Rekrutacja

Rekrutacja (nabór) to pozyskiwanie przez przedsiębiorstwo zainteresowanych do pracy w takiej liczbie, by umożliwić przeprowadzenie w późniejszym etapie racjonalnej selekcji. Stanowi ona podstawę określenia planu personelu. Możemy wyróżnić rekrutację ogólną i rekrutację segmentową. Rekrutacja ogólna może mieć swoje zastosowanie, gdy przedsiębiorstwo chce zwabić kandydatów na stanowisko pracy operacyjnej, pozyskać personel produkcyjny. W tym przypadku, przeprowadzone metody są klasyczne i stosunkowo proste. Rekrutacja segmentowa natomiast pomaga przyciągnąć kandydatów z wybranego segmentu rynku pracy - profesjonalistów. Jest ona odpowiednia, gdy przedsiębiorstwo szuka, np. menedżera, pracownika komórki badawczo-rozwojowej itp. Rekrutacja segmentowa charakteryzuje się znacznie większą złożonością niż rekrutacja ogólna. Wymaga więcej pracy i większych kosztów. Podczas rekrutacji należy każdego chętnego traktować w inny sposób. Wcześniej jednak przedsiębiorstwa muszą zastosować zindywidualizowane procedury oraz specyficzną koncepcję rekrutacyjną, by nawiązać kontakt z interesującą grupą osób. Rekrutacja i jest więc działaniem przedsiębiorstwa, które polega na informowaniu potencjalnych zainteresowanych o firmie oraz warunkach jakie należy spełnić, by w niej uczestniczyć. Także ukształtowaniu korzystnych postaw i entuzjazmu zatrudnienia. Wszystkie te działania odbywają się na rynku pracy.

TL;DR

Rekrutacja to proces pozyskiwania pracowników przez przedsiębiorstwo. Może być ogólna lub segmentowa, w zależności od celu i grupy docelowej. Można przeprowadzać rekrutację wewnętrzną lub zewnętrzną. Proces rekrutacji obejmuje analizę potrzeb kadrowych, planowanie naboru, tworzenie ogłoszenia o pracę, selekcję kandydatów i decyzję o zatrudnieniu. Ogłoszenie powinno zawierać informacje o firmie, opis stanowiska, wymagania i korzyści dla pracownika. Rekrutacja może odbywać się przez Internet, bezpośrednio, odwrotnie lub wśród kandydatów. Zalety rekrutacji to większa ilość kandydatów, poprawiona jakość pracowników i zwiększone zaangażowanie. Ograniczenia to koszty, długi czas, niewystarczające informacje, niski poziom zaangażowania, brak wiedzy i niejasne wymagania.

Rodzaje rekrutacji

Na samym początku planowania działań rekrutacyjnych, organizacja powinna zastanowić się gdzie potencjalnych kandydatów poszukiwać. Można to zrobić na dwa sposoby - przeprowadzić rekrutację wewnętrzną, bądź zewnętrzną.

Rekrutacja wewnętrzna - polega na poszukiwaniu pracowników na wolne stanowisko wewnątrz przedsiębiorstwa. Często warto najpierw szukać pracowników wewnątrz firmy, wiąże się to z niskimi kosztami oraz krótszym wdrażaniem pracownika na nowe stanowisko - osoba ta dobrze zna firmę, dodatkowo działa to jako bodziec motywacyjny. Pracownik dostaje informację, że w przedsiębiorstwie jest możliwość awansu, a dobrze wykonywana praca jest dostrzegana i nagradzana. Istnieją również wady tej formy rekrutacji - osoby nieprzyjęte na nowe stanowisko mogą czuć się zawiedzeni i obniżyć swoją motywację do pracy. Wśród wad wymienia się również konformizm pracowniczy, przez który pracownicy niekoniecznie będą postępowali innowacyjnie. Wśród rekrutacji wewnętrznej można wyróżnić tą skierowaną do konkretnego grona odbiorców - zamkniętą, oraz kierowaną do wszystkich pracowników przedsiębiorstwa - otwartą.

