Zespół negocjacyjny
| Zespół negocjacyjny |
|---|
| Polecane artykuły |
Zespół negocjacyjny jest tworzony przez osoby przygotowujące i prowadzące negocjacje. Osoby te są dobierane nie tylko ze względu na wiedzę, ale przede wszystkim z powodu określonych cech osobowości, umiejętności oraz specyfiki roli, jaką mają odgrywać w zespole.
Skłąd zespołu negocjacyjnego
Liczebność zespołu uzależniona jest od przedmiotu negocjacji, jednak za optymalny skład zespołu uznaje się 5 osób, które pełnią następujące role:
- Przewodniczący - osoba odpowiedzialna za przebieg i porządek spotkania negocjacyjnego, wyznacza kolejność osób zabierających głos, wyznacza przerwy;
- Protokolant - odpowiedzialny za sporządzanie notatek z przebiegu rozmów, przytaczanie ich fragmentów, redagowanie streszczeń,
- Słuchacz - wysłuchuje pozostałych negocjatorów i określa, które problemy pominięto,
- Krytyk - zajmuje się krytyczna oceną negocjatorów, jak i przebiegu spotkania,
- Kontroler - jego zadaniem jest ocena rezultatów spotkania i decyzja o ustępstwach.
Ponadto w spotkaniu negocjacyjnym mogą uczestniczyć inne osoby takie jak: inżynierowie i eksperci w danej dziedzinie, psycholog, prawnik, tłumacz itd.
Cechy członków zespołu negocjacyjnego
Wszyscy członkowie zespołu powinni charakteryzować się następującymi cechami:
- umiejętnością pracy w zespole,
- opanowaniem,
- podporządkowaniem interesom ogółu,
- szacunkiem ze strony przeciwników,
- zaufaniem do członków zespołu,
- zdolnością szybkiego myślenia,
- swobodą nawiązywania kontaktów etc.
Przygotowując spotkanie negocjacyjne należy zastanowić się, która z osób posiada najodpowiedniejsze cechy na dane stanowisko.
Proces tworzenia zespołu negocjacyjnego
Pierwszym krokiem w tworzeniu zespołu negocjacyjnego jest określenie celów i zakresu negocjacji. W tym celu należy precyzyjnie zdefiniować, czego oczekuje się od zespołu i jakie są główne cele, które mają zostać osiągnięte poprzez negocjacje. Warto uwzględnić zarówno cele krótkoterminowe, jak i długoterminowe, aby zapewnić spójność i ciągłość działań.
Kolejnym krokiem jest identyfikacja umiejętności i kompetencji, które są niezbędne do skutecznego osiągnięcia celów negocjacji. W zależności od charakteru negocjacji, mogą to być umiejętności komunikacyjne, negocjacyjne, analizy danych czy zarządzania konfliktami. Ważne jest, aby do zespołu dołączyli eksperci z różnych dziedzin, którzy będą w stanie sprostać wymaganym kompetencjom.
Po dokładnej analizie wymaganych umiejętności i kompetencji, należy przystąpić do wyboru potencjalnych kandydatów do zespołu negocjacyjnego. Ważne jest, aby uwzględnić ich doświadczenie, wiedzę i umiejętności negocjacyjne. Warto również zwrócić uwagę na ich zdolność do pracy w zespole oraz umiejętność radzenia sobie w stresujących sytuacjach.
Różnorodność w zespole negocjacyjnym może być niezwykle wartościowa. Dzięki różnym perspektywom, umiejętnościom interpersonalnym czy wiedzy branżowej, zespół może podejść do negocjacji z różnych punktów widzenia. Warto uwzględnić zarówno różnice w doświadczeniu, jak i różnice kulturowe, aby stworzyć zespół o szerokim spektrum umiejętności i wiedzy.
Po ostatecznym wyborze członków zespołu negocjacyjnego, ważne jest przeprowadzenie szkolenia i integracji, które pozwoli na lepsze zrozumienie celów i zadań zespołu. Szkolenie powinno skupić się na rozwinięciu umiejętności komunikacyjnych, negocjacyjnych oraz zarządzania konfliktami. Integracja członków zespołu jest kluczowa dla budowania zaufania i efektywnej współpracy.
Rola przewodniczącego zespołu negocjacyjnego
Przewodniczący zespołu negocjacyjnego pełni kluczową rolę w zarządzaniu i koordynacji pracy zespołu. Jego zadaniem jest zapewnienie efektywnej organizacji działań, ustalanie harmonogramów, monitorowanie postępów i podejmowanie decyzji w trakcie negocjacji. Przewodniczący powinien być odpowiedzialny za skuteczne wykorzystanie zasobów oraz zapewnienie odpowiednich narzędzi i informacji, które są niezbędne do osiągnięcia celów.
