Planowanie negocjacji

Planowanie negocjacji można zdefiniować jako proces, w którym negocjatorzy analizują swoje cele, oczekiwania, zasoby oraz możliwości, aby opracować strategię, taktykę i plan działania. Jest to proces, który obejmuje przemyślane i staranne rozważenie wszystkich istotnych czynników, które mogą wpływać na negocjacje.

Planowanie negocjacji obejmuje również identyfikację potencjalnych zagrożeń, wyzwań i alternatywnych rozwiązań, które mogą się pojawić w trakcie negocjacji. Negocjatorzy muszą uwzględnić różne scenariusze i być przygotowani na różne możliwości, aby móc szybko reagować i dostosowywać swoje działania w trakcie negocjacji.

W fazie planowania negocjacji strony przyjmują stanowiska i strategie. W przygotowaniach skoncentrować uwagę należy na pięciu obszarach:

• przedmiocie negocjacji,
• klimacie,
• układzie sił,
• mocodawcach,
• procedurach postępowania.

Kluczowe kroki

Diagnoza

• skompletowanie zespołu negocjacyjnego,
• zebranie informacji,
• analiza celów - czyli utworzenia listy celów, określenie maksimum wymagań oraz minimum wymagań,
• analiza trudności i korzyści,
• analiza argumentów,
• wybór strategii działania - jaki styl negocjowania preferujemy,
• przewidywanie trudności i ich przełamywanie,
• analiza pułapek - obmyślenie środków zaradczych,
• warunki powodzenia negocjacji: terytorialne i przestrzenne usytuowanie negocjatorów, czas w negocjacjach,
• terytorialne i przestrzenne usytuowanie negocjatorów - negocjacje mogą odbywać się: na własnym terytorium, partnera, neutralnym. Najlepsze kontakty zawiera się wtedy gdy obie strony ulokowane są wygodnie. Nie należy narzucać miejsca.
  • na własnym terenie - jesteśmy z góry dominujący, czujemy się bezpieczniejsi,
  • na terenie partnera -przeniesienie sprawia, ze wywierana jest presja lub rozproszona uwaga,
  • neutralne - dla profesjonalistów: kawiarnia, wynajęta sala, restauracja.
• czas w negocjacjach - niewskazany pośpiech, nocne lub poranne godziny,
• uwarunkowania kulturowe - zapoznanie się wcześniejsze z zasadą kultury organizacyjnej. Należy poznać różnice kulturowe, * obyczaje, zwyczaje, mentalność narodową.

Cel

Określenie pożądanego wyniku. Czym więcej celów wyznaczasz sobie na etapie przygotowania, tym łatwiej jest prowadzić negocjacje.

Procedury Przygotowanie taktyczne i strategiczne. Najważniejszym elementami są tu:

• wypracowanie wariantów pozwalających na zachowanie elastyczności,
• przygotowanie taktycznego zestawu ruchów początkowych,
• sformułowanie ogólnego planu strategicznego.

Przed przystąpieniem do negocjacji należy odpowiedzieć na wiele pytań, z których najważniejsze brzmią:

• Dlaczego rozpoczynamy negocjacje i czego one mają dotyczyć ?
• Kto będzie naszym przeciwnikiem ? Jaki przyjmie styl ?
• Jakie oferty wyjściowe zamierzamy przedstawić ? Do jakiego poziomu jesteśmy skłonni czynić ustępstwa ?
• Gdzie zamierzamy prowadzić negocjacje, w jakim miejscu? (nasze terytorium czy strony przeciwnej).
• Jak długo zamierzamy prowadzić rozmowy ? Ile czasu możemy poświęcić ?

Dobre wyniki w negocjacjach osiąga się przede wszystkim dzięki dobremu przygotowaniu. Jeśli jedna ze stron negocjacyjnych jest lepiej przygotowana to uzyska więcej.

Przygotowanie do negocjacji jest procesem obejmującym kilka ważniejszych elementów:

• analizę interesów własnych i drugiej strony,
• analizę alternatyw; co zrobisz, jeżeli negocjacje nie zakończą się powodzeniem,
• zdefiniowanie kwestii negocjacyjnych; temat rozmowy; w jakich sprawach chcecie podjąć wspólną decyzję,
• opracowanie obiektywnych kryteriów dla oceny każdej z omawianych kwestii,
• przygotowanie propozycji rozwiązania problemu, w tym oferty wstępnej składanej drugiej stronie.

Zazwyczaj przewodniczący nie uczestniczy w tych wewnętrznych rozmowach. Jeżeli już do tego dojdzie powinien chronić obie strony do przyjmowanie tylko jednego stanowiska, dowiadywać się, jakie są ich interesy i ostateczne cele, oraz zachęcać do formułowania wielu wariantów porozumienia.

Istotność planowania w osiąganiu pożądanych wyników negocjacyjnych

Planowanie jest niezwykle istotne w osiąganiu pożądanych wyników negocjacyjnych. Przede wszystkim, dobrze opracowany plan pozwala negocjatorom na zwiększenie swojej skuteczności i efektywności w trakcie negocjacji. Dzięki planowi negocjatorzy mają jasno określone cele i strategie, co ułatwia im podejmowanie decyzji i podejście do negocjacji.

Planowanie negocjacji umożliwia również identyfikację potencjalnych problemów, które mogą się pojawić w trakcie negocjacji. Dzięki temu negocjatorzy mogą wcześniej opracować strategie radzenia sobie z tymi problemami i być lepiej przygotowani na nie. Planowanie pozwala również negocjatorom na analizę i ocenę alternatywnych rozwiązań, co może prowadzić do znalezienia bardziej korzystnego porozumienia.

Ponadto, planowanie negocjacji umożliwia również skuteczną kontrolę nad przebiegiem negocjacji. Negocjatorzy mogą śledzić postępy, monitorować zmiany w sytuacji i dostosowywać swoje działania w zależności od potrzeb. Dzięki temu mają większą kontrolę nad procesem negocjacyjnym i mogą skuteczniej wpływać na osiągnięcie pożądanych wyników.

Planowanie negocjacji — artykuły polecane

Strategia koalicji (negocjacje) — Otwarcie negocjacji — Fazy negocjacji — Negocjacje — Partnerstwo strategiczne a negocjacje — PCM - Etap identyfikacji — Rozwiązywanie sporów zbiorowych — Strategia BATNA — Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami

Bibliografia

• Donaldson M., Donaldson M. (1999), Negocjacje, Wydawnictwo RM, Warszawa
• Lunden B., Rosell L. (2006), Techniki negocjacji - jak odnieść sukces w negocjacjach, BL Info, Gdańsk
• Mastenbroek W. (2000), Negocjowanie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Zbiegień-Maciąg L. (2003), Taktyka i techniki negocjacyjne, Wydawnictwo AGH, Kraków

Autor: Magdalena Buczak