Proces audytu wewnętrznego

To tylko przykład procesu. Nie traktuj go jako idealny wzorzec, a raczej jako wersję poglądową.

Cele procesu

(cele te wynikają z rozważenia priorytetów zarządzania, wymagań systemu zarządzania, wymagań klienta, ryzyka dla organizacji)

Cele główne:

1. Ocena zdolności jakościowej procesu zarządzania.
   1. Ocena skuteczności środków zarządzania.
   2. Ocena jakości wyrobu.
   3. Weryfikacja zgodności z wymaganiami wynikającymi z umów.
   4. Ustalanie słabych punktów.
2. Inicjowanie działań korygujących i zapobiegawczych.
3. Spełnienie wymagań dotyczących certyfikacji zgodnie z normą dotyczącą systemu zarządzania.
4. Wspieranie doskonalenia systemu zarządzania.

Cele doskonalenia:

1. Usuwanie przyczyn i skutków stwierdzonych niezgodności.
   1. Opracowanie programu działań korygujących.
   2. Wdrożenie działań korygujących.
2. Określenie skuteczności działań korygujących.

Charakterystyka procesu

Głównym zadaniem procesu audytu jest sprawdzenie zgodności działań w zakresie jakości z zaplanowanym w systemie sposobem postępowania oraz określenie efektywności i skuteczności systemu zarządzania jakością oraz zgodnością z normą ISO. Procedura obejmuje swoim zakresem audyty wewnętrzne we wszystkich sferach działalności przedsiębiorstwa mających wpływ na jakość wyrobu.

Audyty wewnętrzne obejmują swoim zakresem cały obszar firmy. Realizacja audytów wewnętrznych odbywa się w oparciu o sporządzony roczny plan audytów określający terminy realizacji audytów oraz wykaz niezbędnych czynności w tym zakresie.

Zasoby (dane wejściowe

1. Uczestnicy procesu

Uczestnik	Kwalifikacje
Dyrektor Generalny ds. Systemu Zarządzania	Wykształcenie wyższe ekonomiczne, certyfikat audytora systemu zarządzania jakością wydany przez uprawniona jednostkę, co najmniej 2 letnie doświadczenie na ww. stanowisku
Pełnomocnik Dyrektora Generalnego ds. Systemu Zarządzania	Wykształcenie wyższe ekonomiczne, 2 letnie doświadczenie zawodowe na stanowisku pełnomocnika
Kierownicy komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa podlegającym audytowaniu	Wykształcenie wyższe ekonomiczne, 2 letnie doświadczenie zawodowe na stanowisku kierownika; umiejętności organizacyjne
Audytor wiodący i zespół audytorów	wykształcenie wyższe; minimum roczne doświadczenie zawodowe z obszaru audytu; kwalifikacje audytora wewnętrznego; znajomość koncepcji kontroli wewnętrznej oraz standardów i metodologii przeprowadzania audytu,

2. Zasoby informacyjne Uwzględnić m.in.: procedury i instrukcje|procedury, instrukcje, formularze, inne dokumenty niezbędne do wykonania procesu

2.1 Procedury

• Nadzór nad dokumentami
• Nadzór nad zapisami
• Nadzór nad wyrobem niezgodnym
• Działania korygujące
• Działania zapobiegawcze

2.2 Niezbędne dokumenty i formularze:

• Dokumenty i zapisy SZJ
• Zgłoszenia audytu pozaplanowego
• Lista pytań audytowych
• Program i zakres audytu
• Protokół niezgodności i działań korygujących

2.3 Instrukcje:

- Szkolenie pracowników nowo przyjętych

• Nadzór nad maszynami i urządzeniami
• Kontrola dostaw
• Ocena dostawców wyrobów

3 Narzędzia, metody i techniki

3.1. Wywiady przeprowadzane przez Audytora

z osobami zarządzającymi systemem (obszarem

działania) i odpowiedzialnymi za prawidłowe funkcjonowanie występujących w nim

procesów. W wywiadach zwraca się szczególną uwagę na pozyskanie informacji

pozwalających na zrozumienie systemu i wykonywanych w nim kontroli. Wywiady

przeprowadza się także z pracownikami - uczestnikami procesów. W celu uniknięcia

kwestionowania informacji uzyskanych w trakcie wywiadu wskutek ich zniekształcenia (na

przykład podczas zapisu rozmowy), ostateczna treść wywiadu jest uzgadniana i

potwierdzana podpisem przez audytora oraz osobę, z którą przeprowadzono wywiad.

