Proces oceny pracowników
| Proces oceny pracowników |
|---|
| Polecane artykuły |
|
To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.
|
TL;DR
Proces oceny pracowników ma na celu wartościowanie cech osobowych, postaw, zachowań oraz poziomu wykonania zleconych zadań. Ocena jest prowadzona cyklicznie i spełnia funkcje ewaluacyjną, rozwojową, informacyjną, motywacyjną i decyzyjną. Proces ten wymaga udziału prezesa firmy, inspektora ds. kadr, ocenianego pracownika i jego bezpośredniego przełożonego. Zasoby potrzebne do oceny pracowników to m.in. baza danych, arkusze oceny i materiały biurowe. Procedura oceny obejmuje wypełnienie kwestionariusza przez pracownika i dyrektora, a także weryfikację odwołania przez prezesa. Wyniki oceny wpływają na premie, awanse, szkolenia i planowanie kariery pracowników. Ocenianie pracowników jest istotne dla motywacji, wynagradzania i planowania szkoleń.
Cele procesu
Cele ogólne:
- Wartościowanie cech osobowych, postaw, zachowań oraz poziomu wykonania zleconych zadań
- Otrzymanie informacji zwrotnej o efektach pracy, oczekiwaniach przełożonego oraz o mocnych i słabych stronach pracowników.
- Zaspokojenie odczuwanej przez pracowników potrzeby oceny własnej pracy (potrzeby uznania, osiągnięć)
Cele doskonalenia:
- Zweryfikowanie osiągnięć wszystkich pracowników 2 razy w roku.
- Usprawnienie przebiegu procesu oceny pracowników (skrócenie czasu do 7 dni)
- Podniesienie poziomu wydajności wykonywanej pracy o 15%
- 80% pracowników powinno zmieścić się w progu "ocena dobra" wg sporządzonej na potrzeby procesu skali
Charakterystyka procesu
Ocenianie pracowników jest procesem, w którym dokonywane jest wartościowanie cech osobowych, postaw, zachowań oraz poziomu wykonania zleconych zadań. Ocenianie jest prowadzone cyklicznie, ma zatem charakter procesu długotrwałego. Ocenianie pracowników spełnia kilka funkcji:
- ewaluacyjna - ocena dotychczasowego i obecnego poziomu pracy, jakości, wywiązywania się z obowiązków, ocena przydatności do pracy na stanowisku,
- rozwojowa - ocena możliwości rozwijania się pracownika na danym stanowisku,
- informacyjna - sprawdzenie postrzegania ocenianego przez przełożonych i współpracowników, a także jego oceny dotyczące perspektyw w miejscu pracy,
- motywacyjna - sprawdzenie jak ocena wpływa na pracę ocenianego,
- decyzyjna - stanowi podstawę do zmian kadrowych.
Ocena pracowników nie jest ani oceną osób, ani też oceną moralną. Oceniane są zachowania, działania, skuteczność, formy zachowania.
Zasoby (dane wejściowe)
1. Uczestnicy procesu
- Prezes firmy (wykształcenie wyższe, doświadczenie wieloletnie w branży kosmetycznej)
- Inspektor ds. Kadr (wykształcenie wyższe, doświadczenie 2-letnie, ukończony kurs psychologiczny; znajomość specyfikacji ocenianego pracownika)
- Oceniany pracownik - właściwy dla danego działu pracownik firmy
- Bezpośredni przełożony ocenianego pracownika - dyrektor danego działu firmy (wykształcenie wyższe, przynajmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe, ukończony kurs psychologiczny; znajomość specyfikacji ocenianego pracownika, umiejętność interpretacji zachowań pracownika; cechy charakteru: obiektywność, brak pobłażliwości ale także zbytniej surowości)
2. Zasoby materialne
- Bazy danych (dane personalne pracowników)
- Arkusze oceny pracowników (z archiwum)
- Formularze (kwestionariusz oceny pracownika, raport z oceny pracownika)
- Materiały biurowe
- Sprzęt komputerowy (komputer klasy PC z procesorem dwurdzeniowym, monitor LCD, urządzenie wielofunkcyjne /skaner, drukarka i faks/)
- Oprogramowanie (Linux, Open Office)
3. Zasoby informacyjne
Bazy danych - dane pracowników:
- osiągnięcia pracowników
- kwalifikacje
- wydajność
4. Narzędzia, metody i techniki
Arkusz oceny pracownika - informacje są zbierane za pomocą arkusza, a następnie za pomocą kluczy przeliczane na ocenę. Jest najczęściej spotykaną, formalną techniką oceny.
Arkusz służący kompleksowej ocenie pracownika powinien składać się z następujących części:
1. Część wypełniana przez dział personalny. Zawiera dane o pracowniku takie jak między
innymi: imię i nazwisko, wykształcenie, aktualne stanowisko pracy, data zatrudnienia, okres oceny, data i wynik ostatniej oceny okresowej.
