Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe (ang. Request for Proposal, RFP) jest jednym z najważniejszych narzędzi w procesie zarządzania zakupami w organizacji. Stanowi formalne zapytanie skierowane do dostawców w celu uzyskania informacji na temat ich produktów, usług lub rozwiązań, a także dotyczące warunków i cen oferowanych przez nich. Jest to jedna z pierwszych faz procesu zakupowego, która umożliwia organizacji poznanie rynku, porównanie ofert różnych dostawców i dokonanie ostatecznego wyboru najlepszego rozwiązania.

Można je opisać jako formalne zapytanie skierowane do dostawców w celu uzyskania informacji o ich produktach lub usługach, a także o warunkach handlowych, takich jak cena, termin dostawy, gwarancja, warunki płatności itp. Zapytanie ofertowe jest często stosowane w przypadku zakupu towarów, usług lub realizacji projektów, gdzie istnieje potrzeba porównania ofert różnych dostawców.

Ważnym aspektem zapytania ofertowego jest jego szczegółowość i dokładność. Im bardziej szczegółowe i precyzyjne jest zapytanie, tym łatwiej będzie porównać różne oferty i dokonać ostatecznego wyboru. Zapytanie ofertowe powinno zawierać informacje dotyczące wymagań technicznych, ilości, jakości, terminów, warunków płatności, gwarancji, a także wszelkich innych istotnych szczegółów dotyczących danego zamówienia.

Kolejnym ważnym elementem zapytania ofertowego jest jego format. Zapytanie powinno być przygotowane w sposób przejrzysty i czytelny, zawierający odpowiednie nagłówki i punkty, które ułatwią dostawcom zrozumienie wymagań. Dobrze sformatowane zapytanie ofertowe pozwoli dostawcom na precyzyjne przygotowanie oferty, co przyczyni się do skrócenia czasu procesu zakupowego i zwiększenia efektywności organizacji.

Wreszcie, zapytanie ofertowe powinno być interesujące dla dostawców. Oznacza to, że musi ono zawierać informacje, które są dla nich istotne i które umożliwią im zaprezentowanie swojej oferty w jak najlepszym świetle. Dostawcy są zazwyczaj zajęci, mają wiele innych zapytań ofertowych do rozpatrzenia, dlatego ważne jest, aby nasze zapytanie wyróżniało się spośród innych i przyciągało ich uwagę.

Proces zapytania ofertowego w sektorze prywatnym

Wewnętrzne procedury organizacji

W celu skutecznego przeprowadzenia procesu zapytania ofertowego w sektorze prywatnym, organizacje muszą opracować odpowiednie zasady i procedury. Jest to istotne, ponieważ umożliwia to uporządkowane i efektywne działanie w całym procesie.

Pierwszym krokiem jest opracowanie zasad i procedur związanych z zapytaniem ofertowym. Organizacja powinna określić szczegółowo, jakie są wymagania dotyczące dokumentacji, jakie są kryteria wyboru oferenta oraz jakie są terminy i etapy procesu. Wszystkie te informacje powinny być sprecyzowane i udostępnione wszystkim zaangażowanym w proces.

Kolejnym ważnym krokiem jest określenie odpowiedzialności za przeprowadzenie procesu zapytania ofertowego. Organizacja powinna wyznaczyć osobę lub zespół odpowiedzialny za przygotowanie dokumentów, kontaktowanie się z potencjalnymi oferentami oraz ocenę otrzymanych ofert. W ten sposób zapewnia się skuteczne zarządzanie procesem i minimalizuje ryzyko pomyłek.

Elementy zapytania ofertowego

Dla usprawnienia komunikacji pomiędzy zamawiającym a oferentem zapytanie ofertowe powinno zawierać:

• dane zamawiającego,
• szczegółową specyfikację przedmiotu zamówienia (opis przedmiotu zamówienia, warunki płatności, miejsce i termin realizacji zamówienia),
• określenie szacunkowej wartości zamówienia (całkowitej wartości przedmiotu zapytania ofertowego),
• warunki udziału w postępowaniu, zasady i sposób prowadzenia postępowania,
• informację o sposobie składania oferty,
• informację o warunkach udziału w postępowaniu (doświadczenie oferenta, odpowiednie zaplecze),
• ustalenie formy oraz elementów składanej oferty (przedstawienie dokumentu dotyczącej reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG, oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy, określenie terminu ważności składanej oferty, przedstawienie dokumentów jakościowych - przedstawienie deklaracji zgodności na ofertowane produkty, certyfikatów jakości, dokumentów stanowiących dopuszczenie do sprzedaży na terenie danego kraju, warunki gwarancji oraz okres gwarancji),
• informacje dodatkowe (np. informację o możliwości składania ofert częściowych i wariantowych),
• kryteria wyboru oferenta (informację o wagach punktowych lub procentowych),
• termin oraz miejsce składania ofert,
• sposobie powiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Wybór oferenta

Po złożeniu ofert przez potencjalnych oferentów, organizacja musi dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty.

