Podejście funkcjonalno-wzorcujące
Wyróżniamy trzy podejścia organizatorskie: podejście opisowo-ulepszające, funkcjonalno-wzorujące oraz podejście diagnostyczno-funkcjonalne.
Podejście funkcjonalno-wzorujące opiera się na pytaniu: czemu służy system organizacyjny? Możemy to tłumaczyć jako określenie funkcji, celów i zadań badanego systemu. Poszukując wariantów usprawnień systemu organizacyjnego w przedsiębiorstwie należy opierać się na najnowszych, wzorcowych rozwiązaniach (tzw. rozwiązaniach obcych). Podejście to wiąże się z zastosowaniem metody prognostycznej.
Różne warianty usprawnień otrzymujemy poprzez analizę informacji z zewnątrz, a nie wewnątrz przedsiębiorstwa i stosując metodę idealizacji.
Etapy
Metodyki oparte na podejściu funkcjonalno-wzorującym są często nazywane metodami systemowymi. Ich początek wiązał się z zastosowaniem badań operacyjnych do analizy systemów organizacyjnych. Znacznej wagi nabrały informacje o charakterze ilościowym i parametry ekonomiczne. W wielu wypadkach pozwalało to stworzyć optymalne, wzorcowe rozwiązania organizacyjne.
Do przedstawienia wyników analizy w tym podejściu stosowane są modele graficzne i matematyczne. Do tworzenia tych modeli stosowany jest cykl, obejmujący etapy:
- Rozpoznania problemu
- Budowy modelu matematycznego
- Ustalenia parametrów modelu
- Rozwiązania modelu
- Interpretacji i oceny wyników
- Opracowania zaleceń praktycznych
Zastosowania
Kolejnym nurtem, który miał wpływ na ukształtowanie się podejścia funkcjonalno-wzorującego była analiza wartości, zapoczątkowana przez D. L. Miles`a. Według niej punktem wyjścia zmian w systemie powinna być identyfikacja funkcji spełnianych przez ten system. Pozwalało to na krytyczną ocenę funkcji i celów spełnianych przez organizację i wyeliminowanie tych zbędnych. Analiza wartości opiera się na metodach heurystycznych.
Ostatnim przykładem tego podejścia jest koncepcja systemu idealnego G. Nadlera, polegająca na dążeniu do sukcesywnego zbliżania badanego systemu do ideału, rozpatrując go jako całość. Funkcje systemu są zatem rozumiane jako cele, którym dany system powinien służyć. Metodę tą doskonale obrazuje tzw. trójkąt Nadlera, w którym na szczycie jest system idealny teoretyczny a idąc w dół pojawia się system idealny perspektywiczny, system idealny realizowalny technologicznie, system proponowany, system ulepszony i na końcu system aktualny.
Zastosowanie podejścia funkcjonalno-wzorującego w zarządzaniu projektami
W ramach podejścia funkcjonalno-wzorującego istnieje kilka głównych etapów i metod analizy procesów projektowych. Pierwszym z nich jest identyfikacja celów projektu i określenie oczekiwanych rezultatów. Następnie przeprowadza się analizę procesów, która polega na zidentyfikowaniu i opisaniu poszczególnych etapów projektu oraz ich wzajemnych powiązań. Kolejnym krokiem jest ocena efektywności obecnych procesów i identyfikacja obszarów wymagających optymalizacji. Na podstawie tych informacji można opracować rekomendacje dotyczące optymalizacji procesów projektowych. Wreszcie, przeprowadza się implementację zalecanych zmian i monitorowanie ich skuteczności.
W ramach podejścia funkcjonalno-wzorującego istnieje wiele narzędzi i technik, które mogą być wykorzystane do analizy i optymalizacji procesów projektowych. Jednym z najważniejszych narzędzi jest mapa procesów, która przedstawia wszystkie etapy projektu i ich wzajemne powiązania. Innym narzędziem jest diagram przepływu informacji, który ilustruje przepływ danych i informacji między różnymi etapami projektu. Dodatkowo, można stosować metody takie jak analiza wartości, analiza kosztów i korzyści, analiza ryzyka, analiza wpływu zmiany, czy diagramy Gantta.
Zastosowanie podejścia funkcjonalno-wzorującego w zarządzaniu projektami może przynieść wiele korzyści. Po pierwsze, poprawia efektywność procesów projektowych poprzez identyfikację i eliminację zbędnych działań oraz optymalizację kolejności i harmonogramu zadań. Po drugie, redukuje koszty poprzez minimalizację strat i marnotrawstwa oraz lepsze wykorzystanie zasobów. Po trzecie, zwiększa jakość projektów poprzez usunięcie błędów i niedociągnięć oraz lepsze dostosowanie do oczekiwań klientów. Dodatkowo, podejście funkcjonalno-wzorujące umożliwia szybsze reagowanie na zmiany i elastyczne dostosowanie się do nowych wymagań.
W celu skutecznego stosowania podejścia funkcjonalno-wzorującego w zarządzaniu projektami, istnieje kilka najlepszych praktyk i wytycznych. Po pierwsze, należy zapewnić zaangażowanie zarządu i innych interesariuszy w proces optymalizacji procesów projektowych. Po drugie, warto zastosować interdyscyplinarny zespół, który będzie odpowiedzialny za analizę i optymalizację procesów. Po trzecie, ważne jest regularne monitorowanie i ocena wyników działań podejścia funkcjonalno-wzorującego w celu identyfikacji ewentualnych problemów i wprowadzenia niezbędnych poprawek. Dodatkowo, warto korzystać z wiedzy i doświadczenia innych organizacji, które już z powodzeniem zastosowały to podejście w zarządzaniu projektami.
