System informacji menedżerskiej

System informacji menedżerskiej to układ, który tworzą z jednej strony zasoby i potrzeby informacyjne, z drugiej zaś podsystem komunikacji (A.Stabryła 1996, s. 169-170). Charakteryzuje się on następującymi cechami:

• spełnia funkcje identyfikacyjne, diagnostyczne, a także wstępnego rozwiązywania zadań decyzyjnych,
• jego zasoby i potrzeby informacyjne są tematycznie odniesione do różnych dziedzin zarządzania (np. finansów, zasobów ludzkich, produkcji),
• jest umiejscowiony w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa jako pion informacji lub dział (sekcja), ale może również funkcjonować w układzie rozproszonym,
• może być zorganizowany według formuły struktur macierzowych

TL;DR

System informacji menedżerskiej (SIM) to układ zasobów i podsystemów komunikacji, który spełnia funkcje identyfikacyjne, diagnostyczne i decyzyjne. SIM ma zadanie dostarczania informacji niezbędnych do podejmowania decyzji w przedsiębiorstwie, umożliwiając współdziałanie zarządzania i wykonawczego, komunikację między pracownikami oraz reagowanie na zmiany. Informacje generowane przez SIM muszą być adekwatne, dokładne, terminowe, dostosowane do odbiorcy, w odpowiedniej formie, interaktywne i kontrolowane pod względem dostępu. Klasyczny SIM jest skoncentrowany na zarządzaniu operacyjnym i taktycznym, operuje na danych wewnętrznych, ma ograniczone możliwości analityczne i jest mało elastyczny.

Elementy składowe

W SIM wyróżniamy następujące części składowe:

• funkcje,
• zasoby informacyjne,
• potrzeby informacyjne,
• układ informujący.

Wszystkie te części charakteryzują SIM i dotyczą aspektu funkcjonalnego, przedmiotowego i podmiotowego. Każda z nich ma swoje szczegółowe rozwinięcie, które pełni rolę porządkującą, wyrażając zarazem postulaty dotyczące zorganizowania SIM w przedsiębiorstwie.

Systemy informowania kierownictwa to sformalizowane metody udostępniania kierownictwu odpowiedniej i aktualnej informacji, ułatwiającej podejmowanie decyzji i umożliwiającej skuteczną realizację celów organizacji1. System ten dostarcza informacji o przeszłości, przewidywanej przyszłości oraz o istotnych zdarzeniach wewnątrz i na zewnątrz organizacji (J. Stoner, C. Wankel 1992, s. 478-504). Nieco inaczej pojęcie systemu informacji menedżerskiej definiuje G. Curtis, mianowicie określa on terminem SIM każdy system, który udostępnia informacje dla działań menedżerskich w organizacji. Nadmienia również, że obecnie termin ten jest wykorzystywany przede wszystkim do określania systemów skomputeryzowanych. Składają się one ze sprzętu i oprogramowania służącego pobieraniu, magazynowaniu i przetwarzaniu informacji. Informacja ta jest przetworzona i zaprezentowana w formie odpowiedniej dla celów podejmowania decyzji menedżerskich i dla planowania i monitorowania działań organizacji (1995, s. 27).

Zadania

Zadaniem każdego systemu informacyjnego w przedsiębiorstwie jest między innymi:

• dostarczenie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji i realizacji działań kształtujących sytuację przedsiębiorstwa,
• zapewnienie współdziałania systemu zarządzania i układu wykonawczego,
• umożliwienie sprawnego komunikowania się między pracownikami,
• szybkie reagowanie na zmiany w funkcjonowaniu firmy i otoczenia oraz podejmowanie działań korygujących,
• usprawnienie procesów badawczo-rozwojowych,
• przyczynianie się do utrwalania zasobów wiedzy organizacyjnej jako kluczowego zasobu przedsiębiorstwa.

Wymagania wobec informacji

Rozważając strukturę systemu informacji menedżerskiej należy zwrócić uwagę na wymagania stawiane informacjom przez niego generowanym. Jako szczególnie istotne należy wymienić następujące wymagania:

