Faktura VAT

Faktura VAT stanowi dowód transakcji kupna-sprzedaży, wystawiony odbiorcy przez dostawcę. Może być wystawiona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Ogólne zasady mówią, iż na wystawienie faktury podatnik ma czas do 15. dnia miesiąca, który nastąpi po miesiącu w którym miała miejsce sprzedaż. Możemy jednak znaleźć wyjątki od tej zasady. Np.:

• Usługi budowlane i budowlano-montażowe - do 30. dnia od dnia wykonania usługi
• Drukowanie np. książki - do 90. dnia od wykonania czynności
• Dostawa np. energii elektrycznej - fakturę wystawia się z upływem terminu płatności

TL;DR

Artykuł omawia różne rodzaje faktur VAT, takie jak faktura proforma, faktura zaliczkowa, faktura korygująca, faktura marża oraz faktura elektroniczna. Wskazuje również, jakie dane powinny być zawarte na fakturze, jak przechowywać faktury oraz jak postępować w przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury.

Rodzaje faktur VAT

1. faktura proforma- dokument pozornie wyglądający jak faktura, niemniej jednak nie jest to dokument księgowy i w związku z tym nie księguje się go, nie odlicza się od niego podatku VAT. Służy do poinformowania klienta o cenie towaru lub usługi oraz do przypomnienia/zmobilizowania kontrahenta do dokonania płatności. Pokazuje on również jak prawdopodobnie wyglądać będzie przyszła faktura. Na dokumencie powinien widnieć zapis faktura proforma.
2. faktura zaliczkowa - wystawiana na ogół po otrzymaniu przedpłaty. Możemy odliczyć z niej podatek VAT. Po zrealizowaniu całości zamówienia wystawiana jest faktura końcowa, która powinna być pomniejszona o kwotę z faktury zaliczkowej. Na dokumencie powinien widnieć zapis faktura zaliczkowa.
3. faktura korygująca - inaczej korekta, wystawiana w sytuacji gdy na fakturze popełniono błąd (np. w danych klienta) lub gdy już po wystawieniu faktury przyznano rabat, zmieniła się cena towaru lub usługi, klient zwrócił towar, itp. Na dokumencie powinien widnieć napis faktura korygująca oraz powinna być zaznaczona informacja, do jakiej faktury jest to korekta.
4. faktura marża - jest to dokument podlegający specjalnej procedurze rozliczenia podatku VAT. Na podstawie takiej faktury odprowadza się podatek VAT tylko od marży, a nie od całej wartości sprzedaży. Podatnik VAT, który nabywa produkt lub usługę, nie może odliczyć podatku z takiej faktury. Faktury takie wystawia się przede wszystkim w związku z usługami turystycznymi, towarami używanymi, dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami.
5. faktura elektroniczna - możliwe jest również wystawianie faktur elektronicznych i przesyłanie ich do klienta w dowolnym formacie. Również zeskanowana papierowa faktura wysłana drogą elektroniczną może być traktowana jak e-faktura. Zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym faktur elektronicznych, nie ma konieczności ich drukowania-mogą być przechowywane w postaci plików elektronicznych.
6. dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej, jeżeli zawierają następujące dane:
   • nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
   • kwotę należności wraz z podatkiem,
   • kwotę podatku
7. dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych zwolnionych od podatku, jeżeli zawierają co najmniej następujące dane:
   • określenie usługodawcy i usługobiorcy,
   • numer kolejny i datę ich wystawienia,
   • nazwę usługi,
   • kwotę, której dotyczy dokument,
8. dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:
   • nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
   • numer kolejny i datę wystawienia,
   • nazwę autostrady, na którą pobierana jest opłata,
   • kwota należna wraz z podatkiem,
   • kwotę podatku.

Duplikat faktury VAT

W przypadku zaginięcia lub zniszczenia faktury klient może poprosić dostawcę o wystawienie duplikatu tego dokumentu. Jeżeli pierwotna faktura w ogóle nie dotarła do nabywcy (np. zaginęła podczas transportu), odliczenie VAT będzie mu przysługiwało w dacie otrzymania duplikatu. Jeżeli jednak faktura zaginęła lub uległa zniszczeniu już po jej zaksięgowaniu, to otrzymany duplikat nie zmieni wcześniejszych księgowań-należy jedynie podpiąć duplikat w miejsce pierwotnego dokumentu.

Dane na fakturze

Faktura stwierdzająca dokonaną sprzedaż powinna zawierać co najmniej

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
• numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy
• dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury wraz z jej typem
• nazwę towaru lub usługi
• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez wartości podatku
• stawki podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz nie podlegającym opodatkowaniu,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwota podatku, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu,
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie

Brak obowiązku podpisywania faktur

Przepisy rozporządzenia o fakturach wśród elementów jakie powinna zawierać faktura, nie wymieniają podpisu sprzedawcy lub nabywcy. Wyjątek stanowią faktury VAT RR, czyli faktury wystawiane przez nabywców produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych.

Przechowywanie faktur VAT

Przepisy rozporządzenia o fakturach określają obowiązki podatników związane z przechowywaniem oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów. Dokumenty te powinny być przechowywane:

• do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego (w prawie podatkowym zasadą jest, że zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upływa termin płatności podatku)
• w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Dodatkowe informacje

• Pomocne jest również ujęcie na fakturze sposobu i terminu zapłaty
• Fakturę wystawia się w dwóch egzemplarzach - jeden dostarczany jest do kontrahenta, a drugi pozostaje u dostawcy
• Istnieje wiele specjalnych programów komputerowych dzięki którym dostawca może szybko wystawić fakturę zmniejszając przy tym ryzyko wystąpienia błędów w dokumencie. Nie ma jednak jednoznacznie określonego wzoru lub sposobu wystawiania faktury-istotne jest, aby były w niej zawarte wszystkie wymagane elementy.
• Wszelkie informacje związane z poprawnością wystawienia faktury pod względem formalnym znaleźć można w ustawie o podatku od towarów i usług.

Faktura VAT — artykuły polecane

Zasady wystawiania faktur i faktur korygujących — Paragon — Nota kredytowa — Paragon fiskalny — Faktura pro-forma — Faktura RR — Faktura korygująca — Faktura zaliczkowa — Nota korygująca

Bibliografia

• Bartosiewicz A., Kubacki R. (2006), VAT, ABC, Warszawa
• Karasińska W., Piotrowski J. (2008), Zasady podatku VAT w praktyce. Wydawnictwo PWN, Warszawa
• Piotrowski J. (2013), Faktury, Wydawnictwo Wszechnica Podatkowa, Warszawa
• Szlachta S. (2013), Procedury fakturowania i rozliczania podatku VAT w jednostkach budżetowych, Wydawnictwo ODDK
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535

Autor: Lukasz Rej, Joanna Dąbrowska

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.