Systemy EDI

System EDI (ang. Electronic Data Interchange) to opracowana technika wymiany danych w oparciu o zasady działania poczty elektronicznej, której cechą charakterystyczną jest niezależność od charakterystyki stosowanego sprzętu i oprogramowania. Technika ta oznaczana jest skrótem EDI, a określana jest jako: "system elektronicznego przesyłania ustrukturyzowanych danych handlowych oraz innych dokumentów z komputerowego programu użytkowego lub bazy danych jednej organizacji do programu użytkowego lub bazy danych innej organizacji" (Logistyka dystrybucji, 2001, s. 223). Przesyłanie wyróżnionych obiektów odbywa się w tym przypadku w formie, którą wskazuje przyjęty ogólnie standard określany skrótem UN/EDIFACT (United Nations rules for EDI for Administration Commerce and Transport). Standard taki wskazuje ścisłe reguły gramatyczne oraz zbiór wykorzystywanych wyrażeń uwzględniając zarazem potrzeby wszystkich grup użytkowników we wszystkich krajach. Może więc on zostać zastosowany zarówno przez przedsiębiorstwa handlowe na wszystkich szczeblach obrotu, jak również przez firmy produkcyjne i usługowe, banki czy towarzystwa ubezpieczeniowe.

TL;DR

System EDI to technika wymiany danych, która umożliwia przesyłanie informacji handlowych między różnymi organizacjami. System ten ma wiele zalet, takich jak redukcja kosztów, wyeliminowanie błędów, skrócenie czasu realizacji zamówień i poprawa stosunków partnerskich. Jednak istnieją też wady, takie jak zagrożenie bezpieczeństwa danych i wymagane większe nakłady pieniężne. System EDI jest wykorzystywany na całym świecie, a w Polsce korzystają z niego m.in. sieci handlowe takie jak Biedronka, Auchan i Carrefour. Standardem formatu komunikatów w EDI jest EDIFACT.

Historia systemu EDI

Początki systemu EDI sięgają roku 1979, w momencie gdy Amerykański Instytut Standaryzacji (ang. American National Standards Institute, ANSI) powołał Akredytowany Komitet Standardów X12 (ang. Accredited Standards Committee (ASC) X12). Składał się on z: przedstawicieli amerykańskiego rządu, przemysłu transportowego oraz producentów komputerów. Zostali oni powołani do opracowania standardu polegającego na elektronicznej wymianie danych między przedsiębiorstwami. Natomiast norma opracowana w 1986 roku o nazwie"UN/EDIFACT (ang. United Nations Electronic Data Intarchange for Administration, Commerce and Transport) przez połączone międzynarodowe siły różnych gałęzi przemysłu. Uzupełniała istniejący o standardową informację biznesową polegającą na przesyłaniu informacji między partnerami w łańcuchach dostaw. W późniejszych okresach opracowano również nowsze specjalistyczne odmiany standardów EDI, między innymi: USC - branża żywnościowa, ODETTE - przemysł samochodowy, WINS - magazynowanie). (W. Wieczerzycki 2012, s. 157).

Zastosowanie EDI

Zastosowanie elektronicznej wymiany danych wymaga zastosowania przez kooperantów odpowiedniego oprogramowania komputerowego, dzięki któremu możliwa jest realizacja następujących funkcji:

• współpraca ze stosowanymi w przedsiębiorstwie aplikacjami o charakterze administracyjnym jak np. arkusze kalkulacyjne, czy systemy obsługi procesu produkcyjnego, zaopatrzenia itp.,
• konwersja danych wysyłanych i odbieranych polegająca z jednej strony na tłumaczeniu posiadanych wiadomości na standardowy format EDI, a z drugiej strony na dostosowywaniu otrzymywanych komunikatów do potrzeb wykorzystywanego oprogramowania użytkowego,
• obsługa łączy komunikacyjnych w zakresie realizacji połączenia i określania parametrów transmisji
• zarządzanie obrotem dokumentacją, którego zakres zależny jest od typu oprogramowania i może obejmować np.: archiwizację dokumentów, kompresję danych, łączenie i rozdzielanie komunikatów itp.

Rys. 1. Wymiana przykładowych danych i dokumentacji w formie komunikatów EDI pomiędzy partnerami handlowymi.

Cechy systemów EDI

Opracowanie własne, na podstawie książki W. Wieczerzycki 2012, str 158-159.

