Proces administrowania systemami informatycznymi

Z Encyklopedia Zarządzania
Proces.gif

To tylko przykład procesu.

Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

1. Cele procesu

Cele procesu

Cele usprawniania procesu

  • lepsza organizacja czasu pracy - miernik: średni procentowy postęp w realizacji zadań długofalowych w jednostkowym okresie; pożądane wartości: tygodniowa nie mniejsza niż 7%, miesięczna nie mniejsza niż 40%
  • usunięcie niekontrolowanych opóźnień - ważona liczba zadań opóźnionych w realizacji w jednostkowym okresie (np. tygodniu); wagę determinuje priorytet zadania (zadania ważne liczone są wielokrotnie); wartości pożądane: tygodniowa nie większa niż 10, miesięczna nie większa niż 30.
  • usprawnienie współbieżnego działania - miernik: średni procentowy postęp w realizacji wszystkich zadań w jednostkowym okresie (np. tygodniu); pożądane wartości: tygodniowa nie mniejsza niż 17%, miesięczna nie mniejsza niż 80%

2. Charakterystyka procesu

Proces administrowanie systemami informatycznymi ma charakter wewnętrzny. Jego celem jest udostępnienie stanowisk pracy i zapewnienie wymaganej od nich funkcjonalności pracownikom firmy. Jednak jego obowiązki są dużo szersze - dochodzą tu kwestie bezpieczeństwa, serwisowania, szkoleń itp.

Zadania realizowane przez uczestników można podzielić na kilka grup, wśród których można wyróżnić dwie główne: zarządzanie zasobami oraz kontakty z pracownikami.

W dalszym rzędzie można wyróżnić zarządzanie użytkownikami, oprogramowaniem, sprzętem, siecią, konserwacja systemu oraz kopie bezpieczeństwa.

3. Zasoby (dane wejściowe)

3.1. Uczestnicy procesu

  • Starszy Administrator - realizuje wąską grupę zadań, szczególnie wymagających podjęcia decyzji, a także zajmuje się zatwierdzaniem wniosków
  • Administrator - realizuje wszystkie prace zatwierdzone przez administratora starszego
  • Wykształcenie: wyższe, preferowane w kierunku informatycznym, oczekiwana znajomość minimum podstaw wykorzystywanych technologii
  • Liczność: jeden pracownik na 25 osób w przedsiębiorstwie

3.2. Zasoby materialne

  • Sprzęt
    • dla użytkowników
    • serwerowy
    • sieciowy
    • archiwizacyjny
      • nośniki danych
      • przechowalnie danych
      • sprzęt archiwizujący
  • Oprogramowanie
    • licencje
    • nośniki

3.3. Zasoby informacyjne

  • podręczniki użytkownika
  • opis procedur systemowych w przedsiębiorstwie
  • wnioski (zgłoszenia)
  • formularze rejestracji użytkownika
  • raporty z monitoringu sprzętu
  • aktualizacje oprogramowania
  • biuletyny bezpieczeństwa

3.4. Narzędzia, metody i techniki

  • System informatyczny
  • Konto administratora
  • Konsola
  • Języki skryptowe
  • RSS, serwisy internetowe, fora dyskusyjne, listy dyskusyjne

4. Opis procesu

Uwagi: każde zlecenie zatwierdza starszy administrator. Może on również wprowadzić zmiany do każdego zlecenia. Jednocześnie realizuje on prace zwykłego administratora.

4.1 Zarządzanie zasobami

Dodanie użytkownika

Pracownik-uczestnik procesu rekrutacja przekazuje zlecenie założenia konta nowemu pracownikowi na formularzu "FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY. NOWY UŻYTKOWNIK". Administrator systemu loguje się do swojego konta i wprowadza odpowiednie dane do systemu, w efekcie czego powstaje nowe konto, a użytkownik może zacząć korzystać z systemu. Hasło dla konta generowane jest automatycznie, login zaś składa się z pierwszej litery imienia i z nazwiska. Jeśli taki login jest już dostępny, każdy kolejny jest pochodną tego, powstałą przez doklejenie kolejnej liczby naturalnej (tptak1, tptak2 etc).

