Badanie pracy biurowej

Dorobek nauk o zarządzaniu w sferze pracy administracyjnej to, oprócz koncepcji, również szereg metod i technik opracowanych specjalnie dla potrzeb organizacji biur lub zaadaptowanych z przemysłu. Przegląd wybranych prezentuje tab. 1.

Tab. 1. Wybór metod służących organizacji pracy administracyjnej

Grupa metod	Przykładowe metody
badanie metod pracy	kartowanie: karta obiegu dokumentu, karta procesu, karta przebiegu czynności, karta przebiegu czynności wielopodmiotowych, karta przebiegu czynności obu rąk
organizacja przestrzenna	karty krzyżowe, metoda Blocha-Schmigalli, planowanie przestrzenne zakładu
mierzenie i normowanie czasu pracy	fotografia dnia roboczego, chronometraż, obserwacje migawkowe
wartościowanie pracy	mierzenie trudności pracy, Hay-Metra, metoda Z. Studniarka, metoda Rossa
koordynowanie pracy w czasie	harmonogram Adamieckiego, wykres Gantta, wykresy sieciowe, teoria kolejek
analiza procesów pracy	wykres Clarka, wykres Hijmansa, wykres Bernatene-Gruna
humanizacja pracy	test tablic Landolta, test urzędniczy

Źródło: opracowanie własne

Autorzy zajmujący się problematyką analizy pracy biurowej przyjmują różne podejścia do diagnozy i projektowania metod stosowanych w urzędach. Prezentację podejść wybranych autorów prezentuje tab. 2.

Tab. 2. Schemat postępowania w badaniu pracy biurowej

L.N. Kaczalina	H.P. Cemach	H.L. Wylie	Ph. Beaugonin	O. Standingford	W. Jarzębowski
1. Prowadzenie badań badania orientacyjne badania szczegółowe analiza, uogólnienia i wnioski 2. Opracowanie projektu projekt wstępny projekt roboczy zatwierdzenie projektu 3. Wdrażanie projektu organizatorskiego wprowadzanie etapowe całkowita zmiana rozruch nowego systemu	Ustalenie problemu badawczego Badanie i rejestrowanie obecnej metody Analiza i ocena Wybór i zaprojektowanie nowej metody Zalecenie nowej metody i uzyskanie jej akceptacji Wprowadzenie nowej metody	Wybór pracy do rozpoznania problemu Wykonanie kart procesu, które w sposób graficzny rejestrują elementy pracy Zakwestionowanie każdego elementu pracy Zaprojektowanie nowej metody pracy Wprowadzenie nowej metody	Wybór prac dla uproszczenia Analizowanie tych prac Opracowanie nowej metody Wdrożenie nowej metody	Ustalenie programu uproszczenia pracy Ustalenie faktów Planowanie uproszczonej metody Wprowadzenie maszyn i urządzeń Projektowanie formularzy Wdrożenie uproszczonej metody	Wytypowanie pracy badanej Stwierdzenie istniejącego stanu faktycznego Przeprowadzenie analizy istniejącego stanu faktycznego Opracowanie nowej, ulepszonej metody pracy Wprowadzenie nowej metody w życie Kontrola wprowadzenia i skuteczności nowej metody

Źródło: (Z. Mikołajczyk 1981, s. 228)

Wszystkie wskazane w tab. 2 metody obejmują etapy diagnozy stanu wyjściowego, projektowania nowego rozwiązania oraz wdrożenia i kontroli. Są one przekształceniem cyklu postępowania stosowanego w badaniu pracy produkcyjnej.

Podobny schemat charakteryzuje także metody innych autorów, np. E. Burdziński proponuje następujące etapy:

1. ustalenie celów badania,
2. określenie aktualnego stanu organizacyjnego,
3. krytyczna analiza stanu organizacyjnego,
4. poszukiwanie wariantów rozwiązań,
5. projektowanie organizacji (E. Burdziński 1982, s. 55 i nast.).

Szerzej omówiona zostanie metoda proponowana przez Z. Martyniaka, gdyż zawiera ona wszystkie etapy proponowane przez wspomnianych wcześniej autorów.

Z. Martyniak zaproponował metodę składającą się z czterech głównych etapów:

1. ustalenie celu i przedmiotu badania,
2. rejestracja metody dotychczasowej,
3. krytyczna analiza i ocena dotychczasowych rozwiązań,
4. opracowanie projektu nowego rozwiązania i wdrożenie (Techniki... 1985, s. 20 i nast.).