2. Część wypełniana przez samego pracownika (tzw. samoocena). Dotyczy ona rezultatów
własnej pracy, postawy wobec firmy i przełożonych, chęci podnoszenia własnych
kwalifikacji zawodowych, problemów i trudności w pracy.
3. Część wypełniana przez bezpośredniego przełożonego ocenianej osoby. Dotyczy efektów
pracy w zakresie ilościowym i jakościowym, opisu zachowania istotnego dla pracy, cech
osobowościowych ocenianego pracownika.
6. Opis procesu
Procedura i forma oceny
- Inspektor ds. Kadr aktualizuje ocenę pracowników w odstępie rocznym (w razie potrzeby częściej - na polecenie wydane przez dyrektora lub prezesa)
- Przed rozpoczęciem każdego cyklu ocen pracowniczych Inspektor ds. kadr jest odpowiedzialny za powielenie i dostarczenie oceniającym kwestionariuszy oceny odpowiedniego typu, w wymagalnej ilości (z wypełnioną przez niego częścią A). Oceniającym jest bezpośredni przełożony ocenianego pracownika (Dyrektorzy poszczególnych działów Firmy).
- O zamiarze dokonania oceny przełożony powiadamia podwładnego nie później niż 14 dni przed ustaloną datą. Równocześnie z zawiadomieniem pracownik otrzymuje Kwestionariusz Oceny (Załącznik Nr 1 do Procesu Oceny Pracownika).
- Pracownik wypełnia część B Kwestionariusza (samoocena). Składa podpis pod kwestionariuszem i przekazuje go niezwłocznie Inspektorowi ds. Kadr.
- Inspektor ds. Kadr sprawdza czy wszystkie pola części B zostały rzetelnie wypełnione przez pracownika a następnie przedkłada sprawdzony kwestionariusz niezwłocznie dyrektorowi odpowiedniego działu
- Dyrektor dokonuje własnej oceny pracownika poprzez wypełnienie części B i C kwestionariusza a następnie składa podpis pod kwestionariuszem.
- Dyrektor działu zaraz po wypełnieniu kwestionariusza informuje ocenianego pracownika o wyniku przeprowadzonej oceny, opisanej w kwestionariuszu. Następnie kwestionariusz jest natychmiast przekazywany Inspektorowi ds. Kadr.
- Oceniany pracownik, który nie zgadza się z dokonaną oceną, może się od niej odwołać w ciągu 7 dni do Prezesa Firmy.
- Prezes Firmy jest zobowiązany w ciągu 14 dni do weryfikacji odwołania pracownika na podstawie przeprowadzonej rozmowy z nim, oraz z dyrektorem, który oceniał danego pracownika. Prezes Firmy po rozpatrzeniu odwołania może
- podtrzymać decyzje oceniającego (Dyrektora danego działu)
- odrzucić ocenę oceniającego i wydać własną
- zalecić korektę oceny z uwzględnieniem wskazanych okoliczności.
- Decyzja odnośnie odwołania podjęta przez Prezesa zostaje przekazana do Inspektora ds. kadr
- O wynikach odwołania pracownik jest informowany przez Inspektora ds. kadr natychmiast po otrzymaniu decyzji od Prezesa.
- uzyskanie co najmniej ¾ możliwych do zdobycia punktów jest podstawą do podjęcia przez Dyrektora decyzji o premii lub awansie.
- uzyskanie punktów w przedziale < 1/2, ¾) jest pierwszym sygnałem dla dyrektora o potrzebie obserwowania pracownika i o ewentualnym polepszeniu systemu motywacyjnego.
- Wynik poniżej 1/2 możliwych do uzyskania punktów jest podstawą do wzmożonej obserwacji pracownika i do podjęcia przez przełożonego decyzji o konieczności uzupełniania wiedzy, kwalifikacji (skierowania na szkolenia, kursy).
- Decyzje o premii, ewentualnym awansie, uzupełnianiu wiedzy, kwalifikacji, skierowaniach na szkolenia, kursy lub o degradacji bądź zwolnieniu z pracy Dyrektor wpisuje w części C Kwestionariusza Oceny. Następnie przekazuje on kompletny kwestionariusz Inspektorowi ds. kadr.
- Za przechowywanie wypełnionych kwestionariuszy jest odpowiedzialny Inspektor ds. kadr. Kwestionariusz oceny jest przechowywany w aktach osobowych pracownika. Dodatkowo Inspektor ds. kadr na podstawie kwestionariuszy oceny wypełnia raport z okresowej oceny pracowników. Raport ten wykorzystywać mogą inne działy w firmie, które mogą z niego wyciągnąć odpowiednie wnioski. Osoby mające dostęp do informacji zawartych w kwestionariuszach i raportach oceny są zobowiązane do zachowania tajemnicy.
