Proces transportu

Proces transportu
Polecane artykuły
Proces zaopatrzenia Proces gospodarki komunalnej Proces obsługi klienta Proces planowania produkcji Proces przegląd zarządzania Zlecenie produkcyjne Proces oceny dostawców Proces zarządzania reklamą Proces księgowości

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

TL;DR

Artykuł opisuje proces transportu, który obejmuje planowanie trasy, zawieranie umowy, koordynację załadunku, pakowanie towarów, monitorowanie przewozu, realizację zamówienia, rozliczanie transakcji oraz tworzenie analiz i raportów. Proces ten jest nadzorowany przez różnych specjalistów, a wykorzystuje się różne zasoby materialne, informacyjne i narzędzia. Odpowiedzialność i uprawnienia są przypisane do różnych stanowisk w procesie.

Cele procesu

• Zapewnienie ciągłości i elastyczności w transporcie produktów.
• Wybranie jak najbardziej korzystnej drogi i środka transportu dla klienta.
• Obniżenie kosztów transportu w tym przypadającego na jednostkę towaru o 0,5% do 2009r.
• Minimalizacja pustych przebiegów o 12% w okresie do drugiego kwartału 2009r.
• Optymalizacja tras (zmniejszenie czasu dostaw) o 10% czasu na każdej trasie.

Charakterystyka procesu

Proces transportu polega na dostarczeniu bądź odbieraniu ładunku na/z miejsce/a docelowe/go wskazane/go przez klienta. Proces ten składa się z szeregu etapów, od planowania ewentualnej drogi do wypisania faktury.

Zlecenia otrzymywane są bezpośrednio od zainteresowanych klientów, bądź też firma sama dociera do zleceniodawców przedstawiając im naszą ofertę, głównie za pośrednictwem tzw. giełd transportowych.

Nad zorganizowaniem procesu logistycznego i jego sprawnym przebiegiem czuwają specjaliści ds. logistyki oraz kontrolerzy. Każde zlecenie ma charakter indywidualny.

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

Specjalista ds. obsługi klienta - wykształcenie min. średnie, zorientowanie na Klienta (zdolność rozpoznawania i zaspokajania jego potrzeb oraz zapewnienia wysokiej jakości obsługi), zdolność efektywnego komunikowania się w różnych sytuacjach z osobami z różnych poziomów organizacji oraz umiejętność sprawnej identyfikacji decydentów, bardzo dobra organizacja czasu pracy, wysoka kultura osobista

Główny logistyk/Specjalista ds. koordynacji załadunku/przeładunku - wykształcenie wyższe, kierunek: logistyka, odporność na stres, komunikatywność, kreatywność, umiejętność pracy w zespole, bardzo dobra obsługa programów Microsoft Office, zwłaszcza Excel, dobra znajomość j. angielskiego, min. 2 letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku.

Specjalista ds. oceny i analizy kosztów transportu - wykształcenie wyższe, kierunek: ekonomia, finanse lub pokrewne, zdolności analitycznego myślenia, bardzo dobra obsługa programów Microsoft Office, umiejętność pracy w grupie, dobra ogranizacja pracy, min. 2 letnie doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku

Specjalista ds. tworzenia analiz i raportów - wyższe wykształcenie, kierunek controlling, bardzo dobra organizacja pracy, bardzo dobra obsługa programów Microsoft Office, w szczególności Excel

Kierowcy - (wykształcenie min. zawodowe, długoletni staż (min 2 lata), doświadczenie w prowadzeniu pojazdów o ładowności pow. 3,5 t, doświadczenie w transporcie międzynarodowym samochodów, posiadający świadectwo kwalifikacji oraz kurs na przewóz rzeczy, prawo jazdy kat. C+E), niekaralni, zaangażowani, punktualni, dyspozycyjni, podstawowa znajomość j. angielskiego, umiejętność korzystania z GPS

Operator wózka widłowego - uprawnienia na wózki widłowe, wykształcenie podstawowe, doświadczenie na podobnym stanowisku