Organizacja musi określić kryteria, na podstawie których będzie dokonywany wybór oferenta. Mogą to być różne czynniki, takie jak cena, jakość, termin realizacji zamówienia czy inne istotne aspekty. Kryteria powinny być sprecyzowane i dostępne dla wszystkich uczestników procesu.

W celu dokonania obiektywnego wyboru, organizacja może zastosować sumę kryteriów wartości cząstkowych. Polega to na przypisaniu wag poszczególnym kryteriom i ocenie ofert na podstawie tych wag. Dzięki temu można uwzględnić różne aspekty oferty i dokonać bardziej zrównoważonego wyboru.

Organizacja musi również określić sposób wyboru kryteriów, czyli jakie czynniki są najważniejsze i na jakiej podstawie będą oceniane oferty. Może to być ustalone na podstawie wcześniejszych doświadczeń, preferencji zamawiającego lub innych istotnych czynników. Ważne jest, aby sposób wyboru był obiektywny i uczciwy.

Sposoby wysyłania zapytań ofertowych

Organizacja może wybrać różne sposoby wysyłania zapytań ofertowych do potencjalnych oferentów.

Tradycyjne metody wysyłki, takie jak faks, list polecony lub poczta kurierska, są nadal stosowane w niektórych przypadkach. Są to sprawdzone i bezpieczne sposoby przekazywania dokumentów, zwłaszcza jeśli wymagana jest oryginalna podpisana kopia oferty.

W dzisiejszych czasach coraz popularniejszym sposobem wysyłki zapytań ofertowych jest droga elektroniczna. Może to być przesyłanie dokumentów za pomocą poczty elektronicznej lub wykorzystanie dedykowanych platform do przetargów elektronicznych. Jest to szybki i wygodny sposób przekazywania informacji, który umożliwia oszczędność czasu i zasobów.

W niektórych sytuacjach organizacja może zdecydować się na bezpośrednie złożenie zapytania ofertowego u potencjalnego oferenta. Może to być stosowane w przypadku, gdy kontakt z oferentem jest bliski lub gdy wymagana jest szczegółowa prezentacja oferowanych produktów lub usług.

Przeprowadzenie zapytania ofertowego w sektorze prywatnym wymaga skrupulatnego planowania i przestrzegania odpowiednich procedur. Poprzez dokładne określenie zasad, elementów zapytania ofertowego, kryteriów wyboru oferenta oraz sposobu wysyłki zapytań, organizacje mogą osiągnąć sukces w procesie i wybrać najkorzystniejszą ofertę dla swoich potrzeb.

Proces zapytania ofertowego w sektorze publicznym

Próg przetargowy i Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia

Proces zapytania ofertowego w sektorze publicznym rozpoczyna się od ustalenia progu przetargowego. Próg przetargowy określa wartość zamówienia, powyżej której konieczne jest przeprowadzenie pełnej procedury przetargowej. Ma to na celu zapewnienie uczciwej i przejrzystej konkurencji oraz ochronę interesów publicznych.

Rola progu przetargowego polega na tym, że umożliwia on zamawiającemu skorzystanie z innych procedur, takich jak zapytanie ofertowe, gdy wartość zamówienia nie przekracza określonej kwoty. Jest to szczególnie istotne, ponieważ pełna procedura przetargowa może być czasochłonna i kosztowna, a zapytanie ofertowe pozwala na bardziej efektywne i elastyczne zarządzanie procesem zamówień publicznych.

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) jest kluczowym dokumentem w procesie zapytania ofertowego. SIWZ określa szczegółowe wymagania dotyczące zamówienia, takie jak specyfikacja techniczna, warunki płatności, terminy wykonania oraz kryteria oceny ofert.