• Redukcja kosztów

Jednym z powodów ograniczania kosztów za pomocą systemów EDI jest obniżenie kosztu jednostkowego transakcji poprzez eliminację konieczności manualnego przetwarzania danych przy obsłudze zamówień, a potem fakturowaniu czy wysyłkę towarów. Redukcja kosztów jest powodem obniżenia wydawanych pieniędzy na utrzymywanie zapasów oraz tych przeznaczonych na utrzymanie personelu. Według szacunków opisanych w książce H. Millman’a 1998, s. 83. za pomocą tego systemu koszty obsługi pojedynczych transakcji mogą spaść nawet o 98,6%.

• Użyteczność informacji

Minimalizacja konieczności wielokrotnego wprowadzania danych, co pozwala oszczędzić czas i eliminować powstawanie błędów.

• Integralność informacji

Zwiększenie integralności danych dzięki zdolności systemów EDI do sprawdzania poprawności przesyłanych informacji, które bazują na przygotowanych uprzednio w systemach szablonów.

• Aktualność informacji

Przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym związanych ze złożeniem polecenia zakupu, wysyłanie natychmiastowo komunikatu zwrotnego, który odbywa się przez system informatyczny. Przy odpowiedniej konfiguracji systemów EDI proces od złożenia zamówienia do otrzymania faktury może trwać nawet kilkanaście sekund, co pozwala na bezpośrednie reagowanie na potrzeby rynku oraz ograniczanie magazynowania zapasów.

• Spójność informacji

Polega ona na utrzymywaniu przesyłania informacji w sposób spójny, niezależnie od wykorzystywanego systemu informatycznego w przedsiębiorstwie.

• Przetwarzanie dużych ilości informacji biznesowych

Za każdym rozwojem przedsiębiorstwa idzie coraz większa ilość danych do przetworzenia, co po pewnym czasie jest bardzo trudne do zarządzania. Dzięki systemowi EDI rosnące ilości danych są łatwo przetwarzane przy jednoczesnym utrzymaniu stabilizacji zarówno kosztów jak i nakładów pracy i czasu.

Zalety wdrażania systemu EDI

Wśród podstawowych korzyści z zastosowania elektronicznej wymiany danych wyróżnić należy (opracowanie własne na podstawie: K. Rutkowski 2001, s. 224-225):

• wyeliminowanie czasochłonnego przygotowania i wysyłania dokumentów w sposób tradycyjny - polecenie przesłania stosownych wiadomości powoduje bowiem, że są one automatycznie przetwarzane na komunikaty EDI i przekazywane adresatowi,
• unikanie błędów wynikających z kilkukrotnego ręcznego wprowadzania danych - dane raz wprowadzone są przetwarzane i odczytywane drogą elektroniczną i zazwyczaj pozostają w odpowiednich bazach danych,
• skrócenie czasu realizacji zamówień i redukcja poziomu zapasów - EDI zapewnia szybki przekaz odpowiednich wiadomości, co umożliwia szybsze dostosowanie do zmieniających się warunków działania,
• wzrost efektywności wewnętrznych systemów firmy - konieczność zastosowania EDI może doprowadzić do modernizacji posiadanych systemów informacyjnych, a tym samym do usprawnienia wewnętrznego przekazu wiadomości,
• poprawa stosunków partnerskich - wynika to przede wszystkim ze zmniejszenia prawdopodobieństwa wystąpienia nieporozumień o charakterze komunikacyjnym, a w przypadku ich pojawienia się skrócenia czasu wprowadzenia stosownych korekt, co sprzyja zacieśnianiu współpracy i jej długoterminowemu charakterowi.
• EDI umożliwia sprawniejszą transmisję danych pomiędzy firmami, przy założeniu zgodności technologicznej. Ułatwia integrację oraz koordynację działań obu stron uczestników łańcucha dostaw, a co za tym idzie - powiększenie przewagi nad innymi przedsiębiorstwami.
• Ponadto możemy też dodać do tego lepsze zarządzanie zapasami, dzięki temu, że wiemy jakie mamy zapotrzebowanie na wytworzenie danego dobra co wykorzystujemy do planów produkcyjnych, a co za tym idzie - przyczynia się to do zwiększenie precyzji działań biznesowych.
• Można też zauważyć tutaj pewien aspekt ekologiczny, poprzez zmniejszenie zużycia, a także wykorzystania papieru.
• Dodatkowo możemy też dodać do tego lepsze zarządzanie zapasami, dzięki temu, że wiemy jakie mamy zapotrzebowanie na wytworzenie danego dobra co wykorzystujemy do planów produkcyjnych, a co za tym idzie - zwiększenie precyzji działań biznesowych, znaczne zmniejszenie wielkości pozycji zapasów w bilansie danego przedsiębiorstwa. Jako zapasy mamy tu na myśli: surowce, półprodukty oraz wyroby gotowe.
• Jedną z najbardziej istotnych zalet systemu EDI jest wykazana poprawa przepływów pieniężnych, dzięki skrupulatnemu obiegowi dokumentów handlowych i szybszemu doprowadzaniu transakcji do końca, a także poprzez dokładność fakturowania, która pozwala dokonywać terminowych wpłat przez klientów.
• Pomijanie etapu sprawdzenia kompletności i prawidłowości przesyłanych danych zmniejsza koszty i długość cyklu realizacji zamówienia.

