Obieg informacji w projekcie: Różnice pomiędzy wersjami

Z Encyklopedia Zarządzania
(LinkTitles.)
m (cleanup bibliografii i rotten links)
 
(Nie pokazano 16 wersji utworzonych przez 2 użytkowników)
Linia 1: Linia 1:
{{infobox4
'''Obieg informacji w projekcie''' - to [[komunikacja]] w [[zespół projektowy|zespole projektowym]], która spełnia funkcje przekazu [[informacja|informacji]] wewnątrz grupy projektowej dzięki czemu umożliwia rozpoznawanie a także ocenę poszczególnych rozwiązań prowadząc do podjęcia najlepszej [[podejmowanie decyzji|decyzji]]. Procesy i działania jakie występują w zarządzaniu komunikacją w projekcie formułują pomiędzy jednostkami, które są zaangażowane w [[przedsięwzięcie]], siec połączonych ze sobą informacji niezbędnych do poprawnej realizacji projektu. W przekazie informacji ważny jest odpowiedni dobór kanałów oraz środków komunikacji, a także jasne formułowanie komunikatów, utrzymanie stałego przepływu informacji przy tworzeniu spotkań, raportów, konferencji wirtualnych oraz maili czy telefonów.
|list1=
<ul>
<li>[[Komunikacja z interesariuszami]]</li>
<li>[[Zarządzanie komunikacją wg PMBOK]]</li>
<li>[[Kanał komunikacyjny]]</li>
<li>[[Jakość informacji]]</li>
<li>[[Serwis internetowy]]</li>
<li>[[Plan komunikacji w projekcie]]</li>
<li>[[Plan reakcji na ryzyko]]</li>
<li>[[Przesyłka pocztowa]]</li>
<li>[[Ewaluacja projektu]]</li>
</ul>
}}


==TL;DR==
Komunikacja w projekcie to przekazywanie informacji w zespole projektowym, mające na celu umożliwienie podjęcia najlepszych decyzji. Proces zarządzania komunikacją obejmuje planowanie komunikacji, dystrybucję informacji, sprawozdawczość wyników oraz zamknięcie administracyjne. Metody przekazu informacji to komunikacja pisemna, ustna i elektroniczna. Istnieje wiele wymiarów komunikacji, a także różne narzędzia tradycyjne i współczesne do przekazywania informacji.


