Ewidencja wynagrodzeń pracowników

Wynagrodzenie pracownika to ogół wypłat pieniężnych brutto tj. bez potrąceń oraz świadczeń w naturze, należnych z tytułu stosunku pracy lub za wykonanie określonej pracy, wypłacane osobom fizycznym (Rachunkowość... 2006, 131) Wynagrodzenie może być obliczane na podstawie ilości rzeczywiście przepracowanych godzin lub efektów pracy.

Budowa listy płac

Podstawowym dokumentem, służącym do naliczenia wynagrodzeń pracownikom jest lista płac. Dokument ten nie ma narzuconych kryteriów jego wyglądu przez przepisy prawa, jednakże pracownicy muszą zostać poinformowani o wszystkich naliczeniach w ich wynagrodzeniach. Toteż ustawodawca zawarł najważniejsze informacje i wymogi sporządzania tego dokumentu w kilku źródłach, m.in.w Kodeksie pracy (w tym dokumencie ustawodawca narzuca pracodawcy m.in.obowiązek sporządzania listy obecności, listy płac oraz innym dokumentów potwierdzających czas pracy pracowników i przepracowane przez nich godziny).

Dlatego też, każda lista płac wygląda podobnie i składa się z bardzo podobnych pozycji. Dlatego można powiedzieć, że lista płac jest:

• "podstawą do wypłaty pensji pracownikom, po przeliczeniu wynagrodzenia

od brutto do netto,

• podstawą do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu naliczonych składek na

ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz wypłaconych zasiłków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych,

• podstawą do rozliczenia pracodawcy z urzędem skarbowym i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy,
• udokumentowaniem kosztów wynagrodzeń ponoszonych przez pracodawcę z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze finansowanych przez pracodawcę,
• podstawą do sporządzenia dokumentacji księgowo-finansowej rozliczającej wydatki poniesione ze środków pracodawcy na poczet wynagrodzeń pracowniczych, tak by stosowne rozliczenie księgowe spowodowało zaliczenie ich

w koszty uzyskania przychodu danej firmy,

• podstawą do zweryfikowania poprawności naliczonych i należnych świadczeń na rzecz pracowników zarówno przez samych pracowników, jak i instytucje zewnętrzne do tego upoważnione".

Potrącenia w wynagrodzeniach

Wynagrodzenie brutto jest pomniejszane o potrącenia. Wyróżnia się potrącenia obowiązkowe oraz dobrowolne. Do potrąceń obowiązkowych zalicza się składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), naliczony podatek dochodowy od osób fizycznych oraz potrącenia z tytułów egzekucyjnych i wykonawczych. Składki emerytalne i rentowe opłacane są w równych częściach przez pracownika oraz pracodawcę; składki chorobowe w całości opłaca pracownik, a składki wypadkowe w całości pokrywa pracodawca. Potrącenia dobrowolne to te, na które pracownik wyraził zgodę na piśmie, np. raty pożyczek, potrącenia za niedobory. Po uwzględnieniu potrąceń uzyskuje się wynagrodzenie netto, które będzie wypłacone pracownikowi.

Przedsiębiorstwo dodatkowo zobowiązane jest do naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Ewidencja wynagrodzeń

Do ewidencji w księgach rachunkowych rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń pieniężnych można zastosować jedno konto syntetyczne Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Typowe księgowanie wynagrodzeń w tym przypadku przebiega następująco: WN Koszty według rodzajów, MA Rozrachunki z tyt. wynagrodzeń. W praktyce stosuje się dodatkowo konto Rozliczenie wynagrodzeń.

Po stronie WN konta Rozliczenie wynagrodzeń księguje się:

• potrącenia (dobrowolne i obowiązkowe),
• należny podatek dochodowy,
• wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń,
• wypłatę wynagrodzenia netto.

Po stronie MA księguje się:

• wynagrodzenie brutto na podstawie listy płac.

Do konta Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń należy prowadzić ewidencję szczegółową, która powinna zapewnić ustalenie kwoty i struktury wynagrodzenia dla każdego zatrudnionego, z całego okresu zatrudnienia.