Przewodniczący zespołu negocjacyjnego pełni również rolę reprezentowania zespołu na zewnątrz. To on jest głównym punktem kontaktu z innymi stronami negocjacji oraz zewnętrznymi interesariuszami. Ważne jest, aby przewodniczący posiadał umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne, które pozwolą mu skutecznie prezentować stanowisko zespołu i prowadzić negocjacje w sposób efektywny.
Przewodniczący zespołu negocjacyjnego powinien być wyposażony w wysokie umiejętności komunikacyjne i negocjacyjne. To właśnie od niego zależy skuteczność prowadzonych negocjacji. Umiejętność jasnego i klarownego przekazywania informacji, słuchania, zadawania pytają oraz umiejętność rozwiązywania konfliktów są niezbędne do osiągnięcia porozumienia i osiągnięcia celów negocjacyjnych.
Jedną z kluczowych umiejętności przewodniczącego zespołu negocjacyjnego jest umiejętność rozwiązywania konfliktów. Negocjacje często wiążą się z różnymi punktami widzenia i interesami, co może prowadzić do konfliktów. Przewodniczący powinien być w stanie identyfikować źródła konfliktów, znajdować rozwiązania kompromisowe oraz pomagać członkom zespołu w rozwiązywaniu problemów i osiąganiu porozumienia.
Motywowanie członków zespołu, budowanie zaufania i utrzymanie dobrych relacji są kluczowe dla efektywnej pracy zespołu negocjacyjnego. Przewodniczący powinien umieć docenić wysiłek członków zespołu, rozpoznawać ich sukcesy i wspierać ich w trudnych momentach. Wzmacnianie zaufania i utrzymanie dobrej atmosfery w zespole sprzyja efektywnej komunikacji i współpracy, co przekłada się na lepsze wyniki negocjacji.
Zarządzanie konfliktami w zespole negocjacyjnym
Różnice w poglądach są nieuniknione w zespole negocjacyjnym. Ważne jest, aby członkowie zespołu mieli świadomość tych różnic i umieli je konstruktywnie rozwiązywać. Otwarta i szczerze komunikacja, umiejętność słuchania i szukanie kompromisowych rozwiązań są kluczowe dla rozwiązywania konfliktów w sposób efektywny.
Rozwój umiejętności komunikacji i słuchania jest istotny dla zarządzania konfliktami w zespole negocjacyjnym. Członkowie zespołu powinni być w stanie jasno i precyzyjnie przekazywać informacje, zadawać pytania i wyrażać swoje opinie. Jednocześnie, umiejętność aktywnego słuchania, zrozumienia i uwzględniania perspektyw innych członków zespołu jest równie istotna.
Zrozumienie różnych perspektyw jest kluczowe dla rozwiązywania konfliktów w zespole negocjacyjnym. Członkowie zespołu powinni być otwarci na różne punkty widzenia i umieć uwzględnić je podczas podejmowania decyzji. Poszukiwanie kompromisowych rozwiązań i dążenie do porozumienia, które satysfakcjonuje wszystkie strony, jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania konfliktami.
Podejmowanie odpowiednich kroków w celu rozwiązania konfliktów jest ważne dla utrzymania efektywnej pracy zespołu negocjacyjnego. Członkowie zespołu powinni być gotowi do podjęcia działań, które pomogą w rozwiązaniu konfliktów, takich jak analiza sytuacji, identyfikacja alternatywnych rozwiązań, negocjacje i kompromis. Ważne jest, aby działać szybko i skutecznie w celu uniknięcia eskalacji konfliktu.
Otwarta komunikacja, empatia i gotowość do kompromisu są kluczowe dla skutecznego zarządzania konfliktami w zespole negocjacyjnym. Członkowie zespołu powinni być w stanie wyrażać swoje opinie i oczekiwania w sposób klarowny i szczerze. Jednocześnie, empatia i gotowość do zrozumienia perspektyw innych członków zespołu oraz gotowość do kompromisu są niezbędne dla osiągnięcia porozumienia i rozwiązania konfliktu w sposób satysfakcjonujący dla wszystkich stron.
Bibliografia
- "Negocjacje w biznesie. Kluczowe problemy" Urszula Kałążna-Drewińska, AE Wrocław 2006
- "Negocjacje w biznesie" Zbigniew Nęcki, Oficyna Wydawnicza Drukarnia Antykwa s.c., Kraków 2000
Autor: Renata Litewka