Etapy rekrutacji wewnętrznej:

1. Przygotowanie ogłoszenia wewnętrznego
2. Publikacja w mediach wewnętrznych
3. Gromadzenie aplikacji
4. Analizowanie danych o kandydacie
5. Wybór osoby na wolne stanowisko

Rekrutacja zewnętrzna - opiera się na poszukiwaniu pracowników poza organizacją. Pracodawca ma większą możliwość wyboru odpowiednich kandydatów. Istnieje również prawdopodobieństwo, że osoby z zewnątrz wniosą do firmy świeże, innowacyjne spojrzenie. Wadą jest zdecydowanie wyższy koszt doboru pracowników - oczekiwanie na pracownika, koszty rekrutacji oraz selekcji, także usługi zewnętrzne oraz koszty adaptacji nowego pracownika, który nie jest zaznajomiony ze środowiskiem pracy. Pracownicy, którzy są w przedsiębiorstwie dłużej mogą się również poczuć niedocenieni, przez to możliwe są konflikty pomiędzy nowym a starym personelem.

Rekrutację zewnętrzną można podzielić również w zależności od szerokości grona odbiorców na:

• szeroką, gdy przedsiębiorstwo jest zainteresowane całym rynkiem pracy, chce aby ogłoszenie trafiło do maksymalnie dużej ilości odbiorców
• wąską/segmentową, gdy przedsiębiorstwo kieruje swoje ogłoszenie na konkretny segment rynku. Stosowana jest zazwyczaj przy poszukiwaniu wyspecjalizowanych pracowników

Proces rekrutacji

1. Analiza potrzeb kadrowych
2. Planowanie procesu naboru
3. Analiza opisu stanowiska pracy
4. Stworzenie ogłoszenia o pracę
5. Sprawdzenie aplikacji pod względem formalnym
6. Sprawdzenie wiedzy kandydatów (testy, rozmowa kwalifikacyjna)
7. Decyzja o przyjęciu kandydata do pracy

Ważne jest trafne zdiagnozowanie zapotrzebowania na nowy personel w firmie. Należy zdiagnozować czy nowi pracownicy są niezbędni, jaka ilość pracowników powinna zostać zatrudniona oraz na jakie stanowiska.

Istotna jest tu rola:

• monitorowania, oceny oraz kontroli stanu obecnego oraz przepływu pracowników związanego z zapotrzebowaniem organizacji
• decydowanie, które umiejętności i kompetencje pracowników będą potrzebne w przyszłości

Ogłoszenie o pracę

Ogłoszenie o pracę to istotna część rekrutacji, dzięki odpowiednio sformułowanemu przedsiębiorstwo ma szansę pozyskać nowych, wykwalifikowanych pracowników, dlatego powinno zawierać:

• podstawowe informacje o firmie
• opis stanowiska pracy wraz z wymaganiami związanymi z możliwością podjęcia pracy
• zakres obowiązków pracownika
• korzyści dla pracownika - co firma oferuje
• określenie wymaganych dokumentów

Należy również zwrócić uwagę, by ogłoszenie było interesujące dla odbiorców, aby kandydat dostrzegał, że w danym przedsiębiorstwie zasoby ludzkie są ważne, więc powinno ono:

• przyciągnąć uwagę kandydatów - musi być atrakcyjne, by walczyć z innymi, konkurencyjnymi ogłoszeniami
• nie tylko wzbudzić, ale również utrzymać uwagę odbiorcy - powinno przekazać w prosty sposób warunki zatrudnienia, wymagania, itp.
• zachęcić do przeczytania całego ogłoszenia i aplikowania na dane stanowisko, co świadczy o zainteresowaniu kandydata firmą oraz stanowiskiem pracy

Ogłoszenia o pracę są obecnie zamieszczanie, w takich miejscach, by miało do niego dostęp jak najszersze grono. Należy zwrócić uwagę na atrakcyjność ogłoszenia pod względem wizualnym oraz formalnym. Warto zamieścić nazwę firmy, logo czy jej opis, gdyż jest to dla przedsiębiorstwa reklama. Przy tworzeniu ogłoszenia należy zwrócić uwagę na stylistykę, poprawność językową czy zgodność z prawem. Należy tu zwrócić uwagę na równe traktowanie pracowników, bez względu na płeć, wyznanie, wiek, rasę czy przekonania polityczne.

Opis stanowiska pracy z punktu widzenia doboru pracownika powinien zawierać takie informacje jak:

• znak stanowiska
• charakterystyka stanowiska pracy - nazwa stanowiska czy zależność służbowa
• uargumentowanie potrzeby istnienia danego stanowiska
• zakres obowiązków oraz odpowiedzialności
• zadania wykonywane na danym stanowisku pracy
• warunki, w których wykonywane są zadania
• istotne kontakty (wewnętrzne oraz zewnętrzne)
• zastępstwo
• kryteria oceny pracy na danym stanowisku
• zasady reakcji w sytuacjach nowych
• zakres kompetencji

Zasady formułowania wymagań można przedstawić poprzez odpowiedzi na pytania:

• Jakie umiejętności powinien posiadać pracownik?
• W jakie sposób te umiejętności są zdobywane?
• Jakie doświadczenie powinien posiadać pracownik?
• Jaki typ pracy nowy pracownik powinien preferować? (praca przewidywalna, często zmieniająca się)
• Jaki rodzaj zorganizowania pracy powinien preferować nowy pracownik? (praca indywidualna, praca z zespole)
• Czego pracownik może oczekiwać od stanowiska?