'''Obieg informacji w projekcie''' – to [[komunikacja]] w [[zespół projektowy|zespole projektowym]], która spełnia funkcje przekazu [[informacja|informacji]] wewnątrz grupy projektowej dzięki czemu umożliwia rozpoznawanie a także ocenę poszczególnych rozwiązań prowadząc do podjęcia najlepszej [[podejmowanie decyzji|decyzji]]. Procesy i działania jakie występują w zarządzaniu komunikacją w projekcie formułują pomiędzy jednostkami, które są zaangażowane w [[przedsięwzięcie]], siec połączonych ze sobą informacji niezbędnych do poprawnej realizacji projektu. W przekazie informacji ważny jest odpowiedni dobór kanałów oraz środków komunikacji, a także jasne formułowanie komunikatów, utrzymanie stałego przepływu informacji przy tworzeniu spotkań, raportów, konferencji wirtualnych oraz maili czy telefonów.
==Schemat procesu komunikacji==
==Schemat procesu komunikacji==
W procesie komunikacji [[nadawca informacji|nadawca]] posiadający wyznaczony cel, wysyła wiadomość odbiorcy w formie informacji nadanej kanałem informacyjnym. Forma przekazu musi być dopasowana do specyfiki adresata, który odbierając [[informacje]] musi ją odkodować oraz zinterpretować, zrozumieć, a także odpowiednio na nią zareagować. Taka reakcja nazywana jest sprzężeniem zwrotnym dzięki któremu [[proces]] komunikacji zapętla się, a [[nadawca]] jest pewny, że jego komunikat do adresata został zrozumiany. Na [[jakość]] przekazu informacji mają wpływ: [[kompetencje]] uczestników, otoczenie i występujące szumy informacyjne (zewnętrzne zakłócenia). Zakłócenia mogą zniekształcić wiadomość i są nie zależne od uczestników. W schemacie komunikacji występuję również kanał przekazu, który jest środkiem transportu komunikatu i powinien być dostosowany do specyfiki projektu, potrzeb, panujących w nim zasad oraz możliwości nadawcy jak i [[odbiorca informacji|odbiorcy]]. Wyróżnia się trzy formy kanałów informacyjnych: wizualne, werbalne i pisemne.
W procesie komunikacji [[nadawca informacji|nadawca]] posiadający wyznaczony cel, wysyła wiadomość odbiorcy w formie informacji nadanej kanałem informacyjnym. Forma przekazu musi być dopasowana do specyfiki adresata, który odbierając [[informacje]] musi ją odkodować oraz zinterpretować, zrozumieć, a także odpowiednio na nią zareagować. Taka reakcja nazywana jest sprzężeniem zwrotnym dzięki któremu [[proces]] komunikacji zapętla się, a [[nadawca]] jest pewny, że jego komunikat do adresata został zrozumiany. Na [[jakość]] przekazu informacji mają wpływ: [[kompetencje]] uczestników, otoczenie i występujące szumy informacyjne (zewnętrzne zakłócenia). Zakłócenia mogą zniekształcić wiadomość i są nie zależne od uczestników. W schemacie komunikacji występuję również kanał przekazu, który jest środkiem transportu komunikatu i powinien być dostosowany do specyfiki projektu, potrzeb, panujących w nim zasad oraz możliwości nadawcy jak i [[odbiorca informacji|odbiorcy]]. Wyróżnia się trzy formy kanałów informacyjnych: wizualne, werbalne i pisemne.
<google>t</google>
[[Plik: Schemat procesu komunikacji.png|300px|right|thumb|Rys. 1 Schemat procesu komunikacji <ref>Major P., Spałek S. (2017), s. 3 </ref>]]
[[Plik: Schemat procesu komunikacji.png|300px|right|thumb|Rys. 1 Schemat procesu komunikacji <ref>Major P., Spałek S. (2017), [http://www.ptzp.org.pl/files/konferencje/kzz/artyk_pdf_2017/T1/t1_200.pdf''Schemat procesu komunikacji]'',(red.) R. Knosala, ''Innowacje w zarządzaniu i inżynierii produkcji'', Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Tom I, Opole, s. 3 </ref>]]
 
<google>n</google>


==Model efektu dobrej komunikacji w projekcie==
==Model efektu dobrej komunikacji w projekcie==
[[Model]] H. Cottermana, K. Forsberga i H. Mooz przedstawia efekt dobrej komunikacji w projekcie łącząc ze sobą czterech czynników (uczestnicy, technicy, środowiska projektów i język). Czynniki te mogą ułatwiać bądź tez utrudniać proces komunikacji w zespole projektowym. Brak standardów, destruktywna krytyka czy też nadmierna [[rywalizacja]] mogą spowodować, że komunikacja będzie bardzo trudna przez co [[praca]] będzie mniej wydajna i skomplikowana co prowadzi do generowania zbędnych [[koszt|kosztów]].
[[Model]] H. Cottermana, K. Forsberga i H. Mooz przedstawia efekt dobrej komunikacji w projekcie łącząc ze sobą czterech czynników (uczestnicy, technicy, środowiska projektów i język). Czynniki te mogą ułatwiać bądź tez utrudniać proces komunikacji w zespole projektowym. Brak standardów, destruktywna krytyka czy też nadmierna [[rywalizacja]] mogą spowodować, że komunikacja będzie bardzo trudna przez co [[praca]] będzie mniej wydajna i skomplikowana co prowadzi do generowania zbędnych [[koszt|kosztów]].
[[Plik: Model efektu dobrej komunikacji w projekcie.png|300px|right|thumb|Rys. 1 Model efektu dobrej komunikacji w projekcie <ref>Źródło: H. Cotterman, K. Forsberg, H. Mooz. (2003) ''Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering'', John Wiley and Sons, New York, s. 3. </ref>]]
[[Plik: Model efektu dobrej komunikacji w projekcie.png|300px|right|thumb|Rys. 1 Model efektu dobrej komunikacji w projekcie <ref>Źródło: H. Cotterman, K. Forsberg, H. Mooz. (2003), s. 3. </ref>]]


