Proces zarządzania projektem
| Proces zarządzania projektem |
|---|
| Polecane artykuły |
|
To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.
|
TL;DR
Artykuł opisuje proces tworzenia zespołów projektowych w firmach oraz charakterystykę, cele, zasoby i opis tego procesu. Zawiera również diagram i odpowiedzialności poszczególnych osób za poszczególne etapy procesu.
3. Cele procesu
3 cele istnienia procesu:
- Realizacja projektu zgodnie z przyjętymi normami prawnymi
- Terminowa realizacja projektu
- Realizacja projektu nieprzekraczająca założonych wcześniej ram finansowych
3 cele doskonalenia procesu:
- Skrócenia czasu wykonania jednego z etapów projektu poprzez zastosowanie innowacji technologicznych, a przez to skrócenie czasu wykonania całego projektu o 1 tydzień.
- Obniżenie kosztów realizacji projektu o około 10 tys zł poprzez skrócenie czasu realizacji wykonania jednego z etapów projektu.
- Ujednolicenie wykorzystywanych procedur, raportów oraz formularzy do ustalonych wzorców, co pozwoli na szybszy obieg dokumentów pomiędzy członkami zespołu oraz pomiędzy zespołem, kierownikiem i zarządem firmy.
Charakterystyka procesu
W dobie obecnego rozwoju technologii rola jednostki przy projektowaniu zaawansowanych systemów jest zminimalizowana. Normalną koleją rzeczy jest angażowanie do tego celu zorganizowanych zespołów projektowych, liczących od dwóch do nawet kilkuset osób w przypadku bardzo zaawansowanych projektów.
Jest to tym bardziej istotne, gdyż w ostatnich latach obserwuje się znaczny wzrost znaczenia projektów w zarządzaniu przedsiębiorstwem. W związku z wymaganiami dotyczącymi produktywności i konkurencją na rynku, przeważająca większość firm tworzy zespoły projektowe.
Przyczyny tworzenia zespołów projektowych:
- Zorganizowane zespoły są z reguły bardziej wydajne od pojedynczych osób, lub niezorganizowanych grup.
- Zespoły są zwykle przydatne tam gdzie wyniki wymagają przełomu i kreatywności, tam gdzie metoda prowadząca do celu nie jest określona lub w przypadku gdzie nie ma jasności, co do podziału zadań na indywidualnych użytkowników.
- Członkowie zespołu pracujący razem czerpią większą satysfakcję z udziału w projekcie, łączy ich również poczucie "czynienia różnicy" w odniesieniu do projektu.
- Członkowie zespołu zwykle maja większą radość procesów pracy razem.
- W zespole istnieje wspólna więź dająca poczucie, że każdy indywidualny członek nie jest osamotniony. W rezultacie członkowie zespołu nie chcą zawieść swoich kolegów.
- Bezpośrednia komunikacja członków zespołu jest bardziej wydajna niż komunikowanie się przez osobę trzecią nadzorującą projekt.
- Zespoły są zwykle w stanie odpowiedzieć szybciej na zmieniające się warunki, są też bardziej elastyczne pod tym względem.
- Zespoły projektowe łatwiej rozwiązują problemy i przeciwności oraz są bardziej odporne na zmiany personelu.
- Zespoły szybciej się uczą bazując na doświadczeniu i współpracy wszystkich członków.
Podstawowym powodem, dla którego powołuje się zespoły projektowe jest czas wykonania projektu. O ile w przypadku małych nie komercyjnych projektów, czas nie ma większego znaczenia, to przy dużych projektach robionych na zlecenie dotrzymanie określonego w umowie terminu jest priorytetem. Najważniejszą przyczyną niepowodzeń projektu jest właśnie niedotrzymanie terminu przekazania systemu użytkownikowi a co za tym idzie znaczący wzrost kosztów całego przedsięwzięcia.
Zasoby (dane wejściowe)
1. Uczestnicy procesu
1. Zarząd firmy:
- umiejętność określenia celu projektu spełniającego kryteria
- wykształcenie wyższe o profilu ekonomicznym lub wykształcenie wyższe z zakresu zarządzania
- co najmniej 5-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku
- umiejętność zarządzania podrzędnym sobie personelem, odpowiedniego przydziału czynności, wyciągania konsekwencji (nagradzanie i karanie)
3.Członkowie zespołu projektowego:
- wykształcenie wyższe o specjalizacji technik komunikacji, wykształcenie wyższe ekonomiczne, wykształcenie wyższe o specjalizacji informatycznej, wykształcenie wyższe ekonomiczne o specjalizacji zarządzania
- co najmniej 3-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku
- umiejętność właściwego zarządzania czasem pracy
4. Controller:
- wykształcenie wyższe ekonomiczne o specjalizacji zarządzania i kontrolowania
- co najmniej 2-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku
2. Zasoby materialne
- Dokumenty w formie papierowej i elektronicznej takie jak: polecenia wykonania zadania, raporty, sprawozdania, Karta Projektu
3. Zasoby informacyjne
- założenia, dane otrzymane od przyszłego użytkownika projektu, jakie wymagania powinien spełniać projekt,
- polecenia kierownictwa, skład zespołu projektowego, przydział zadań i czynności,
- dane finansowe dotyczące projektu, możliwości i ograniczenia
- raporty i sprawozdania
4. Narzędzia, metody i techniki
- oprogramowanie wykorzystywane przy planowaniu, tworzeniu i wdrażaniu projektu
Opis procesu
- Zarząd firmy powołuje kierownika projektu, który musi posiadać kwalifikacje z zakresu zarządzania i kierowania grupą projektową (kierownik projektu musi posiadać wykształcenie wyższe o profilu ekonomicznym lub posiadać wykształcenie wyższe z zakresu zarządzania, powinien również posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku).
