Metodyka PCM
Metodyka PCM (project cycle management) — zarządzanie cyklem życia projektu, wprowadzona została na grunt nauki zarządzania projektami już w latach 70 XX wieku. Na znaczeniu zyskała jednak dopiero w latach 90, kiedy to została zarekomendowana przez Komisję Europejską.
Metodyka PCM pozwala jasno sprecyzować cele, zadania i efekty projektu, a jednocześnie zminimalizować ryzyko jego niepowodzenia.
Zarządzanie Cyklem Projektu jako metoda wzięło swój początek z analizy efektywności pomocy dokonanej przez Komitet Rozwoju Pomocy OECD, z której wnioski ewaluacyjne wskazywały na fakt, iż znaczna część projektów realizowana jest w sposób mało efektywny i mało skuteczny, a jako powody takiego stanu rzeczy wskazywano na:
- słabe planowanie i przygotowywanie projektów,
- niedopasowanie działań projektowych do rzeczywistych problemów i potrzeb projektodawców/grup docelowych,
- niewystarczające uwzględnianie zagrożeń,
- ignorowanie czynników wpływających na trwałość korzyści projektów,
- niewykorzystywanie doświadczeń wynikających z poprzednich projektów.
TL;DR
Metodyka PCM to metoda zarządzania cyklem życia projektu, wprowadzona w latach 70. Metoda ta pozwala jasno określić cele, zadania i efekty projektu oraz minimalizować ryzyko niepowodzenia. Cykl życia projektu według PCM składa się z sześciu faz: planowania, identyfikacji, opracowania, finansowania, wdrożenia i ewolucji. Każda faza prowadzi do następnej. W ramach metodyki PCM stosuje się narzędzia takie jak Macierz Logiczna, ocena zdolności instytucjonalnych/organizacyjnych, monitorowanie i raportowanie oraz szkolenia i warsztaty. Kluczowe znaczenie ma Metoda Macierzy Logicznej. Metodyka PCM oparta jest na trzech zasadach: aktualnej informacji, ciągłej ewaluacji i etapowości.
Cykl życia projektu według metodyki PCM można podzielić
- Planowanie
- Identyfikacja
- Opracowanie
- Finansowanie
- Wdrożenie
- Ewolucja
Fazy mają zależność między sobą, każda faza prowadzi do następnej.
Faza planowania
Pierwsza faza cyklu to planowanie, w której analizuje się sytuację na poziomie narodowym i sektorowym, tak aby określić problemy, ograniczenia i możliwości związane z projektem. Na tym etapie następuje określenie tematycznego obszaru wsparcia, z wyszczególnieniem kategorii interwencji, rozumianych jako priorytetowe dziedziny społeczno-gospodarcze.
Identyfikacja
W fazie identyfikacji analizowane są problemy i potrzeby, które powinny być zaspokojone, tworzy się analizę problemów raz określa się możliwości ich rozwiązania.
Opracowanie
Faza, w której ogólne założenia projektu są przekształcane w szczegółowe plany jego realizacji. Przedsięwzięcie jest następnie oceniane pod kątem wykonalności (czy ma szanse powodzenia) oraz trwałości (czy będzie w stanie dostarczyć trwałych korzyści beneficjentom).
Ocena ta dokonywana jest w oparciu na przyjętych przez podmiot oceniający kryteria, tj. m.in.:
- ocena idei projektu i przyjętej logiki działań,
- zgodność zaproponowanego rozwiązania z wyznaczonym na etapie planowania obszarem interwencji,
- opłacalność finansowa, ekonomiczna, społeczna i środowiskowa projektu.
Po fazie identyfikacji lub planowania zapada ostateczna decyzja co do celowości finansowania projektu.
Faza finansowania
Rekomendowane do dofinansowanie projekty przechodzą do fazy finansowania, gdzie poddawane są analizie przez odpowiednie komisje (w zależności od projektu, źródła finansowania, poziomu realizacji projektu np. poziom regionalny, krajowy, ponadnarodowy). W przypadku oceny pozytywnej następuje podpisanie umowy przyznania finansowania między daną instytucją a podmiotem realizującym projekt.
Wdrożenie
Jest etapem, na którym następuje realizacja projektu poprzez zarządzanie dostępnymi zasobami, monitorowanie postępów prac i raportowanie o nich. W trakcie wdrażania kadra zarządzająca projektem ocenia postępy w osiąganiu zakładanych celów i w razie konieczności dokonuje korekt sposobu wdrażania.
Ewaluacja
To ostania faza w cyklu życia projektu. Instytucja finansująca projekt ocenia go po to, aby stwierdzić, czy osiągnięto cele projektu, wyników zrealizowanego projektu, wydajności i efektywności przyjętych rozwiązań, trwałości projektu oraz wpływu produktów i rezultatów na interesariuszy projektu.
Głównym celem stworzenia metodyki PCM było dostarczenie narzędzi wspomagających wykonanie wszystkich zamierzeń w zaplanowanym czasie, w ramach zatwierdzonego budżetu i z uzyskaniem założonych rezultatów, dlatego też tak dużego znaczenia nabierają narzędzia służące do planowania i realizacji projektu.
Zasady PCM
Z przedstawionych informacji wyłaniają się trzy główne zasady metodyki PCM:
- Aktualnej informacji - umożliwiającej podjęcie decyzji o realizacji projektu. Informacje zbierane są na każdym etapie cyklu życia projektu, ułatwiając tym samym wprowadzanie zaobserwowanych zmian do założeń projektu, zanim zaangażowanie prac uniemożliwi dokonanie poprawek.
- Ciągłej ewaluacji - postrzeganej jako część procesu wymiany informacji pomiędzy donorem (instytucją zarządzającą) a beneficjentem, ułatwiającej obopólny proces uczenia się i wyciągania wniosków na przyszłość.
- Etapowości - każda faza PCM powinna zostać ukończona, zanim rozpoczęta zostanie następna. Ma to związek przede wszystkim z usystematyzowaniem procesu podejmowania decyzji w projekcie oraz odpowiednim udokumentowaniem prowadzonych prac.
Narzędzia PCM
W metodyce PCM stosuje się następujące narzędzia:
- Metodę Macierzy Logicznej - LFA (Logical Framework Approach),
- Ocenę Zdolności instytucjonalnych/organizacyjnych,
- Monitorowanie i raportowanie,
- Umożliwianie pracy grupowej poprzez szkolenia/warsztaty,
- Przygotowanie Warunków Odniesienia.
Kluczowe znaczenie ma Metoda Macierzy Logicznej (Logical Frame Approach).
Etapy metodyki PCM
| Metodyka PCM — artykuły polecane |
| PCM - Etap formułowania — Ewaluacja projektu — Portfel projektów — Zarządzanie zmianą w projekcie — Wdrażanie systemu zarządzania projektami — Zarządzanie projektem — Rozpoczynanie projektu — Matryca logiczna — Procesy w projekcie |
Bibliografia
- Borowska K. (2012), Zastosowanie metody Project Cycle Management w zarządzaniu projektami współfinansowanymi ze środków unijnych, Instytut Multimedialny, Kraków
- Sobestiańczyk T. (2012). Standardy zarządzania projektami w Unii Europejskiej na przykładzie metodyki PCM, "Zeszyty Naukowe Plitechniki Częstochowskiej", nr 10
- Stabryła A. (2015), Zarządzanie projektami ekonomicznymi i organizacyjnymi, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
- Szwabe M. (red.) (2007), Zarządzanie projektami współfinansowanymi z funduszy publicznych, Wolters Kluwer, Warszawa
Autor: Maistrenko Mykhailo