==Proces zarządzania komunikacją w projekcie==
==Proces zarządzania komunikacją w projekcie==
Głównym celem procesu zarządzania komunikacją jest dbanie o to, aby odpowiednie informacje przekazane przez odpowiedniego nadawcę zostały zręcznie dostarczone do właściwego odbiorcy. W zakresie procesu zarzadzania komunikacją według Project Management Institutle można wyróżnić cztery procesy:
Głównym celem procesu zarządzania komunikacją jest dbanie o to, aby odpowiednie informacje przekazane przez odpowiedniego nadawcę zostały zręcznie dostarczone do właściwego odbiorcy. W zakresie procesu zarządzania komunikacją według Project Management Institute można wyróżnić cztery procesy:


'''1. [[Planowanie]] komunikacji''' stworzenie planu komunikacji jest niezbędne do efektywnej komunikacji. Narzędziami służącymi do przygotowania planu jest [[analiza interesariuszy]], która określa ich [[potrzeby]] komunikacyjne oraz wskazuje ustalenia preferowanych metod komunikacji częstotliwość kontaktów i ich formy. Po wykonaniu analizy następuje tworzenie [[plan|planu]] komunikacyjnego, który wymienia oraz wyjaśnia rodzaje komunikacji funkcjonujące w trakcie realizacji projektu. Niezwykle istotny jest fakt, że [[plan]] komunikacyjny może ewoluować. W razie wykrycia wad, luk wprowadzane są korekty niektórych kanałów komunikacyjnych. W konstrukcji planu komunikacji ważne jest określenie odpowiedniego czasu na odpowiedź co ułatwia pracę.
'''1. [[Planowanie]] komunikacji''' - stworzenie planu komunikacji jest niezbędne do efektywnej komunikacji. Narzędziami służącymi do przygotowania planu jest [[analiza interesariuszy]], która określa ich [[potrzeby]] komunikacyjne oraz wskazuje ustalenia preferowanych metod komunikacji - częstotliwość kontaktów i ich formy. Po wykonaniu analizy następuje tworzenie [[plan|planu]] komunikacyjnego, który wymienia oraz wyjaśnia rodzaje komunikacji funkcjonujące w trakcie realizacji projektu. Niezwykle istotny jest fakt, że [[plan]] komunikacyjny może ewoluować. W razie wykrycia wad, luk wprowadzane są korekty niektórych kanałów komunikacyjnych. W konstrukcji planu komunikacji ważne jest określenie odpowiedniego czasu na odpowiedź co ułatwia pracę.


'''2. [[Dystrybucja]] informacji w projekcie''' dostarczanie [[interesariusze|interesariuszom]] informacji w założonym czasie w [[plan|planie]] komunikacji. W dystrybucji informacji można użyć różnych metod. Do from komunikacji ustnej można zaliczyć: [[wideokonferencje]], konferencje, rozmowy telefoniczne. Natomiast formy pisemne obejmują m.in.: dostęp do elektronicznej bazy danych, kontrakty, formularze, plany projektu, mail, czat wewnętrznych.
'''2. [[Dystrybucja]] informacji w projekcie''' - dostarczanie [[interesariusze|interesariuszom]] informacji w założonym czasie w [[plan|planie]] komunikacji. W dystrybucji informacji można użyć różnych metod. Do from komunikacji ustnej można zaliczyć: [[wideokonferencje]], konferencje, rozmowy telefoniczne. Natomiast formy pisemne obejmują m.in.: dostęp do elektronicznej bazy danych, kontrakty, formularze, plany projektu, mail, czat wewnętrznych.


'''3. Sprawozdawczość wyników''' gromadzenie oraz rozpowszechnianie [[informacja|informacji]] o wynikach projektu. Celem tego jest informowanie interesariuszy projektu o sposobie wykorzystania zasobów w celu dotychczasowej realizacji projektu. Informacje przekazywane są w postaci:  
'''3. Sprawozdawczość wyników''' - gromadzenie oraz rozpowszechnianie [[informacja|informacji]] o wynikach projektu. Celem tego jest informowanie interesariuszy projektu o sposobie wykorzystania zasobów w celu dotychczasowej realizacji projektu. Informacje przekazywane są w postaci:
* raportów stanu określające obecną sytuacje realizacji projektu oraz wykonane zadania.
* raportów stanu - określające obecną sytuacje realizacji projektu oraz wykonane zadania.
* raport postępu informacje dotyczące zespołu i jego osiągnięć
* raport postępu - informacje dotyczące zespołu i jego osiągnięć
* prognozy przewidywane działania związane z realizacją projektu.
* prognozy - przewidywane działania związane z realizacją projektu.


