Bariery w zarządzaniu projektem

Z Encyklopedia Zarządzania
Bariery w zarządzaniu projektem
Polecane artykuły

Zarządzanie projektami spełnia coraz ważniejszą funkcję w organizacji, co istotne projekty występują we wszystkich dziedzinach aktywności: od administracji i gospodarki, aż po kulturę i sport[1]. Co za tym idzie, stają się coraz bardziej skomplikowane, oraz powstaje coraz więcej barier, które utrudniają przebieg zarządzania projektami i realizację celu. Nie istnieje złoty środek na uniknięcie wszystkich barier, znajomość ich może jednak wspomóc zarządzanie projektem i przygotowanie się na nie. Aby lepiej zrozumieć kwestię barier w projekcie, początkowo opisany zostanie zakres projektu.

Trójkąt ograniczeń projektu

Zakres konkretnego projektu wyznaczają:

  • Rezultaty,
  • Termin,
  • Koszt projektu.

Można dostrzec, że istnieją silne powiązania pomiędzy tymi czynnikami, a co za tym idzie, literatura przedmiotu ukazuje pojęcie trójkąt ograniczeń projektu . Pojęcie te ukazuje ramy, w których projekt musi być realizowany[2]. Bariery w projektach często wiążą się z przeciwnościami losu lub przekraczaniem danego zakresu.

Rys1 Trójkąt ograniczeń w projekcie (źródło: opracowanie własne na podstawie: Spałek S., 2004, s. 11)

Podział barier w projektach

Istnieje wiele potencjalnych barier w projektach. Jedne są bardziej zależne od osób działających w projekcie i łatwiej im zapobiec, a inne są mniej widoczne i przewidywalne. Bariery można podzielić na takie, w których istotną rolę gra czynnik ludzki oraz takie, w których nie ma on znaczenia.

Bariery z ludzkim czynnikiem:

  • Bariery kulturowe,
  • Bariery komunikacyjne,
  • Bariery pokoleniowe,
  • Bariery w wykorzystaniu wiedzy projektowej w organizacjach.

Pozostałe bariery:

  • Bariery techniczne,
  • Bariery ekonomiczne,
  • Bariery organizacyjne.
Bariera Opis Metody zapobiegania
Kulturowa Występująca w projektach multikulturowych, gdzie zespół projektowy składa się z członków wielu narodowości. Może pojawić się bariera językowa lub odmienne standardy pracy u członków zespołu co znacznie wpłynie na atmosferę, a co za tym idzie pracę w danym projekcie.
  • Poznawanie kultury i zwyczajów odmiennych kultur
  • Szczególny nacisk w organizacji na szerzenie komunikacji międzykulturowej i integrację osób z innych kultur przed rozpoczęciem projektu
Komunikacyjna Może wystąpić w każdym projekcie, gdzie członkowie tworzący projekt nie komunikują się ze sobą i nie słuchają się nawzajem. Może mieć bardzo poważne skutki i wpływać na opóźnienia w projekcie.
  • Wprowadzanie zasad komunikacji
  • Używanie komunikatorów, które ułatwią kontakt w projekcie
  • Regularne spotkania grupy projektowej
Pokoleniowa Pojawiająca sie w projektach, w których działają osoby z różnych grup wiekowych, każde pokolenie charakteryzuje się innym podejściem do pracy, metodami komunikacji, co więcej różne grupy wiekowe mają odmienne doświadczenia. W zespole takim, bardzo ważna jest komunikacja i akceptowanie różnic.
  • Podkreślanie korzyści, jakie mogą płynąć za różnicami pokoleniowymi w projekcie
  • Dbanie o komunikacje
  • Ujednolicenie sposobów komunikowania się
Wykorzystania wiedzy Może wynikać z tzw. organizacyjnej ślepoty, czyli działania na utartych schematach i rutynie. Występuje również w przypadku braku komunikacji między współpracownikami i braku wymiany doświadczeń, wykorzystanie wiedzy blokuje również podejście "złe, bo nie nasze", gdyż zamykamy się na konkurencję i na to, czego możemy się od nich nauczyć. Co istotne może być ona spowodowana brakiem wsparcia przełożonych i brakiem motyywacji do pracy[3].
  • Motywowanie pracowników
  • Wspieranie innowacyjnego myślenia i niezamykania się w schematach
  • Podejmowanie ryzyka związanego z nowatorskim działaniem
Techniczna Związana z koniecznością zastosowania konkretnych (z reguły nowych) rozwiązań, w aspekcie sprzętowym oraz programowym. Występuje często w projektach informatycznych i takich o konieczności stosowania zaawansowanych narzędzi technicznych lub oprogramowań[4].
  • Przygotowanie w budżecie i planie pracy w projekcie konieczności wprowadzenia nowych rozwiązań
Ekonomiczna Jedna z najczęściej występujących barier. Związana jest ze środkami finansowymi. Z reguły one powodują rezygnacje z niektórych działań, których podjęcie byłoby kluczowe w zarządzaniu projektem. Zaniechanie pewnych działań związany z redukcją kosztów może wpłynąć w dużej mierze negatywnie na cały projekt.
  • Tworzenie dokładnego kosztorysu przed rozpoczęciem działań projektowych
  • Ciągła kontrola kosztów w projekcie
Organizacyjna Związana z problemami w przystosowaniu struktury organizacyjnej firmy oraz procedur działania do działalności projektowej. Bariery w podejściu projektowym w organizacji mogą powodować brak lub niespójne wsparcie kierownictwa najwyższego szczebla i przekonanie, iż podejście projektowe nie jest potrzebne.
  • Szczególnie istotne jest tutaj zmiana kultury organizacji na sprzyjającą działalności projektowej
  • Dostrzeżenie korzyści płynących z działalności projektowej w organizacji

Analizując temat barier w zarządzaniu można z łatwością zauważyć, że wiele z nich jest związana z czynnikiem ludzkim. Są to bariery, które często przy przemyślanym doborze osób do projektu mogą być znacznie zmniejszone. Co za tym idzie na koordynatorze projektu i zarządzie firmy spoczywa duża odpowiedzialność. W dużej mierze od nich zależy sukces projektu.

Istnieją oczywiście bariery, które nie są związane z czynnikiem ludzkim, są one:

  • mniej przewidywalne,
  • mniej zależne od człowieka.

Warto jednak zauważyć, że istnieją sposoby pokonywania każdej z barier. Jednym z najbardziej uniwersalnych jest dokładne opracowanie planu projektu ze skrupulatnym rozpisaniem buddżetu i kontrola realizacji planu.

Na koniec warto jednak wspomnieć, iż bariery w projektach, przy dobrym zarządznaiu i zaangażowaniu zespołu nawet gdy się pojawią mogą nie wpłynąć negatywnie na finalny sukces projektu. Dla sprawnego przełamywania barier istotne jest pozytywne podejście do realizacji projektów w organizacji i przychylność przełożonych.

Przypisy

  1. Trocki M. 2012, s 15-20
  2. Spałek S., 2004, s. 11.
  3. Czerwonka M., 2014, s.290-299
  4. Parys T. 2021 s. 1-12

Bibliografia

Autor: Pola Ligaj

.