Badanie pracy biurowej

Badanie pracy biurowej
Polecane artykuły

Dorobek nauk o zarządzaniu w sferze pracy administracyjnej to, oprócz koncepcji, również szereg metod i technik opracowanych specjalnie dla potrzeb organizacji biur lub zaadaptowanych z przemysłu. Przegląd wybranych prezentuje tab. 1.

Tab. 1. Wybór metod służących organizacji pracy administracyjnej

Grupa metod Przykładowe metody
badanie metod pracy kartowanie: karta obiegu dokumentu, karta procesu, karta przebiegu czynności, karta przebiegu czynności wielopodmiotowych, karta przebiegu czynności obu rąk
organizacja przestrzenna karty krzyżowe, metoda Blocha-Schmigalli, planowanie przestrzenne zakładu
mierzenie i normowanie czasu pracy fotografia dnia roboczego, chronometraż, obserwacje migawkowe
wartościowanie pracy mierzenie trudności pracy, Hay-Metra, metoda Z. Studniarka, metoda Rossa
koordynowanie pracy w czasie harmonogram Adamieckiego, wykres Gantta, wykresy sieciowe, teoria kolejek
analiza procesów pracy wykres Clarka, wykres Hijmansa, wykres Bernatene-Gruna
humanizacja pracy test tablic Landolta, test urzędniczy

Źródło: opracowanie własne

Autorzy zajmujący się problematyką analizy pracy biurowej przyjmują różne podejścia do diagnozy i projektowania metod stosowanych w urzędach. Prezentację podejść wybranych autorów prezentuje tab. 2.

Tab. 2. Schemat postępowania w badaniu pracy biurowej

L.N. Kaczalina H.P. Cemach H.L. Wylie Ph. Beaugonin O. Standingford W. Jarzębowski
1. Prowadzenie badań

a) badania orientacyjne

b) badania szczegółowe

c) analiza, uogólnienia i wnioski

2. Opracowanie projektu

a) projekt wstępny

b) projekt roboczy

c) zatwierdzenie projektu

3. Wdrażanie projektu organizatorskiego

a) wprowadzanie etapowe

b) całkowita zmiana

c) rozruch nowego systemu

  1. Ustalenie problemu badawczego
  2. Badanie i rejestrowanie obecnej metody
  3. Analiza i ocena
  4. Wybór i zaprojektowanie nowej metody
  5. Zalecenie nowej metody i uzyskanie jej akceptacji
  6. Wprowadzenie nowej metody
  1. Wybór pracy do rozpoznania problemu
  2. Wykonanie kart procesu, które w sposób graficzny rejestrują elementy pracy
  3. Zakwestionowanie każdego elementu pracy
  4. Zaprojektowanie nowej metody pracy
  5. Wprowadzenie nowej metody
  1. Wybór prac dla uproszczenia
  2. Analizowanie tych prac
  3. Opracowanie nowej metody
  4. Wdrożenie nowej metody
  1. Ustalenie programu uproszczenia pracy
  2. Ustalenie faktów
  3. Planowanie uproszczonej metody
  4. Wprowadzenie maszyn i urządzeń
  5. Projektowanie formularzy
  6. Wdrożenie uproszczonej metody
  1. Wytypowanie pracy badanej
  2. Stwierdzenie istniejącego stanu faktycznego
  3. Przeprowadzenie analizy istniejącego stanu faktycznego
  4. Opracowanie nowej, ulepszonej metody pracy
  5. Wprowadzenie nowej metody w życie
  6. Kontrola wprowadzenia i skuteczności nowej metody

Źródło: (Z. Mikołajczyk 1981, s. 228)

Wszystkie wskazane w tab. 2 metody obejmują etapy diagnozy stanu wyjściowego, projektowania nowego rozwiązania oraz wdrożenia i kontroli. Są one przekształceniem cyklu postępowania stosowanego w badaniu pracy produkcyjnej.

Podobny schemat charakteryzuje także metody innych autorów, np. E. Burdziński proponuje następujące etapy:

  1. ustalenie celów badania,
  2. określenie aktualnego stanu organizacyjnego,
  3. krytyczna analiza stanu organizacyjnego,
  4. poszukiwanie wariantów rozwiązań,
  5. projektowanie organizacji (E. Burdziński 1982, s. 55 i nast.).