'''4. Zamknięcie administracyjne''' weryfikacja i [[dokumentacja]] wyników realizacji projektu służącej do akceptacji przez sponsora, przełożonych bądź klienta danego przedsięwzięcia w celu akceptacji. Zamknięcie administracyjne projektu wymaga zgromadzenia wyników, sprawdzenie czy zamierzone [[cele]] zostały zrealizowane oraz zarchiwizować wyniki dla potrzeb przyszłych działań.
'''4. Zamknięcie administracyjne''' - weryfikacja i [[dokumentacja]] wyników realizacji projektu służącej do akceptacji przez sponsora, przełożonych bądź klienta danego przedsięwzięcia w celu akceptacji. Zamknięcie administracyjne projektu wymaga zgromadzenia wyników, sprawdzenie czy zamierzone [[cele]] zostały zrealizowane oraz zarchiwizować wyniki dla potrzeb przyszłych działań.


==Metody przekazu informacji w zespole projektowym==
==Metody przekazu informacji w zespole projektowym==
Podstawową metodą przekazu informacji w zespołach projektowych jest [[komunikacja werbalna]]. Dzieli się ona na pisemną, ustna i elektroniczną.
Podstawową metodą przekazu informacji w zespołach projektowych jest [[komunikacja werbalna]]. Dzieli się ona na pisemną, ustna i elektroniczną.


'''Komunikacja pisemna''' wykorzystywana do porozumiewania się przy pomocy notatek, sprawozdań i raportów, listów. Zaletą korzystania z komunikacji w formie pisemnej jest większa precyzja oraz [[skuteczność]] przekazywania informacji po której zawsze zostaje trwały ślad zapisu. Wadą natomiast jest czas oczekiwania na [[informacja zwrotna|informację zwrotną]].
'''Komunikacja pisemna''' - wykorzystywana do porozumiewania się przy pomocy notatek, sprawozdań i raportów, listów. Zaletą korzystania z komunikacji w formie pisemnej jest większa precyzja oraz [[skuteczność]] przekazywania informacji po której zawsze zostaje trwały ślad zapisu. Wadą natomiast jest czas oczekiwania na [[informacja zwrotna|informację zwrotną]].


'''Komunikacja ustna''' odbywa się podczas bezpośrednich rozmów czy też dyskusji telefonicznych. Zaletą tej wymiany informacji jest bezpośredni kontakt co wiąże się z szybką [[wymiana]] opinii. Natomiast [[wada|wadą]] w przypadku wymiany szczegółowych informacji jest [[ryzyko]] nie zapamiętania wszystkich detali w przekazywanej wiadomości.
'''Komunikacja ustna''' - odbywa się podczas bezpośrednich rozmów czy też dyskusji telefonicznych. Zaletą tej wymiany informacji jest bezpośredni kontakt co wiąże się z szybką [[wymiana]] opinii. Natomiast [[wada|wadą]] w przypadku wymiany szczegółowych informacji jest [[ryzyko]] nie zapamiętania wszystkich detali w przekazywanej wiadomości.