Usunięcie użytkownika

Pracownik działu kadr przekazuje zlecenie usunięcia konta byłemu pracownikowi. Administrator systemu loguje się do swojego konta i wybiera odpowiedniego użytkownika, wybiera polecenie usunięcia i zatwierdza zmiany. Użytkownik traci dostęp do systemu.

Modyfikacja profilu użytkownika

Administrator systemu po uprzednim zalogowaniu do konta z uprawnieniami wybiera profil użytkownika do edycji, modyfikuje dane w nim zawarte, po czym zatwierdza zmiany, a użytkownik posiada właściwe dane w profilu w systemie. W przypadku takiego życzenia, hasło dla konta generowane jest automatycznie - taka modyfikacja może odbyć się na życzenie użytkownika, wszelkie inne zmiany następują na wniosek pracownika działu kadr. Może to być zmiana danych użytkownika. Zmiany danych nie pociągają za sobą zmiany loginu - raz utworzony login nie ulega zmianie.

Nadanie uprawnień

Pracownik firmy przekazuje zatwierdzone przez przełożonego zlecenie nadania uprawnień użytkownikowi lub grupie. Administrator systemu po uprzednim zalogowaniu do swojego konta wybiera użytkownika lub grupę użytkowników i zgodnie ze zleceniem nadaje określone uprawnienia. W efekcie użytkownik lub grupa użytkowników może wykonywać określone w uprawnieniach czynności.

Modyfikacja uprawnień

Pracownik firmy przekazuje zatwierdzone przez przełożonego zlecenie zmiany uprawnień użytkownikowi lub grupie. Administrator systemu na zlecenie wybiera grupę lub użytkownika i zmienia mu odpowiednie uprawnienia. W wyniku tego działania użytkownik otrzymuje lub traci prawo do realizacji czynności, których zmiany dotyczyły.

Tworzenie grupy użytkowników

Pracownik firmy przekazuje zatwierdzone przez przełożonego zlecenie utworzenia grupy użytkowników. Zlecenie zawiera nazwę, opis grupy oraz listę użytkowników i może być połączone z poleceniem nadania uprawnień. Administrator systemu na zlecenie tworzy nową grupę użytkowników i przypisuje do niej użytkowników. W efekcie użytkownicy przypisani mogą wykonywać czynności wynikające z przynależności do grupy.

Modyfikacja grup użytkowników

Pracownik firmy przekazuje zatwierdzone przez przełożonego zlecenie modyfikacji grupy użytkowników. Zlecenie zawiera nazwę grupy oraz listę użytkowników do dodania/usunięcia i może być połączone z poleceniem nadania/modyfikacji uprawnień. Administrator na zlecenie loguje się do systemu i modyfikuje dane grupy lub jej skład osobowy. W konsekwencji jedni użytkownicy zyskują, inni zaś tracą uprawnienia.

Usunięcie grupy użytkowników

Pracownik firmy przekazuje zatwierdzone przez przełożonego zlecenie usunięcia grupy użytkowników. Zlecenie zawiera nazwę grupy. Administrator na zlecenie loguje się do systemu i wybiera grupę, którą usuwa. W efekcie jej członkowie tracą wynikające z członkostwa uprawnienia.

Oprogramowanie

Instalacja oprogramowania

Pracownik firmy przekazuje zatwierdzone przez przełożonego zapotrzebowanie na funkcjonalność z ewentualnymi propozycjami oprogramowania. Administrator analizuje, czy wymagana funkcjonalność nie jest już dostępna, następnie jeśli nie, wyszukuje narzędzi ją zapewniających i sprawdza, czy dane oprogramowanie może kolidować z innym, już dostępnym. Po doborze oprogramowania, korzystając z nośnika danych instaluje na wyznaczonej maszynie oprogramowanie. Jego legalność w razie potrzeby potwierdza kluczem, kodem etc..

