Siedziba firmy

Siedzibą firmy jest miejsce, w którym są wykonywane funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa. Miejscem prowadzenia działalności jest adres (nazwa ulicy, numer budynku, mieszkania) albo nietypowe miejsce (np. pawilon nr X w przejściu podziemnym pod ulicą Y na wysokości budynku o numerze Z, albo pawilon nr X w galerii handlowej Y przy ulicy Z).Decyzję odnośnie wskazania siedziby prowadzonej działalności gospodarczej musimy podjąć na etapie jej zakładania, ponieważ jest to jedna z kilku informacji, jakie musimy podać podczas rejestracji. Decyzja odnośnie wyboru miejsca prowadzenia firmy będzie miała późniejszy wpływ na dalsze obowiązki z nią związane:

• w przypadku rejestracji w KRS - na przynależność miejscową do właściwego urzędu skarbowego w zakresie rozliczeń podatkowych
• wskazany adres będzie musiał widnieć na wystawionych fakturach i rachunkach oraz w korespondencji kierowanej do naszych kontrahentów
• będzie również upubliczniony w rejestrze (CEIDG albo KRS).

Zwykle siedzibą firmy jest własne mieszkanie, mieszkanie rodziców lub wirtualne biuro. Przede wszystkim należy wiedzieć, że przedsiębiorca musi mieć prawo do zajmowania lokalu na prowadzenie własnej działalności. Jeżeli lokal do niego należy, to nie ma problemu. Jeżeli nie, to musi uzyskać zgodę jego właściciela. Bez tego nie jest możliwe zarejestrowanie działalności w tym miejscu.

Rejestracja działalności gospodarczej wymaga podania wielu różnorodnych danych kontaktowych i teleadresowych. Wśród nich znajduje się informacja o miejscu, w którym firma ma zostać zarejestrowana oraz o miejscu faktycznego prowadzenia działalności. Czasami jest to dokładnie to samo miejsce. Firma jest zarejestrowana w tym miejscu, w którym prowadzona jest działalność, czasami jest jednak inaczej. Miejsce rejestracji to siedziba firmy, natomiast działalność wykonywana jest zupełnie gdzieś indziej.W razie zmiany siedziby można wprowadzić w bazie danych odpowiednią aktualizację i co za tym idzie, zmienić adres.

TL;DR

Artykuł omawia znaczenie wyboru siedziby firmy i jej wpływ na dalsze obowiązki z nią związane, takie jak rozliczenia podatkowe czy adres na fakturach. Przedsiębiorca musi mieć prawo do zajmowania lokalu na prowadzenie działalności, a wydatki związane z utrzymaniem mieszkania mogą być zaliczone do kosztów tylko w przypadku, gdy jest ono wyłącznie przeznaczone dla celów biznesowych. Wybór siedziby determinuje również przynależność do odpowiednich urzędów państwowych. Analiza SWOT wskazuje, że położenie geograficzne firmy może mieć duże znaczenie dla jej rozwoju na rynku.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej

Procedurę podejmowania działalności rozpoczynamy od rejestracji. W związku z tym osoby fizyczne, które chcą założyć działalność gospodarczą, albo które zamierzają ją prowadzić jako wspólnicy spółki cywilnej, podlegają wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) prowadzonej w formie elektronicznej przez Ministra Gospodarki. Dawniej byłą to Ewidencja Działalności Gospodarczej, którą prowadził urząd miasta lub gminy. Jeśli zakładamy firmę jednoosobową a działalność wiąże się z częstymi zmianami miejsca jej wykonywania (usługi u klienta) lub ma charakter mobilny, nie musimy we wniosku rejestracyjnym CEIDG wskazywać adresu miejsca wykonywania działalności. Jedynym wpisanym adresem może być adres do doręczeń (nie musi być to adres zamieszkania). Jeżeli osoba jest przedsiębiorcą zarejestrowanym w CEIDG, wskazanie siedziby nie ma wpływu na właściwość urzędu skarbowego, do którego wpłaca miesięczne zaliczki na podatek dochodowy oraz roczny PIT. Zawsze jest to urząd właściwy dla miejsca zamieszkania [Jeleńska A. 2014 s. 8]

Chcąc prowadzić działalność w miejscu zamieszkania można wyznaczyć na ten cel cały lokal lub jego część. Można prowadzić działalność także w części lokalu np. pokoju. Zgodnie z zapisami podatkowymi, wydatki związane z utrzymaniem i eksploatacją mieszkania można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie w przypadku, gdy posiadany lokal, jako całość lub wyodrębnione w tym lokalu pomieszczenie służy tylko i wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i jednocześnie nie służy celom osobistym.