Przeciwdziałanie błędom i ryzykom w podejściu funkcjonalno-wzorującym
Podejście funkcjonalno-wzorujące może pomóc w identyfikacji i eliminacji błędów w organizacji poprzez analizę procesów i identyfikację obszarów, w których mogą występować błędy. Dzięki temu można wprowadzić odpowiednie poprawki i ulepszenia, które minimalizują ryzyko wystąpienia błędów w przyszłości. Dodatkowo, podejście funkcjonalno-wzorujące umożliwia przeprowadzenie analizy przyczyn i skutków, co pozwala na zrozumienie głównych przyczyn błędów i zastosowanie odpowiednich działań naprawczych.
W ramach podejścia funkcjonalno-wzorującego istnieje wiele technik i narzędzi, które mogą być stosowane w celu skutecznego zarządzania ryzykiem. Jednym z najważniejszych narzędzi jest analiza ryzyka, która polega na identyfikacji, ocenie i zarządzaniu ryzykiem występującym w organizacji. Innymi technikami są analiza przyczyn i skutków, analiza wpływu zmiany, analiza wartości oraz analiza kosztów i korzyści. Dodatkowo, warto stosować metody monitorowania i oceny wyników działań podejścia funkcjonalno-wzorującego w celu minimalizacji ryzyka i kontroli błędów.
W procesie stosowania podejścia funkcjonalno-wzorującego mogą występować różne błędy i ryzyka. Jednym z najczęstszych błędów jest nieprawidłowe zrozumienie i interpretacja wymagań klienta, co może prowadzić do nieodpowiedniego zaprojektowania procesów. Innymi błędami mogą być niewłaściwa analiza procesów, brak zaangażowania zespołu projektowego, czy nieprawidłowe wdrożenie zalecanych zmian. Jeśli chodzi o ryzyka, mogą one wynikać z nieprzewidzianych zmian w otoczeniu organizacji, braku wsparcia zarządu, czy braku odpowiednich zasobów do realizacji zmian.
Podejście funkcjonalno-wzorujące a innowacje organizacyjne
Podejście funkcjonalno-wzorujące może wspierać tworzenie i wdrażanie innowacji w organizacji poprzez identyfikację obszarów wymagających zmian oraz opracowanie nowych, bardziej efektywnych rozwiązań. Dzięki analizie procesów i wprowadzeniu optymalizacji, organizacja może zidentyfikować potencjalne innowacje, które przyczynią się do poprawy efektywności, redukcji kosztów lub zwiększenia jakości. Podejście funkcjonalno-wzorujące daje również możliwość testowania nowych pomysłów i rozwiązań przed ich pełnym wdrożeniem, co minimalizuje ryzyko niepowodzenia.
W ramach podejścia funkcjonalno-wzorującego istnieje wiele aspektów innowacji organizacyjnych, które można uwzględnić. Jednym z nich jest innowacyjne myślenie i podejście do problemów, które pozwala na generowanie nowych pomysłów i rozwiązań. Innym aspektem jest zaangażowanie pracowników w proces tworzenia innowacji, poprzez umożliwienie im udziału w analizie i optymalizacji procesów. Dodatkowo, podejście funkcjonalno-wzorujące może wspierać innowacyjne podejście do zarządzania, które opiera się na ciągłym doskonaleniu i adaptacji do zmieniających się warunków.
Tworzenie innowacji organizacyjnych przy użyciu podejścia funkcjonalno-wzorującego może napotkać różne wyzwania i przeszkody. Jednym z głównych wyzwań jest brak zaangażowania zarządu i innych interesariuszy w proces tworzenia innowacji oraz brak wsparcia finansowego. Innymi przeszkodami mogą być brak odpowiednich zasobów, trudności w dostępie do danych i informacji oraz brak umiejętności i wiedzy pracowników w zakresie innowacji. Warto jednak pamiętać, że te przeszkody mogą być pokonane poprzez odpowiednie zaangażowanie interesariuszy, edukację i szkolenia pracowników oraz zapewnienie odpowiednich zasobów finansowych i technologicznych.
W celu wspierania innowacji organizacyjnych przy użyciu podejścia funkcjonalno-wzorującego, istnieje kilka najlepszych praktyk i strategii. Po pierwsze, warto tworzyć atmosferę otwartości i zaufania, która sprzyja wymianie pomysłów i współpracy. Po drugie, ważne jest zapewnienie odpowiednich zasobów i wsparcia finansowego na rozwój innowacyjnych projektów. Po trzecie, warto zachęcać pracowników do aktywnego uczestnictwa w procesie tworzenia innowacji poprzez udział w analizie i optymalizacji procesów. Dodatkowo, warto monitorować i oceniać wyniki działań podejścia funkcjonalno-wzorującego w celu identyfikacji i nagradzania udanych innowacji.
| Podejście funkcjonalno-wzorcujące — artykuły polecane |
| Metoda analizy dyrektywnej — Eksploracja danych — Podejście diagnostyczno-funkcjonalne — Symulacja — Analiza preferencji — 7 narzędzi TQC — Badanie pracy biurowej — Projektowanie systemów informatycznych — Metoda simpleks |
Bibliografia
- Martyniak Z. (1987), Organizatoryka, PWE, Warszawa
- Mikołajczyk Z. (2002), Techniki organizatorskie w rozwiązywaniu problemów zarządzania, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
Autor: Krzysztof Król
