Zasada podwójnego zapisu

Zasada podwójnego zapisu jest jedną z podstawowych zasad rachunkowości. Zwana jest także regułą podwójnego zapisu. Obecnie znajduje zastosowanie głównie w zagadnieniach mikroekonomicznych jak również w działalności gospodarczej oraz w minimalnym stopniu w opisach makroekonomicznych. Jest zasadą, która uzupełnia zasadę funkcjonowania kont bilansowych, ponieważ zasada funkcjonowania kont bilansowych nie uwzględnia faktu, że każde zdarzenie w księgach powoduje dwie zmiany równe oraz równoczesne w stanie aktywów i pasywów (Gierusz 2018 r. 5.4). Każda operacja w zasadzie podwójnego zapisu jest zapisywana (Gierusz 2018, r. 5.4; Nowak 2016, r. 5.5):

1. na dwóch kontach, jeżeli operacja jest złożona to może być księgowana na więcej niż dwóch kontach, ale w ten sposób aby zapis po stronie Dt tego konta był równy sumie zapisów Ct dla odpowiednich kont
2. po przeciwnych stronach kont - dla jednego po stronie Dt, a dla drugiego po stronie Ct
3. w identycznej kwocie, zgodnie z dowodem księgowania

W wyniku tej operacji powstaje związek, który jest nazywany korespondencją kont, a same konta są kontami przeciwstawnymi lub korespondencyjnymi.

Przykłady zapisu

Przykład zapisu używając zasady podwójnego zapisu z uwzględnieniem przynależności jako czynny płatnik VAT oraz bez przynależności jako czynny płatnik VAT:

• przypadek w którym działalność jest nie jest czynnym płatnikiem VAT:

Podmiot otrzymał fakturę za zakup artykułów biurowych na 123 złote brutto, z czego 23 złote to podatek VAT, a pozostałe 100 to kwota netto. Dla podmiotu nie będącego czynnym płatnikiem VAT kwota brutto będzie kosztem tego podmiotu, czyli całkowity koszt to 123 złote.

Opisany przypadek można przedstawić następująco posługując się kontem 401 (Zużycie materiałów i energii) oraz kontem Rozrachunki z dostawcami

Konto 401 (Zużycie materiałów i energii)

Wn (Dt)	401	Ma (Ct)
1) 123, -

Konto Rozrachunki z dostawcami

Wn (Dt)	Rozrachunki z dostawcami	Ma (Ct)
		1) 123, -

Jak widać zasada podwójnego zapisu została zachowana bo równocześnie zostały spełnione warunki o równowartości kwoty oraz kwoty znajdują się po dwóch przeciwnych stronach poszczególnych kont.

• przypadek w którym działalność jest czynnym płatnikiem VAT:

Podmiot otrzymał fakturę za zakup artykułów biurowych na 123 złote brutto, z czego 23 złote to podatek VAT, a pozostałe 100 złotych to kwota netto. Dla podmiotu, który jest czynnym płatnikiem VAT kosztem jest kwota netto czyli 100 złotych.

Opisany przypadek można przedstawić następująco posługując się kontem 401 (Zużycie materiałów i energii), kontem Rozrachunki z VAT oraz kontem Rozrachunki z dostawcami

Konto 401 (Zużycie materiałów i energii)

Wn (Dt)	401	Ma (Ct)
1a) 100, -

Konto Rozrachunki z VAT

Wn (Dt)	Rozrachunki z VAT	Ma (Ct)
1b) 23, -

Konto Rozrachunki z dostawcami

Wn (Dt)	Rozrachunki z dostawcami	Ma (Ct)
		1) 123, -

Zasada podwójnego zapisu została zachowana ponieważ obroty po stronie "Winien" równają się obrotom po stronie "Ma". Księgowanie zostało dokonane na co najmniej jednym koncie na tą samą kwotę.

Równości sald i obrotów wynikające dla zasady podwójnego zapisu

Dzięki zastosowaniu zasady podwójnego zapisu można wywnioskować, że (Gierusz 2018, r. 5.4)

1. suma sald początkowych debetowych wszystkich kont równa się sumie sald początkowych kredytowych wszystkich kont
2. suma obrotów debetowych wszystkich kont jest równa sumie obrotów kredytowych wszystkich kont
3. suma sald końcowych debetowych wszystkich kont równa się sumie sald końcowych kredytowych wszystkich kont