Aktualizacja oprogramowania

W przypadku pojawienia się aktualizacji oprogramowania administrator sprawdza zakres aktualizacji oraz czy nie spowoduje ona problemów we współpracy z innymi programami. Następnie korzystając z nośnika danych z aktualizacją oprogramowania instaluje ją na wyznaczonej maszynie. Jego legalność w razie potrzeby potwierdza kluczem, kodem etc..

Usunięcie oprogramowania

Pracownik firmy przekazuje zatwierdzone przez przełożonego zlecenie usunięcia zbędnego oprogramowania, tudzież zgłasza problemy z zakresu kompatybilności lub innej, np. brak miejsca na dysku. Administrator po uprzednim dokonaniu analizy zapotrzebowania na dane oprogramowanie usuwa je w przypadku zbędności z wyznaczonej maszyny.

Sieć

Analiza wymagań stanowisk oraz przedsiębiorstwa na dostęp do sieci

Administrator w ramach spotkań z pracownikami poszczególnych stanowisk/przełożonymi działów przygotowuje listę stanowisk wymagających dostępu do sieci o parametrach wyższych od ogólnie planowanej. Lista zostaje połączona w raport razem z planami budynków oraz rozmieszczenia w nich stanowisk pracy.

Przygotowanie okablowania strukturalnego

Starszy administrator po zapoznaniu się z dokumentami RFC, a także z dokumentacją Cisco oraz innych firm specjalizujących się w konfiguracjach sieci, a także po zapoznaniu się z planami budynków firmy i planami rozmieszczenia w nim stanowisk pracy, dokonuje doboru sprzętu sieciowego oraz projektuje okablowanie strukturalne wszystkich budynków tak, aby spełniała wymagania poszczególnych stanowisk oraz całego przedsiębiorstwa, opracowanego w czasie analizy wymagań stanowisk oraz przedsiębiorstwa na dostęp do sieci.

Konfiguracja sieci

Starszy administrator przygotowuje konfigurację całego sprzętu przy okazji planowania okablowania strukturalnego. Administrator przy okazji instalowania okablowania strukturalnego w budynkach nanosi odpowiednią konfigurację sprzętu.

Rekonfiguracja sieci, aktualizacja sprzętu

Starszy administrator na podstawie zgłoszeń problemów a także monitorowania sprzętu i dziennika systemowego wybiera nową konfigurację sieci. Administrator systemu wprowadza nową konfigurację. Jeśli tego wymaga sytuacja, aktualizuje sprzęt sieciowy i dostosowuje do niego konfigurację.

Sprzęt

Zamówienie nowego sprzętu

Starszy administrator na podstawie zleceń oraz wyników monitorowania sprzętu przygotowuje listę sprzętu, który trzeba zamówić. Wypełnia formularz "FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY" informacjami o sprzęcie do zamówienia i przekazuje ją do działu zaopatrzenia. Dział zaopatrzenia realizuje zamówienie (zadania 6-8). Dostarczony sprzęt zostaje przekazany starszemu informatykowi, który wydaje dyspozycje co do jego wykorzystania.

Monitorowanie sprzętu

Administrator analizuje zgłoszenia użytkowników i planowane zapotrzebowanie nań. Sprawdza bieżący stan sprzętu w przedsiębiorstwie i przygotowuje listy urządzeń do aktualizacji/utylizacji/rekonfiguracji etc.

Rozbudowa i wymiana sprzętu

Administrator na zlecenie wymienia stare części na nowe oraz stary sprzęt na nowy. Robi to adekwatnie do zapotrzebowania oraz dostępnego sprzętu do wymiany, a działania podejmuje w oparciu o instrukcje obsługi sprzętu. W przypadku braku sprzętu zadanie to poprzedzone jest zamówieniem nowego sprzętu.