'''Komunikacja elektroniczna''' jest to połączenie ustanej i pisemnej komunikacji za pomocą niewerbalnych sygnałów. W tym sposobie porozumiewania należy także wyróżnić komunikacje niewerbalną przy której używa się środki pozajęzykowe (ton głosu, wyraz twarzy, [[mowa ciała]] oraz wygląd zewnętrzny). Niewerbalna [[metoda]] to dopełnienie werbalnej wymiany informacji w projekcie, ponieważ pomaga ona w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji, wpływa na [[kontrolowanie]] interakcji. Używanie werbalnych komunikatów służy do przekazywania informacji a niewerbalne sygnały pomagają w ich interpretacji.
'''Komunikacja elektroniczna''' - jest to połączenie ustnej i pisemnej komunikacji za pomocą niewerbalnych sygnałów. W tym sposobie porozumiewania należy także wyróżnić komunikacje niewerbalną przy której używa się środki pozajęzykowe (ton głosu, wyraz twarzy, [[mowa ciała]] oraz wygląd zewnętrzny). Niewerbalna [[metoda]] to dopełnienie werbalnej wymiany informacji w projekcie, ponieważ pomaga ona w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji, wpływa na [[kontrolowanie]] interakcji. Używanie werbalnych komunikatów służy do przekazywania informacji a niewerbalne sygnały pomagają w ich interpretacji.


==Wymiary komunikacji==
==Wymiary komunikacji==
Linia 59: Linia 47:
* zaplanowane (okresowe spotkania) a także niezaplanowane (sporadyczne, wynikające z nieoczekiwanych zdarzeń)
* zaplanowane (okresowe spotkania) a także niezaplanowane (sporadyczne, wynikające z nieoczekiwanych zdarzeń)


==Narzędzia tradycyjnych i współczesnych kanałów przekazu informacji<ref> Major P., Spałek S. (2017), [http://www.ptzp.org.pl/files/konferencje/kzz/artyk_pdf_2017/T1/t1_200.pdf''Schemat procesu komunikacji]'',(red.) R. Knosala, ''Innowacje w zarządzaniu i inżynierii produkcji'', Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Tom I, Opole, s. 6.</ref>==
==Narzędzia tradycyjnych i współczesnych kanałów przekazu informacji<ref> Major P., Spałek S. (2017), s. 6.</ref>==
{| border="1" cellspacing="0"
{| border="1" cellspacing="0"
! Tradycyjne metody komunikacji
! Tradycyjne metody komunikacji
! Współczesne metody komunikacji
! Współczesne metody komunikacji
|-
|-
|  
|
* Spotkania
* Spotkania
* Rozmowy i kontakt telefoniczny
* Rozmowy i kontakt telefoniczny
* Dokumentacja papierowa
* Dokumentacja papierowa
* Tablice ścierne
* Tablice ścierne
|  
|
* [[Poczta elektroniczna]]
* [[Poczta elektroniczna]]
* Komunikatory
* Komunikatory
Linia 80: Linia 68:
|}
|}


==Przypisy==  
{{infobox5|list1={{i5link|a=[[Komunikacja z interesariuszami]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Zarządzanie komunikacją wg PMBOK]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Kanał komunikacyjny]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Jakość informacji]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Serwis internetowy]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Plan komunikacji w projekcie]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Plan reakcji na ryzyko]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Przesyłka pocztowa]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Ewaluacja projektu]]}} &mdash; {{i5link|a=[[Cech rzemiosł różnych]]}} }}
 