Magazynier - wykształcenie średnie, książeczka sanepidu, obowiązkowość i dokładność, dobra organizacja pracy,

Pakowacze -

2. Zasoby materialne

• produkty gotowe
• wyposażenie
• samochody dostawcze
• naczepy
• laptop/PC
• GPS
• palmtopy
• telefony komórkowe
• oprogramowanie (logistyka)

3. Zasoby informacyjne

• informacja ze strony magazynu o czekających do realizacji zleceniach
• otrzymanie specyfikacji zamówień (rodzaj produktu, adres, czas dostawy, itp.)
• dostarczanie produktów do różnych jednostek przedsiębiorstwa wg zapotrzebowania
• odbieranie produktów od hurtowników/producentów/wytwórców
• karta kierowcy
• noty obciążeniowe z systemu Viatoll

4. Narzędzia, metody i techniki

• Oprogramowanie
• wykorzystanie nowoczesnej transmisji danych GPRS do sprawniejszej komunikacji
• Laptopy
• wyposażenie pracowników w telefony komórkowe/palmtopy z dostępem do Internetu

Opis procesu

1. Poradnictwo spedycyjne

Poradnictwo spedycyjne przeprowadzane jest przez Głównego Logistyka (Specjalistę do Spraw Transportu). Główny logistyk ma za zadanie gromadzenie oraz przetwarzanie informacji dotyczących zdolności przewozowych naszej firmy oraz możliwości przewozowych innych zewnętrznych firm transportowych dostępnych na tzw. "giełdach transportowych" oraz różnego rodzaju forach dyskusyjnych, wyniki tych analiz przedstawiane są w postaci aktualnej oferty oraz informacjach o obowiązujących cenach.

2. Zawarcie umowy

Specjalista ds. Kontaktu z Klientami przeprowadza rozmowę z potencjalnym zleceniodawcami starając poznać się ich potrzeby oraz oczekiwania, po czym przedstawia im ofertę firmy w oparciu o informacje uzyskane od specjalista do spraw oceny i analizy kosztów transportu z działu finansowo księgowego, który odpowiedzialny jest za opracowanie kosztorysu dotyczącego danej usługi transportowej oraz od głównego logistyka oraz specjalisty ds. Załadunku. Opracowanie działu finansowego przedstawione jest w postaci obowiązującego cennika.. W wyniku dalszych ustaleń oraz różnego typu negocjacji specjalista ds. Kontaktu z Klientami (posiada takie uprawnienie) i zleceniodawca podpisują umowę transportową. W rozmowie specjalista ds. Kontaktu z Klientami wykorzystuje ofertę, cennik, natomiast wynikiem rozmowy jest umowa (umowa (zlecenie transportu/zlecenie spedycji/zlecenie wyjazdu/trasówka, konosament) analizie podlega również list przewozowy oraz świadectwo pochodzenia towarów. Umowa zostaję przekazana do Głównego Księgowego w celu ewidencji.

3. Koordynacja przepływu towarów oraz dyspozycja środkami transportu

Główny Logistyk na podstawie informacji otrzymanych od specjalisty ds. Kontaktu z Klientami i Specjalisty ds. Oceny i Analizy Kosztów Transportu opracowuje harmonogram (czas, miejsce) załadowania/odbioru transportowanych towarów. Wytyczne przedstawione są w postaci specyfikacji zamówienia zgodnej z listem przewozowym.

Specjalista ds. Koordynacji załadunku/przeładunku dokładnie planuje podział miejsca w środkach transportu aby zmaksymalizować ilość ładunku jaki można zabrać z określonego miejsca oraz zminimalizować ilość pustych przebiegów.

4. Pakowanie

Pakowacze zajmują się pakowaniem oraz zabezpieczeniem ładunku by nie uległ uszkodzeniu w czasie transportu bądź manipulacji. Pakowanie materiałów/towarów następuje bezpośrednio przed załadowaniem towarów na samochód dostawczy.

