Proces zarządzania projektem

Proces zarządzania projektem
Polecane artykuły
Procesy planowania wg PMBOK Plan projektu Cykl życia projektu Zamykanie projektu Proces analizy potrzeb kadrowych Proces przegląd zarządzania Zarządzanie projektem Proces administrowania systemami informatycznymi Six sigma

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

TL;DR

Artykuł opisuje proces tworzenia zespołów projektowych w firmach oraz charakterystykę, cele, zasoby i opis tego procesu. Zawiera również diagram i odpowiedzialności poszczególnych osób za poszczególne etapy procesu.

3. Cele procesu

3 cele istnienia procesu:

1. Realizacja projektu zgodnie z przyjętymi normami prawnymi
2. Terminowa realizacja projektu
3. Realizacja projektu nieprzekraczająca założonych wcześniej ram finansowych

3 cele doskonalenia procesu:

1. Skrócenia czasu wykonania jednego z etapów projektu poprzez zastosowanie innowacji technologicznych, a przez to skrócenie czasu wykonania całego projektu o 1 tydzień.
2.   Obniżenie kosztów realizacji projektu o około 10 tys zł poprzez skrócenie czasu realizacji wykonania jednego z etapów projektu.
3.    Ujednolicenie wykorzystywanych procedur, raportów oraz formularzy do ustalonych wzorców, co pozwoli na szybszy obieg dokumentów pomiędzy członkami zespołu oraz pomiędzy zespołem, kierownikiem i zarządem firmy.

Charakterystyka procesu

W dobie obecnego rozwoju technologii rola jednostki przy projektowaniu zaawansowanych systemów jest zminimalizowana. Normalną koleją rzeczy jest angażowanie do tego celu zorganizowanych zespołów projektowych, liczących od dwóch do nawet kilkuset osób w przypadku bardzo zaawansowanych projektów.

Jest to tym bardziej istotne, gdyż w ostatnich latach obserwuje się znaczny wzrost znaczenia projektów w zarządzaniu przedsiębiorstwem. W związku z wymaganiami dotyczącymi produktywności i konkurencją na rynku, przeważająca większość firm tworzy zespoły projektowe.

Przyczyny tworzenia zespołów projektowych:

• Zorganizowane zespoły są z reguły bardziej wydajne od pojedynczych osób, lub niezorganizowanych grup.
• Zespoły są zwykle przydatne tam gdzie wyniki wymagają przełomu i kreatywności, tam gdzie metoda prowadząca do celu nie jest określona lub w przypadku gdzie nie ma jasności, co do podziału zadań na indywidualnych użytkowników.
• Członkowie zespołu pracujący razem czerpią większą satysfakcję z udziału w projekcie, łączy ich również poczucie "czynienia różnicy" w odniesieniu do projektu.
• Członkowie zespołu zwykle maja większą radość procesów pracy razem.
• W zespole istnieje wspólna więź dająca poczucie, że każdy indywidualny członek nie jest osamotniony. W rezultacie członkowie zespołu nie chcą zawieść swoich kolegów.
• Bezpośrednia komunikacja członków zespołu jest bardziej wydajna niż komunikowanie się przez osobę trzecią nadzorującą projekt.
• Zespoły są zwykle w stanie odpowiedzieć szybciej na zmieniające się warunki, są też bardziej elastyczne pod tym względem.
• Zespoły projektowe łatwiej rozwiązują problemy i przeciwności oraz są bardziej odporne na zmiany personelu.
• Zespoły szybciej się uczą bazując na doświadczeniu i współpracy wszystkich członków.

Podstawowym powodem, dla którego powołuje się zespoły projektowe jest czas wykonania projektu. O ile w przypadku małych nie komercyjnych projektów, czas nie ma większego znaczenia, to przy dużych projektach robionych na zlecenie dotrzymanie określonego w umowie terminu jest priorytetem. Najważniejszą przyczyną niepowodzeń projektu jest właśnie niedotrzymanie terminu przekazania systemu użytkownikowi a co za tym idzie znaczący wzrost kosztów całego przedsięwzięcia.

Zasoby (dane wejściowe)

1. Uczestnicy procesu

1. Zarząd firmy:

- umiejętność określenia celu projektu spełniającego kryteria

2. Kierownik projektu:

• wykształcenie wyższe o profilu ekonomicznym lub wykształcenie wyższe z zakresu zarządzania
• co najmniej 5-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku
• umiejętność zarządzania podrzędnym sobie personelem, odpowiedniego przydziału czynności, wyciągania konsekwencji (nagradzanie i karanie)

3.Członkowie zespołu projektowego:

• wykształcenie wyższe o specjalizacji technik komunikacji, wykształcenie wyższe ekonomiczne, wykształcenie wyższe o specjalizacji informatycznej, wykształcenie wyższe ekonomiczne o specjalizacji zarządzania
• co najmniej 3-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku
• umiejętność właściwego zarządzania czasem pracy

4. Controller:

• wykształcenie wyższe ekonomiczne o specjalizacji zarządzania i kontrolowania
• co najmniej 2-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku

2. Zasoby materialne

• Dokumenty w formie papierowej i elektronicznej takie jak: polecenia wykonania zadania, raporty, sprawozdania, Karta Projektu

3. Zasoby informacyjne

• założenia, dane otrzymane od przyszłego użytkownika projektu, jakie wymagania powinien spełniać projekt,
• polecenia kierownictwa, skład zespołu projektowego, przydział zadań i czynności,
• dane finansowe dotyczące projektu, możliwości i ograniczenia
• raporty i sprawozdania

4. Narzędzia, metody i techniki

• oprogramowanie wykorzystywane przy planowaniu, tworzeniu i wdrażaniu projektu

Opis procesu

1. Zarząd firmy powołuje kierownika projektu, który musi posiadać kwalifikacje z zakresu zarządzania i kierowania grupą projektową (kierownik projektu musi posiadać wykształcenie wyższe o profilu ekonomicznym lub posiadać wykształcenie wyższe z zakresu zarządzania, powinien również posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie pracy na podobnym stanowisku).
2. Zarząd firmy oraz kierownik projektu określają cel projektu. Ważne jest zdefiniowanie celów[javascript:AppendPopup (this,'pjdefObjective_1') (cel: ilościowe kryteria, które musi spełnić projekt, aby został uznany za pomyślnie zakończony. Cele muszą brać pod uwagę takie elementy jak: koszt, harmonogram i jakość. Cele nie ilościowe zwiększają ryzyko, że projekt ich nie zrealizuje.)]; założeń projektowych (założenia projektowe: czynniki, które dla celów planowania są uważane za realne lub pewne. Z założeniami zwykle wiąże się pewien stopień ryzyka.) oraz (ograniczenie: ograniczenie dotyczące daty rozpoczęcia lub daty zakończenia zadania. Użytkownik może na przykład określić, że zadanie musi się rozpocząć w określonym dniu lub zakończyć nie później niż w określonym dniu. Ograniczenia mogą być elastyczne (niezwiązane z określoną datą) lub nieelastyczne (związane z określoną datą).)] projektu.

3 Kierownik projektu powołuje grupę projektową na podstawie posiadanego wykształcenia, doświadczenia i posiadanych umiejętności przez pracowników w zakresie pracy grupowej oraz uczestniczenia w realizacji danego typu projektu (Skład grupy powinien być następujący: około 70% uczestników to pracownicy firmy, gdyż posiadają wiedzę jaki projekt może zostać zrealizowany przez firmę, czego może się podjąć oraz czy będzie ją stać. 30% uczestników to fachowcy, eksperci spoza firmy mający co najmniej 5-letnie doświadczenie w pracy grupowej oraz realizacji danego typu projektu). Wielkość grupy powinna zawierać od 5 do 10 osób. 4 Kierownik projektu określa poszczególne tematy zadań oraz czynności w następujący sposób:→ Dokument definicji wymagań (1 osoba)→ Plan Działań (1 osoba)→ Struktura organizacji zespołu projektowego (1 osoba)→ Standardy komunikacyjne (1-2 osób)→ Plan zapewnienia jakości (1-2 osoby) → Plan testowania oprogramowania (1 osoba)→ Ocena złożoności projektu (1-2 osoby) 5 Kierownik projektu dokonuje przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego na podstawie posiadanych kwalifikacji i doświadczenia pracowników (Kwalifikacje oraz doświadczenie zależy od typu oraz tematyki projektu na rzecz, którego jest dokonywany przydział):

Zadanie / czynność / opis zadania	Osoba odpowiedzialna
Dokument definicji wymagań - szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac	Controller
Plan Działań - zastosowanie diagramów WBS, macierzy RAM oraz wykresu Gantta.	Kierownik projektu
Struktura organizacji zespołu projektowego - wydzielenie ról w zespole, określenie ich zakresu kompetencji.	Kierownik projektu
Standardy komunikacyjne - opracowanie standardów komunikacyjnych i wzorca dokumentacji	Członek zespołu projektowego do spraw technik komunikacji
Plan zapewnienia jakości - opracowanie planu działań zmierzających do zapewnienia jakości produktu końcowego.	Członek zespołu projektowego do spraw jakości
Plan testowania oprogramowania - opracowanie planu testowania oprogramowania (co podlega testowaniu? jak? kiedy?)	Informatyk
Ocena złożoności projektu - analiza złożoności projektu.	Kierownik projektu

6 Kierownik przedstawia zarządowi plan składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności w formie raportu na podstawie którego ustalane jest wynagrodzenie poszczególnych jednostek grupy projektowej.

7 Kierownik przedstawia działowi finansowemu jakie środki będzie potrzebował podczas realizacji projektu, co i gdzie musi zostać dostarczone - jakimi sposobami (ciężarówki, pociąg, samolot) oraz jakie wydatki zostaną poniesione w poszczególnych etapach projektu. Dział finansowy na podstawie danych rynkowych przedstawia przewidywane koszty projektu w postaci raportu. Następnie kierownik projektu szuka źródeł finansowania projektu z budżetu firmy lub źródeł zewnętrznych (sponsorzy), a następnie plan źródła finansowania projektu oraz plan kosztów przedstawia zarządowi w formie raportu, na podstawie danych uzyskanych z działu finansowego.