==Przypisy==
<references />
<references />


==Bibliografia==
==Bibliografia==
* Cotterman H., Forsberg K., Mooz H. (2003). ''Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and [[System]] Engineering'', John Wiley and Sons, New York
<noautolinks>
* Grucza B. (2012). ''Zarzadzanie komunikacją w projekcie'' (red.) Trocki M. ''Nowoczesne [[zarządzanie]] projektami'', Polskie wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
* Cotterman H., Forsberg K., Mooz H. (2003), ''Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering'', John Wiley and Sons, New York
* Major P., Spałek S. (2017). [http://www.ptzp.org.pl/files/konferencje/kzz/artyk_pdf_2017/T1/t1_200.pdf''Schemat procesu komunikacji]'',(red.) R. Knosala, ''[[Innowacje]] w zarządzaniu i inżynierii produkcji'', Oficyna Wydawnicza Polskiego Towarzystwa Zarządzania Produkcją, Tom I, Opole
* Grucza B. (2012), ''Zarządzanie komunikacją w projekcie'' [w:] Trocki M. (red.) ''Nowoczesne zarządzanie projektami'', Polskie wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
* Muszyńska K. (2008) ''[http://www.pszw.edu.pl/images/publikacje/t017_pszw_2008_muszynska_-_zarzadzanie_komunikacja_w_projekcie_w_wybranych_metodykach_zarzadzania_projektami.pdf Zarządzanie komunikacją w projekcie w wybranych metodach zarządzania projektami]'' "Polskie [[stowarzyszenie]] [[zarządzanie wiedzą]]", nr 17
* Major P., Spałek S. (2017), ''Omówienie tradycyjnych i współczesnych metod komunikacji w zespołach projektowych'', Wydział Organizacji i Zarządzania, Politechnika Śląska
* Woźniak K. (2016). ''Informatyczne wspomaganie komunikacji w zespole projektowym'' (red.) Paweł Cabała ''Metody doskonalenia procesów zarządzania projektami w organizacji'', Difin, Warszawa
* Muszyńska K. (2008), ''Zarządzanie komunikacją w projekcie w wybranych metodach zarządzania projektami'', Polskie stowarzyszenie zarządzanie wiedzą, nr 17
* Wróbel B. (2007) ''[http://www.ejournals.eu/sj/index.php/ZP/article/viewFile/1023/1019 Rola komunikacji w zarządzaniu projektem]'', "Zarządzanie publiczne" Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagielońskiego, nr 3
* Woźniak K. (2016), ''Informatyczne wspomaganie komunikacji w zespole projektowym'' [w:] Cabała P. (red.) ''Metody doskonalenia procesów zarządzania projektami w organizacji'', Difin, Warszawa
* Wysocki K.R. (2013). ''Efektywne [[zarządzanie projektami]]. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne.'', Helion, Gliwice
* Wróbel M. (2007), ''Rola komunikacji w zarządzaniu projektami'', Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, nr 3
* Wysocki R. (2013), ''Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne'', Helion, Gliwice
</noautolinks>


{{a|Paulina Skomro}}
{{a|Paulina Skomro}}
[[Kategoria:Zarządzanie projektami]]
[[Kategoria:Zarządzanie projektami]]
{{#metamaster:description|Komunikacja w projekcie - przekaz i ocena rozwiązań. Zarządzanie komunikacją i dobór kanałów.}}

Aktualna wersja na dzień 22:16, 14 sty 2024

Obieg informacji w projekcie - to komunikacja w zespole projektowym, która spełnia funkcje przekazu informacji wewnątrz grupy projektowej dzięki czemu umożliwia rozpoznawanie a także ocenę poszczególnych rozwiązań prowadząc do podjęcia najlepszej decyzji. Procesy i działania jakie występują w zarządzaniu komunikacją w projekcie formułują pomiędzy jednostkami, które są zaangażowane w przedsięwzięcie, siec połączonych ze sobą informacji niezbędnych do poprawnej realizacji projektu. W przekazie informacji ważny jest odpowiedni dobór kanałów oraz środków komunikacji, a także jasne formułowanie komunikatów, utrzymanie stałego przepływu informacji przy tworzeniu spotkań, raportów, konferencji wirtualnych oraz maili czy telefonów.

TL;DR

Komunikacja w projekcie to przekazywanie informacji w zespole projektowym, mające na celu umożliwienie podjęcia najlepszych decyzji. Proces zarządzania komunikacją obejmuje planowanie komunikacji, dystrybucję informacji, sprawozdawczość wyników oraz zamknięcie administracyjne. Metody przekazu informacji to komunikacja pisemna, ustna i elektroniczna. Istnieje wiele wymiarów komunikacji, a także różne narzędzia tradycyjne i współczesne do przekazywania informacji.

Schemat procesu komunikacji

W procesie komunikacji nadawca posiadający wyznaczony cel, wysyła wiadomość odbiorcy w formie informacji nadanej kanałem informacyjnym. Forma przekazu musi być dopasowana do specyfiki adresata, który odbierając informacje musi ją odkodować oraz zinterpretować, zrozumieć, a także odpowiednio na nią zareagować. Taka reakcja nazywana jest sprzężeniem zwrotnym dzięki któremu proces komunikacji zapętla się, a nadawca jest pewny, że jego komunikat do adresata został zrozumiany. Na jakość przekazu informacji mają wpływ: kompetencje uczestników, otoczenie i występujące szumy informacyjne (zewnętrzne zakłócenia). Zakłócenia mogą zniekształcić wiadomość i są nie zależne od uczestników. W schemacie komunikacji występuję również kanał przekazu, który jest środkiem transportu komunikatu i powinien być dostosowany do specyfiki projektu, potrzeb, panujących w nim zasad oraz możliwości nadawcy jak i odbiorcy. Wyróżnia się trzy formy kanałów informacyjnych: wizualne, werbalne i pisemne.