Znaczenie ewidencji wynagrodzeń pracowników

Ewidencja wynagrodzeń pracowników jest niezwykle istotna dla każdej organizacji. Przede wszystkim pozwala na transparentne i sprawiedliwe rozliczanie wynagrodzeń pracowników. Dzięki odpowiedniej ewidencji można monitorować i kontrolować, czy pracownicy otrzymują należne im kwoty pieniężne zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy i umowami zawartymi z pracodawcą.

Ewidencja wynagrodzeń pracowników umożliwia również skuteczne zarządzanie kosztami zatrudnienia. Dzięki niej można precyzyjnie analizować i planować wydatki związane z wynagrodzeniami. Jest to szczególnie ważne w przypadku przedsiębiorstw, które muszą utrzymać równowagę między kosztami zatrudnienia a swoją rentownością.

Dodatkowo, ewidencja wynagrodzeń pracowników jest również narzędziem niezbędnym do prawidłowego rozliczania podatków i składek na ubezpieczenia społeczne. Pracodawcy są zobowiązani do odprowadzania odpowiednich podatków i składek na podstawie wynagrodzeń swoich pracowników. Właściwa ewidencja pozwala uniknąć błędów i nieprawidłowości w tym zakresie, co może prowadzić do konsekwencji prawnych i finansowych dla przedsiębiorstwa.

Ewidencja wynagrodzeń pracowników ma również znaczenie dla pracowników samych. Dzięki niej mają oni możliwość śledzenia i kontrolowania swoich wynagrodzeń oraz porównywania ich z innymi pracownikami w branży. Jest to ważne z perspektywy sprawiedliwości płacowej i motywacji pracowników do osiągania lepszych wyników.

Wreszcie, ewidencja wynagrodzeń pracowników stanowi również ważne źródło danych dla różnych analiz i raportów dotyczących zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki niej można prowadzić analizy dotyczące efektywności wynagradzania, struktury kosztów zatrudnienia, trendów płacowych na rynku pracy itp. Te informacje są niezwykle cenne przy podejmowaniu decyzji personalnych i zarządzaniu kapitałem ludzkim w organizacji.

Lista płac jako podstawowy dokument ewidencji wynagrodzeń pracowników

Lista płac jest podstawowym dokumentem służącym do ewidencji wynagrodzeń pracowników w przedsiębiorstwie. Jest to spis pracowników wraz z informacjami dotyczącymi ich wynagrodzeń, jak również wszelkich dodatkowych składników, premii czy świadczeń socjalnych. Lista płac ma kluczowe znaczenie dla firmy, zarówno pod względem prawnym, jak i operacyjnym.

Lista płac służy do dokonywania obliczeń dotyczących wynagrodzeń pracowników na podstawie ustalonych stawek godzinowych, miesięcznych czy prowizji. Dzięki niej można precyzyjnie określić należne pracownikom kwoty, uwzględniając wszystkie zasady i przepisy dotyczące wynagrodzeń.

Na podstawie listy płac firma dokonuje wypłat wynagrodzeń pracownikom. Jest to kluczowy moment, który musi być przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Lista płac jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego można dokonać weryfikacji zgodności wypłat z obowiązującymi przepisami.

Lista płac jest również niezbędna do prowadzenia rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym. Na jej podstawie dokonuje się odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz podatku dochodowego od wynagrodzeń. Lista płac stanowi podstawę dla tych instytucji do kontroli prawidłowości rozliczeń.

Przez listę płac można dokładnie udokumentować koszty związane z wynagrodzeniami pracowników. Jest to istotne zarówno dla celów księgowych, jak i raportowania finansowego. Lista płac zawiera informacje dotyczące zarówno wynagrodzeń podstawowych, jak i dodatkowych składników, umożliwiając precyzyjne obliczenie całkowitego kosztu zatrudnienia.

Lista płac jest nieodzowna przy sporządzaniu dokumentacji księgowo-finansowej. Na jej podstawie można dokonać ewidencji kosztów wynagrodzeń, przychodów z tytułu świadczonej pracy oraz wszelkich składek i podatków związanych z zatrudnieniem pracowników. Dzięki temu możliwe jest prowadzenie kompleksowej i dokładnej księgowości w zakresie wynagrodzeń.

