Kryteria sukcesu i porażki zarządzania projektem

Próba zdefiniowania kryterium i porażki zarządzaniu projektem wymaga udzielenia co najmniej kilku odpowiedzi. Określenie skutków projektu wymaga najpierw zdefiniowania, jak rozumiany będzie sukces oraz porażka projektu oraz za pomocą jakich kryteriów dokonywana będzie ocena. Bezdyskusyjnie jednak najważniejszym kryterium oceny sukcesu projektu jest osiągnięcie wyznaczonego głównego celu - w zaplanowanym czasie, w ramach założonych kosztów oraz przy zakładanych parametrach jakościowych projektu. To tak zwana definicja za pomocą parametrów trójkąta zarządzania projektami: czas, koszty i zakres. Współczesne podejście podkreśla także znaczenie sponsora projektu oraz osiągnięcie przez organizację celów strategicznych.

TL;DR

Artykuł omawia definicję i kryteria sukcesu projektu oraz przyczyny porażek. Sukces projektu zależy od osiągnięcia głównego celu, czasu, kosztów i parametrów jakościowych. Kryteria sukcesu projektu obejmują wydajność, wpływ na klienta, sukces organizacji i ukierunkowanie na przyszłość. Narzędzia oceny sukcesu projektu to m.in. realizacja harmonogramu, spełnienie wymagań zleceniodawcy i zadowolenie klienta. Przyczyny porażek projektu to brak kompetencji, brak wsparcia kierownictwa, niedoszacowane koszty i nieprzestrzeganie zasad zarządzania projektem. Analiza zagrożeń pomaga ograniczyć ryzyko w projekcie.

Definicja sukcesu projektu

Według M. Trockiego sukces projektu to nadrzędne pojęcie, które dotyczy oceny projektu i oznacza "pomyślny wynik jakiegoś przedsięwzięcia". Autor uwzględnia wewnętrzne czynniki sukcesu projektu, jak czas, budżet, czy jakość. Podkreśla jednak, że oprócz wcześniej wymienionych podstawowych kryteriów należy brać pod uwagę również te o znaczeniu drugorzędnym - odnoszących się do potrzeb klienta, korzyści dla organizacji czy Celów strategicznych interesariuszy. Z wieloma z tych kryteriów można polemizować - nie zawsze mają one wpływ na ostateczny sukces projektu. Przykładowo wdrożenie nowego systemu do międzynarodowej korporacji, dla wielu pracowników system ten okazuje się trudny w obsłudze czy mniej wydajny. Ostatecznie projekt odnosi sukces niezależnie od stopnia zadowolenia pracowników - jego zadaniem miało być ujednolicenie procesów czy zmniejszenie kosztów utrzymania. Sytuacja może wyglądać podobnie w przypadku interesariuszy, którzy w niektórych sytuacjach nie odnoszą żadnych korzyści, nawet ponoszą straty mimo że projekt zakończył się sukcesem.

Krytyczne czynniki sukcesu projektu

Na liście czynników przyczyniających się do osiągniecia sukcesu projektu wymienić można odpowiednio zdefiniowane cele, zasoby i parametry projektu, zaangażowanie i wsparcie sponsora projektu, odpowiednio dobrany zespół projektowy, prawidłowy plan i harmonogram czy monitorowanie i kontrola ryzyka. Nietypowe podejście prezentuje E. Westerveld i D. Gaya-Walters. Łączą oni czynniki i kryteria sukcesu projektu w ramach jednego modelu idealnego projektu. Prawa strona modelu dotyczy kryteriów sukcesu projektu, natomiast lewa to czynniki sukcesu projektu (rysunek1).

Rys. 1 Model idealnego projektu według E. Westervelda i D.Gaya-Waltersa

Kryteria oceny sukcesu projektu

W literaturze można spotkać się z czterema wymiarami kryteriów sukcesu projektu:

• wydajność projektu,
• wpływ projektu na klienta,
• sukces organizacji,
• ukierunkowanie na przyszłość.

R. Atkinson proponuje model tak zwanej ścieżki kwadratowej (rysunek 2). Obejmuje ona trójkąt zaradzania projektem, korzyści dla interesariuszy i organizacji oraz ocenę sukcesów projektu. Z kolei M. Trocki zwraca uwagę na takie kryteria, jak celowość projektu, wykonalność, efektywność, skuteczność i użyteczność. Wymienione kryteria mogą być wykorzystane przed, jak i po rozpoczęciu projektu.