Rys. 1 Schemat procesu komunikacji [1]

Model efektu dobrej komunikacji w projekcie

Model H. Cottermana, K. Forsberga i H. Mooz przedstawia efekt dobrej komunikacji w projekcie łącząc ze sobą czterech czynników (uczestnicy, technicy, środowiska projektów i język). Czynniki te mogą ułatwiać bądź tez utrudniać proces komunikacji w zespole projektowym. Brak standardów, destruktywna krytyka czy też nadmierna rywalizacja mogą spowodować, że komunikacja będzie bardzo trudna przez co praca będzie mniej wydajna i skomplikowana co prowadzi do generowania zbędnych kosztów.

Rys. 1 Model efektu dobrej komunikacji w projekcie [2]

Proces zarządzania komunikacją w projekcie

Głównym celem procesu zarządzania komunikacją jest dbanie o to, aby odpowiednie informacje przekazane przez odpowiedniego nadawcę zostały zręcznie dostarczone do właściwego odbiorcy. W zakresie procesu zarządzania komunikacją według Project Management Institute można wyróżnić cztery procesy:

1. Planowanie komunikacji - stworzenie planu komunikacji jest niezbędne do efektywnej komunikacji. Narzędziami służącymi do przygotowania planu jest analiza interesariuszy, która określa ich potrzeby komunikacyjne oraz wskazuje ustalenia preferowanych metod komunikacji - częstotliwość kontaktów i ich formy. Po wykonaniu analizy następuje tworzenie planu komunikacyjnego, który wymienia oraz wyjaśnia rodzaje komunikacji funkcjonujące w trakcie realizacji projektu. Niezwykle istotny jest fakt, że plan komunikacyjny może ewoluować. W razie wykrycia wad, luk wprowadzane są korekty niektórych kanałów komunikacyjnych. W konstrukcji planu komunikacji ważne jest określenie odpowiedniego czasu na odpowiedź co ułatwia pracę.

2. Dystrybucja informacji w projekcie - dostarczanie interesariuszom informacji w założonym czasie w planie komunikacji. W dystrybucji informacji można użyć różnych metod. Do from komunikacji ustnej można zaliczyć: wideokonferencje, konferencje, rozmowy telefoniczne. Natomiast formy pisemne obejmują m.in.: dostęp do elektronicznej bazy danych, kontrakty, formularze, plany projektu, mail, czat wewnętrznych.

3. Sprawozdawczość wyników - gromadzenie oraz rozpowszechnianie informacji o wynikach projektu. Celem tego jest informowanie interesariuszy projektu o sposobie wykorzystania zasobów w celu dotychczasowej realizacji projektu. Informacje przekazywane są w postaci:

  • raportów stanu - określające obecną sytuacje realizacji projektu oraz wykonane zadania.
  • raport postępu - informacje dotyczące zespołu i jego osiągnięć
  • prognozy - przewidywane działania związane z realizacją projektu.

4. Zamknięcie administracyjne - weryfikacja i dokumentacja wyników realizacji projektu służącej do akceptacji przez sponsora, przełożonych bądź klienta danego przedsięwzięcia w celu akceptacji. Zamknięcie administracyjne projektu wymaga zgromadzenia wyników, sprawdzenie czy zamierzone cele zostały zrealizowane oraz zarchiwizować wyniki dla potrzeb przyszłych działań.

Metody przekazu informacji w zespole projektowym

Podstawową metodą przekazu informacji w zespołach projektowych jest komunikacja werbalna. Dzieli się ona na pisemną, ustna i elektroniczną.

Komunikacja pisemna - wykorzystywana do porozumiewania się przy pomocy notatek, sprawozdań i raportów, listów. Zaletą korzystania z komunikacji w formie pisemnej jest większa precyzja oraz skuteczność przekazywania informacji po której zawsze zostaje trwały ślad zapisu. Wadą natomiast jest czas oczekiwania na informację zwrotną.

