Otoczenie organizacji

Otoczenie organizacji - czynniki i procesy, które bezpośrednio i pośrednio oddziałują na przedsiębiorstwo.

Otoczenie wpływa na warunki organizacji - jej funkcjonowania, określa reguły gry, a także możliwości rozwoju, kreując szanse, ale również bariery i zagrożenia (A.K. Koźmiński, W. Piotrowski 2002 s. 30-31.)

Organizacje działają w szeroko rozumianym złożonym i dynamicznym środowisku i są od niego na tyle zależne, że wdrożenie strategii staje się szybko testem sprawności funkcjonowania organizacji. [...] Celowo użyłem na początku określenia "środowisko", zamiast popularnego terminu "otoczenie", aby podkreślić, że trzeba koniecznie wyjść poza dotychczasowe pojmowanie otoczenia jako wyłącznie rynku i branży. Środowisko to skomplikowany system wielu trendów, zdarzeń, rynków, które tworzą kontekst działania firmy (Krzysztof Obłój, 2007)

TL;DR

Otoczenie organizacji to czynniki i procesy, które oddziałują na przedsiębiorstwo. Składa się z otoczenia zewnętrznego (ogólnego i celowego) oraz otoczenia wewnętrznego. Otoczenie ogólne organizacji obejmuje wymiary ekonomiczne, techniczne, społeczno-kulturowe, polityczno-prawne i międzynarodowe. Otoczenie celowe składa się z konkurentów, klientów, dostawców, regulatorów i partnerów strategicznych. Organizacje wpływają na swoje otoczenie poprzez zarządzanie informacją, reakcję strategiczną i elastyczność. Analiza otoczenia jest ważna dla skutecznego funkcjonowania organizacji.

Otoczenie zewnętrzne

Otoczenie zewnętrzne jest to wszystko poza granicami organizacji co może na nią oddziaływać. Składa się z dwóch warstw:

• otoczenia ogólnego
• otoczenia celowego

Otoczenie ogólne organizacji

Obejmuje niezbyt wyraźnie określone wymiary i siły, wśród których działa organizacja i które mogą wywierać wpływ na jej działania. Elementy te nie muszą być związane z innymi konkretnymi organizacjami. Ogólne otoczenie większości organizacji ma wymiar ekonomiczny, techniczny, społeczno - kulturowy, polityczno - prawny i międzynarodowy.

• Wymiar ekonomiczny jest to ogólna kondycja i żywotność systemu gospodarczego, w którym działa organizacja. Do czynników ekonomicznych należą: ogólny wzrost gospodarczy, inflacja, stopy procentowe i bezrobocie.
• Wymiar techniczny odnosi się do tych metod, które pozwalają przekształcić zasoby w produkty lub usługi.
• Wymiar społeczno - kulturowy obejmuje obyczaje, nawyki, wartości i cechy demograficzne społeczeństwa, w którym funkcjonuje organizacja. Mają duże znaczenie gdyż określają jakie produkty i usługi społeczeństwo będzie ceniło najwyżej. Wymiar ten a też wpływ na to jak robotnicy myślą o swojej pracy w danym społeczeństwie.
• Wymiar polityczno - prawny odnosi się do państwowej regulacji działalności gospodarczej i stosunków jakie panują między sferą gospodarczą a państwem.
• Wymiar międzynarodowy czyli jest to zakres w jakim organizacja uczestniczy w działalności gospodarczej innych krajów lub pozostaje pod jej wpływem.

Rys. 1 Elementy otoczenia organizacji,źródło: R.W.Griffin,(1997)

Otoczenie celowe

Składa się z konkretnych organizacji lub grup, które mogą wpływać na organizację. Ze względu na to, że wpływ ogólnego otoczenia jest często niejasny i długofalowy, większość organizacji koncentruje się raczej na otoczeniu zadaniowym. Chociaż jest ono również dość złożone, dostarcza więcej użytecznych informacji niż otoczenie ogólne, albowiem menedżer może rozpoznać czynniki otoczenia szczególnie interesujące organizację, a nie zajmować się bardziej abstrakcyjnymi wymiarami otoczenia ogólnego. Otoczenie zadaniowe może obejmować konkurentów, klientów, dostawców, regulatorów i sojuszników strategicznych.

