Zadanie, uprawnienie, odpowiedzialność

Zadanie - "to, co należy wykonać". (Internetowy Słownik PWN)

Uprawnienie - "prawo do czegoś", dopuszczenie do działania w obszarze objętym przepisami prawnymi. W początkowym okresie sprawowania nowych uprawnień przez pracownika, niezwykle ważne jest wsparcie i kontrola ze strony przełożonego. (Internetowy Słownik PWN)

W przedsiębiorstwach często mamy do czynienia z delegowaniem uprawnień. Zjawisko to polega na przekazaniu przez przełożonego podległemu sobie pracownikowi części funkcji, które są mu niezbęde do wykonania powierzonego zadania. Delegowanie uprawnień wiąże się ze zwiększeniem autonomii pracownika, przy jednakowym zmniejszeniu się możliwości sprawowania kontroli przez przełożonego. Tak więc delegowanie uprawnień wymaga zaufania ze strony przełożonego wobec pracownika (A. Kozina 2015, s. 27-28)

Odpowiedzialność - "obowiązek moralny lub prawny odpowiadania za swoje lub czyjeś czyny" lub "przyjęcie na siebie obowiązku zadbania o kogoś lub coś" (Internetowy Słownik Języka Polskiego PWN)

TL;DR

Artykuł omawia pojęcia zadania, uprawnienia i odpowiedzialności w organizacji. Delegowanie uprawnień polega na przekazaniu części funkcji pracownikowi, zwiększając jego autonomię. Zakres zadań można projektować w sposób szczegółowy lub ogólny. Odpowiedzialność w organizacji może być pracownika wobec pracodawcy lub pracodawcy wobec pracownika. Odpowiedzialność społeczna dotyczy ochrony i wzmacniania społeczności, w tym udziałowców zewnętrznych, środowiska przyrodniczego i ogólnego dobrobytu społecznego.

Powiązania między pojęciami

Pracownik otrzymuje zakres obowiązków (zadań). Musi mieć możliwość ich zrealizowania (uprawnienia). Chcemy, aby było możliwe także jego rozliczenie z wykonywanej pracy(odpowiedzialność). Uprawnienia i odpowiedzialność wiążą się z możliwością lub koniecznością podejmowania decyzji. Przyjmujemy, że niezależnie od przypisanego zakresu odpowiedzialności, każdy odpowiada za swoje obowiązki tylko w zakresie, w którym posiada uprawnienia do decydowania. Zatem przygotowując zakres zadań należy zapewnić równowagę pomiędzy uprawnieniami a odpowiedzialnością.

Kodeks pracy nie wymaga już opracowania w firmie zakresu zadań dla pracowników. Jest to jednak wymaganie racjonalnej organizacji pracy. Trudno o dobrze zorganizowaną firmę, w której nie określono zakresów zadań. Zakresy te możemy projektować na dwa sposoby - szczegółowy i ogólny. Szczegółowy jest wskazany w większych, bardziej stabilnych organizacjach. Natomiast ogólny pasuje do mniejszych i szybciej rozwijających się.

W ujęciu szczegółowym do każdego zadania przyporządkowujemy jedno lub kilka uprawnień i odpowiedzialności.

Tab. 1. Zakres zadań - ujęcie szczegółowe

Zadanie	Uprawniony do	Odpowiedzialny za
rzecz, którą pracownik wykonuje	decyzje, które może podejmować samodzielnie; dostęp do akt i systemów informatycznych; możliwość samodzielnego kontaktowania się z klientami czy kontrahentami, itp.	to, z czego będziemy pracownika rozliczać - terminowość, prawidłowość, uzyskanie określonego poziomu wyników, itp.

W ujęciu ogólnym uprawnienia i odpowiedzialność są przyporządkowywane pracownikowi, a nie poszczególnym zadaniom.

Tab. 2. Zakres zadań - ujęcie ogólne

Zadania: zadanie 1 zadanie 2 zadanie 3 Uprawniony do: uprawnienie a uprawnienie b uprawnienie c Odpowiedzialny za: odpowiedzialność X odpowiedzialność Y odpowiedzialność Z

Jak łatwo zauważyć, zakres szczegółowy jest znacznie bardziej pracochłonny. Jednak tak naprawdę tylko z niego jesteśmy w stanie korzystać. Jeżeli organizacja osiągnie poziom stabilności wystarczający do wprowadzania zakresu szczegółowego, należy to zrobić. Zakresy ogólne mogą być realnie wykorzystane tylko w firmach, które dynamicznie się rozwijają.