Rys. 2 Kwadratowa ścieżka

J.R. Turner na podstawie analizy wielu modeli projektów opracował szeroką listę kryteriów sukcesów projektu. Według autora to od interesariuszy zależy wybór kryteriów na różnych etapach realizacji projektu.

Narzędzia oceny sukcesu projektu

Do głównych narzędzi oceny sukcesu projektu opracowanych przez Turnera należą:

• realizacja zgodnie z harmonogramem, budżetem oraz jakością,
• spełnienie wymagań zleceniodawcy,
• osiągnięcie założonych celów,
• zadowolenie klienta z osiągniętych rezultatów projektu,
• satysfakcja dostawcy,
• satysfakcja innych interesariuszy,
• kryteria samodzielnie opracowane przez respondentów.

Sukces projektu a sukces zarządzania projektem

W literaturze możemy spotkać się z odróżnieniem takich pojęć jak sukces projektu a sukces w zarządzaniu projektem. W takim podejściu sukces projektu uzależniony jest od sukcesu produktu projektu oraz trudniej go zdefiniować. Sukces projektu kojarzony jest wtedy z strategicznymi celami firmy. Natomiast łatwiej jest zdefiniować sukces w zarządzaniu projektem, gdyż można go zawęzić do omawianego wcześniej trójkąta projektu. Jak już wspomniano wcześniej istnieją projekty, które nie spełniają omawianych kryteriów, a kończą się sukcesem lub spełniając kryteria kończą się porażką. Ocena sukcesu lub niepowodzenia może ulegać zmianom czasowym, dlatego wraz z jego upływem należy regulować kryteria związane z korzyściami organizacji i interesariuszy.

Przyczyny porażek projektów

Do najczęstszych przyczyn porażek projektu zaliczyć można:

• osoby realizujące projekt nie posiadają odpowiedniej wiedzy oraz kompetencji,
• kierownictwo firmy nie angażuje się oraz nie wspiera zespołu w realizacji projektu,
• niedoszacowane koszty,
• zmiana priorytetu projektu w stosunku do innych,
• zła identyfikacja wymagań projektowych,
• zła identyfikacja ogólnych celów projektu,
• zła identyfikacja ogólnych kryteriów projektu,
• brak zaangażowania klienta w prace projektowe,
• brak motywacji zespołu projektowego,
• nieuwzględnienie zarządzania ryzykiem w projekcie,
• nieprzestrzeganie zasad, zaleceń czy reguł zarządzania projektem.

Analiza zagrożeń przeprowadzona w solidny sposób pozwala w znacznej mierze ograniczyć ryzyku w projekcie, a także oszacować możliwe i rzeczywiste koszty projektu.

Kryteria sukcesu i porażki zarządzania projektem — artykuły polecane

PCM - Etap oceny i audytu — Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK — Zarządzanie jakością wg PMBOK — Zarządzanie zmianą w projekcie — Zakres projektu — Rozpoczynanie projektu — Zasady zarządzania projektem wg PRINCE2 — Cykl życia projektu — Six sigma

Bibliografia

• Atkinson R. (1999), Project management: cost, time and quality, two best guesses and a phenomenon, its time to accept other success criteria, Vol, 17(6)
• Białowolski P., Małecki P., Szwabe M. (red.) (2007), Ryzyko projektu Zarządzanie projektami współfinansowanymi z funduszy publicznych, Wolters Kluwer, Karków
• Krakowska A. (2016), Determinanty sukcesu wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie, [w:] Współczesne trendy w zarządzaniu projektami, Wyd. Mfiles.pl, Kraków
• Podgórska M. (2016), Sukces w zarządzaniu projektami - zagadnienie definicji i jego oceny w świetle wyników badań empirycznych, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Seria: Organizacja i Zarządzanie, z. 89
• Spałek S. (2004), Krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami, Wyd. Wydawnictwo Politechniki Śląskie, Gliwice
• Trocki M. (2011), Kompleksowa ocena projektów, Studia i Prace Kolegium Zarządzania i Finansów, z. 113
• Urbanelis R. (2014), Sukces projektu, Gospodarka Materiałowa i Logistyka, nr 1
• Young T. (2006), Skuteczne zarządzanie projektami, Helion, Gliwice

Autor: Marta Bajorek