W ramach etapu pierwszego należy przeprowadzić działania mające na celu zrozumienie tła problemu, to jest zbadać symptomy złej sytuacji, oczekiwania kierownictwa oraz istniejące ograniczenia. Kolejnym działaniem powinno być wyznaczenie celu badania, którym według Z. Martyniaka może być np. udoskonalenie, poprawienie lub zmniejszenie kosztów działania. Znając tło i cel badania należy przystąpić do wyboru przedmiotu badania, na który składać mogą się stanowiska pracy, procesy biurowe, dokumenty. Wyboru spośród całego zbioru obiektów należy dokonać według poziomu ich ważności. Przydatnym narzędziem będzie tu metoda ABC (analiza Pareto). Przed przystąpieniem do kolejnego etapu trzeba odpowiedzieć na pytanie czy proces w ogóle jest potrzebny.

W drugim etapie następuje rejestrowanie danych. Rejestracja obejmować powinna zakres szerszy od przedmiotu badania, aby wykazać relacje z innymi obszarami organizacji. Etap ten jest wykonywany w trzech krokach: wstępnym, podstawowym i uzupełniającym. Część wstępna służy do zbadania konstrukcji oraz działania procesów i wykorzystuje opisy słowne, wykresy przepływu dokumentów, wykresy Clarka. Podstawowa rejestracja ma na celu dokładne zbadanie istotnych części pracy dlatego wykorzystuje techniki kartowania. Rejestracja uzupełniająca natomiast stosuje wykresy przebiegu, wykresy sznurkowe, modele, gdyż jej zadaniem jest uszczegółowienie lub przedstawienie w innej formie niektórych czynności.

Trzeci etap - uznany przez Z. Martyniaka za najważniejszy - wiąże się z krytyczną analizą i oceną metody dotychczasowej. Składa się on z następujących kroków: wybór kluczowego elementu pracy biurowej, ustalenie stanu istniejącego, uzasadnienie stanu istniejącego, zestawienie wariantów usprawnienia, wybór wariantu optymalnego.

Ostatni etap łączy w sobie opracowanie rozwiązania optymalnego oraz wdrożenie projektu w życie. Obejmuje on uporządkowanie zmian zaproponowanych w poprzednim etapie, opracowanie spójnego projektu stanu proponowanego oraz weryfikację poprawności projektu w warunkach symulacji lub rzeczywistych.

TL;DR

Artykuł omawia różne metody organizacji pracy administracyjnej. Przedstawione są etapy diagnozy, projektowania i wdrażania nowych metod pracy biurowej. Metoda proponowana przez Zbigniewa Martyniaka składa się z czterech etapów: ustalenie celu i przedmiotu badania, rejestracja dotychczasowej metody pracy, krytyczna analiza i ocena, opracowanie projektu nowego rozwiązania i wdrożenie.

Badanie pracy biurowej — artykuły polecane

Cykl Deminga — Metoda RAPPOS — Planowanie przestrzenne zakładu — DMAIC — Podejście diagnostyczno-funkcjonalne — Walidacja — Podejście opisowo-ulepszające — Badanie metod pracy — Analiza wartości

Bibliografia

• Agarwal R. (1982), Organization and management, Tata, McGraw-Hill Education
• Barnard, C. I., & Thompson, K. (2003). Organization and management: Selected papers (Vol. 7). Psychology Pres
• Burdziński E., Metody i techniki organizacji pracy, Akademia Ekonomiczna w Katowicach, Katowice 1982
• Garvin, D. A. (1998). The processes of organization and management. MIT Sloan Management Review, 39(4), 33
• Kast, R. E., & Rosenzweig, J. E. (1974). Organization and management. New York
• Martyniak Z. (red.) (1985), Techniki organizatorskie. Zastosowania w organizowaniu prac administracyjno-biurowych, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Mikołajczyk Z. (2002), Techniki organizatorskie w rozwiązywaniu problemów zarządzania, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Newman, W. H. (1950). Administrative action: The techniques of organization and management. Prentice-Hall
• Strona internetowa: MIT OpenCourseWare website, Sloan School of Management

Autor: Sławomir Wawak