Utylizacja sprzętu

Starszy administrator na podstawie przygotowanej listy sprzętu do utylizacji (zebranie zgłoszeń wadliwego sprzętu oraz raportów z monitorowania sprzętu) wypełnia formularz "FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY", umieszczając w nim listę sprzętu do utylizacji i przekazuje go pracownikom uczestniczącym w procesie gospodarka odpadami. Uczestnicy tego procesu poszukują firmy, która zutylizuje zadany sprzęt i podpisuje umowę oraz monitoruje realizację zadania.

Konserwacja systemu

Dziennik systemowy

Administrator prowadzi zapiski całej działalności administracyjnej w systemie na wypadek awarii. Powstaje dziennik systemowy, umożliwiający odtworzenie całą aktywność administratorów.

Monitorowanie obciążenia systemu w czasie

Administrator na podstawie logów systemowych oraz wyników działania odpowiednich programów przygotowuje analizę obciążenia systemu w czasie. Czynność ta wykonywana jest regularnie - w pierwszym i trzecim tygodniu każdego miesiąca, oraz okazjonalnie - gdy zajdzie taka potrzeba

Modyfikacja harmonogramu realizacji zadań

Starszy administrator podejmuje na podstawie analizy obciążenia systemu w czasie oraz zgłoszeń użytkowników decyzję o modyfikacji harmonogramu realizacji zadań. Administrator wprowadza zmiany w systemie.

Zmiana konfiguracji systemu

Starszy administrator podejmuje na podstawie wszystkich analiz i zgłoszeń decyzje o zmianie konfiguracji systemu. Administrator wprowadza podjęte decyzje w życie. W efekcie system działa sprawniej.

Kopie zapasowe

Wykonanie kopii zapasowej

Administrator umieszcza codziennie rano nośnik taśmowy w napędzie, a obecny w nim stary zanosi do archiwum. Określa on zakres i porę wykonania kopii. Po wykonaniu kopii automatycznie następuje jej weryfikacja

Odzyskanie danych z kopii zapasowej

W przypadku utracenia danych administrator przygotowuje napęd z zapisanymi danymi, po czym zapisuje odzyskane dane na komputerze.

4.2. Kontakty z pozostałymi pracownikami

Kontakt z pracownikami

Starszy administrator wyznacza odpowiedzialnego za kontakty z pozostałymi pracownikami. Wyznaczony administrator odbiera wiadomości od pracowników innych działów, analizuje je i umieszcza we właściwej kategorii tematycznej. Jednocześnie odpowiada on za przygotowanie wiadomości zwrotnych oraz komunikatów dla użytkowników systemu.

Szkolenie pracowników

Starszy administrator wyznacza temat szkolenia i ewentualnie odpowiedzialnego administratora. Wypełnia formularz "FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY" z informacjami na temat szkolenia i przekazuje uczestnikowi procesu planowanie i realizacja szkoleń". W ramach tego procesu zrealizowane zostaje szkolenie.

Monitorowanie zachowań pracowników z punktu widzenia bezpieczeństwa systemu

Administrator obserwuje zachowania pracowników i wyłapuje te stwarzające zagrożenia. Zwraca uwagę takim pracownikom lub za zgodą starszego administratora odbiera uprawnienia pracownikowi.

5. Wyjścia (dane wyjściowe)

  • Produkty
    • Nowy sprzęt
    • Nowy użytkownik
    • Nowa grupa użytkowników
    • Nowe oprogramowanie
    • Kopie zapasowe
    • Raporty z kontroli
    • Podwyższone bezpieczeństwo systemu
  • Zmiany
    • sprzętowe
    • konfiguracyjne
    • dotyczące użytkowników
  • Informacje
    • zamówienie sprzętu/oprogramowania
    • zlecenie utylizacji sprzętu
    • szkolenia pracowników
    • upomnienia i sankcje
    • dziennik systemowy
    • nowa funkcjonalność systemu wynikająca z aktualizacji sprzętu

6. Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko Nr zad. Uprawniony do Odpowiedzialny za
Starszy administrator 1.1.1 Odrzucania lub modyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji
1.1.2 Odrzucenia wniosku Analizę wniosku i przekazanie do realizacji
1.1.3 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji
1.1.4 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji
1.1.5 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji
1.1.6 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji
1.1.7 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji
1.1.8 Odrzucenia wniosku Analizę wniosku i przekazanie do realizacji
1.2.1 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji
1.2.2 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji
1.2.3 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji
1.3.1 Zaprojektowania okablowania, dobrania sprzętu

Wglądu w plany budynków i rynienek na okablowanie w nich

Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku

Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek,

Ustalenie parametrów okablowania, położenia kanalików na kable, gniazdek, sprzętu etc.,

Zapewnienie właściwych osiągów sieci

1.3.2 Przygotowania konfiguracji sieci do naniesienia

Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku

Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji,

Weryfikację zgodności konfiguracji z parametrami sprzętu i projektem okablowania

1.3.3 Przygotowania nowej konfiguracji do naniesienia

Wybrania sprzętu do aktualizacji

Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku

Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji,

Zapewnienie właściwych osiągów sieci

Weryfikację zgodności konfiguracji z parametrami sprzętu i projektem okablowania

1.4.1 Przygotowania listy sprzętu do nabycia

Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku

Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji,

Dotarcie listy do działu zamówień

Dopilnowanie zrealizowania zamówienia

1.4.2 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji,

Wskazywanie sprzętu do monitorowania

1.4.3 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji,
1.4.4 Przeprowadzenia wywozu sprzętu z przedsiębiorstwa

Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku

Analizę wniosku i ewentualne naniesienie poprawek

Kontakty z firmą odpowiedzialną

Wskazanie sprzętu i dopilnowanie, by został wywieziony

1.5.2 Wystosowania wniosku samemu

Odrzucenia wniosku

Analizę wniosku, i przekazanie do realizacji
1.5.3 Zmodyfikowania harmonogramu realizacji zadań Zapewnienie lepszego rozłożenia obciążenia w czasie
1.5.4 Zaproponowania nowej konfiguracji Poprawienie parametrów systemu z punktu widzenia przedsiębiorstwa

Przekazanie nowej konfiguracji administratorowi

1.6.1 Ustalenie częstotliwości wykonania i rodzaju kopii zapasowej
1.6.2 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji
2.1.1 Odrzucenia lub zmodyfikowania wniosku Analizę wniosku, ewentualne naniesienie poprawek i przekazanie do realizacji,

Wyznaczenie odpowiedzialnego za kontakty z pozostałymi pracownikami

2.1.2 Wyznaczenia terminu i tematu szkolenia Wyznaczenie prowadzącego szkolenie
2.1.3 Wyrażania zgody na odebranie uprawnień
Administrator 1.1.1 Dodawania użytkownika Wprowadzenie danych z wniosku i zapisanie.
1.1.2 Usunięcia użytkownika Wybranie użytkownika do usunięcia i zaakceptowanie zmian
1.1.3 Modyfikacji profilu Wybranie użytkownika do modyfikacji, naniesienie nowych danych, zaakceptowanie zmian
1.1.4 Nadania uprawnień Wybranie użytkownika lub grupy, nadanie odpowiednich uprawnień
1.1.5 Zmodyfikowania uprawnień Wybranie użytkownika lub grupy, wprowadzenie zmian odpowiednich uprawnień, zaakceptowanie zmian
1.1.6 Utworzenia grupy użytkowników Wprowadzenie danych z wniosku, wybranie odpowiednich użytkowników do grupy
1.1.7 Zmodyfikowania grupy użytkowników Wybranie grupy, zmianę składu użytkowników, zaakceptowanie zmian
1.1.8 Usunięcia grupy użytkowników Wybranie grupy, nakazanie usunięcia, zaakceptowanie zmian
1.2.1 Zainstalowania oprogramowania Zainstalowanie oprogramowania na wybranej maszynie, konfigurację oprogramowania
1.2.2 Aktualizacji oprogramowania Naniesienie aktualizacji, dopasowanie konfiguracji do wersji
1.2.3 Usunięcia oprogramowania Usunięcie oprogramowania, usunięcie skrótów, wpisów w rejestrze, starych powiązań
1.3.2 Skonfigurowania sieci Wprowadzenie zadanej konfiguracji na właściwy sprzęt
1.3.3 Rekonfiguracji sprzętu Wprowadzenie zadanej nowej konfiguracji na właściwy sprzęt
1.4.2 Monitorowania sprzętu Sprawdzenie wydajności i awaryjności pracy danego urządzenia w aspekcie wymagań użytkownika, obciążeń w czasie etc., w tym w tym wskazanym w ew. zgłoszeniu,