• Konkurenci są to inne organizacje, które konkurują z daną organizacja o zasoby, najczęściej o pieniądze klientów, siłę robocza wysokiej jakości. Najczęściej zasobem o jaki konkurują organizacje są pieniądze klientów. Przedsiębiorstwa mogą również konkurować o wykształconą siłę roboczą, rzadkie surowce, patenty
• Klienci jest to każdy kto płaci za nabycie dóbr lub usług wytworzonych przez organizację. Są to podmioty dokonujący zakupu dobra na rzecz własnej konsumpcji lub w celu dalszej dystrybucji, oraz nabywający prawa do jej własności. Klientem są nie tylko osoby fizyczne, ale także osoby prawne i jednostki administracji publicznej dokonujące zakupów towarów i usług oferowanych na rynku.
• Regulator to jednostka, która może kontrolować na drodze prawnej politykę i sposób działania organizacji lub w inny sposób oddziaływać na nią. Istnieją dwa typy regulatorów. Pierwsze to agencje regulacyjne powoływane przez rząd w celu regulacji działalności organizacyjnej, np. chroni prawa jednostek. Otoczenie regulacyjne nakłada na organizacje wiele ograniczeń. Drugi typ regulatora to grupa interesu. Jest to utworzona przez członków
• Partnerzy strategiczni to grupa organizacji współpracujących ze sobą w ramach wspólnego przedsięwzięcia. Sojusze strategiczne pomagają firmom zdobywać doświadczenie, którego im brak, od innych firm.
• Dostawcy to organizacje dostarczające przedsiębiorstwu zasobów do realizowania celów. Dostawca może dostarczać:
  • surowce, materiały, towary i inne dobra
  • kapitał (banki, agencje kredytowe)
  • zasoby ludzkich (agencje pośrednictwa pracy, urzędy pracy)
  • informacje

Otoczenie wewnętrzne

Otoczenie wewnętrzne są to warunki i siły działające w organizacji. Składa się z właścicieli organizacji, zarządu, pracowników, otoczenia fizycznego i kultury.

• Właściciele to osoby dysponujące tytułem własności organizacji. Może to być indywidualna osoba bądź wspólnicy.
• Zarząd, wybrany przez akcjonariuszy, odpowiada za nadzorowanie najwyższego szczebla menedżerów firmy, w celu zapewnienia że firma jest prowadzona, w sposób, który najlepiej służy interesom akcjonariuszy.
• Pracownicy i związki zawodowe, siła robocza organizacji.
• Kultura zestaw wartości, którymi posługuje się przedsiębiorstwo i pracownicy w nim pracujący.Powstaje w długim czasie i dotyczy zarówno klientów organizacji jak i pracowników.

Organizacja a otoczenie

Organizacje i ich otoczenie wpływają na siebie w różny sposób. Wpływ otocznia na organizację może się wyrażać w niepewności, siłach konkurencji (zagrożenie ze strony nowych przedsiębiorstw wchodzących na rynek, rywalizacja ze strony konkurentów, zagrożenie substytutami, siła nabywców i siła dostawców) i zaburzeniach (np. nieoczekiwany kryzys).

Z kolei organizacje przystosowują się do swego otoczenia wykorzystując zarządzanie informacją, reakcję strategiczną, fuzje, przejęcia, sojusze, elastyczność.

Wskaźnikiem pozwalającym ocenić jak radzi sobie organizacja z otoczeniem jest poziom skuteczności.

Oddziaływanie otoczenia na organizację

Aby scharakteryzować wpływ otoczenia na organizacje można użyć

• zmienności i złożoności otoczenia
• sił konkurencyjnych
• zakłóceń otoczenia

Zmienność otoczenia

Zmienność otoczenia to szybkość i ilość zmian w otoczeniu. Im zmiany są częstsze i występuje ich więcej tym otoczenie jest bardziej burzliwe. Burzliwe otoczenie charakteryzuje potrzebą elastyczności i dostosowania się do gwałtownych zmian społecznych lub też technicznych.

Odwrotnością jest otoczenie stabilne, lecz w obecnych czasach jest coraz rzadziej spotykane. Charakteryzuje się stabilnymi warunkami ekonomicznymi oraz politycznymi. Dodatkowo struktury są sformalizowane i scentralizowane.

Miedzy otoczeniem burzliwym a stabilnym występuje otoczenie zmienne, w którym zmiany występują sporadycznie. Przewiduje stopniowe zmiany techniczne, organizacyjne. Na rynku istnieje możliwość się pojawienia się nowych konkurentów, lecz kluczową rolę dalej odgrywają konkurenci dotychczasowi.