Komunikacja ustna - odbywa się podczas bezpośrednich rozmów czy też dyskusji telefonicznych. Zaletą tej wymiany informacji jest bezpośredni kontakt co wiąże się z szybką wymiana opinii. Natomiast wadą w przypadku wymiany szczegółowych informacji jest ryzyko nie zapamiętania wszystkich detali w przekazywanej wiadomości.

Komunikacja elektroniczna - jest to połączenie ustnej i pisemnej komunikacji za pomocą niewerbalnych sygnałów. W tym sposobie porozumiewania należy także wyróżnić komunikacje niewerbalną przy której używa się środki pozajęzykowe (ton głosu, wyraz twarzy, mowa ciała oraz wygląd zewnętrzny). Niewerbalna metoda to dopełnienie werbalnej wymiany informacji w projekcie, ponieważ pomaga ona w nawiązywaniu i utrzymywaniu relacji, wpływa na kontrolowanie interakcji. Używanie werbalnych komunikatów służy do przekazywania informacji a niewerbalne sygnały pomagają w ich interpretacji.

Wymiary komunikacji

  • wewnętrzne (odbywające się w ramach projektu) oraz zewnętrzne (komunikacja z interesariuszami, klientami)
  • formalne (raporty, baza danych, dokumentacja projektu) oraz nieformalne (email, wiadomości)
  • pionowe (rzesza hierarchii organizacji) i poziome (między współpracownikami)
  • oficjalne (o charakterze prawnym) oraz nieoficjalne (niezobowiązujące dyskusje)
  • pisemne (sprawozdania, notatki), ustne (rozmowy telefoniczne, osobiste)
  • werbalna i niewerbalna
  • komunikacja za pomocą zdalnego dostępu np. Internet oraz komunikacja wymagająca obecności (zebrania, spotkania)
  • zaplanowane (okresowe spotkania) a także niezaplanowane (sporadyczne, wynikające z nieoczekiwanych zdarzeń)

Narzędzia tradycyjnych i współczesnych kanałów przekazu informacji[3]

Tradycyjne metody komunikacji Współczesne metody komunikacji
  • Spotkania
  • Rozmowy i kontakt telefoniczny
  • Dokumentacja papierowa
  • Tablice ścierne
  • Poczta elektroniczna
  • Komunikatory
  • Audiokonferencje
  • Wideokonferencje
  • Blogi projektowe
  • Portal projektu
  • Kalendarz grupowy
  • Wirtualne tablice


Obieg informacji w projekcieartykuły polecane
Komunikacja z interesariuszamiZarządzanie komunikacją wg PMBOKKanał komunikacyjnyJakość informacjiSerwis internetowyPlan komunikacji w projekciePlan reakcji na ryzykoPrzesyłka pocztowaEwaluacja projektuCech rzemiosł różnych

Przypisy

  1. Major P., Spałek S. (2017), s. 3
  2. Źródło: H. Cotterman, K. Forsberg, H. Mooz. (2003), s. 3.
  3. Major P., Spałek S. (2017), s. 6.

Bibliografia

  • Cotterman H., Forsberg K., Mooz H. (2003), Communicating Project Management: The Integrated Vocabulary of Project Management and System Engineering, John Wiley and Sons, New York
  • Grucza B. (2012), Zarządzanie komunikacją w projekcie [w:] Trocki M. (red.) Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
  • Major P., Spałek S. (2017), Omówienie tradycyjnych i współczesnych metod komunikacji w zespołach projektowych, Wydział Organizacji i Zarządzania, Politechnika Śląska
  • Muszyńska K. (2008), Zarządzanie komunikacją w projekcie w wybranych metodach zarządzania projektami, Polskie stowarzyszenie zarządzanie wiedzą, nr 17
  • Woźniak K. (2016), Informatyczne wspomaganie komunikacji w zespole projektowym [w:] Cabała P. (red.) Metody doskonalenia procesów zarządzania projektami w organizacji, Difin, Warszawa
  • Wróbel M. (2007), Rola komunikacji w zarządzaniu projektami, Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, nr 3
  • Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice


Autor: Paulina Skomro