Wymagania dotyczące SIWZ mają na celu zapewnienie uczciwej konkurencji oraz umożliwienie oferentom zrozumienia i spełnienia oczekiwań zamawiającego. Wymagania te powinny być jasno określone, precyzyjne i niezależne od jakiejkolwiek jednostki czy marki. Powinny również uwzględniać zasady równego traktowania wszystkich oferentów oraz zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Ogłoszenie o zamówieniu

Ogłoszenie o zamówieniu jest ważnym etapem w procesie zapytania ofertowego. Ma na celu poinformowanie potencjalnych oferentów o planowanym zamówieniu oraz zaproszenie ich do składania ofert. Wymogi dotyczące ogłoszenia są określone w przepisach prawa zamówień publicznych i mają na celu zapewnienie przejrzystości i konkurencyjności procesu.

Ogłoszenie o zamówieniu powinno zawierać informacje takie jak nazwa i adres zamawiającego, przedmiot zamówienia, termin składania ofert, kryteria oceny ofert oraz sposób składania ofert. Powinno być opublikowane w odpowiednich środkach przekazu, takich jak Biuletyn Zamówień Publicznych, w celu zapewnienia dostępu do informacji wszystkim zainteresowanym oferentom.

Forma ogłoszenia może być różna, w zależności od wartości zamówienia oraz przepisów obowiązujących w danym sektorze. Ogłoszenie może być opublikowane w formie pisemnej, elektronicznej lub nawet w formie audio-wizualnej. Ważne jest, aby forma ogłoszenia była dostosowana do potrzeb i możliwości potencjalnych oferentów, umożliwiając im łatwy dostęp do informacji oraz składanie ofert.

Wybór oferenta

Wybór oferenta w procesie zapytania ofertowego opiera się na określonych kryteriach oceny ofert. Kryteria te powinny być zgodne z zamówieniem i odpowiednio ważone, aby umożliwić obiektywną ocenę ofert. Wartościowanie kryteriów może być ustalone na podstawie punktacji lub innych metod oceny, zgodnie z zasadami określonymi w SIWZ.

Przykładowe kryteria oceny ofert mogą obejmować cenę, jakość, terminowość wykonania, doświadczenie oferenta czy warunki płatności. Ważne jest, aby kryteria były jasno określone i zrozumiałe dla oferentów, aby umożliwić im przygotowanie konkurencyjnych ofert.

Procedura oceny ofert w procesie zapytania ofertowego polega na porównaniu i analizie złożonych ofert w oparciu o wcześniej określone kryteria. Procedura ta powinna być prowadzona w sposób transparentny i zgodny z przepisami prawa zamówień publicznych.

Ocena ofert może obejmować analizę dokumentów ofertowych, przeprowadzenie negocjacji z oferentami oraz ewentualne przeprowadzenie prezentacji lub testów. Wszystkie te czynności mają na celu wyłonienie najkorzystniejszej oferty, która spełnia wymagania zamawiającego i zapewnia najlepszą wartość dla publicznych środków.

Odwołanie od decyzji

Oferenci mają prawo do odwołania od decyzji w procesie zapytania ofertowego, jeśli uważają, że ich prawa zostały naruszone lub proces oceny ofert był niewłaściwy. Prawo to ma na celu zapewnienie ochrony interesów oferentów i zachowanie zasad uczciwej konkurencji.

Oferenci mają prawo wniesienia odwołania do odpowiednich organów, takich jak Krajowa Izba Odwoławcza, w określonym terminie i zgodnie z procedurami określonymi w przepisach prawa zamówień publicznych. Przeprowadzenie odwoławczej procedury umożliwia ponowne rozpatrzenie sprawy i ewentualną zmianę decyzji.

Procedura odwoławcza w procesie zapytania ofertowego obejmuje przeprowadzenie postępowania odwoławczego, w ramach którego odwołujący i zamawiający mają możliwość przedstawienia swoich argumentów i dowodów. Organ odwoławczy podejmuje decyzję na podstawie analizy zgromadzonych materiałów i przepisów prawa zamówień publicznych.

Procedura odwoławcza ma na celu zapewnienie uczciwości i równości w procesie zapytania ofertowego oraz rozstrzygnięcie ewentualnych sporów czy nieprawidłowości. Przez zapewnienie odpowiednich mechanizmów odwoławczych, system zamówień publicznych staje się bardziej przejrzysty i wiarygodny.