Korzyści wynikające z zasady podwójnego zapisu

• Śledzenie i kontrola finansów przedsiębiorstwa. Zasada podwójnego zapisu umożliwia dokładne śledzenie i kontrolę finansów przedsiębiorstwa. Dzięki równości obrotów i sald, jesteśmy w stanie monitorować zmiany wartości na poszczególnych kontach i analizować ich wpływ na sytuację finansową. To pozwala na szybkie wykrycie potencjalnych problemów i podjęcie odpowiednich działań zaradczych.
• Wykrywanie błędów i nieprawidłowości w księgowości. Zasada podwójnego zapisu jest skutecznym narzędziem do wykrywania błędów i nieprawidłowości w księgowości. Równość obrotów i sum kont pozwala na natychmiastowe zauważenie wszelkich nieprawidłowości, takich jak podwójne zapisy, brakujące transakcje czy nieprawidłowe saldo. Dzięki temu możliwe jest szybkie skorygowanie błędów i zapobieżenie poważniejszym konsekwencjom.
• Klarowność i czytelność informacji finansowych. Zasada podwójnego zapisu przyczynia się do klarowności i czytelności informacji finansowych przedsiębiorstwa. Dzięki jednoznacznemu reprezentowaniu każdej transakcji na dwóch kontach, mamy pełen obraz zmian wartości i ich przyczyn. To ułatwia analizę danych finansowych i podejmowanie informowanych decyzji.
• Rola zasady podwójnego zapisu w sporządzaniu sprawozdań finansowych. Zasada podwójnego zapisu odgrywa kluczową rolę w sporządzaniu sprawozdań finansowych. Równość obrotów i sald zapewnia dokładność i wiarygodność tych sprawozdań. Dzięki tej zasadzie jesteśmy w stanie precyzyjnie przedstawić sytuację finansową, wynik finansowy i zmiany w kapitale własnym przedsiębiorstwa. To z kolei umożliwia ocenę jego kondycji i podejmowanie odpowiednich decyzji inwestycyjnych.
• Akceptacja międzynarodowa zasady podwójnego zapisu. Zasada podwójnego zapisu jest szeroko akceptowana na arenie międzynarodowej. Jest podstawą rachunkowości zarówno w Polsce, jak i w innych krajach. Dzięki temu, posiadając wiedzę i umiejętności związane z tą zasadą, jesteśmy w stanie pracować w różnych środowiskach biznesowych i zrozumieć międzynarodowe standardy rachunkowości.

Metody i narzędzia związane z zasadą podwójnego zapisu

• Księgi rachunkowe i konta księgowe. Księgi rachunkowe i konta księgowe są podstawowymi narzędziami związanymi z zasadą podwójnego zapisu. Księga rachunkowa to zbiór wszystkich kont księgowych, na których rejestrowane są transakcje. Każde konto księgowe obejmuje zapisy dotyczące obrotów, sald początkowych i końcowych. Dzięki tym narzędziom możemy precyzyjnie śledzić zmiany wartości i zapewnić równość obrotów i sald.
• Dziennik księgowy i księga główna. Dziennik księgowy i księga główna są kolejnymi narzędziami związanymi z zasadą podwójnego zapisu. Dziennik księgowy zawiera wszystkie transakcje zapisane na poszczególnych kontach księgowych. Księga główna natomiast agreguje te transakcje i przedstawia je w formie zestawienia obrotów i sald. Dzięki tym narzędziom możemy efektywnie zarządzać danymi finansowymi i zapewnić ich poprawność.
• Oprogramowanie księgowe i systemy ERP. Oprogramowanie księgowe i systemy ERP (Enterprise Resource Planning) są nowoczesnymi narzędziami związanymi z zasadą podwójnego zapisu. Dzięki nim możemy automatyzować procesy księgowe, co przyspiesza ich wykonywanie i minimalizuje ryzyko błędów. Oprogramowanie księgowe umożliwia również generowanie raportów finansowych i analizowanie danych, co ułatwia podejmowanie decyzji.
• Audyt księgowy i analiza finansowa. Audyt księgowy i analiza finansowa są metodami związanymi z zasadą podwójnego zapisu, służącymi weryfikacji poprawności danych finansowych. Audyt księgowy polega na niezależnym sprawdzeniu zgodności zasad podwójnego zapisu oraz kompletności, wiarygodności i rzetelności danych księgowych. Analiza finansowa natomiast polega na interpretacji danych finansowych w celu oceny kondycji przedsiębiorstwa i identyfikacji trendów.
• Zasady i procedury rachunkowości. Zasady i procedury rachunkowości są kluczowymi elementami związanymi z zasadą podwójnego zapisu. Określają one, w jaki sposób należy rejestrować transakcje, jakie konta księgowe należy używać i jakie są zasady sporządzania sprawozdań finansowych. Przestrzeganie tych zasad i procedur jest niezbędne dla zachowania spójności i dokładności danych finansowych oraz zapewnienia zgodności z wymogami prawno-księgowymi.

Zasada podwójnego zapisu — artykuły polecane

Saldo — Otwieranie i zamykanie kont bilansowych — Konto syntetyczne — Konto księgowe — Odpisy aktualizujące należności — Rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego — Konto analityczne — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Różnice kursowe

Bibliografia

• Adamska-Dutkiewicz K. (2011), Podstawy księgowości w organizacji pozarządowej - rozwiązania praktyczne, Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, Warszawa
• Banaszkiewicz A. (2013), Geneza rachunkowości podwójnej, Techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych w ujęciu historycznym, t. II
• Budnikowski A. (2017), Ekonomia międzynarodowa, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Dyduch A., Sierpińska M., Wilimowska Z. (2013), Finanse i rachunkowość, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Dziuba-Burczyk A. (2012), Rozwój rachunkowości w uwarunkowaniach współczesnej gospodarki, Krakowskie Towarzystwo Edukacyjne, Kraków
• Gierusz B. (2018), Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, ODDK, Gdańsk
• Nowak E. (2016), Rachunkowość. Kurs podstawowy, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne

Autor: Bartłomiej Baca