- Zarząd firmy oraz kierownik projektu określają cel projektu. Ważne jest zdefiniowanie celów[javascript:AppendPopup (this,'pjdefObjective_1') (cel: ilościowe kryteria, które musi spełnić projekt, aby został uznany za pomyślnie zakończony. Cele muszą brać pod uwagę takie elementy jak: koszt, harmonogram i jakość. Cele nie ilościowe zwiększają ryzyko, że projekt ich nie zrealizuje.)]; założeń projektowych (założenia projektowe: czynniki, które dla celów planowania są uważane za realne lub pewne. Z założeniami zwykle wiąże się pewien stopień ryzyka.) oraz (ograniczenie: ograniczenie dotyczące daty rozpoczęcia lub daty zakończenia zadania. Użytkownik może na przykład określić, że zadanie musi się rozpocząć w określonym dniu lub zakończyć nie później niż w określonym dniu. Ograniczenia mogą być elastyczne (niezwiązane z określoną datą) lub nieelastyczne (związane z określoną datą).)] projektu.
3 Kierownik projektu powołuje grupę projektową na podstawie posiadanego wykształcenia, doświadczenia i posiadanych umiejętności przez pracowników w zakresie pracy grupowej oraz uczestniczenia w realizacji danego typu projektu (Skład grupy powinien być następujący: około 70% uczestników to pracownicy firmy, gdyż posiadają wiedzę jaki projekt może zostać zrealizowany przez firmę, czego może się podjąć oraz czy będzie ją stać. 30% uczestników to fachowcy, eksperci spoza firmy mający co najmniej 5-letnie doświadczenie w pracy grupowej oraz realizacji danego typu projektu). Wielkość grupy powinna zawierać od 5 do 10 osób. 4 Kierownik projektu określa poszczególne tematy zadań oraz czynności w następujący sposób:→ Dokument definicji wymagań (1 osoba)→ Plan Działań (1 osoba)→ Struktura organizacji zespołu projektowego (1 osoba)→ Standardy komunikacyjne (1-2 osób)→ Plan zapewnienia jakości (1-2 osoby) → Plan testowania oprogramowania (1 osoba)→ Ocena złożoności projektu (1-2 osoby) 5 Kierownik projektu dokonuje przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego na podstawie posiadanych kwalifikacji i doświadczenia pracowników (Kwalifikacje oraz doświadczenie zależy od typu oraz tematyki projektu na rzecz, którego jest dokonywany przydział):
| Zadanie / czynność / opis zadania | Osoba odpowiedzialna |
| Dokument definicji wymagań - szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac | Controller |
| Plan Działań - zastosowanie diagramów WBS, macierzy RAM oraz wykresu Gantta. | Kierownik projektu |
| Struktura organizacji zespołu projektowego - wydzielenie ról w zespole, określenie ich zakresu kompetencji. | Kierownik projektu |
| Standardy komunikacyjne - opracowanie standardów komunikacyjnych i wzorca dokumentacji | Członek zespołu projektowego do spraw technik komunikacji |
| Plan zapewnienia jakości - opracowanie planu działań zmierzających do zapewnienia jakości produktu końcowego. | Członek zespołu projektowego do spraw jakości |
| Plan testowania oprogramowania - opracowanie planu testowania oprogramowania (co podlega testowaniu? jak? kiedy?) | Informatyk |
| Ocena złożoności projektu - analiza złożoności projektu. | Kierownik projektu |
6 Kierownik przedstawia zarządowi plan składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności w formie raportu na podstawie którego ustalane jest wynagrodzenie poszczególnych jednostek grupy projektowej.
7 Kierownik przedstawia działowi finansowemu jakie środki będzie potrzebował podczas realizacji projektu, co i gdzie musi zostać dostarczone - jakimi sposobami (ciężarówki, pociąg, samolot) oraz jakie wydatki zostaną poniesione w poszczególnych etapach projektu. Dział finansowy na podstawie danych rynkowych przedstawia przewidywane koszty projektu w postaci raportu. Następnie kierownik projektu szuka źródeł finansowania projektu z budżetu firmy lub źródeł zewnętrznych (sponsorzy), a następnie plan źródła finansowania projektu oraz plan kosztów przedstawia zarządowi w formie raportu, na podstawie danych uzyskanych z działu finansowego.