1. Adekwatność. Informacja generowana przez SIM musi być adekwatna do zadania, którego dotyczy. W szczególności musi ona być przydatna w procesie podejmowania decyzji menedżerskich. Analiza procesu podejmowanych decyzji jest niezbędna dla określenia czy dana informacja jest istotna czy nie. Przyjmuje się, że informacja jest istotna wtedy, gdy jej istnienie - bądź brak - warunkuje podejmowane decyzje. Bardzo często systemy SIM dostarczają zbyt wiele informacji, zgodnie z zasadą, że być może będą użyteczne - ale świadczy to tylko o tym, że nie dokonano właściwej analizy zagadnienia decyzyjnego.
2. Dokładność. Dokładność informacji powinna być zgodna z wymaganiami procesu decyzyjnego. Pewien zakres niedokładności może być zaakceptowany zwłaszcza wtedy, gdy zwiększanie tej dokładności zwiększa koszt dostarczenia informacji lub wydłuża czas ich przetwarzania.
3. Terminowość. Informacje muszą być przedstawione użytkownikowi w czasie, w którym są one użyteczne. Informacja spóźniona nie jest użyteczna. Często potrzeba otrzymania szybkiej informacji może spowodować zmniejszenie jej dokładności (decydent posługuje się danymi szacunkowymi, zagregowanymi itp.).
4. Odbiorca. Informacja musi być przystosowana do oczekiwań określonego odbiorcy - czyli do osoby, która na podstawie dostarczonych informacji, podejmuje decyzje.
5. Forma. Sposób prezentacji informacji użytkownikowi wpływa na efektywność odbioru. Tradycyjna forma raportu powinna zostać uzupełniona o możliwość tworzenia graficznej prezentacji, wykresów, itp. Użycie koloru i bardziej zaawansowanych form graficznych daje jeszcze większe możliwości prezentacji informacji. Elastyczność w sposobach prezentacji otwiera możliwość projektowania raportów tak, aby odpowiadały stylowi poznawczemu konkretnego odbiorcy.
6. Interaktywność. Pewne informacje najlepiej jest dostarczać w sposób interaktywny (wymagający czynnego udziału użytkownika). Jest to konieczne, gdy dalsze potrzeby informacyjne pojawiają się tylko po przeanalizowaniu danej informacji. Przedstawienie decydentowi wszystkich informacji, które mogłyby być istotne dla podejmowanej decyzji spowodowałoby pogrążenie go w "powodzi" informacji i obniżyłoby efektywność procesu decyzyjnego.
7. Kontrola dostępu. Część informacji może być drażliwa lub może mieć wartość dla konkurentów. Procedury dostępu do SIM powinny być ściśle kontrolowane dla zabezpieczenia tego rodzaju informacji przed niepowołanym odbiorcą.

Cechy

Klasyczny system informacji menedżerskiej (MIS - Management Information System) charakteryzuje się następującymi cechami (K.C.Laudon, J.P.Laudon 2000, s. 46):

1. SIM wspomaga podejmowanie dobrze ustrukturalizowanych decyzji na poziomie zarządzania operacyjnego i taktycznego, będąc jednocześnie przydatny dla celów planistycznych na najwyższym szczeblu zarządzania.
2. Systemy SIM są zorientowane na kontrolę i raportowanie. Zaprojektowane w celu stałego nadzorowania codziennej, bieżącej działalności przedsiębiorstwa.
3. SIM wspomaga przepływy informacyjne wewnątrz organizacji, dotyczące działalności firmy w każdym z je obszarów funkcjonalnych.
4. SIM posiada niewielkie możliwości analityczne
5. Dane przetwarzane przez SIM z reguły dotyczą przeszłości i teraźniejszości.
6. SIM jest systemem mało elastycznym, trudno jest dostosować go do zmieniającej się struktury wewnętrznej przedsiębiorstwa

Powszechnie stosowane systemy informacji menedżerskiej - SIM1 koncentrują się raczej na wspomaganiu prac kierowników na szczeblach operacyjnym i taktycznym zarządzania. Podstawowymi cechami tego systemu jest operowanie na danych wewnętrznych, dostępnych w firmie, przy wykorzystaniu ograniczonej i stałej liczby algorytmów przetwarzania, generowania raportów, wykresów, itp. System informacji menedżerskiej charakteryzuje się następującymi cechami (W. Flakiewicz 2002, s. 189):

• stosowany jest w obrębie poszczególnych dziedzin działalności firmy,
• jest zorientowany na dostarczanie informacji,
• może interaktywnie współpracować z bazą danych,
• stosowany jest w odniesieniu do problemów ustrukturalizowanych,
• opiera się o zrutynizowane i powtarzalne procedury,
• operuje głównie na danych liczbowych,
• dostarcza raportów i odpowiedzi na proste pytania,
• obsługuje taktyczny poziom zarządzania,
• ma ograniczone możliwości analityczne,
• jest mało elastyczny.

System informacji menedżerskiej — artykuły polecane

Zarządzanie informacją — Badanie potrzeb informacyjnych — Luka informacyjna — Gromadzenie informacji — System informacji strategicznej — Hurtownia danych — System zarządzania przebiegiem procesów — Korporacyjna deska rozdzielcza — System zarządzania

Bibliografia

• Curtis G. (1995), Business Information Systems. Analysis, Design and Practice, Addison-Wesley, Massachusetts
• Flakiewicz W. (2002), Systemy informacyjne w zarządzaniu. Uwarunkowania, technologie, rodzaje, C.H. Beck, Warszawa
• Laudon K., Laudon J. (2000), Management Information Systems, Prentice Hall, Upper Saddle River, New Jersey
• Stabryła A. (2000), Zarządzanie strategiczne w teorii i praktyce firmy, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa - Kraków
• Stoner J., Wankel C. (1992), Kierowanie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Woźniak K. (2005), System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków

Autor: Krzysztof Woźniak