Wyjścia (dane wyjściowe)
- Kwestionariusz oceny pracownika (szczegółowo opisany został w punkcie 5.4)
- Raport z okresowej oceny pracowników.
Regularne ocenianie pracowników jest instrumentem polityki motywacyjnej, jak również umożliwia diagnozę potencjału rozwojowego pracownika. Pozwala to na optymalne wykorzystanie jego zdolności i kwalifikacji oraz planowanie ścieżki rozwoju. Istotnym czynnikiem okresowego oceniania jest informacja zwrotna w postaci raportu z okresowej oceny pracowników dla samych pracowników "jak postrzegana jest ich praca".
Właściwie przeprowadzona ocena wydajności i efektywności pracowników pełni rolę motywacyjną i komunikacyjną. Jest także źródłem wielu wartościowych informacji o pracownikach, stanowiskach pracy oraz ich wzajemnych relacjach. Z kolei kierownicy, przełożeni zyskują wiedzę o potencjale zawodowym pracowników, czyli o kwalifikacjach, możliwości rozwoju, zdolności do podejmowania decyzji. Kierownicy otrzymują w ten sposób informacje podwładnych osiąganych przez podwładnych efektach pracy - stopniu, jakości i terminowości realizacji wyznaczonych zadań, umiejętności organizacji pracy i samodzielności. Ocenie podlegać też mogą cechy osobowości.
Raport z okresowej oceny pracowników wykorzystywany jest również w procesach:
- badanie zadowolenia klientów i pracowników - słabe wyniki raportu z okresowej oceny pracowników mogą być spowodowane niezadowoleniem pracowników z pracy (niska samoocena). Jeżeli wyniki będą niepokojące należy przeprowadzić badanie zadowolenia pracownika, które ma na celu stwierdzić z czego wynikają tak niskie oceny, czyli wykluczyć ewentualne niezadowolenie pracownika z pracy lub też stwierdzić jego istnienie.
- ścieżki karier - dokonywanie okresowej oceny pracowników ma istotne znaczenie organizacyjne. Raport taki pozwala na przegląd posiadanych zasobów ludzkich dzięki ocenie wiedzy, umiejętności i pracy każdej zatrudnionej osoby. Umożliwia tworzenie indywidualnych programów rozwoju pracowników - ścieżek kariery zawodowej, pozwala na kreowanie systemu awansowania i przygotowania pracowników do awansu. Niedoszkolonych pracowników należy skierować na szkolenia uzupełniające, nad pracownikami nisko ocenionymi należy się zastanowić i bacznie ich obserwować, natomiast dla pracowników uzyskujących wyśmienite rezultaty należy obmyślić ciekawy awans lub szkolenie podnoszące kwalifikacje.
- planowanie i realizacja szkoleń - podstawą planowania karier jest stworzony przez nas raport który zawiera sugestie, których pracowników należy wysłać na szkolenie w celu podniesienia kwalifikacji.
- motywacja pracowników w firmie - przygotowany prze proces oceny pracowników raport końcowy zawiera ważne informacje, które nasuwają liczne rozwiązania motywacyjne wobec pracowników, którzy tego potrzebują.
- wynagradzanie (różne formy pracy) - raport zawierający wyniki stwierdza, którym pracownikom należy przyznać premie z tytułu osiąganych wyników. Ocenianie pracowników jest bardzo istotne, a umiejętnie przeprowadzane przynosi spore korzyści zarówno dla pracodawców, jak również dla ich pracowników.