8 Kierownik projektu przedstawia Kartę Projektu zarządowi zawierającą:→ Nazwa Projektu→ Zakres Projektu * Cel Projektu * Klienci Projektu * Potrzeby Klientów * Wymagania Klienta * Rezultaty Projektu * Przeglądy Projektu→ Ocena Ryzyka Zakresu Projektu→ Zasoby Projektowe * Zespół Projektowy * Priorytety Organizacyjne * Ograniczenie Projektowe * Termin Realizacji Faz Projektu * Ograniczenie Personelu * Limit Wydatkowy→ Raporty Projektowe * Dzienny * Finansowy * Zamknięcie faz 9 Członkowie grupy projektowej wykonują przydzielone im zadania w poszczególnych etapach projektu. 10 Członkowie grupy projektowej sporządzają raporty z wykonanych przez siebie zadań i przedstawiają je kierownikowi projektu.
11 Kierownik projektu rozlicza grupę projektową z wykonanych etapów projektu na podstawie sprawozdań otrzymanych od członków grupy oraz sprawdzenia osobiście stanu faktycznego zrealizowanych etapów.
12 Kierownik projektu sporządza sprawozdanie końcowe dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu.
Wyjścia (dane wyjściowe)
- Produkt: - Karta Projektu
- Informacyjne:- raporty odchyleń- sprawozdania z przebiegu prac poszczególnych członków zespołu- sprawozdanie z przebiegu realizacji etapów projektu
- Produkty:- stracony czas związany ze zbyt długim obiegiem dokumentów- nadmiar papierów do likwidacji
- Zmiany:- zrealizowany i wdrożony projekt- szkolenia pracowników niezbędne dla wprowadzenia projektu
Odpowiedzialność i uprawnienia
| Stanowisko | Nr zadania | Uprawniony do czego | Odpowiedzialny za |
| Zarząd firmy | 1 | powołuje kierownika projektu | Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane doświadczenie i wykształcenie |
| 2 | określa cel projektu z kierownikiem projektu | Terminowo, ekonomicznie, nie przekraczając odpowiednich norm prawnych | |
| Kierownik projektu | 2 | określa cel projektu z zarządem firmy | Terminowo, ekonomicznie, nie przekraczając odpowiednich norm prawnych |
| 3 | powołuje grupę projektową | Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane doświadczenie i wykształcenie | |
| 4 | określa poszczególne tematy zadań oraz czynności | Dokładnie, na podstawie określonego celu projektu i jego etapów | |
| 5 | dokonuje przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego | Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane przez członków zespołu projektowego doświadczenie i wykształcenie | |
| 6 | przedstawia zarządowi plan składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności | Terminowo, w postaci raportu lub sprawozdania | |
| 7 | przedstawia działowi finansowemu jakie środki będzie potrzebował podczas realizacji projektu, co i gdzie musi zostać dostarczone oraz jakie wydatki zostaną poniesione w poszczególnych etapach projektu | Terminowo, w postaci raportu lub sprawozdania | |
| 8 | przedstawia Kartę Projektu zarządowi | Terminowo w postaci raportu składającego się z szeregu cząstkowych raportów niezbędnych podczas realizacji projektu | |
| 11 | rozlicza grupę projektową z wykonanych etapów projektu | Odpowiednio na podstawie wykonanych etapów projektu | |
| 12 | sporządza sprawozdanie końcowe dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu | Rzetelnie w postaci sprawozdania końcowego dla zarządu zawierającego całokształt projektu od strony merytorycznej oraz praktycznej. | |
| Członkowie grupy projektowej | 9 | wykonują przydzielone im zadania w poszczególnych etapach projektu | Rzetelnie, terminowo, nie przekraczając norm prawnych, współpracując z pozostałymi członkami zespołu |
| 10 | sporządzają raporty z wykonanych przez siebie zadań | Terminowo w postaci raportów z wykonanych zadań | |
| Controller | 5a | szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac | Terminowo, biorąc pod uwagę określony wcześniej plan i weryfikując raporty z wykonanych zadań |
Diagram procesu
| Kierownik projektu | Zarząd firmy | Członkowie grupy projektowej | Controller | |
| Powołania kierownika projektu | W | |||
| Określenie celu projektu | W | Z | ||
| Powołanie grupy projektowej | W | Z | ||
| Określenie poszczególnych tematów zadań oraz czynności | W | Z | ||
| Dokonanie przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego | W | Z | ||
| Przedstawienie planu składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności | W | Z | ||
| Przedstawienie działowi finansowemu środków potrzebnych podczas realizacji projektu | W | Z | ||
| Przedstawienie Karty Projektu zarządowi | W | Z | ||
| Rozliczenie grupy projektowej z wykonanych etapów projektu | W | N | K | |
| Sporządzenie sprawozdania końcowego dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu | W | Z | K | |
| Wykonanie przydzielonych
zadań |
N | W | K | |
| Sporządzenie raportów z wykonanych zadań | Z | W | ||
| Szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac | Z |
Autor: Justyna Hotloś, Katarzyna Kosior