8 Kierownik projektu przedstawia Kartę Projektu zarządowi zawierającą:→ Nazwa Projektu→ Zakres Projektu     * Cel Projektu      * Klienci Projektu * Potrzeby Klientów * Wymagania Klienta * Rezultaty Projektu     * Przeglądy Projektu→ Ocena Ryzyka Zakresu Projektu→ Zasoby Projektowe     * Zespół Projektowy * Priorytety Organizacyjne * Ograniczenie Projektowe * Termin Realizacji Faz Projektu * Ograniczenie Personelu * Limit Wydatkowy→ Raporty Projektowe * Dzienny * Finansowy * Zamknięcie faz 9 Członkowie grupy projektowej wykonują przydzielone im zadania w poszczególnych etapach projektu. 10 Członkowie grupy projektowej sporządzają raporty z wykonanych przez siebie zadań i przedstawiają je kierownikowi projektu.

11 Kierownik projektu rozlicza grupę projektową z wykonanych etapów projektu na podstawie sprawozdań otrzymanych od członków grupy oraz sprawdzenia osobiście stanu faktycznego zrealizowanych etapów.

12 Kierownik projektu sporządza sprawozdanie końcowe dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu.

Wyjścia (dane wyjściowe)

• Produkt: - Karta Projektu
• Informacyjne:- raporty odchyleń- sprawozdania z przebiegu prac poszczególnych członków zespołu- sprawozdanie z przebiegu realizacji etapów projektu
• Produkty:- stracony czas związany ze zbyt długim obiegiem dokumentów- nadmiar papierów do likwidacji
• Zmiany:- zrealizowany i wdrożony projekt- szkolenia pracowników niezbędne dla wprowadzenia projektu

Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Nr zadania	Uprawniony do czego	Odpowiedzialny za
Zarząd firmy	1	powołuje kierownika projektu	Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane doświadczenie i wykształcenie
	2	określa cel projektu z kierownikiem projektu	Terminowo, ekonomicznie, nie przekraczając odpowiednich norm prawnych
Kierownik projektu	2	określa cel projektu z zarządem firmy	Terminowo, ekonomicznie, nie przekraczając odpowiednich norm prawnych
	3	powołuje grupę projektową	Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane doświadczenie i wykształcenie
	4	określa poszczególne tematy zadań oraz czynności	Dokładnie, na podstawie określonego celu projektu i jego etapów
	5	dokonuje przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego	Terminowo, biorąc pod uwagę posiadane przez członków zespołu projektowego doświadczenie i wykształcenie
	6	przedstawia zarządowi plan składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności	Terminowo, w postaci raportu lub sprawozdania
	7	przedstawia działowi finansowemu jakie środki będzie potrzebował podczas realizacji projektu, co i gdzie musi zostać dostarczone oraz jakie wydatki zostaną poniesione w poszczególnych etapach projektu	Terminowo, w postaci raportu lub sprawozdania
	8	przedstawia Kartę Projektu zarządowi	Terminowo w postaci raportu składającego się z szeregu cząstkowych raportów niezbędnych podczas realizacji projektu
	11	rozlicza grupę projektową z wykonanych etapów projektu	Odpowiednio na podstawie wykonanych etapów projektu
	12	sporządza sprawozdanie końcowe dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu	Rzetelnie w postaci sprawozdania końcowego dla zarządu zawierającego całokształt projektu od strony merytorycznej oraz praktycznej.
Członkowie grupy projektowej	9	wykonują przydzielone im zadania w poszczególnych etapach projektu	Rzetelnie, terminowo, nie przekraczając norm prawnych, współpracując z pozostałymi członkami zespołu
	10	sporządzają raporty z wykonanych przez siebie zadań	Terminowo w postaci raportów z wykonanych zadań
Controller	5a	szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac	Terminowo, biorąc pod uwagę określony wcześniej plan i weryfikując raporty z wykonanych zadań

Diagram procesu

	Kierownik projektu	Zarząd firmy	Członkowie grupy projektowej	Controller
Powołania kierownika projektu		W
Określenie celu projektu	W	Z
Powołanie grupy projektowej	W	Z
Określenie poszczególnych tematów zadań oraz czynności	W	Z
Dokonanie przydziału zadań oraz czynności członkom zespołu projektowego	W	Z
Przedstawienie planu składu grupy projektowej i wykonywanych przez nich zadań i czynności	W	Z
Przedstawienie działowi finansowemu środków potrzebnych podczas realizacji projektu	W	Z
Przedstawienie Karty Projektu zarządowi	W	Z
Rozliczenie grupy projektowej z wykonanych etapów projektu	W	N		K
Sporządzenie sprawozdania końcowego dla zarządu z kolejnych etapów realizacji projektu	W	Z		K
Wykonanie przydzielonych zadań	N		W	K
Sporządzenie raportów z wykonanych zadań	Z		W
Szczegółowe określenie planu działań w projekcie oraz kontrola postępów prac				Z

Autor: Justyna Hotloś, Katarzyna Kosior