Odpowiedzialność i uprawnienia
| Aktualizacji oceny pracowników w odstępie rocznym (w razie potrzeby częściej) | Terminową aktualizację oceny pracowników | ||
| Powielenia i dostarczenia oceniającym kwestionariuszy oceny | Rzetelne prowadzenie dokumentacji. Terminowe powielenie i dostarczenie oceniającym kwestionariuszy oceny. Dostarczenie odpowiedniego typu kwestionariuszy i w wymaganej ilości | ||
| Oceny pracownika oraz poinformowania podwładnego o takowym zamiarze. | Przesłanie pracownikowi zawiadomienia o zamiarze dokonania oceny (nie później niż 14 dni przed ustaloną datą) oraz kwestionariusza oceny. | ||
| Wypełnienia części B kwestionariusza oraz złożenia pod nią podpisu. Przekazania wypełnionego kwestionariusza inspektorowi ds. kadr. | Rzetelne i zgodne z prawdą wypełnienie w kwestionariuszu części B, którą potwierdza swoim podpisem. Dostarczenie kwestionariusza niezwłocznie po wypełnieniu Inspektorowi ds. kadr. | ||
| Sprawdzenia czy wszystkie pola kwestionariusza zostały wypełnione. Dostarczenia sprawdzonego kwestionariusza dyrektorowi. | Rzetelne sprawdzenie kwestionariusza. Terminowe dostarczenie sprawdzonego kwestionariusza dyrektorowi. | ||
| Wypełnienia części B oraz C kwestionariusza oraz złożenia pod nimi podpisu. | Rzetelną i obiektywną ocenę pracownika w kwestionariuszu, którą potwierdza swoim podpisem. | ||
| Poinformowania ocenianego pracownika zaraz po wypełnieniu kwestionariusza o wyniku przeprowadzonej oceny (zapisanej w kwestionariuszu). Przekazanie wypełnionego kwestionariusza Inspektorowi ds. kadr | Zgodne z prawdą poinformowanie pracownika o przeprowadzonej ocenie. Dostarczenie kwestionariusza natychmiast po poinformowaniu pracownika Inspektorowi ds. kadr | ||
| Zaakceptowania oceny lub zgłoszenia sprzeciwu w formie odwołania do Prezesa Firmy | Zgodne z prawdą orzeczenie o błędnej ocenie. Złożenie odwołania w ciągu 7 dni od wydanej oceny do Prezesa Firmy. | ||
| Podtrzymania decyzji (oceny) wydanej przez dyrektora. Odrzucenia oceny wydanej przez dyrektora i wydania własnej. Zalecenia korekty oceny z uwzględnieniem wskazanych okoliczności. | Obiektywne zweryfikowanie oceny wydanej przez dyrektora w ciągu 14 dni. | ||
| Przekazania podjętej decyzji odnośnie odwołania do Inspektora ds. kadr | Bezpośrednie dostarczenie podjętej decyzji do Inspektora ds. kadr. | ||
| Poinformowania pracownika o wynikach odwołania | Zgodne z prawdą przekazanie wyników odwołania. | ||
| Podjęcia decyzji o awansie, degradacji, premii, koniecznych zaleceniach w zakresie konieczności uzupełniania wiedzy, kwalifikacji, skierowania na szkolenia, kursy lub zwolnieniu z pracy. Zapisania decyzji w części C kwestionariusza. Przekazanie kompletnego kwestionariusza Inspektorowi ds. kadr. | Obiektywne, zdecydowane i racjonalne podejście do pracownika przy podjęciu decyzji (o jego dalszym losie). Zgodne z prawdą wypełnienie kwestionariusza i przekazanie go Inspektorowi ds. kadr. | ||
| Dostępu do danych osobowych pracownika i do ich archiwizacji. Wypełnienia raportu z okresowej oceny pracowników na podstawie kwestionariuszy oceny. | Zachowanie poufności danych osobowych. Rzetelne archiwizowanie wyników oceny pracowników. Rzetelne i zgodne z prawdą wypełnienie raportu z okresowej oceny pracowników. Rzetelne archiwizowanie raportów. |
Źródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów dostarczonych przez dra Sławomira Wawaka
Diagram procesu
| Uczestnicy
Zadania |
Inspektor ds. kadr | Dyrektor (danego działu) | Pracownik (oceniany) | Prezes Firmy |
|---|---|---|---|---|
| Zadanie 1
Zlecenie przeprowadzenia oceny pracowników |
W | In | In | |
| Zadanie 2
Dostarczenie wymaganych kwestionariuszy oceny |
W | |||
| Zadanie 3
Powiadomienie pracownika o ocenie |
W | |||
| Zadanie 4
Wypełnienie kwestionariusza oceny przez pracownika |
W | |||
| Zadanie 5
Czynności kontrolne Inspektora ds. kadr |
W | |||
| Zadanie 6
Wypełnienie kwestionariusza oceny przez bezpośredniego przełożonego ocenianego pracownika |
W | |||
| Zadanie 7
Poinformowanie ocenianego pracownika o wynikach oceny |
W | |||
| Zadanie 8
Odwołanie się pracownika od danej oceny |
W | |||
| Zadanie 9
Weryfikacja odwołania pracownika przez Prezesa Firmy |
Oo | I | W | |
| Zadanie 10
Przekazanie ostatecznej oceny do Inspektora ds. Kadr |
W | |||
| Zadanie 11
Poinformowanie ocenionego pracownika o wynikach odwołania. |
W | Z | No | |
| Zadanie 12
Uzupełnienie części kwestionariusza dotyczącej zaleceń w związku z przeprowadzoną oceną. |
K | W | No | |
| Zadanie 13
Archiwizacja kwestionariuszy oceny |
W |
Autor: Monika Kowalczyk, Beata Łabinowicz