Szerzej omówiona zostanie metoda proponowana przez Z. Martyniaka, gdyż zawiera ona wszystkie etapy proponowane przez wspomnianych wcześniej autorów.

Z. Martyniak zaproponował metodę składającą się z czterech głównych etapów:

  1. ustalenie celu i przedmiotu badania,
  2. rejestracja metody dotychczasowej,
  3. krytyczna analiza i ocena dotychczasowych rozwiązań,
  4. opracowanie projektu nowego rozwiązania i wdrożenie (Techniki... 1985, s. 20 i nast.).

W ramach etapu pierwszego należy przeprowadzić działania mające na celu zrozumienie tła problemu, to jest zbadać symptomy złej sytuacji, oczekiwania kierownictwa oraz istniejące ograniczenia. Kolejnym działaniem powinno być wyznaczenie celu badania, którym według Z. Martyniaka może być np. udoskonalenie, poprawienie lub zmniejszenie kosztów działania. Znając tło i cel badania należy przystąpić do wyboru przedmiotu badania, na który składać mogą się stanowiska pracy, procesy biurowe, dokumenty. Wyboru spośród całego zbioru obiektów należy dokonać według poziomu ich ważności. Przydatnym narzędziem będzie tu metoda ABC (analiza Pareto). Przed przystąpieniem do kolejnego etapu trzeba odpowiedzieć na pytanie czy proces w ogóle jest potrzebny.

W drugim etapie następuje rejestrowanie danych. Rejestracja obejmować powinna zakres szerszy od przedmiotu badania, aby wykazać relacje z innymi obszarami organizacji. Etap ten jest wykonywany w trzech krokach: wstępnym, podstawowym i uzupełniającym. Część wstępna służy do zbadania konstrukcji oraz działania procesów i wykorzystuje opisy słowne, wykresy przepływu dokumentów, wykresy Clarka. Podstawowa rejestracja ma na celu dokładne zbadanie istotnych części pracy dlatego wykorzystuje techniki kartowania. Rejestracja uzupełniająca natomiast stosuje wykresy przebiegu, wykresy sznurkowe, modele, gdyż jej zadaniem jest uszczegółowienie lub przedstawienie w innej formie niektórych czynności.

Trzeci etap - uznany przez Z. Martyniaka za najważniejszy - wiąże się z krytyczną analizą i oceną metody dotychczasowej. Składa się on z następujących kroków: wybór kluczowego elementu pracy biurowej, ustalenie stanu istniejącego, uzasadnienie stanu istniejącego, zestawienie wariantów usprawnienia, wybór wariantu optymalnego.

Ostatni etap łączy w sobie opracowanie rozwiązania optymalnego oraz wdrożenie projektu w życie. Obejmuje on uporządkowanie zmian zaproponowanych w poprzednim etapie, opracowanie spójnego projektu stanu proponowanego oraz weryfikację poprawności projektu w warunkach symulacji lub rzeczywistych.

Bibliografia

  • Agarwal, R. D. (1982). Organization and management. Tata McGraw-Hill Education.
  • Barnard, C. I., & Thompson, K. (2003). Organization and management: Selected papers (Vol. 7). Psychology Pres.
  • Burdziński E., Metody i techniki organizacji pracy, Akademia Ekonomiczna w Katowicach, Katowice 1982
  • Garvin, D. A. (1998). The processes of organization and management. MIT Sloan Management Review, 39(4), 33.
  • Kast, R. E., & Rosenzweig, J. E. (1974). Organization and management. New York.
  • Mikołajczyk Z., Techniki organizatorskie, Państwowe Wydawnictwo Naukowe, Warszawa 1981
  • Newman, W. H. (1950). Administrative action: The techniques of organization and management. Prentice-Hall.
  • Techniki organizatorskie. Zastosowania w organizowaniu prac administracyjno-biurowych, pod red. Z. Martyniaka, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 1985
  • Sloan School of Management | MIT OpenCourseWare website.

Autor: Sławomir Wawak