Facylitacja

Facylitacja ma kilka znaczeń, które są skrajnie różne i wynikają z różnych obszarów wiedzy. Z punktu widzenia pracy zespołowej facylitacja - to jest wspieranie w rozwoju członków zespołu i umożliwianie im uczenia się przez rozwiązywanie napotykanych problemów i sytuacji nietypowych (W. Świątek 2007, s. 47).

Niezbędną cechą facylitacji jest obecność facylitatora - osoby, która nie narzuca swoich idei i koncepcji, działa w zależności od sytuacji, pomaga w jej wyjaśnieniu i określa odpowiednie perspektywy. Oprócz tego facylitator pomaga zespołowi w zorientowaniu celów, zwłaszcza dba o to, żeby były one realne, realne do osiągnięcia w wyznaczonym terminie i możliwe do zmierzenia. Uczestnicy zespołu posiadają różne typy osobowości, zatem inne sytuacje wywołują u nich odmienne zachowania, więc facylitator ma za zadanie uwzględnienie poglądów wszystkich członków zespołu, likwidowanie możliwych konfliktów w grupie i monitorowanie przebiegu prac przez nie wykonywanych (E. Dębska 2010, s. 86).

Oprócz tego, że facylitacja występuje jako technika pracy grupowej, która pozwala na zbudowanie zespołu, dystrybuowanie informacji pomiędzy jego członkami, oraz identyfikowanie ryzyka, może jeszcze być ona stosowana w projektach (T. Nędzi 2014, s. 10).

TL;DR

Facylitacja to technika pracy grupowej, która polega na wspieraniu zespołu i pomaganiu mu w rozwiązywaniu problemów. W zwinnym zarządzaniu projektami facylitator zarządza procesem i pomaga zespołowi ruszyć z miejsca w sytuacji problemów. Facylitacja wymaga elastyczności, generowania pomysłów i umiejętności komunikacji. Czas trwania i koszt facylitacji zależą od trudności zadań i znajomości odpowiedzi. Rola facylitatora jest oddzielna od roli kierownika projektu.

Facylitacja w zwinnym zarządzaniu projektami

Ostatnimi czasy widoczne są zmiany w podejściu do zarządzania projektami spowodowane turbulentnym otoczeniem, w którym funkcjonuje organizacja. To otoczenie charakteryzuje się wysokim stopniem zmienności oraz wymaganym dostosowaniem organizacji do warunków rynku. W takim otoczeniu tradycyjne metody zarządzania projektami mogą być nie do końca skutecznymi, więc wyodrębniły się nowe trendy w zakresie zarządzania projektami, które bazują na krytyce konwencjonalnego podejścia. W literaturze autorzy określają nowe podejście jako Agile Project Management - APM, czyli zwinne zarządzanie projektami. Cechą zwinnego zarządzania jest swoboda w realizacji projektu i elastyczność działań w drodze realizacji projektu (M. Trzeciak 2017, s. 405).

AgilePM, Scrum i podejście ekstremalne odnoszą się do zwinnego zarządzania projektami. W podejściu AgilePM wyróżnia się kilka ról członków zespołu projektowego. Każdy z członków może wykonywać więcej, niż jedną rolę, ale wszystkie one mają być przypisane. Do struktury zespołu projektowego zgodną z AgilePM można zaliczyć następujące:

• Business Sponsor (Sponsor Biznesowy),
• Business Visionary (Wizjoner Biznesu),
• Project Manager (Kierownik Projektu),
• Technical Coordinator (Koordynator Techniczny),
• Business Analyst (Analityk Biznesowy),
• Team Leader (Lider Zespołu);
• Business Ambassador (Ambasador Biznesu);
• Solution Developer (Twórca Rozwiązania),
• Solution Tester (Tester Rozwiązania).

Oprócz wyżej wymienionych roli dodatkowo wyróżnia się cztery funkcje wsparcia:

• Technical Advisor (Doradca Techniczny),
• Business Advisor (Doradca Biznesowy),
• Coach DSDM,
• Workshop Facillitator (Facylitator Warsztatów) (M. Trzeciak 2017, s. 410).