Złożoność otoczenia

Stopień jednorodności jest to zakres, w jakim otoczenie jest stosunkowo proste lub złożone.

Siły konkurencyjne

Najbardziej rozpowszechnioną formą rozumienia sił konkurencyjnych jest Koncepcja pięciu sił Portera Do czynników tej koncepcji zaliczamy:

• Siła oddziaływania dostawców i możliwości wywierania przez nich presji na przedsiębiorstwa sektora.
• Siła oddziaływania nabywców i możliwości wywierania przez nich presji na przedsiębiorstwa sektora.
• Natężenie walki konkurencyjnej wewnątrz sektora.
• Groźba pojawiania się nowych producentów.
• Groźba pojawienia się substytutów.

Zakłócenia w otoczeniu

Najpopularniejszą formą zakłócenia jest kryzys, czyli nagły, nieoczekiwany punkt zwrotny.

Metody analizy

Przykładowe metody analizy otoczenia dalszego:

• Analiza PEST wraz z licznymi odmianami,
• Scenariusze otoczenia,
• Metoda delficka,
• Prognozu
• Analiza luki strategicznej,
• Analiza ekstrapolacji trendów.

Przykładowe metody analizy otoczenia bliższego:

• Profil ekonomiczny sektora,
• Krzywa doświadczeń,
• Analiza atrakcyjności sektora,
• Wiek sektora,
• Analiza interesariuszy,
• Koncepcja pięciu sił Portera,
• Koncepcja cyklu życia sektora.
• Mapa grup strategicznych

Kryteria podziału otoczenia

Kryterium podziału	Płaszczyzny i rodzaje otoczenia
Kierunek działania	1.Bliższe 2. Dalsze
Zmienność	1. Stabilne 2. Zmienne 3. Burzliwe (turbulentne) 4. Migocące
Złożoność	1. Proste 2. Złożone
Potencjał	1. O niskim potencjale 2. O wysokim potencjale
Nastawienie	1. Pozytywne (sprzyjające) 2. Neutralne 3. Wrogie
Czas	1. Przeszłe (historyczne) 2. Obecne 3. Przyszłe
Przestrzeń	1. Lokalne 2. Regionalne 3. Krajowe 4. Międzynarodowe 5. Globalne
Plastyczność	1. Łatwe do kształtowania 2. Trudne do kształtowania 3. Niemożliwe do kształtowania
Reaktywność	1. Reaktywne 2. Pasywne
Realność	1. Rzeczywiste (realne) 2. E-otoczenie 3. Symulowane
Przewidywalność	1. Możliwe do prognozowania w oparciu o narzędzia statystyczne 2. Możliwe do przewidywania w oparciu o metody jakościowe 3. Niemożliwe do przewidzenia

(Źródło: Matejun M., Nowicki M., 2013, s. 155)

Otoczenie organizacji — artykuły polecane

Kategoryzacja czynników ryzyka — Otoczenie marketingowe — Makrootoczenie — Otoczenie bliższe — Źródła informacji — Analiza sytuacji przedsiębiorstwa — Zagrożenia — Alokacja zasobów — Czynniki wpływające na zarządzanie kadrami — Bariery w zarządzaniu projektem

Bibliografia

• Adamik A., Matejun M. (2012), Organizacja i jej miejsce w otoczeniu [w:] Zakrzewska-Bielawska A. (red.), Podstawy zarządzania, Wolters Kluwer, Warszawa
• Banaszyk P. (2002), Podstawy organizacji i zarządzania, Wyższa Szkoła Handlu i Rachunkowości, Poznań
• Griffin R.W. (2017), Podstawy zarządzania organizacją, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Matejun M., Nowicki M. (2013), Organizacja w otoczeniu - od analizy otoczenia do dynamicznej lokalizacji, [w:] Adamik A. (red.), Nauka o organizacji. Ujęcie dynamiczne, Wolters Kluwer, Warszawa
• Matuszewicz J., Matuszewicz P. (2001), Rachunkowość od podstaw, Finans-Servis, Warszawa
• Obłój K. (2007), Strategia organizacji, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Zakrzewska-Bielawska A. (red.) (2017), Podstawy zarządzania. Teoria i ćwiczenia, Wydawnictwo Nieoczywiste, Warszawa

Autor: Agata Swacha, Katarzyna Kuleta