Lista płac umożliwia weryfikację poprawności naliczonych świadczeń pracownikom. Na podstawie spisu można sprawdzić, czy wynagrodzenia zostały obliczone zgodnie z ustalonymi stawkami, czy uwzględniono wszystkie dodatkowe składniki wynagrodzenia oraz czy przeprowadzono wszystkie obliczenia zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jest to istotne z punktu widzenia zarówno pracowników, jak i pracodawcy, aby uniknąć ewentualnych błędów czy nieporozumień.

Ustalanie wynagrodzenia pracownika

Wynagrodzenie pracownika jest jednym z najważniejszych elementów umowy o pracę. Jest to kwota pieniężna, jaką pracodawca zobowiązuje się wypłacić pracownikowi za świadczenie pracy. Ustalanie wynagrodzenia na podstawie umowy o pracę może odbywać się na kilka sposobów.

Przede wszystkim, pracodawca i pracownik mogą uzgodnić wynagrodzenie miesięczne. W takim przypadku, pracownik otrzymuje stałą kwotę pieniędzy co miesiąc, niezależnie od ilości przepracowanych godzin. Jest to najczęściej spotykana forma ustalania wynagrodzenia i daje obu stronom pewność co do wysokości płacy.

Alternatywnie, wynagrodzenie może być ustalone na podstawie wynagrodzenia godzinowego. W tym przypadku, pracownik otrzymuje określoną stawkę za każdą przepracowaną godzinę. Jest to często stosowane w przypadku prac sezonowych lub dorywczych, gdzie ilość godzin pracy może być różna w zależności od potrzeb pracodawcy.

Niektóre formy zatrudnienia, takie jak umowy cywilnoprawne, różnią się od umów o pracę pod względem ustalania wynagrodzenia. Umowy cywilnoprawne, takie jak umowy o dzieło czy umowy zlecenie, są bardziej elastycznymi formami zatrudnienia, które często opierają się na ustalaniu wynagrodzenia na podstawie umowy.

W przypadku umowy o dzieło, wynagrodzenie jest zazwyczaj ustalane na podstawie wyników konkretnej pracy lub projektu. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie za wykonaną pracę, które jest często uzgadniane wcześniej między stronami umowy.

Natomiast w przypadku umowy zlecenie, wynagrodzenie może być ustalane na podstawie stawki godzinowej lub jednostkowej. Stawka godzinowa oznacza, że pracownik otrzymuje określoną kwotę za każdą przepracowaną godzinę. Stawka jednostkowa natomiast odnosi się do konkretnej jednostki pracy, np. za wykonanie określonej ilości produktów lub usług.

W obu przypadkach, umowy cywilnoprawne dają większą swobodę i elastyczność w ustalaniu wynagrodzenia, jednak wymagają również większej czujności ze strony pracownika, aby upewnić się, że otrzymuje on uczciwe wynagrodzenie za swoją pracę.

Ewidencja wynagrodzeń pracowników — artykuły polecane

Wynagrodzenie brutto — Rozliczenia z tytułu ubezpieczeń społecznych — Premia świąteczna — Fundusz pracy — Podstawa wymiaru składek — Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych — Ewidencja przebiegu pojazdów — Pracownicze plany kapitałowe — Fundusz socjalny

Bibliografia

• Fliegner W. (2013), Procesowy model ewidencji księgowej, Studia Oeconomica Posnaniensia, vol. 1, nr 8
• Garbusewicz W., Kołaczyka Z. (red.) (2000), Zagadnienia rachunkowości finansowej, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Warszawa
• Jankowska M. (red.) (2013), Wynagrodzenia w praktyce, Wydawnictwo Wiedza i Praktyka, Warszawa
• Matuszewicz J., Matuszewicz P. (2001), Rachunkowość od podstaw, Finans-Servis, Warszawa
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591

Autor: Piotr Byrski, Justyna Kurzawa

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.