5. Monitorowanie spraw związanych z załadunkiem, przeładunkiem i przewozem towarów

Specjalista ds. Koordynacji załadunku/przeładunku z działu zaopatrzenia przegląda całą dokumentacje przewozu. Bacznie czuwa nad całym procesem załadunku/przeładunku i przewozu towarów, który wykonywany jest przez magazyniera i kierowcę wózka widłowego. Wychwytuje ewentualne niedociągnięcia i wprowadza udoskonalenia.

6. Przygotowanie ładunku do przewozu

Po dostarczeniu informacji z działu sprzedaży o dokładnej specyfikacji ładunku i po zarządzeniach Głównego Logistyka i Specjalisty ds. Koordynacji załadunku/przeładunku Magazynier i Operator Wózka Widłowego przygotowują dokładnie ładunek do przewozu, który następnie przy pomocy wózków widłowych zostaje załadowany na środki transportu (zadanie nr 8, proces: Magazynowanie). Ładunek musi być przygotowany do 30 minut przed planowanym przewozem, by był bezpośrednio możliwy do załadowania na samochód i do transportu.

7. Realizacja zamówienia klienta (transport)

Kierowca odpowiedzialny jest za dostarczenie/odebranie ładunku na/z miejsca wskazanego przez zleceniodawcę. Po wykonanej usłudze następuje podpisanie dokumentów potwierdzających odebranie/dostarczenie towarów. Kierowca dostarcza odbiorcy dokumentację transportową.

Koszty poniesione przez kierowcę (w tym rachunki za paliwo, nocleg itp) dostarczane są do Głównego Księgowego w celu rozliczenia.

8. Rozliczanie oraz zamknięcie transakcji

Kierowca po dostarczeniu/odebraniu towaru na/ze wskazane miejsce przekazuję zleceniodawcy wystawiona przez głównego księgowego fakturę/rachunek. Kierowca dostarcza do głównego księgowego dokumenty potwierdzające odebranie/dostarczenie towarów i podpisana kopie faktury/rachunku Po dostarczeniu/odebraniu ładunku i rozliczeniu się główny księgowy zaznacza w dokumentacji, że zlecenie zostało wykonane. Cała dokumentacja z wykonanego zlecenia przekazywana jest następnie do archiwum.

9. Tworzenie analiz oraz raportów

Specjaliści ds. Tworzenia Analiz i Raportów zajmują się gromadzeniem, analizowaniem oraz przetwarzaniem informacji w celu utworzenia reportów mających na celu kontrolę jakości świadczonych usług, przygotowywane raportów odnośnie bieżącej działalności firmy (ilość zamówień, rodzaj przewożonych towarów, ilość przejechanych kilometrów ogółem i w przeliczeniu na jeden samochód) oraz analiz dotyczących:

• stanu rozliczeń dokumentów kosztowych,
• obrotów ze zleceniodawcami,
• obrotów z przewoźnikami dla potrzeb zarządów, raporty z wykorzystania dostępnych środków transportowych.

Wyjścia (dane wyjściowe)

Produkty

• dostarczone produkty

informacje

• przekazywanie potwierdzeń odbioru dostawy przez klienta
• przekazywanie formularzy z rozliczeń wyjazdów służbowych

produkty uboczne

• informacje dla działu kontaktu z klientem o nieodebranych zamówieniach
• informacje dla działu finansowego o produktach, które uległy zniszczeniu
• informacje dla działu kontroli jakości o produktach nie spełniających norm

Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Zadanie (numer)	Uprawniony do	Odpowiada za
Główny logistyk	1	- przygotowanie oferty oraz informacji o cenach	- rzetelny i skrupulatne przygotowanie oferty
	3	- opracowanie harmonogramu załadowania/odbioru towarów	- przeanalizowanie wszystkich możliwych dróg transportu i zgranie ich w czasie
	6	- przedstawienie harmonogramu załadunku/ odbioru towarów magazynierowi i kierowcy	- wysłanie odpowiednich informacji dotyczących specyfikacji przewozu towaru
Specjalista ds. obsługi klienta	2	- przeprowadzania rozmowy z potencjalnym klientem przedstawienie oferty firmy podpisanie umowy transportowej z klientem	- poznawanie potrzeb i oczekiwań klienta rzetelne przedstawienie możliwości firmy
specjalista do spraw oceny i analizy kosztów transportu	2	- opracowanie kosztorysu dotyczącego danej usługi transportowej	- wykonanie kosztorysu w bardzo skrupulatny sposób z uwzględnieniem wszystkich szczegółów
Główny księgowy	2	- przyjmowanie podpisanej umowy z klientem	- umieszczanie podpisanej umowy w skoroszycie do ewidencji
	7	- przyjmowanie rachunków od kierowców (paliwo, nocleg, itp)	- rozliczenie wydatków kierowców
	8	- przekazanie wystawionej faktury kierowcy w celu zebrania podpisu od klienta	- skrupulatne wypisanie faktury i rzetelne przedstawienie wszystkich kosztów
Specjalista ds koordynacji załadunku/przeładunku	3	- planowanie podziału miejsca w środkach transportu	- rzetelne planowanie miejsca aby zmaksymalizować ilość ładunku jaki można zabrać z określonego miejsca
	6	- przekazanie specyfikacji dotyczącej załadunku lub ewentualnego przeładunku do magazyniera i kierowcy	- szybkie i sumienne wysłanie informacji do magazynierów i kierowców
	5	- nadzoru i kontroli procesu procesu załadunku/przeładunku i przewozu towarów, analiza dokumentacji transportowej.	- skrupulatne, sumienne badanie przebiegu procesu, wychwytywanie problemów wprowadzanie zmian oraz udoskonaleń
Magazynier	6	- dokładne przygotowywanie ładunku do przewozu	- koordynowanie pracy pakowaczy i kierowcy wózka widłowego
Kierowca wózka widłowego	6	- przewożenie towaru z magazynu na środki transportu	- bezpieczne układanie towarów w ściśle określony sposób na środkach transportu
Pakowacze	4	- pakowania towarów	- odpowiednie zabezpieczenie towarów by nie uległy uszkodzeniu podczas transportu
Kierowca	7	- transport/odbiór towarów, przekazywania dokumentów do podpisu odbiorcy zlecenia transportowego, dokonywania wydatków służbowych, które później podlegają rozliczeniu z działem finansowo-księgowym	- terminowe, bezpieczne świadczenie usług przewozowych, utrzymywanie środków transportu w dobrym stanie,
	8	- przekazanie dokumentacji odnośnie zrealizowanego zlecenia do działu finansowo-księgowego, przekazanie zleceniodawcy kopi faktury/rachunku	- terminowe, rzetelne, sumienne rozliczanie zrealizowanych usług transportowych
Specjaliści ds. tworzenia analiz i raportów	9	- gromadzenia, analizowania oraz przetwarzana informacji w celu utworzenia reportów mających na celu kontrolę jakości świadczonych usług, przygotowywane raportów odnośnie bieżącej działalności firmy	- sumienna, szczegółowa kontrola nad całym procesem świadczenia usługi transportowej

Formularze

• Ewidencja przebiegu pojazdu
• Wydatki służbowe
• List przewozowy

Diagram procesu

Zadania/ Uczestnicy	Spec-jalista ds. obsłu-gi klienta	Główny logistyk	Specjalis-ta do spraw oceny i analizy kosztów transportu	Specjalis-ta ds. koordyna-cji załadunku/przeładun-ku	Spec-jaliści ds. tworze-nia analiz i rapor-tów	Kiero-wca	Maga-zynier	Kiero-wca wóz- ka widło-wego	Pako-wacze	Księ-go-wość	Zarz-ąd
1		W			K
2	W	I	I	I	K
3	I	W	I	W	K
4				I	K				W
5		I		No	K		N	W
6		Wyt		Wyt	K		N	W
7		I			K	W
8					K	W				Z
9					W						Z

Autor: Ewa Walczyk, Grzegorz Śmieciuszewski