Zasada podwójnego zapisu

Zasada podwójnego zapisu
Polecane artykuły

Zasada podwójnego zapisu jest jedną z podstawowych zasad rachunkowości. Zwana jest także regułą podwójnego zapisu. Obecnie znajduje zastosowanie głównie w zagadnieniach mikroekonomicznych jak również w działalności gospodarczej oraz w minimalnym stopniu w opisach makroekonomicznych. Jest zasadą, która uzupełnia zasadę funkcjonowania kont bilansowych, ponieważ zasada funkcjonowania kont bilansowych nie uwzględnia faktu, że każde zdarzenie w księgach powoduje dwie zmiany równe oraz równoczesne w stanie aktywów i pasywów (Gierusz 2018 r. 5.4). Każda operacja w zasadzie podwójnego zapisu jest zapisywana (Gierusz 2018, r. 5.4; Nowak 2016, r. 5.5):

  1. na dwóch kontach, jeżeli operacja jest złożona to może być księgowana na więcej niż dwóch kontach, ale w ten sposób aby zapis po stronie Dt tego konta był równy sumie zapisów Ct dla odpowiednich kont
  2. po przeciwnych stronach kont - dla jednego po stronie Dt, a dla drugiego po stronie Ct
  3. w identycznej kwocie, zgodnie z dowodem księgowania

W wyniku tej operacji powstaje związek, który jest nazywany korespondencją kont, a same konta są kontami przeciwstawnymi lub korespondencyjnymi.

Przykłady zapisu

Przykład zapisu używając zasady podwójnego zapisu z uwzględnieniem przynależności jako czynny płatnik VAT oraz bez przynależności jako czynny płatnik VAT:

  • przypadek w którym działalność jest nie jest czynnym płatnikiem VAT:

Podmiot otrzymał fakturę za zakup artykułów biurowych na 123 złote brutto, z czego 23 złote to podatek VAT, a pozostałe 100 to kwota netto. Dla podmiotu nie będącego czynnym płatnikiem VAT kwota brutto będzie kosztem tego podmiotu, czyli całkowity koszt to 123 złote.

Opisany przypadek można przedstawić następująco posługując się kontem 401 (Zużycie materiałów i energii) oraz kontem Rozrachunki z dostawcami

Konto 401 (Zużycie materiałów i energii)

Wn (Dt) 401 Ma (Ct)
1) 123, -

Konto Rozrachunki z dostawcami

Wn (Dt) Rozrachunki z dostawcami Ma (Ct)
1) 123, -

Jak widać zasada podwójnego zapisu została zachowana bo równocześnie zostały spełnione warunki o równowartości kwoty oraz kwoty znajdują się po dwóch przeciwnych stronach poszczególnych kont.

  • przypadek w którym działalność jest czynnym płatnikiem VAT:

Podmiot otrzymał fakturę za zakup artykułów biurowych na 123 złote brutto, z czego 23 złote to podatek VAT, a pozostałe 100 złotych to kwota netto. Dla podmiotu, który jest czynnym płatnikiem VAT kosztem jest kwota netto czyli 100 złotych.

Opisany przypadek można przedstawić następująco posługując się kontem 401 (Zużycie materiałów i energii), kontem Rozrachunki z VAT oraz kontem Rozrachunki z dostawcami

Konto 401 (Zużycie materiałów i energii)

Wn (Dt) 401 Ma (Ct)
1a) 100, -

Konto Rozrachunki z VAT

Wn (Dt) Rozrachunki z VAT Ma (Ct)
1b) 23, -

Konto Rozrachunki z dostawcami

Wn (Dt) Rozrachunki z dostawcami Ma (Ct)
1) 123, -

Zasada podwójnego zapisu została zachowana ponieważ obroty po stronie "Winien" równają się obrotom po stronie "Ma". Księgowanie zostało dokonane na co najmniej jednym koncie na tą samą kwotę.

Równości sald i obrotów wynikające dla zasady podwójnego zapisu

Dzięki zastosowaniu zasady podwójnego zapisu można wywnioskować, że (Gierusz 2018, r. 5.4)

  1. suma sald początkowych debetowych wszystkich kont równa się sumie sald początkowych kredytowych wszystkich kont
  2. suma obrotów debetowych wszystkich kont jest równa sumie obrotów kredytowych wszystkich kont
  3. suma sald końcowych debetowych wszystkich kont równa się sumie sald końcowych kredytowych wszystkich kont

Bibliografia

Autor: Bartłomiej Baca