Identyfikacja podatnika - numer NIP

NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) - jest to kod składający się z dziesięciu cyfr, mający na celu zidentyfikowanie podatników w Polsce. Numer NIP pojawił się pierwszy raz wraz z ustawą październikową w 1995 r. Formalnie zaczął obowiązywać dopiero od roku 1996 r. Numer identyfikacji podatkowej jest przyznawany przez Naczelnika Urzędu Skarbowego. Przed dniem 1 września 2011 r. wszystkie osoby musiały legitymować się w urzędzie skarbowym numerem NIP. Po tej dacie osoby, które nie prowadzą żadnej działalności gospodarczej mogą posługiwać się numerem PESEL w celu identyfikacji.

TL;DR

Artykuł przedstawia informacje dotyczące numeru identyfikacji podatkowej (NIP) w Polsce. Numer ten jest przyznawany przez Urząd Skarbowy i służy do identyfikacji podatników. Artykuł opisuje strukturę i funkcje NIP oraz przedstawia procedurę jego uzyskania. Przedstawione są również zalety i ograniczenia związane z używaniem NIP do identyfikacji podatników, a także inne metody identyfikacji podatkowej.

Podmioty zobowiązane do numeru NIP

NIP jest pomocny w komunikacji pomiędzy podatnikiem a administracją podatkową. Podmioty objęte obowiązkiem posiadania NIP-u:

Osoby fizyczne
Osoby prawne
Jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej i inne podmioty, które wg odpowiednich ustaw są podatnikami,
podmioty będące płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne czy ubezpieczenie zdrowotne.

NIP przypisany jest do podatnika bez względu na rodzaj i wielkość płaconych podatków oraz liczbę i rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Zatem jednej osobie może być przypisany tylko jeden NIP.

Kod liczbowy NIP

Składa się z dziesięciu cyfr, które umożliwiają identyfikację podatników w Polsce. Pierwsze trzy cyfry w kodzie NIP tworzą prefiks, który informuje w jakim urzędzie skarbowy został przyznany numer NIP. Początkowo były to jedynie cyfry z zakresu od 1 do 9. Nowelizacja rozpoczęła się od roku 2004 r. wraz z otwarciem nowych, kilkudziesięciu urzędów skarbowych. W związku z potrzebą nadawania trzycyfrowych kodów dla każdego nowo otworzonego urzędu, dla niektórych została wprowadzona również cyfra 0, która zajmuję drugą pozycję w kodzie. Dla przykładu: Małopolski Urząd Skarbowy w Krakowie identyfikuje się po kodzie 106. Na początku funkcjonowania numeru NIP, cyfry grupowało się i oddzielało myślnikiem. Pozwalało to na rozróżnienie podatników będącymi osobami fizycznymi, od podatników prowadzących działalność gospodarczą. Przedsiębiorstwa grupowało się na zasadzie: 987-65-43-211, a osoby fizyczne: 987-654-32-11. Aktualnie dany podział przestał obowiązywać. W sytuacji jednoosobowej działalności gospodarczej, obowiązywał NIP danej osoby.

Ostatnia cyfra w numerze NIP sprawuję funkcje kontrolną i jest obliczana na podstawie określonego algorytmu.

w pierwszych kroku należy pomnożyć każda kolejną cyfrę przez następujące wagi: 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7.
następnie otrzymane liczny należy zsumować
ostatnim krokiem jest wyliczenie cyfry, która stanowi resztę z dzielenia powstałej wcześniej sumy przez 11

Wydawanie

Numer identyfikacji podatkowej wydawany jest na wniosek, złożony przez podatnika przed dokonaniem czynności objętej opodatkowaniem:

VAT
Akcyzowym
A w przypadku podatku dochodowego - przed złożeniem pierwszej deklaracji podatkowej.

Do Urzędu Skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby przedsiębiorcy. Takie zgłoszenie powinno zawierać:

Gdy jest osobą fizyczną:

Nazwisko i imię
Adres
Obywatelstwo
Data i miejsce urodzenia
Nr PESEL
Numer dowodu osobistego

Gdy prowadzi działalność gospodarczą:

Formę organizacyjno-prawną
Siedzibę
REGON
Organ rejestrujący

Najprostszy sposób uzyskania NIP

Najłatwiej jest uzyskać nr NIP w sytuacji gdy podmiot istnieje w CEIDG (Centralna Ewidencja Działalności Gospodarczej). Wówczas w urzędzie skarbowych należy złożyć tylko wniosek CEIDG-1. W takiej sytuacji przydzielenie NIP powstaję dzięki CRP KEP (Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników). Numer Identyfikacji Podatkowej zostaje nadany następnego dnia. W momencie gdy dany podmiot rejestruję swoją działalność w KRS, z automatu uzyskuje również NIP. W pozostałych przypadkach, aby uzyskać Numer Identyfikacji Podatkowej, należy dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego. Jeśli osoby nie są objęte CEIDG, wówczas na przydzieleniu NIP czekają 3 dni od złożenia poprawnego już wniosku.

Formularze

Rodzaje formularzy wypełnianych przy ubieganiu się o nadanie numeru:

NIP-1 dla osób fizycznych prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą, nie będącą wolnym zawodem, nie obejmuje także uczestników spółek cywilnych, jawnych lub komandytowych.
NIP-2 - dla osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nie mających osobowości prawnej
NIP-3 - dla osób fizycznych, które wykonują wolne zawody, ale nie prowadzą działalności gospodarczej, członków spółek cywilnych, komandytowych oraz jawnych,(jeżeli poza obszarem spółek nie prowadzą działalności gospodarczej).

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą dołączają do zgłoszenia: wypis z KRS, zaświadczenie o wpisie/ wykreśleniu do ewidencji działalności gospodarczej, zaświadczenie o numerze REGON, prokurze, umowy z bankiem w przypadku otwarcia konta związanego z prowadzeniem działalności a także zbiór dokumentów uprawniających do korzystania z lokalu, w którym znajduje się siedziba firmy.

Kiedy urząd może nie wydać NIP

Nie wydanie numeru NIP przez Naczelnika Urzędu Skarbowego może być spowodowane:

niemożliwością dokładnej weryfikacji istnienia podmiotu lub danej tożsamości
niezgodnością z wymogami nadania numeru NIP
zgłoszeniem wniosku nadania przez osobę, która nie prowadzi żadnej działalności gospodarczej lub nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT

Dodatkowo urząd może również unieważnić wcześniej nadany nr NIP, w sytuacji gdy był on wydany zgodnie z fikcyjnymi danymi.