Zespół wirtualny

Zespół wirtualny
Polecane artykuły


Zespół wirtualny jest to zespół, który posiada jasno zdefiniowany i łączący wszystkich członków zespołu cel; posiada kompetencje potrzebne do realizacji tego celu; jego członkowie współpracują ze sobą, aby osiągnąć cel; zdefiniowane są role członków zespołu oraz zasady wzajemnej współpracy, jednak zespół wirtualny charakteryzuje dodatkowo brak jednej lokalizacji, w której pracuje zespół; wykorzystanie komunikacji elektronicznej do codziennej współpracy; różny styl pracy członków zespołu wirtualnego; brak bezpośredniego kontaktu pomiędzy członkami zespołu wirtualnego.

Obszary

W tematyce zespołów wirtualnych wyróżnia się cztery obszary, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę w trakcie tworzenia i zarządzania zespołem rozproszonym:

  • zespół i ludzie go tworzący
  • odpowiednie przywództwo i zarządzanie zespołem
  • formy kontaktu między członkami zespołu wirtualnego
  • dobranie odpowiedniej technologii, która umożliwi funkcjonowanie zespołu wirtualnego.

Dystans

W kontekście zespołu wirtualnego istotne jest pojęcie dystansu. Karen Sobel Lojeski z Brook University i Richar Reilly z Stevens Institute of Technology wyróżniają trzy rodzaje dystansu:

  • dystans fizyczny rozumiany jako odległość fizyczna dzieląca członków zespołu wirtualnego
  • dystans operacyjny, wynikający z ilości członków zespołu wirtualnego, ich obowiązków firmowych niezwiązanych z pracą zespołu, ilości bezpośrednich spotkań, umiejętności i kompetencji technicznych
  • dystans przynależności, będący najczęściej efektem różnić kulturowych, poczucia przynależności, poziomu niezależności oraz relacji mających miejsce przed rozpoczęciem pracy w zespole.

Bazując na wymienionych rodzajach dystansu, zespół wirtualny, to nie jest tylko taki zespół, którego członkowie pracują na różnych kontynentach. Już zespół, który pracuje w jednej firmie, w jednym dziale, jednak jego członkowie rozmieszczeni są w tym samym biurowcu na dwóch różnych piętrach, staje się zespołem wirtualnym. Świadomość nawet tak z pozoru małych faktów pozwala lepiej zarządzać zespołem wirtualnym.

Zespół

Członkowie zespołów wirtualnych powinni posiadać m.in.:

  • duże umiejętności komunikacyjne
  • wysoką inteligencję emocjonalną
  • umiejętność samodzielnej pacy
  • odporność psychiczną.

W zidentyfikowaniu tych cech pomocne są testy osobowości, takie jak kwestionariusz MBTI czy "StrengthsFinder” Instytutu Gallupa.

Aby zapewnić efektywność zespołu wirtualnego, powinien on składać się z maksymalnie 10 członków. Przemawiają za tym dwa aspekty:

  • próżniactwo społeczne (im więcej jest osób w zespole, tym członkowie zespołu są mniej efektywni wskutek rozłożenia odpowiedzialności)
  • trudności komunikacyjne (im więcej jest osób w zespole, tym trudniej utrzymać efektywną komunikację, która będzie angażować wszystkich członków zespołu).

Przywództwo

Kierownik zespołu wirtualnego jest odpowiedzialny za stworzenie odpowiednich warunków i "środowiska” dla zespołu wirtualnego. W codziennej pracy kierownik zespołu powinien:

  • promować zachowania prowadzące do wzbudzania zaufania
  • zachęcać wszystkich członków zespołu wirtualnego do toczenia otwartego dialogu
  • wyjaśniać zasady współpracy oraz zasady komunikacji
  • promować zespół wirtualny w organizacji, by budować tożsamość tego zespołu.
  • promować udzielanie informacji zwrotnej za pomocą konstruktywnej krytyki
  • nie pozwalać, by niektóre kwestie i problemy zostały "przemilczane”
  • angażować wszystkich członków zespołu w komunikację i czynny udział w projekcie.

Formy kontaktu

Rozpoczęcie współpracy zespołu wirtualnego powinno mieć postać spotkania wszystkich członków zespołu wirtualnego w jednym miejscu. W trakcie tego spotkania należy wyjaśnić cel, zakres i ramy czasowe projektu, omówić role poszczególnych członków zespołu, przedstawić wszystkich interesariuszy, ustalić wstępne zasady współpracy i interakcji pomiędzy członkami zespołu wirtualnego.

Proces wdrażania nowych pracowników również wymaga uwagi ze strony przywódcy zespołu wirtualnego. Lider zespołu wirtualnego powinien opracować plan wdrażania nowych pracowników i zapewnić, by dostały one "pakiet” wszystkich potrzebnych informacji oraz dokument opisujący zasady współpracy w zespole wirtualnym.

Technologia

Istnienie zespołów wirtualnych nie byłoby możliwe bez wykorzystania odpowiedniej technologii. Jest ona warunkiem koniecznym, aby zespół wirtualny był w stanie funkcjonować. "Sercem” zespołu wirtualnego jest jego "wirtualna przestrzeń”. Należy wybrać platformę, która łączy wszystkie rodzaje komunikacji: telekonferencje, fora dyskusyjne i wirtualne pokoje spotkań. Zespół wirtualny korzysta ze swojej "wirtualnej przestrzeni” do:

  • spotkań indywidualnych (udział tylko dwóch osób)
  • spotkań zespołowych
  • wiadomości tekstowych (ang. instant messaging)
  • wiadomości e-mail
  • wiadomości głosowych
  • przesyłania obrazu wideo
  • udostępniania ekranu.

Zespół wirtualny potrzebuje dodatkowo narzędzi do planowania i monitorowania zadań, które będą cały czas dostępne dla wszystkich członków zespołu wirtualnego.

Zagrożenia

Podstawowe zagrożenia i źródła ryzyk charakterystyczne dla zespołów wirtualnych:

  • duża zależność od komunikacji elektronicznej, która wpływa m.in. na jakość współpracy i relacji zespołu wirtualnego
  • anonimowość i poczucie izolacji poszczególnych członków zespołu wirtualnego spowodowana brakiem bezpośrednich interakcji zresztą zespołu
  • różnorodność członków zespołu wirtualnego, która uniemożliwi wyznaczenie zasad współpracy akceptowalnych dla całego zespołu wirtualnego
  • zbyt duże różnice kulturowe i różnice stref czasowych.

W przypadku zespołu, który cały czas pracował "tradycyjnie”, natomiast została podjęta decyzja o wirtualizacji współpracy, można spodziewać się zniechęcenia i spadku motywacji u członków tego zespołu. Kierownik powinien na samym początku transformacji wyjaśnić całemu zespołowi motywy zmiany, plan wdrożenia, zalety nowego stylu pracy oraz wady i ryzyka.

Bibliografia

Autor: Bartłomiej Pachacz