3.2. Testy

dla uzyskania wystarczających dowodów pozwalających odpowiedzieć na pytanie "jak jest?" Ażeby zrozumieć dany proces i zidentyfikować w nim kontrole. Celem testu jest określenie początku procesu wraz z dokumentami źródłowymi, a następnie prześledzenie go krok po kroku. Zaletami testu jest możliwość weryfikacji występowania w procesie systemów kontrolnych i upewnienie się audytora o odpowiednim rozumieniu procesu. Przygotowując test przeglądowy, audytor zapoznaje się z diagramem procesu, a w przypadku braku diagramu, wykonuje go sam.

3.3. Graficzna analiza procesów

diagram mający na celu zidentyfikowanie słabości w systemie kontroli danego procesu.

3.4.Procedury analityczne

obejmują między innymi porównanie informacji bieżącej z poprzednim okresem, badanie relacji między danymi finansowymi i nie finansowymi w celu ustalenia nietypowych wyników..

Opis procesu

1. Opracowanie Planu i zakresu audytu wewnętrznego

a. Sporządzenie planu i zakresu audytu wewnętrznego przez Pełnomocnika Dyrektora Generalnego ds. Systemu zarządzania Jakością (SJ) na rok następny na formularzu (wzór formularza wg załącznika nr 1)

b. Dyrektor Generalny (DG) zatwierdza plan i zakres audytu.

c. Zatwierdzony Plan i zakres przekazywany jest przez Pełnomocnika Dyrektora Generalnego ds. Systemu zarządzania Jakością, kierownikom komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa podlegającym audytowaniu.

d. Powołanie audytora wiodącego i zespołu audytorów.

e. SJ sporządza Wykaz osób uprawnionych do przeprowadzenia audytów wewnętrznych na (wzór wg załącznika nr 2)

f. Audytor wiodący ostatecznie uzgadnia z Kierownikiem jednostki termin audytu oraz uzgadnia osobę reprezentującą komórkę w czasie audytu.

g. Cel i zakres audytu określa SJ.

h. Opracowanie programu audytu, który zapisywany jest na Zawiadomieniu o audycie na formularzu (wzór wg załącznika nr 5), która podlega zatwierdzeniu przez SJ.

i. co najmniej na tydzień przed wyznaczonym terminem audytu Audytor wiodący przekazuje Kierownikowi audytowanej jednostki zawiadomienie o audycie na formularzu (wzór wg załącznika nr 4)

2. Przeprowadzenie audytu

a. Audytor wiodący przeprowadza krótkie spotkanie rozpoczynające audyt zawierające przedstawienie celu, zakresu oraz szczegółowego programu audytu.

b. Audytor wiodący / audytorzy posiłkując się programem audytu oraz Listą pytań audytowych przeprowadzą badania mające na celu ocenę czy działania w zakresie jakości realizowane są zgodnie z zaplanowanym w ramach przyjętego systemu jakości oraz czy działania te są efektywne i zgodne z wymaganiami norm.

c. W Wyniku badań sporządzenie przez Audytora wiodącego notatek zawierających informacje uzupełniające oraz stwierdzone niezgodności (w Protokole niezgodności i działań korygujących na formularzu (wzór wg załącznika nr 1 do procedury Działania korygujące).

d. Audytor wiodący przygotowuje i przeprowadza spotkanie zamykające audyt (Przedstawienie wyników, omówienie wykrytych niezgodności oraz potrzebę podjęcia działań korygujących i zapobiegawczych)

e. Sporządzenie Raportu z audytu wewnętrznego na formularzu (wzór wg załącznika nr6) przez Audytora wiodącego w przeciągu 10 dni.

f. Raport z audytu wewnętrznego wraz z załącznikami (wypełniona Lista pytań audytowych, Protokoły niezgodności i działań korygujących). Przekazanie Raportu do Pełnomocnika Dyrektora ds. Systemu Jakości, który po akceptacji przekazuje jego kopie Kierownikowi audytowanej jednostki oraz jego bezpośredniemu przełożonemu.