Funkcja falicytatora w zespole projektowym

W zespole projektowym falicytator zarządza procesem i zapobiega utknięciu w martwym punkcie, wybiera najlepsze opcje dla procesu, pomaga członkom zespołu ruszyć z miejsca w sytuacji przejściowych problemów oraz eliminuje niepotrzebne koszty (J. Korkosz-Gębska 2014, s. 958). Podczas realizacji projektu wymienia się dwie kluczowe pozycje: lider projektu i facilitator. Pierwszy z nich odpowiada za zadania, drugi - za proces. Lider zespołu musi mieć wiedzę specjalistyczną, aby wyjaśnić członkom ich zadania i obowiązki w sposób precyzyjny i zrozumiały. Natomiast facylitator może nie posiadać dokładnej wiedzy w pewnym zakresie, która mogłaby nawet być przeszkodą, bo przejawiałby chęć zaangażowania się w merytoryczne rozwiązywanie problemu.

W zarządzaniu projektami kierownik projektu raczej nie pełni roli facylitatora, dzięki temu będziemy mieli skuteczny rezultat po realizacji projektu, gdy przyjmie on rolę lidera zespołu. Oprócz tego ważne jest to aby podkreślić, że facylitator to oddzielna i niezależna od kierownika projektu rola.

Skuteczny facylitator powinien:

• być zorientowany na ciągłe generowanie pomysłów,
• być elastycznym w działaniu - umieć kombinować metodyki i techniki działania na każdym etapie i modyfikować swoje działania w zależności od parametrów czasowych i sytuacyjnych,
• podejmować ryzyko w rozwiązywaniu problemów,
• posiadać niski poziom stresu,
• być szybki w reagowaniu na pojawiające się sytuacje i umieć natychmiast działać,
• umieć komunikować się z ludźmi.

Czas trwania facylitacji i jej koszt

Facylitacja objawia się w postaci spotkań z zespołem projektowym, więc aby obliczyć czas facylitacji trzeba przekalkulować czas konieczny do przeprowadzenia spotkań. Jeśli pytania podczas spotkania są jasne, a odpowiedzi na nie są łatwe, wtedy nie ma problemu, aby oszacować czas spotkania. Odmienna sytuacja występuje, gdy pytania są łatwe do rozwiązania, ale nie do końca znane są odpowiedzi. W tym wypadku spotkanie może wydłużyć się nawet 2,5-krotnie. W oszacowaniu czasu może pojawić się jeszcze większa przeszkoda, gdy ani pytania, ani odpowiedzi nie są znane. Taki wypadek spowoduje wydłużenie faktycznego czasu warsztatu 4,5-krotnie.

Co dotyczy kosztu facylitacji, to rola facylitatora polega na zarządzaniu "złotym trójkątem facylitacji". W przypadku "trójkąta projektu" mamy zależność pomiędzy zakresem, czasem i kosztem projektu, a w przypadku "trójkąta facylitacji" - pomiędzy zadaniem, czasem i procesem. To oznacza, że czas realizacji zależy od zadania (tak samo, jak w zakresie projektu) i trudności realizacji danego zadania. Zmierzenie trudności realizacji zadania nie do końca potrafi przeprowadzić kierownik projektu, więc będzie tu niezbędną pomoc doświadczonego facylitatora. Oprócz tego, aby na etapie planowania oszacować inne zadania w projekcie, kierownik raczej też powinien skorzystać z pomocy facylitatora (T. Nędzi 2014, s. 11).

Facylitacja — artykuły polecane

Large-scale scrum — Zespół wirtualny — Zadania kierownika projektu — Kształtowanie zespołu — Adaptacyjne zarządzanie projektami — Struktura zespołów projektowych — Rodzaje struktur w projekcie — Zespół projektowy — Otwartość w projekcie

Bibliografia

• Dębska E. (2010), Mentor, coach, facylitator - trzy role doradcy w zawodu, Edukacja dorosłych, nr 1
• Korkosz-Gębska J. (2014), Kreatywność i innowacje w zarządzaniu nowoczesnym przedsiębiorstwem, Innowacje w Zarządzaniu i Inżynierii Produkcji
• Nędzi T. (2014), Facylitacja w projektach, Strefa PMI, nr 4
• Świątek W. (2007), Menedżer jako facylitator, Zarządzanie zasobami ludzkimi, nr 5
• Trzeciak M. (2017), Czynniki ludzki jako kluczowy czynnik ryzyka projektu w branży IT, Zeszyty naukowe Politechniki Śląskiej

Autor: Olena Lunova