Wskazywanie sprzętu do aktualizacji/utylizacji etc.

1.4.3 Rozbudowy sprzętu Naniesienie zmian w sprzęcie, wprowadzenie wynikających z tego zmian w konfiguracji, przetestowanie urządzenia
1.5.1 Wpisywania do dziennika Prowadzenie dziennika

utrzymywanie skrupulatnych wpisów

1.5.2 Przeprowadzenia analizy obciążenia w czasie Dotarcie podsumowania do administratora starszego
1.5.4 Naniesienia nowej konfiguracji Wprowadzenie nowej konfiguracji zgodnie ze wskazaniami, zaakceptowanie zmian
1.6.1 Realizowanie kopii zapasowych Wymianę nośników w napędzie przechowywanie nagranych nośników
1.6.2 Odzyskanie danych z kopii zapasowych Odnalezienie potrzebnego nośnika, wykonanie odzysku danych
2.1.1 Odbierania zgłoszeń i wniosków

Odpowiadania na zgłoszenia i wnioski

Zanotowanie wniosku i ewentualne przekazanie do administratora starszego
2.1.2 Prowadzenia szkolenia ...
2.1.3 Monitorowania zachowań pracowników

Zwracania uwagi

Zapewnienie bezpieczeństwa

Wyjaśnienie błędów w postępowaniu

7. Formularze

  • Formularz zgłoszeniowy
  • Raport z kontroli

8. Diagram procesu

Zadanie Starszy administrator administrator
Dodanie użytkownika Z W
Usunięcie użytkownika Z W
Modyfikacja profilu użytkownika Z W
Nadanie uprawnień Z W
Modyfikacja uprawnień Z W
Tworzenie grupy użytkowników Z W
Modyfikacja grup użytkowników Z W
Usunięcie grupy użytkowników Z W
Instalacja oprogramowania Z W
Aktualizacja oprogramowania Z W
Usunięcie oprogramowania Z W
Analiza wymagań stanowisk oraz przedsiębiorstwa na dostęp do sieci W\
Przygotowanie okablowania strukturalnego Z W
Konfiguracja sieci Z W
Rekonfiguracja sieci, aktualizacja sprzętu Z W
Zamówienie nowego sprzętu W
Monitorowanie sprzętu Z W
Rozbudowa i wymiana sprzętu Z W
Utylizacja sprzętu W
Dziennik systemowy Z W
Monitorowanie obciążenia systemu w czasie Z W
Modyfikacja harmonogramu realizacji zadań W
Zmiana konfiguracji systemu W
Wykonanie kopii zapasowej Z W
Odzyskanie danych z kopii zapasowej Z W
Kontakt z pracownikami Z W
Szkolenie pracowników Z W
Monitorowanie zachowań pracowników z punktu widzenia bezpieczeństwa systemu Z W

Autor: Mateusz Ostrowski, Tomasz Ptak