Rodzaje odpowiedzialności w organizacji

Odpowiedzialność za działania podejmowane w organizacji spoczywa zarówno na pracowniku, jak i na pracodawcy.

Według Kodeksu Pracy odpowiedzialność możemy podzielić na (Kodeks Pracy 1974, s. 58-60):

1. Odpowiedzialność pracownika wobec pracodawcy:

• odpowiedzialność porządkowa (dotyczy przestrzegania przez pracowników przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kar za nieprzestrzeganie przepisów obowiązujących w danym przedsiębiorstwie)
• odpowiedzialność materialna

W tym:

• odpowiedzialność za wyrządzoną pracodawcy szkodę przez pracownika (dotyczy głównie odpowiedzialności pieniężnej za wyrządzone przez pracownika szkody, a także nienależyte wykonanie obowiązków pracownika lub ich niewykonanie)
• odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi (dotyczy powierzonych pracownikowi pieniędzy do rozliczenia lub zwrotu oraz innego mienia powierzonego pracownikowi do rozliczenia lub zwrotu)

2. Odpowiedzialność pracodawcy wobec pracownika:

• odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika (dotyczy obowiązków pracodawcy, m.in. zapewnienia bezpieczeństwa pracy, zawierania umów między pracownikiem a pracodawcą i wynikających z nich obowiązków m.in. zasad wynagradzania, jak również kar za nieprzstrzeganie obowiązków pracodawcy)

Odpowiedzialność a organizacja

Działalność organizacji w dużej mierze polega na wchodzeniu w stosunki z otoczeniem organizacji, które nie rzadko wiażą się z dylematami i decyzjami etycznymi. Ponieważ etyka odnosi się do głównie jednostek, a same organizacje nie posiadają etyki, to w takiej sytuacji mówimy o odpowiedzialności społecznej.

Odpowiedzialność społeczna - to zbiór zobowiązań organizacji co do ochrony i wzmacniania społeczności, w której funkcjonuje. Możemy zatem mówić o odpowiedzialności wobec: udziałowców zewnętrznych, środowiska przyrodniczego i wobec ogólnego dobrobytu społecznego.

Zdarza się, że organizacje przywiązują wagę do wszystkich trzech obszarów odpowiedzialności społecznej, jednak najczęściej skupiają się tylko na jednym obszarze.

Podział odpowiedzialności:

• Odpowiedzialność wobec udziałowców zewnętrznych, czyli wobec tych osób i organizacji, które są zainteresowane działaniami i wynikami tego przedsiębiorstwa. Kluczowe grupy to klienci, pracownicy i inwestorzy.
• Odpowiedzialność wobec środowiska naturalnego, czyli sposób w jaki przedsiębiorstwa usuwają zanieczyszczenia i odpady oraz minimalizują wpływ działalności organizacji na środowisko przyrodnicze.
• Odpowiedzialność za ogólny dobrobyt społeczny, najczęściej przejawia się w postci datków na cele dobroczynne, akcji charytatywnych organizowanych przez przedsiębiorstwa, wspieranie fundacji itp (R.W.Griffin (2017), s. 126-127)

Zadanie, uprawnienie, odpowiedzialność — artykuły polecane

Struktura promienista — Stosunek pracy — Konsultant — Centralizacja — Likwidator — Kierowanie — Dyrektor — Job sharing — Władza

Bibliografia

• Griffin R. (2017), Podstawy zarządzania organizacją, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Kozina A. (2015), Wybrane problemy zarządzania relacjami w przedsiębiorstwie, mfiles.pl, Kraków
• Malara Z., Kroik J. (2012), Społeczna odpowiedzialność przedsiębiorstwa - konstytuowanie koncepcji w perspektywie strategicznej, Organizacja i kierowanie, nr 1
• Strona internetowa: Odpowiedzialność”, Słownik języka polskiego PWN online
• Strona internetowa: [https://sjp.pwn.pl/slowniki/zadanie.html Zadanie, Słownik języka polskiego PWN online
• Świątkowski A. (2012), Kodeks Pracy. Komentarz, C.H. Beck, Warszawa
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
• Zieleniewski J. (1969), Organizacja i zarządzanie, Państwowe Wydawnictwo Naukowe, Warszawa

Autor: Sławomir Wawak, Karolina Węgrzyn