaganych zasobów ludzkich
  • zaplanować sposób pozyskania potrzebnych zasobów
  • opracować konkretny plan organizacyjny
  • motywować i koordynować pracę zespołu projektowego
  • szkolić i doskonalić jego członków
  • opracować strategię rozwiązywania konfliktów
  • zbudować odpowiednią strategię komunikacji

Na etapie nadzorowania i kontroli:

  • sprawdzać zgodność przebiegu projektu z harmonogramem
  • śledzić wykonanie budżetu
  • delegować zadania członkom zespołu
  • kontrolować jakość wykonywanych zadań
  • zarządzać kosztami projektu

Na etapie zamykania projektu:

  • sporządzić sprawozdanie z wykonania projektu
  • rozliczyć projekt
  • opracować dokumentację eksploatacyjną
  • rozwiązać zespół projektowy

(M.Trocki 2012, s. 81-267)

Zakres odpowiedzialności kierownika projektu

Jako główne zadanie kierownika projektu można uznać dostarczenie produktu końcowego, bez przekraczania wyznaczonego budżetu i terminów oraz zgodnie ze specyfiką techniczną i zapewnieniem odpowiedniego zysku - w przypadku gdy jest to wymagane. Pozostałe zadania są zróżnicowane, w zależności od kwalifikacji i umiejętności kierownika, wielkości projektu, wymogów i uprawnień. (J.M. Nicholas, (2015), s. 733).

Zakres odpowiedzialności Project Managera najczęściej obejmuje:

  1. wybór członków zespołu
  2. organizację pracy zespołu
  3. utrzymywanie dobrych relacji z interesariuszami projektu
  4. kontrolę statusu projektu
  5. utrzymywanie kontaktów z klientami
  6. wykrywanie problemów, zarówno technicznych, jak i funkcjonalnych
  7. podejmowanie ważnych decyzji, dotyczących np. zakończenia działań czy zmiany charakteru, w przypadku braku możliwości zrealizowania celów projektu
  8. decyzyjność w sytuacjach kryzysowych
  9. bezpośrednie rozwiązywanie problemów
  10. wskazywanie sposobów na ich rozwiązywanie
  11. prowadzenie negocjacji z wykonawcami, kierownikami funkcjonalnymi i dyrektorami wyższego szczebla
  12. planowanie zadań i rezultatów projektu (tworzenie struktur podziału pracy, harmonogramów i budżetów)

Oprócz wymienionych wyżej zadań, PM ponosi odpowiedzialność za integrację i koordynację wszystkich elementów i etapów projektu. Koordynuje działania jednostek funkcjonalnych, podwykonawców, a także innych uczestników projektu. Do zadań kierownika projektu, należy również tworzenie planów i harmonogramów, ułatwiających integrację zadań. Odpowiada on za monitorowanie i kontrolę postępów, wykrywając przy tym powstające problemy. W zarządzaniu projektami, nie ma możliwości uniknięcia pewnego ryzyka. Kierownik projektu, planując wszystko z wyprzedzeniem, ułatwia sobie przewidywanie i unikanie kryzysowych sytuacji.

Kierownik zazwyczaj podlega bezpośrednio dyrektorowi wyższego szczebla, oczekującego, monitorowania statusu technicznego i finansowego projektu oraz składania w związku z nim raportów. (J.M. Nicholas, (2015), s. 734)

Kompetencje kierownika projektu

Kierownicy projektów pracują między technologami, a kierownictwem wyższego szczebla. Powinni zatem posiadać, nie tylko umiejętności menadżerskie, ale i techniczne. Muszą czuć się dobrze w każdym miejscu, zarówno w biurze, jak i fabryce. Wiedza Project Managera, winna być bardzo wszechstronna. PM nie musi być ekspertem we wszystkich dziedzinach, lecz powinien znać każdą z nich w sposób pozwalający na ocenę pomysłów i podejmowanie decyzji.

Wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje umiejętności, jakie powinien posiadać kierownik projektu, by móc realizować swoje zadania:

  • umiejętności techniczne
  • umiejętności społeczne
  • umiejętności koncepcyjne

Umiejętności techniczne, to umiejętności posługiwania się narzędziami, metodami i technologią danej specjalności, np. znajomość języków, w przypadku współpracy z organizacjami międzynarodowymi.

Umiejętności społeczne - zdolność współpracy z innymi, dotycząca zarówno poszczególnych osób jak i grup ludzi. Do najważniejszych umiejętności w tym zakresie, należy umiejętność negocjacji.

Umiejętności koncepcyjne oznaczają zdolność kierownika do integrowania wszystkich działań, realizowanych w jego polu działania. (J.M. Nicholas, (2015), s. 735)

B. Kuce z kolei, wymienia cztery grupy umiejętności:

  • umiejętność myślenia systemowego
  • umiejętność działania w wielokulturowym otoczeniu
  • gotowość do ustawicznej nauki
  • pozytywne cechy osobowości

Według autora, Project Manager powinien poszukiwać powiązań między różnymi sferami życia, a organizacją. Musi również znać języki obce i historię innych krajów, by umiejętnie działać na rynku międzynarodowym. Ważną cechą jest także otwartość na zmiany i umiejętność przystosowania się do nich. PM powinien charakteryzować się wysokimi standardami zachowań, pozwalającymi na profesjonalne i kulturalne kontakty z innymi ludźmi. (J. Kisielnicki, 2014, s. 186)

Bibliografia

Autor: Marcin Kempkiewicz