Dwustopniowa inwentaryzacja

Dwustopniowa inwentaryzacja pozwala na usprawnienie spisów z natury poprzez zastosowanie zintegrowanych systemów logistycznych typu MRP. Inwentaryzacja zapasów magazynowych ma na celu ustalenie rzeczywistego stanu oraz wykrytych niedoborów lub nadwyżek i określenie ich przyczyn. Systemy logistyczne usprawniają prowadzenie gospodarki magazynowej. W module systemu "Gospodarka magazynowa" wspomagane są działania z zakresu gospodarowania zapasami m.in:

• zarządzanie złożonymi strukturami magazynowymi,
• definiowanie i operowanie miejscami składowania,
• zarządzanie różnymi typami magazynów,
• monitorowanie wszystkich ważnych przesunięć zapasów,
• przeprowadzanie inwentaryzacji na poziomie miejsc składowania.

Inwentaryzacji dokonuje się w powiązaniu z analizą ABC. Analiza ABC wykonywana automatycznie wg wskazanych kryteriów umożliwia łatwą klasyfikację materiałów wykonywaną zgodnie z tzw. krzywą Pareto. Analiza ABC w toku zarządzania programem magazynowania stwarza podstawę do skoncentrowania się na tych rodzajach materiałów, których dostawy zajmują wysoką pozycję według względnego znaczenia lub udziału w całkowitej wielkości obrotów firmy. Pozwala to na podział na co najmniej trzy klasy, z których każda ma inną częstotliwość inwentaryzacji i dopuszczalne odchylenie stanów. Najczęściej klasyfikacja jest realizowana wg wartości obrotów danego materiału lub ich grupy. Grupę A stanowią pozycje asortymentowe, które mają największe znaczenie lub wartość, grupę B i C - odpowiednio pozycje mające mniejsze znaczenie lub wartość.

Dwustopniową inwentaryzację przeprowadza się w powiązaniu z analizą ABC, gdyż na wstępie losowane są pozycje każdej z klas do sprawdzenia w poszczególnych magazynach. Wynik weryfikacji wprowadzany jest do systemu, gdzie zostaje on porównany ze stanem księgowym. Jeśli różnica nie przekracza dopuszczalnego limitu dla danej klasy, to stan sprawdzony jest akceptowany. W przeciwnym wypadku następuje uściślenie stanu pozycji i podejmowana jest procedura wyjaśniająca rozbieżności.

Korzyści z dwustopniowej inwentaryzacji

Dwustopniowa inwentaryzacja jest metodą, która przyczynia się do poprawy efektywności spisów z natury w firmach. Polega ona na podziale procesu inwentaryzacji na dwie fazy: wstępną inwentaryzację i dokładną inwentaryzację.

Wstępna inwentaryzacja polega na szybkim przeliczeniu zapasów, zwykle za pomocą skanera lub innego urządzenia do czytania kodów kreskowych. Jest to szybki i prosty sposób na sprawdzenie stanu zapasów i identyfikację ewentualnych rozbieżności.

Dokładna inwentaryzacja natomiast polega na dokładnym przeliczeniu zapasów przy użyciu tradycyjnych metod, takich jak ręczne liczenie produktów. Jest to bardziej czasochłonne, ale pozwala na dokładne ustalenie stanu zapasów i eliminację błędów wynikających z automatycznego spisu z natury.

Dzięki dwustopniowej inwentaryzacji firma może szybko i skutecznie sprawdzić stan zapasów oraz zidentyfikować ewentualne rozbieżności. Pozwala to zaoszczędzić czas i zasoby, które mogą być wykorzystane do innych celów.

Optymalizacja zarządzania zapasami ma wiele korzyści. Po pierwsze, firma może uniknąć strat wynikających z niedoboru produktów. Dzięki dokładnemu przeliczeniu zapasów i monitorowaniu ich poziomu, firma może na bieżąco reagować na ewentualne niedobory i uniknąć opóźnień w dostawach.

Po drugie, optymalizacja zapasów pozwala na zmniejszenie kosztów magazynowania. Przeprowadzenie dokładnej inwentaryzacji pozwala na identyfikację przestarzałych lub niewykorzystywanych produktów, co pozwala na ich sprzedaż lub usunięcie z magazynu.

Dodatkowo, optymalne zarządzanie zapasami umożliwia lepsze planowanie produkcji i zamówień, co przekłada się na poprawę efektywności i obniżenie kosztów.

Jakie są główne czynniki wpływające na sukces wdrożenia dwustopniowej inwentaryzacji?

Wdrożenie dwustopniowej inwentaryzacji może przynieść wiele korzyści firmie, ale istnieje kilka kluczowych czynników, które mogą wpływać na sukces tej metody.

Po pierwsze, istotne jest odpowiednie przygotowanie i szkolenie personelu. Pracownicy odpowiedzialni za inwentaryzację powinni być dobrze przeszkoleni w zakresie obsługi urządzeń do skanowania kodów kreskowych oraz tradycyjnych metod inwentaryzacyjnych. Ważne jest również, aby personel był świadomy korzyści wynikających z dwustopniowej inwentaryzacji i miał motywację do skrupulatnego przeprowadzania procesu.

Kolejnym czynnikiem jest odpowiednie dostosowanie systemu informatycznego do potrzeb dwustopniowej inwentaryzacji. System powinien umożliwiać szybkie przeliczanie zapasów oraz dokładne monitorowanie stanu magazynu. Ważne jest również, aby system był łatwy w obsłudze i dostępny dla wszystkich pracowników odpowiedzialnych za inwentaryzację.

Ostatnim kluczowym czynnikiem jest stała analiza i doskonalenie procesu inwentaryzacji. Firma powinna regularnie analizować wyniki inwentaryzacji, identyfikować ewentualne problemy i wprowadzać odpowiednie działania korygujące. Ważne jest również monitorowanie wskaźników wydajności, takich jak stopa niedoborów czy czas trwania procesu inwentaryzacji.

Wprowadzenie dwustopniowej inwentaryzacji może być skutecznym narzędziem zarządzania zapasami, ale wymaga odpowiedniego przygotowania i zaangażowania firmy. Kluczowym czynnikiem sukcesu jest odpowiednie przygotowanie personelu, dostosowanie systemu informatycznego oraz ciągłe monitorowanie i doskonalenie procesu inwentaryzacji.

Dwustopniowa inwentaryzacja — artykuły polecane

Centrum kosztów i jego kontrola — Planowanie wewnątrzwydziałowe — Rachunek kosztów działań — Controlling kosztów jakości — Rachunek kosztów standardowych — Przechodzenie z wartościowania na płace — 7 narzędzi TQC — Proces gospodarczy — TCO

Bibliografia

• Adamczewski P. (2001), Informatyczne wspomaganie łańcucha logistycznego, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Poznań
• Korzeń Z. (1999), Logistyczne systemu transportu bliskiego i magazynowania, Wydawnictwo Biblioteka Logistyka ILiM, Poznań
• Maciejec L. (1999), Abecadło systemów MRP II/ERP część I, Computerworld, nr 14

Autor: Edyta Kozień