Kluczowe aspekty zapytania ofertowego

Równy dostęp do informacji i uczciwa konkurencja

Ważnym aspektem zapytania ofertowego jest zapewnienie równego dostępu do informacji i uczciwej konkurencji dla wszystkich potencjalnych oferentów. Zamawiający powinien zadbać o to, żeby wszyscy zainteresowani mieli równe szanse na składanie ofert. W tym celu należy zapewnić, że informacje dotyczące zapytania ofertowego są dostępne dla wszystkich potencjalnych oferentów w równym stopniu.

Ważne jest, aby w procesie zapytania ofertowego unikać jakiejkolwiek formy dyskryminacji lub faworyzowania poszczególnych oferentów. Każdy oferent powinien być traktowany równo i fair, bez względu na jego status, wielkość czy związki biznesowe. Zamawiający powinien działać w sposób przejrzysty i uczciwy, zapewniając, że proces wyboru oferty opiera się na obiektywnych kryteriach i zasadach.

Kryteria wyboru oferty

Wybór kryteriów oceny ofert powinien być dokonywany zgodnie z priorytetami i potrzebami zamawiającego. Zamawiający powinien jasno określić, jakie czynniki będą brane pod uwagę przy ocenie ofert i jak zostaną one ważone. Przejrzystość w tym zakresie jest kluczowa, aby oferenci mieli pełną świadomość, jakie aspekty będą miały wpływ na ostateczny wybór oferty.

Ważne jest, aby kryteria oceny ofert były odpowiednio ważone. Zamawiający powinien dokładnie przemyśleć, jakie czynniki są dla niego najważniejsze i nadawać im odpowiednią wagę. Waga poszczególnych kryteriów powinna być uzasadniona i proporcjonalna do znaczenia, jakie mają dla zamawiającego. Ważne jest również, aby wagi były jasno określone i transparentne dla oferentów.

Poufność informacji

Poufność informacji przesłanych przez oferentów jest niezwykle istotna. Zamawiający powinien zagwarantować, że informacje przekazane przez oferentów będą traktowane z najwyższą poufnością. Oferenci powinni mieć pewność, że ich dane i informacje biznesowe nie będą ujawniane osobom nieupoważnionym. Zachowanie poufności jest kluczowe dla utrzymania zaufania oferentów i zapewnienia uczciwości procesu zapytania ofertowego.

Ważne jest również, aby ograniczyć dostęp do informacji związanych z zapytaniem ofertowym tylko dla osób upoważnionych. Dostęp do dokumentów i danych powinien być udzielany tylko tym, którzy mają realną potrzebę uzyskania tych informacji w kontekście procesu zapytania ofertowego. Ograniczenie dostępu do informacji pomaga w zapewnieniu bezpieczeństwa danych i utrzymaniu poufności.

Ochrona danych osobowych

Ważnym aspektem zapytania ofertowego jest przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Zamawiający powinien działać zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami w zakresie ochrony danych osobowych. Oferenci powinni mieć pewność, że ich dane osobowe są odpowiednio chronione i przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zamawiający powinien zadbać o bezpieczne przetwarzanie danych oferentów. Dane przekazane przez oferentów powinny być przechowywane i przetwarzane w sposób bezpieczny, aby zapewnić poufność i integralność tych informacji. Bezpieczne przetwarzanie danych jest kluczowe dla utrzymania zaufania oferentów i zapewnienia, że ich informacje nie trafią w niepowołane ręce.

Zapytanie ofertowe — artykuły polecane

Zamówienia publiczne — Przetarg nieograniczony — Zasada konkurencyjności — Licytacja — Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia — Proces przetargowy — Ustawa prawo zamówień publicznych — Zapytanie o cenę — Zamówienie z wolnej ręki

Bibliografia

• Drabik L. (red.) (2019), Słownik języka polskiego PWN, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Urbaniak M. (2014), Złożoność procesu zakupów na rynku B2B, Przedsiębiorczość i zarządzanie, tom XI, zeszyt 6
• Urbaniak M. (2014), Okresowa ocena dostawców jako narzędzie ograniczania poziomu ryzyka związanego z zakupami, Logistyka, nr 3
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240
• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dz.U. 2004 nr 19 poz. 177
• Waszkiewicz-Flasza A., Dąbrowski M., Białecka B. (2016), Doskonalenie procedury zakupowej w procesie przygotowania produkcji, Zeszyty naukowe Politechniki Śląskiej, Seria: Organizacja i zarządzanie z. 92

Autor: Mateusz Richter