PCM - Etap wdrożenia

Matryca logiczna zapewnia podstawę dla identyfikacji potrzeb informacyjnych jako całości. Ważne jest jednak powiązanie potrzeb informacyjnych z różnymi poziomami struktury zarządzania. W rzeczywistości wymagany poziom szczegółowości informacji i częstotliwość raportowania będą różne w zależności od poziomu zarządzania. Na przykład administratorzy projektu będą potrzebowali informacji na temat codziennych działań a wykonawcy niezbędne będą zsumowane informacje na temat osiągania wyników lub odchyleń od planu działań, jakie będzie musiał przekazać jednostce wdrażającej. Przegląd procedur wdrażania obejmuje dokonanie przeglądu tego jakie działania zostaną podjęte i przez kogo. Powinno się tego dokonać w odniesieniu do harmonogramu działań.

Dzięki dokonaniu przeglądu procedur wdrażania (co jest robione przez kogo) w porozumieniu z personelem instytucji partnerskiej, uzyskuje się wyjaśnienia dotyczące roli, funkcji i odpowiedzialności i można jasno określić relację pomiędzy potrzebami informacyjnymi a poziomami zarządzania. Można wspomagać ten proces poprzez opracowanie tabeli, w której wymienieni zostaną użytkownicy informacji, określone zostaną wymagania, źródła informacji i wskazane osoby odpowiedzialne za przygotowanie raportów.

Skuteczne raportowanie jest uzależnione od tego, czy użytkownicy i osoby opracowujące raporty w taki sam sposób rozumieją dlaczego raporty są niezbędne i w jaki sposób zostaną one wykorzystane. Jednakże doświadczenie pokazuje, że w takim podejściu są dwa słabe punkty; po pierwsze w podejściu tym zakłada się, że użytkownicy z góry wiedzą, jakie są ich potrzeby i po wtóre, użytkownicy zwykle żądają więcej informacji niż w rzeczywistości potrzebują. Na wczesnych etapach realizacji programu, gdy proces określania roli i funkcji personelu jednostki wdrażającej nie został jeszcze zakończony, można oczekiwać, że wystąpią obie te sytuacje. W praktyce problemy te mogą pozostawać nierozwiązane w miarę upływu czasu, gdy pojawi się trzeci słaby punkt; użytkownicy nie zdają sobie sprawy jakie informacje są dostępne. Zakładając, że oczekuje się, że w miarę upływu czasu zarówno użytkownicy informacji jak i sposoby ich wykorzystania zmieniają się, identyfikacja wymagań informacyjnych będzie procesem wielokrotnym, zaś osoby odpowiedzialne za monitorowanie i ewaluację będą musiały w ciągły sposób dokonywać przeglądu wymagań użytkowników poprzez:

• Branie udziału w spotkaniach poświęconych planowaniu i przeglądom, aby odnotować występujące braki lub ustalić jakie informacje są zbędne dla skutecznego podejmowania decyzji.
• Zachęcanie użytkowników do przedstawiania uwag i sugestii na temat zawartości i formatu raportów bezpośrednio osobom przygotowującym raporty".

Rola technologii informacyjno-komunikacyjnych w procesie wdrożenia PCM

Technologie informacyjno-komunikacyjne (TIK) to zbiór narzędzi, aplikacji i systemów komputerowych, które umożliwiają przechowywanie, przetwarzanie, przesyłanie i udostępnianie informacji. W kontekście wdrażania PCM pełnią one kluczową rolę w procesie zarządzania informacją.

TIK umożliwiają skuteczne gromadzenie danych, zarządzanie nimi oraz udostępnianie informacji wszystkim zaangażowanym stronami. Dzięki nim można uniknąć problemów związanych z utratą dokumentacji, dezaktualizacją danych czy trudnościami w komunikacji między zespołami.

Wykorzystanie TIK w procesie wdrożenia PCM przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim umożliwia efektywne zarządzanie informacją, co z kolei przyczynia się do lepszego podejmowania decyzji i skuteczniejszego działania.

TIK ułatwia również współpracę między zespołami projektowymi, umożliwiając szybką i efektywną wymianę informacji. Dodatkowo, dzięki TIK można monitorować postęp projektu, co pozwala na szybką identyfikację ewentualnych problemów i podjęcie odpowiednich działań naprawczych.

W procesie wdrożenia PCM można wykorzystać wiele różnych narzędzi TIK. Przykłady takich narzędzi to:

• Systemy zarządzania treścią (CMS), które umożliwiają gromadzenie, edycję i udostępnianie dokumentów oraz innych materiałów związanych z projektem.
• Narzędzia do zarządzania projektem, takie jak systemy do zarządzania relacjami z klientami (CRM) czy narzędzia do zarządzania zadaniami (Task management), które pomagają w planowaniu, monitorowaniu i koordynacji działań.
• Aplikacje do komunikacji, takie jak platformy do wideokonferencji czy narzędzia do komunikacji w czasie rzeczywistym, które umożliwiają szybką i efektywną wymianę informacji między członkami zespołu.