W sytuacji, gdy pomieszczenie jest wykorzystywane na cele prywatne, a jedynie dodatkowo używane jest w prowadzonej działalności gospodarczej, wydatki związane z posiadaniem takiego pomieszczenia mają charakter osobisty i nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Ustawodawca przewidział również taką sytuację, w której działalność wykonywana jest w różnych miejscach, których nie da się wskazać z uprzedzeniem. Może to być działalność wykonywana u klienta, lub w wielu różnych miejscach. Jeżeli prowadzona działalność ma właśnie taki charakter, można to uwzględnić w zgłoszeniu i wniosku rejestracyjnym. Oznacza się to jako działalność wykonywana osobiście u klienta lub miejscu wskazanym przez klienta, co jest doskonałym rozwiązaniem problemu wskazania odpowiedniego miejsca działalności. [[[Ustawa]] z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług, rozdział 3]

Siedziba firmy a organy państwowe

Wybór siedziby ma ogromne znaczenie i wpływa na dalsze losy przedsiębiorstwa. Od tego zależy przynależność chociażby do odpowiednio Urzędu Skarbowego. Właściwy urząd określany jest właśnie na podstawie adresu.

Adres siedziby firmy jest tym, który należy zamieszczać na wszystkich dokumentach finansowych i dowodach księgowych. Ponadto, jest to adres, który musi być jawny i upubliczniony, ponieważ zgodnie z przepisami tego rodzaju dane kontaktowe muszą być dostępne.

Miejscem wykonywania działalności gospodarczej jest adres, a nie obszar. Zatem nie ma możliwości wskazania jako miejsca prowadzenia działalności: "Polska" albo "Unia Europejska" albo "cały kraj". Miejsce wykonywania działalności nie powinno być utożsamiane z faktycznym miejscem świadczenia usług, ale z miejscem, gdzie przedsiębiorca podejmuje czynności administracyjne, gromadzi dokumentację podatkową, umowy z kontrahentami i inne dokumenty. Nawet, jeżeli usługi są świadczone w siedzibie innej firmy (np. wykonawca X zobowiązuje się w umowie, że będzie świadczył usługi w siedzibie formy Y), to nie jest to siedziba przedsiębiorcy/miejsce wykonywania działalności.

W takim przypadku siedziba to miejsce, gdzie jako przedsiębiorca dokonujemy czynności organizacyjnych, z tego miejsca zamawiamy niezbędny towar, obliczamy podatek, wypełniamy deklaracje podatkowe czy przechowujemy firmowe dokumenty, jak umowy czy faktury.

Jeśli pracownik zatrudniony w firmie wykonuje prace zdalnie, to miejsce, w którym ją świadczy, nie jest miejscem prowadzenia działalności. Nie ma potrzeby również zgłaszania dodatkowego miejsca prowadzenia działalności.

Położenie geograficzne firmy-Analiza SWOT

Analiza SWOT jest narzędziem służącym do wewnętrznej analizy przedsiębiorstwa i jego otoczenia w celu zoptymalizowania strategii zarządzania firmą bądź zbudowania nowego planu strategicznego. Przedmiotem analizy może być zarówno organizacja, projekt czy inwestycja, jak i dowolne zdarzenie z zakresu działalności firmy. Głównym celem analizy jest określenie aktualnej pozycji badanego przedmiotu i jej perspektyw, a wraz z tym najlepszej strategii postępowania.

Analiza SWOT obejmuje diagnozę sytuacji firmy w czterech obszarach:

• Mocne strony
• Słabe strony
• Szanse
• Zagrożenia [Goranczewski B. 2010, str 51]

Położenie geograficzne siedziby firmy ma ogromne znaczenie. Może się przyczynić do szybkiego rozwoju przedsiębiorstwa na rynku. Bardzo często lokalizacja firmy decyduje o dalszych jej losach, co łatwo wykazać stosując analizę SWOT.

Siedziba firmy — artykuły polecane

Rejestracja podatnika VAT — Konstytucja biznesu — Karta podatkowa — Certyfikat rezydencji — Księga przychodów i rozchodów — Prawa przedsiębiorców — Ewidencja działalności gospodarczej — Płatnik vat — Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej

Bibliografia

• Goranczewski B. (2010), Zastosowanie analizy SWOT w formułowaniu strategii rozwoju turystyki na obszarach recepcyjnych, Wyższa Szkoła Bankowa we Wrocławiu
• Jeleńska A. (2014), Księgowość małej firmy, Wydawnictwo Forum doradców podatkowych, Kraków
• Sułkowski Ł. (2011), Definicje i typologie małych firm rodzinnych - wnioski z badań, Przedsiębiorczość i zarządzanie, nr 6
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535
• Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej Dz.U. 2004 nr 173 poz. 1807
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

Autor: Edyta Pałucka

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.