Formy rekrutacji

Sposoby dotarcia do kandydatów również można podzielić na wewnętrzne oraz zewnętrzne.

W przypadku rekrutacji wewnętrznej będą to:

• wykorzystanie dotychczasowych aplikacji kandydatów - własna baza dokumentów
• ogłoszenia zawarte w biuletynie
• ogłoszenia zamieszczane w Intranecie, bądź przesyłane drogą mailową
• ogłoszenia na tablicy ogłoszeń

Form rekrutacji zewnętrznej jest zdecydowanie więcej, m. in.:

• ogłoszenia w mediach: prasa, radio, telewizja
• ogłoszenia na plakatach, reklamach
• ogłoszenia na portalach internetowych
• targi pracy
• współpraca z agencjami doradztwa personalnego
• ogłoszenia na firmowej stronie internetowej
• współpraca z urzędem pracy
• współpraca z uczelniami wyższymi
• biura pośrednictwa pracy
• samodzielne poszukiwanie kandydatów, dzięki specjalnym portalom (np. LinkedIn, GoldenLine)
• polecenia pracowników/znajomych

Alternatywy rekrutacji

• praca w nadgodzinach, najczęściej stosowana metoda równoważenia zapotrzebowania na pracę, szczególnie, gdy jest to wzrost okresowy (przejściowy). Zarządzający oferuje najczęściej wówczas pracownikowi wysokie wynagrodzenie za zwiększony wymiar czasu pracy. Korzyści z takiego rozwiązania, w krótkim czasie ma zarówno pracodawca (oszczędza na rekrutacji, selekcji oraz zatrudnieniu) i pracownik (otrzymuje wyższe wynagrodzenie). Rozwiązanie to w długim okresie ma jednak negatywne skutki ze względu na zmęczeniu pracownika, a co za tym idzie obniżeniu jego efektywności.
• umowa zlecenie, czyli powierzanie wykonania określonego zadania osobie lub osobom z zewnątrz, zamiast zatrudniać pracowników. Wykonywanie pracy jest adekwatne z wygaśnięciem umowy.
• personel dodatkowy, z którego korzystają liczne sklepy, restauracje, domy towarowe. Zazwyczaj osobami takimi są studenci, uczniowie, zarabiający na życie, wakacje itd. Pracownicy tacy są mało wymagający, tani oraz można nimi elastyczniej gospodarować niż stałym personelem. Do negatywnych cech tej alternatywy rekrutacji zaliczamy natomiast niską motywację i zaangażowanie w realizacje celów przedsiębiorstwa.
• leasing pracowników, który oferują specjalne firmy. Nie ma wówczas konieczności zatrudniania pracowników na stałe. Osoby takie są odpłatnie "wypożyczane" firmom zgłaszającym zapotrzebowanie. Ta alternatywa pozwala ograniczyć koszty rekrutacji, selekcji, szkoleń, emerytur itp. Najczęściej leasingowi pracownicy mają określoną specjalność, np. od marketingu czy reklamy. Zastosowanie leasingu może wiązać się z urlopami wypoczynkowymi pracowników, także dłuższymi urlopami macierzyńskimi, opiekuńczymi, ojcowskimi, dłuższej choroby pracownika itp.