Wyjścia (dane wyjściowe)

1 Zapisy dotyczące stanu realizacji audytów w Planie i zakresie audytów

wewnętrznych.

2 Lista pytań audytowych.

3 Protokół niezgodności i działań korygujących.

4 Raport z audytu wewnętrznego sporządzane i nadzorowane zgodnie procedurą - Nadzór nad zapisami.

Odpowiedzialność i uprawnienia

Stanowisko	Kolejność zadań	Uprawniony do	Odpowiedzialność
Pełnomocnik ds. SZJ	1 4 14	Opracowanie rocznych planów audytów Powołanie audytora wiodącego akceptacja raportu z audytu wewnętrznego	Plany audytów wewnętrznych muszą uwzględniać dokumentacje systemu: Księga jakości, procedury, plan przebiegów procesów i instrukcje; opracowane w sposób umożliwiający zatwierdzenie Dyrektora Generalnego zapewnienie wykwalifikowanego kandydata na stanowisko, wybrany audytor nie może być pracownikiem audytowanego obszaru zgodności formularzy zawartych w raporcie
Dyrektor Generalny	2	zatwierdzenie planu i zakresu audytu.	Nacisk na zakres przedmiotowy i podmiotowy badań
Audytor wiodący	5 6 8 9 11 12 13	ustalenie terminu; opracowanie programu audytu przeprowadzenie krótkiego spotkania rozpoczynające audyt przeprowadzenie badania mającego na celu uzyskanie oceny działania dotyczącej jakości podpisanie protokołu przeprowadzenie spotkania zamykającego audyt sporządzenie raportu z audytu	Tydzień przed terminem zawiadomienie kierownika audytowanej jednostki zapewnienie odniesienia do systemu zarządzania jakością, procedur, procesu względnie wyrobu lub usług; zapoznanie się z dokumentacja SZJ obowiązującą w danym obszarze podanie celu, zakresu i programu audytu posiłkując się programem audytu oraz listą pytań audytowych zgodność formularzy nr 1 i nr 2 przedstawienie wyników, wykrytych niezgodności, potrzeby działań korygujących i zapobiegawczych w przeciągu 10 dni przekazanie go Pełnomocnikowi ds SZJ
Kierownik jednostki audytowanej	5	Ustalanie terminu audytu	Wraz z Audytorem wiodącym
Zespół audytorów	9 10	przeprowadzenie badania mającego na celu uzyskanie oceny działania dotyczącej jakości sporządzenie notatek, protokołów	posiłkując się programem audytu oraz listą pytań audytowych na podstawie uzyskanych odpowiedzi z listy pytań, notatki powinny zawierać informacje uzupełniające oraz stwierdzone niezgodności i spostrzeżenia

Diagram procesu

Wykres Hijmansa

OSOBY ZADANIA	Dyrektor Generalny (DG)	Pełnomocnik DG ds. SZJ	Audytor wiodący	Zespół audytorów	Kierownik jednostki audytowanej
0pracowanie rocznych planów audytów	Z	W
Powołanie audytora wiodącego	K	W
ustalenie terminu audytu	I		W		W
określenie celu i zakresu audytu		W	K
opracowanie programu audytu		Z	W		I
przeprowadzenie badania mającego na celu uzyskanie oceny działania dotyczącej jakości		No	W	W	I
sporządzenie notatek, protokołów			W	W	W
raport z audytu		Z	W

Autor: Blanka Seweryn, Bartłomiej Zabłocki