Wykres blokowy

Wykres blokowy, zwany również diagramem blokowym, jest narzędziem graficznym używanym w zarządzaniu i programowaniu do wizualizacji sekwencji operacji lub procesów. Jest to szczególnie przydatne narzędzie w przypadku złożonych procesów, gdzie konieczne jest prześledzenie różnych etapów i zależności między nimi.

Wykres blokowy składa się z bloków reprezentujących poszczególne operacje lub etapy procesu, które są połączone strzałkami, wskazującymi kolejność wykonywania tych operacji. Każdy blok ma określone wejście i wyjście, co umożliwia śledzenie przepływu informacji lub towarów między różnymi etapami procesu.

Cele i zastosowanie

Głównym celem wykresu blokowego jest zapewnienie czytelnej reprezentacji procesu, która ułatwia zrozumienie jego struktury oraz identyfikację potencjalnych problemów lub obszarów do optymalizacji. Dzięki wykorzystaniu graficznego formatu, wykres blokowy umożliwia szybkie i skuteczne analizowanie procesów, co przyczynia się do poprawy efektywności i wydajności działania organizacji.

Zalety wykresu blokowego są liczne. Po pierwsze, jest on bardzo intuicyjny i łatwy do zrozumienia, nawet dla osób niezaznajomionych z danym procesem. Może być wykorzystywany jako narzędzie komunikacji, umożliwiające zrozumienie procesów przez różne grupy interesariuszy, takie jak menedżerowie, pracownicy, inwestorzy czy klienci. Ponadto, wykres blokowy pozwala na identyfikację zależności między operacjami, co pomaga w wykrywaniu potencjalnych opóźnień, błędów lub niedociągnięć. Dzięki temu, organizacje mogą skoncentrować swoje wysiłki na doskonaleniu procesów i eliminacji nieefektywności.

Wykresy blokowe znajdują zastosowanie w różnych dziedzinach zarządzania i programowania. Mogą być wykorzystywane do projektowania i analizy procesów biznesowych, planowania projektów, programowania komputerowego, zarządzania produkcją, logistyki, zarządzania zasobami ludzkimi i wielu innych obszarach. Dzięki swojej wszechstronności, wykresy blokowe są narzędziem uniwersalnym, które może być dostosowane do specyficznych potrzeb i wymagań każdej organizacji.

Zastosowania w zarządzaniu

• Wykres blokowy w zarządzaniu projektami. Wykres blokowy to narzędzie, które znajduje szerokie zastosowanie w zarządzaniu projektami. Jest to graficzna reprezentacja procesu, w której poszczególne etapy są przedstawione za pomocą bloków, a zależności między nimi są przedstawiane za pomocą strzałek. Dzięki temu wykresowi można w prosty i czytelny sposób przedstawić harmonogram projektu, a także zidentyfikować zależności i krytyczne ścieżki.
• Modelowanie procesów biznesowych. Wykres blokowy jest również bardzo przydatnym narzędziem w modelowaniu procesów biznesowych. Pozwala on na graficzną reprezentację poszczególnych etapów procesu, a także na identyfikację zależności i potencjalnych problemów.
• Analiza problemów i podejmowanie decyzji. Wykres blokowy może być również skutecznym narzędziem w analizie problemów i podejmowaniu decyzji. Dzięki jego wykorzystaniu można w prosty sposób przedstawić różne opcje, zależności między nimi oraz ocenić ich potencjalne konsekwencje.

Elementy wykresu blokowego

Schemat blokowy obrazuje w sposób dynamiczny przebieg realizacji zadań. Wykorzystuje się w nim siedem symboli geometrycznych (bloków) odpowiednio zróżnicowanych według rodzajów działalności lub stanów. Charakteryzuje się on przejrzystością ze względu na rozmieszczenie bloków w trzech kolumnach. W kolumnie lewej umieszcza się symbole źródeł informacji, w środkowej symbole podstawowego ciągu czynności, a w prawej symbole działań alternatywnych, względnie symbole stosowanych w procedurze dokumentów (przykład schematu blokowego wraz z objaśnieniem wykorzystywanych w nim symboli przedstawiono poniżej).

Symbole bloków połączone są ze sobą szeregowo lub tworzą pętle sprzężeń zwrotnych w przypadkach wymagających powrotu do poprzedzających czynności. W schemacie ujmuje się wszystkie niezbędne czynności składające się na pewną całość działań, które powinny być realizowane w podanej kolejności, tworzącej logiczną sekwencję czynności analitycznych i dyspozycyjnych.

Tekst czy schemat?

Schemat blokowy ujawnia swe zalety szczególnie w przypadku procedur, w których należy podejmować decyzje, które z alternatywnych działań, bądź ciągów działań, należy wdanej sytuacji realizować. Pracownik po udzieleniu jednoznacznej odpowiedzi "tak" lub "nie" na zadane w bloku obrazującym czynność analityczną pytanie, wie już jaką ze wskazanych na schemacie dróg ma dalej podążać. Uprawnienie do podjęcia decyzji jest delegowane na bezpośredniego wykonawcę, który nie ma potrzeby zwracania się do swojego przełożonego o decyzję w sprawach objętych procedurą, przyzwyczajając się do samodzielnej pracy. Istotnym ułatwieniem dla wykonawcy (wykonawców) jest podawanie w schemacie źródeł, z których należy czerpać potrzebne informacje do wykonania danej czynności lub podjęcia decyzji.

Kolejność wykonywania działań

Stosowane w schemacie łączniki umożliwiają wskazanie czynności, poprzez które łączy się ona z innymi procedurami. Dzięki temu można zapewnić właściwą kolejność stosowania kilku procedur następujących po sobie lub synchronizację procedur realizowanych równolegle przez kilka stanowisk pracy. Dzięki temu koordynacja biegu kilku spraw, załatwianych równolegle lub w wymaganej kolejności przez różnych wykonawców, przybiera formę samokoordynacji. Wynika to ze znajomości procedur realizowanych przez cały zespół oraz momentów, w których poszczególni wykonawcy otrzymują fragmenty spraw do dalszego wykonywania. Ułatwia to znakomicie pracę przełożonego, którego rola może zostać ograniczona do nadzorowania prawidłowości przebiegu prac i ewentualnego podejmowania w miarę potrzeby działań koordynacyjnych.

Tak więc schemat blokowy pozwala na kilkakrotne zmniejszenie objętości wyrażającej treść procedury, na jej jasne, proste i przejrzyste przedstawienie, zwalnia przełożonych z podejmowania zrutynizowanych decyzji, przesuwając uprawnienia decyzyjne na bezpośrednich wykonawców, którzy mogą sami kontrolować przebieg realizowanych prac i koordynować je z pracą innych stanowisk i komórek organizacyjnych.

Przykłady wykresów blokowych

• Diagram procesu
• Diagram relacji
• Diagram pokrewieństwa

Wykres blokowy — artykuły polecane

Organizacja pracy — Macierz odpowiedzialności — System zarządzania przebiegiem procesów — Metodyka badania potrzeb informacyjnych — Kartowanie — Grupowanie stanowisk — Regulamin organizacyjny — Cechy stanowiska pracy — Plan szkoleń

Bibliografia

• Wawak S. (2013), Wybrane koncepcje klasyfikacji metod zarządzania jakością, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, nr 910

Autor: Sławomir Wawak