Wady EDI

• Jednym z istotnych zagrożeń jest bezpieczeństwo przesyłanych danych, ponieważ przesyłane poufne informacje mogą trafić w niepowołane ręce (P. R. Murphy 2011, s. 70). Szacuje się, że koszty związane z kradzieżą takich dokumentacji podczas transakcji dokonywanych przez internet mogą wynieść ponad 350 tys.$ na każdy przypadek (S. Robertson 2006, s. 4-6)
• Potrzeba większych nakładów pieniężnych w początkowej fazie wdrażania.
• Przy pojawieniu się technicznych błędów, wynikających z nieprzepuszczenia faktury przez system, może dojść do problemów z jej odzyskaniem i poprawnym zaksięgowaniem.
• Brak wymogu podawania numeru konta bankowego na fakturach (jest to opcjonalne), co przy dostawcach, którzy zgłosili istnienie kilku takich kont może dojść do pomyłki i transferu zapłaty na nieodpowiednie konto.
• Poprzez otrzymanie niedokładnej faktury, klienci są zmuszeni do wstrzymania się od zapłaty i czekanie na wydanie poprawionego dokumenty.

EDI na świecie i w Polsce

Obecnie EDI jest wykorzystywany wszechstronnie. Jest to łatwa w obsłudze platforma, która pozwala na efektywniejszy kontakt dostawcy z klientem.Według szacunków w samych Stanach Zjednoczonych z Elektronicznej Wymiany Danych korzysta ponad 100 tysięcy firm.

Przykłady światowych firm korzystających z EDI

Federal Express, Eastman Kodak, American Airlines, Nike, Staples, National Bank, JC Penney, Masterfoods, Nestle, Henkel, Unilever, Prudential Insurance, Heineken.

Przykłady wykorzystania systemu EDI w Polsce

Wśród największych użytkowników elektronicznej wymiany danych w Polsce należy wymienić sieci takie jak: Biedronka, Makro Cash & Carry, Auchan, Kolporter, Carrefour, Lidl, Castorama, OBI, Rossmann, Leroy Merlin Polska.

EDIFACT

Electronic Data Interchange for Administration Commerce and Transport - Standard formatu komunikatów przesyłanych w EDI. Wskazuje ścisłe reguły gramatyczne oraz zbiór wykorzystywanych wyrażeń uwzględniając zarazem potrzeby wszystkich grup użytkowników we wszystkich krajach. Może więc on zostać zastosowany zarówno przez przedsiębiorstwa handlowe na wszystkich szczeblach obrotu, jak również przez firmy produkcyjne i usługowe, banki czy towarzystwa ubezpieczeniowe.

Systemy EDI — artykuły polecane

Zarządzanie zapasami przez dostawcę — System WMS — System APS — Etykieta logistyczna — Intranet — Komputerowo zintegrowane wytwarzanie — System SCM — Logistyka międzynarodowa — Tworzenie sieci dostaw

Bibliografia

• Kowalska K. (2015), Optymalizacja procesów logistycznych dzieki EDI na przykładzie wdrożenia elektronicznego awiza wysyłki z etykieta logistyczna w Leroy Merlin Polska, Logistyka, nr 6
• Kwaśniowski S., (2011), Analiza przedrewitalizacyjna systemu EDI w Amrest Holdings SE, "Logistyka", nr 3
• Millman H., (1998) A Brief History of EDI, wyd. Info World, s. 83
• Murphy Paul R. (red.), (2011) Nowoczesna logistyka, Wydanie X, wyd. Helion, Gliwice
• Robertson S., (2006) American Metal Market
• Rutkowski K. (red.) (2001), Logistyka dystrybucji, Difin, Warszawa
• Szczęśniak B., (2016), Doskonalenie procesu generowania komunikatów EDI w systemie klasy ERP z wykorzystaniem narzędzia bazującego na arkuszu kalkulacyjnym, "Systemy Wspomagania w Inżynierii Produkcji", z. 4 (16), s. 109-120
• Wieczerzycki W. (red.) (2012), E-logistyka, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Tomasz Małkus, Katarzyna Nowak