Rekrutacja - inne formy

• Rekrutacja przez Internet (rekrutacja online) - polega na pozyskiwaniu nowych pracowników poprzez strony internetowe, portale pracy, fora internetowe, a także przez korzystanie z mediów społecznościowych. Przykładem może być pozyskiwanie pracowników poprzez wyszukiwarkę Google lub oferowanie pracy na portalu społecznościowym.
• Rekrutacja bezpośrednia - polega na bezpośrednim kontakcie pracodawcy z potencjalnymi kandydatami za pomocą listów, telefonów, ofert pracy w mediach, ogłoszeń itp. Przykładem może być wysyłka ofert pracy do określonych osób lub rozmowa telefoniczna z możliwymi kandydatami.
• Rekrutacja odwrotna - polega na pozyskaniu pracowników, którzy są obecnie zatrudnieni w innej firmie. Przykładem może być pozyskiwanie pracowników poprzez wysyłanie listów do pracowników innych firm lub poprzez wykorzystanie programów referencyjnych.
• Rekrutacja segmentowa polega na skupieniu się na wybranych grupach osób zainteresowanych zatrudnieniem. Może to obejmować pracowników z określonymi kompetencjami lub doświadczeniem, ludzi młodych lub starszych, pracowników dostępnych w określonym regionie lub pracowników z określonego środowiska.
• Rekrutacja wśród kandydatów polega na skupieniu się na ludziach, którzy już wyrazili zainteresowanie pracą w danej firmie. Może to obejmować kontaktowanie się z osobami, które wcześniej aplikowały, wysyłanie ofert pracy do tych, którzy wcześniej wyrażali zainteresowanie, itp.

Efekty rekrutacji

Rekrutacja jest podstawowym procesem pozyskiwania pracowników, który pozwala przedsiębiorstwu znaleźć i zatrudnić najlepszych kandydatów. Istnieje wiele zalet związanych z rekrutacją, w tym:

• Większa ilość kandydatów - przedsiębiorstwa mogą skorzystać z szerokiego zakresu dostępnych narzędzi rekrutacji, takich jak portale internetowe, agencje rekrutacyjne, a nawet własne strony internetowe, by pozyskać odpowiedniego kandydata.
• Poprawiona jakość pracowników - przedsiębiorstwa mogą wykorzystać rekrutację do pozyskiwania pracowników z wybranych segmentów rynku pracy, co pozwoli im zatrudnić najlepszych kandydatów.
• Zwiększone zaangażowanie - przedsiębiorstwa mogą wykorzystać narzędzia rekrutacji, by wciągnąć kandydatów w proces rekrutacji i utrzymać ich zaangażowanie.

Rekrutacja - ograniczenia

Rekrutacja ma swoje ograniczenia i słabe strony. Wśród nich wymienić można:

• Koszty - Rekrutacja wymaga wydatków na opłacenie pośredników, wynagrodzenia dla osób odpowiedzialnych za proces itp.
• Długi czas - Rekrutacja jest długotrwałym procesem, który może potrwać od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy.
• Niewystarczające informacje - Kandydaci często nie mają wystarczających informacji o przedsiębiorstwie, którego dotyczy rekrutacja, co może wywołać nieporozumienia.
• Niski poziom zaangażowania - Może wystąpić sytuacja, w której kandydaci nie są zaangażowani w proces rekrutacji, a tym samym mogą nie spełnić oczekiwań pracodawcy.
• Brak wiedzy - Przedsiębiorstwa często nie mają wystarczającej wiedzy na temat profilu i potrzeb kandydatów, co może skutkować nieudanym procesem rekrutacyjnym.
• Niejasne wymagania - Przedsiębiorstwa i agencje rekrutacyjne często mają niejasne wymagania dotyczące stanowiska pracy i kandydatów, co może utrudnić pozyskanie odpowiednich kandydatów.

Rekrutacja — artykuły polecane

Kandydat — Zasady rekrutacji — Outplacement — Procedura doboru personelu — Przesunięcia wewnętrzne — Plan kadrowy - rodzaje — Życiorys — Oferta pracy — Assessment center

Bibliografia

• Czeredys-Wójtowicz M., Kowalska A., Kowalski A., Szafran A. (2012), Pracownik w firmie od przyjęcia do zwolnienia, Difin, Warszawa
• Daniecki W. (2015), Talenty w firmie, czyli jak rekrutować i motywować najlepszych, PWN, Warszawa
• Dolot A. (2014), Rola procesu rekrutacji pracowników w kształtowaniu wizerunku przedsiębiorstw, Przedsiębiorczość-Edukacja, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, nr 10
• Griffin R. (2017), Podstawy zarządzania organizacją, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Janowska Z. (2010), Zarządzanie zasobami ludzkimi, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Król H., Ludwiczyński A. (red.) (2014), Zarządzanie zasobami ludzkimi. Tworzenie kapitału ludzkiego organizacji, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Lewicka D. (2010), Zarządzanie kapitałem ludzkim w polskich przedsiębiorstwach, PWN, Warszawa
• Pocztowski A. (2008), Zarządzanie zasobami ludzkimi. Strategie-procesy-metody, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Stolarczyk B. (2012), Praktyczne aspekty zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. Poradnik, Edukatorfilm, Warszawa

Autor: Klaudia Tomaszewska, Paulina Paletko