Współpraca między zespołami projektowymi a zainteresowanymi stronami

Współpraca między zespołami projektowymi a zainteresowanymi stronami jest istotna, ponieważ umożliwia identyfikację i zaspokajanie potrzeb informacyjnych. Zespoły projektowe są odpowiedzialne za gromadzenie i przetwarzanie informacji, natomiast zainteresowane strony mają określone oczekiwania i potrzeby dotyczące informacji, które mogą mieć wpływ na proces wdrożenia PCM.

Istnieje wiele sposobów, które mogą wspierać współpracę między zespołami projektowymi a zainteresowanymi stronami. Przede wszystkim ważne jest utrzymanie regularnej komunikacji i wymiany informacji między tymi grupami. Można to osiągnąć poprzez organizację spotkań, konferencji telefonicznych czy korzystanie z platform do komunikacji online.

Dodatkowo, warto również zapewnić dostęp zainteresowanym stronom do odpowiednich narzędzi TIK, które umożliwią im udział w procesie wdrożenia PCM. Można również wykorzystać techniki zarządzania projektami, takie jak metodyki Agile czy Scrum, które promują współpracę i transparentność.

Dobra współpraca między zespołami projektowymi a zainteresowanymi stronami przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim umożliwia lepsze zrozumienie i identyfikację potrzeb informacyjnych. Dzięki temu można skuteczniej dostosować działania projektowe do oczekiwań zainteresowanych stron.

Ponadto, dobra współpraca umożliwia również szybką reakcję na zmieniające się warunki i potrzeby, co przyczynia się do lepszego zarządzania projektem. Dodatkowo, poprawia to również relacje między zespołami projektowymi a zainteresowanymi stronami, co może mieć pozytywny wpływ na ogólny sukces projektu.

Przykłady działań, które mogą wspierać współpracę między zespołami projektowymi a zainteresowanymi stronami, to:

• Organizacja regularnych spotkań, na których można omówić postęp projektu i wymienić się informacjami.
• Utworzenie wspólnych platform komunikacyjnych, takich jak grupy dyskusyjne czy fora internetowe, które umożliwią ciągłą wymianę informacji.
• Ustanowienie odpowiednich procedur i kanałów komunikacji, które będą jasno określać, jakie informacje są wymagane i jak mają być przekazywane.
• Włączenie zainteresowanych stron do procesu podejmowania decyzji i planowania projektu, aby uwzględnić ich potrzeby i oczekiwania.

Kontrola jakości informacji w procesie wdrożenia PCM

Kontrola jakości informacji jest istotna w procesie wdrożenia PCM, ponieważ wpływa na skuteczność i efektywność działań. Jakość informacji ma bezpośredni wpływ na podejmowanie decyzji, planowanie i monitorowanie projektu.

Błędne, nieaktualne lub niekompletne informacje mogą prowadzić do podejmowania złych decyzji, opóźnień w realizacji projektu oraz niezadowolenia zainteresowanych stron. Dlatego kontrola jakości informacji jest kluczowa dla sukcesu wdrożenia PCM.

Kontrola jakości informacji obejmuje różne aspekty, takie jak dokładność, kompletność, aktualność i czytelność. Wszystkie te aspekty są ważne dla zapewnienia wysokiej jakości informacji.

Dokładność informacji jest istotna, ponieważ błędne dane mogą prowadzić do nieprawidłowych decyzji i działań. Kompletność informacji jest ważna, ponieważ brakujące lub niekompletne dane mogą uniemożliwić pełne zrozumienie sytuacji i podjęcie odpowiednich działań.

Aktualność informacji jest kluczowa, ponieważ przestarzałe dane mogą prowadzić do opóźnień w realizacji projektu lub podejmowania decyzji na podstawie nieaktualnych informacji. Czytelność informacji jest ważna, ponieważ niejasne lub nieczytelne dane mogą prowadzić do błędów interpretacyjnych i utrudniać efektywną komunikację.

PCM - Etap wdrożenia — artykuły polecane

Plan komunikacji w projekcie — Procesy w projekcie — Plan projektu — Plany wg PRINCE2 — Inicjowanie Projektu — Produkty cząstkowe — PCM - Etap formułowania — Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — Karta projektu

Bibliografia

• Eggers H. (1992), The Integrated Approach to project cycle management, Project Appraisal, 7(1), 3-10
• Eggers H. (1994), Integrated project cycle management: roots and perspectives. Project Appraisal, 9(1)
• European Commission (2004), Aid Delivery Methods - Project Cycle Management Guidelines Vol 1

Autor: Barbara Krawczyk